文 / 廖吉江

高?？蒲袡n案作為一種重要的資產(chǎn)，具有重要的再利用價(jià)值，是高校教學(xué)與科研人員用多年的心血和汗水凝聚的科學(xué)研究勞動(dòng)成果，是高校各項(xiàng)教學(xué)和科學(xué)實(shí)驗(yàn)活動(dòng)最真實(shí)的記載，反映了特定時(shí)期本單位各項(xiàng)活動(dòng)的總體概況，是精準(zhǔn)記錄高校各項(xiàng)科研活動(dòng)以及教學(xué)信息成果的儲(chǔ)備形式。資產(chǎn)管理是指資產(chǎn)管理人根據(jù)資產(chǎn)管理合同約定的方式、條件、要求以及限制等條件對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行運(yùn)作管理。本文所稱(chēng)的資產(chǎn)管理是將高校的教學(xué)科研檔案作為一種資產(chǎn)進(jìn)行管理并運(yùn)作，以充分發(fā)揮檔案資產(chǎn)的重要作用。數(shù)字科研檔案資產(chǎn)管理就是將高校教學(xué)和科研活動(dòng)中形成的檔案作為一種重要資產(chǎn)，實(shí)施數(shù)字化管理。本文旨在分析國(guó)外數(shù)字科研信息檔案的常見(jiàn)管理策略，并結(jié)合我國(guó)國(guó)情，闡述高校層面數(shù)字科研信息資料的創(chuàng)新管理方案。

一、國(guó)外數(shù)字科研檔案資產(chǎn)管理的主要做法

在數(shù)字化時(shí)代，國(guó)外的政府組織、科研機(jī)構(gòu)以及高等學(xué)校對(duì)信息資產(chǎn)、數(shù)字資產(chǎn)的管理十分重視，開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)了新型實(shí)用工具和技術(shù)方法以加強(qiáng)機(jī)構(gòu)信息資料的整合與管理，而新型工具同樣適用于機(jī)構(gòu)檔案資料的綜合管理。基于此，它們能夠有效創(chuàng)新現(xiàn)階段數(shù)字檔案的管理機(jī)制，發(fā)揮數(shù)字科研檔案的最大價(jià)值。

（一）查爾斯特大學(xué)推出的信息資產(chǎn)識(shí)別方案

開(kāi)展科研檔案管理首先要對(duì)科研檔案資產(chǎn)進(jìn)行識(shí)別。早在2015年，澳大利亞查爾斯特大學(xué)頒布了涉及信息資產(chǎn)識(shí)別的相關(guān)方案，統(tǒng)稱(chēng)為《查爾斯特大學(xué)信息資產(chǎn)識(shí)別指南（CSUInformation Assets Identification Guide）》。該文件基于計(jì)算機(jī)技術(shù)層面展開(kāi)對(duì)識(shí)別虛擬資料的闡述，虛擬資料主要包括信息資產(chǎn)、相關(guān)電子數(shù)據(jù)資產(chǎn)以及電子檔案等。圖1主要描述了三種信息資料內(nèi)在邏輯性。

圖1 信息資產(chǎn)、數(shù)據(jù)資產(chǎn)和電子檔案資產(chǎn)的聯(lián)系

首先，信息資產(chǎn)是影響構(gòu)建實(shí)體對(duì)象的重要因素，信息資產(chǎn)會(huì)推動(dòng)數(shù)據(jù)資產(chǎn)中實(shí)體對(duì)象的生成。這意味著數(shù)據(jù)實(shí)體有可能是搭建信息資產(chǎn)的基礎(chǔ)性元素，并與信息資產(chǎn)形成了某種聯(lián)系。其次，數(shù)據(jù)資料一般由兩部分構(gòu)成，即數(shù)據(jù)實(shí)體以及數(shù)據(jù)屬性，數(shù)據(jù)實(shí)體要含有至少一個(gè)既定屬性，主要用來(lái)對(duì)實(shí)體對(duì)象的特征進(jìn)行描述和記錄。再次，數(shù)字實(shí)體和電子檔案往往會(huì)進(jìn)行轉(zhuǎn)化，這是因?yàn)殡娮用浇闀?huì)固化數(shù)字實(shí)體，形成獨(dú)立個(gè)體或者相應(yīng)的數(shù)據(jù)組，固化后的數(shù)據(jù)對(duì)象就成為電子檔案。這類(lèi)檔案主要以非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)為主，如音像以及網(wǎng)頁(yè)等。這些數(shù)據(jù)形式并不能用統(tǒng)一的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行描述。此外，還存在一種特殊性的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，如由字段可變數(shù)據(jù)庫(kù)生成的數(shù)據(jù)等。

（二）英國(guó)高校數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理框架研究方法

在英國(guó)，對(duì)于數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理研究的主要機(jī)構(gòu)是高等學(xué)校的科研部門(mén)，研究對(duì)象也主要集中在高?？蒲胁块T(mén)所產(chǎn)生的科研檔案。其采用的研究方法是制作調(diào)查問(wèn)卷和進(jìn)行結(jié)構(gòu)性訪(fǎng)談，研究的工具是數(shù)據(jù)資產(chǎn)審計(jì)軟件。研究過(guò)程是對(duì)機(jī)構(gòu)相關(guān)人員進(jìn)行問(wèn)卷調(diào)查，對(duì)數(shù)據(jù)資產(chǎn)的基本情況進(jìn)行調(diào)查了解。問(wèn)卷包括個(gè)人的基本信息、科研信息和科研數(shù)據(jù)方面?？蒲行畔⒑涂蒲袛?shù)據(jù)主要包括：數(shù)據(jù)資產(chǎn)的類(lèi)型和文件的大小、數(shù)據(jù)資產(chǎn)的所有權(quán)歸屬和重要程度、保存期限以及更新、備份等相關(guān)信息；訪(fǎng)談是對(duì)問(wèn)卷的有效補(bǔ)充。設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)的數(shù)據(jù)資產(chǎn)審計(jì)軟件包括：與數(shù)據(jù)資產(chǎn)有關(guān)的政策、兄弟昂管的調(diào)查問(wèn)卷、數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理登記簿。數(shù)據(jù)資產(chǎn)登記管理簿所登記的事項(xiàng)包括數(shù)據(jù)資產(chǎn)的內(nèi)容、技術(shù)、渠道，為實(shí)施數(shù)據(jù)資產(chǎn)審計(jì)做準(zhǔn)備。

（三）數(shù)據(jù)資產(chǎn)審計(jì)軟件框架設(shè)計(jì)和實(shí)施流程

數(shù)據(jù)資產(chǎn)審計(jì)軟件框架的設(shè)計(jì)應(yīng)具有廣泛的實(shí)用性和對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)的自審方式方法。審計(jì)的定義是“獲取證據(jù)并客觀(guān)的評(píng)估以確定測(cè)量指標(biāo)達(dá)到要求的符合程度的系統(tǒng)的證明性過(guò)程”。本文中所闡述的數(shù)據(jù)資產(chǎn)審計(jì)，實(shí)質(zhì)上是對(duì)數(shù)據(jù)資產(chǎn)進(jìn)行客觀(guān)評(píng)估的過(guò)程，與上述審計(jì)定義相符合，實(shí)施數(shù)據(jù)資產(chǎn)審計(jì)是管理數(shù)據(jù)資產(chǎn)的重要手段。這主要包括制定審計(jì)計(jì)劃、對(duì)數(shù)據(jù)資產(chǎn)進(jìn)行鑒定并予以分類(lèi)、對(duì)數(shù)據(jù)資產(chǎn)進(jìn)行評(píng)估和提交審計(jì)報(bào)告。數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理機(jī)構(gòu)同意進(jìn)行審計(jì)后，由審計(jì)人員填寫(xiě)調(diào)查問(wèn)卷并對(duì)相關(guān)調(diào)查問(wèn)卷信息進(jìn)行分類(lèi)，主要圍繞什么是數(shù)據(jù)資產(chǎn)、為什么要對(duì)數(shù)據(jù)資產(chǎn)進(jìn)行管理、由誰(shuí)對(duì)數(shù)據(jù)資產(chǎn)實(shí)施管理、在什么地方實(shí)施管理、管理到什么時(shí)間為止以及怎樣開(kāi)展對(duì)數(shù)據(jù)資產(chǎn)實(shí)施管理等問(wèn)題，對(duì)數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理全過(guò)程進(jìn)行審計(jì)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資產(chǎn)的合理開(kāi)發(fā)和有效利用。

二、構(gòu)建我國(guó)高校數(shù)字科研檔案資產(chǎn)管理的建議

通過(guò)對(duì)國(guó)外有關(guān)信息資產(chǎn)、數(shù)字資產(chǎn)管理的分析，結(jié)合我國(guó)高校數(shù)字科研數(shù)據(jù)檔案資產(chǎn)管理的實(shí)際情況，借鑒國(guó)外數(shù)字科研檔案資產(chǎn)管理實(shí)用型工具和有效方法，可以探索我國(guó)推進(jìn)高校數(shù)字科研檔案資產(chǎn)管理的措施。

（一）構(gòu)建全面的資產(chǎn)審計(jì)制度，防止科研檔案資產(chǎn)流失

我國(guó)應(yīng)借鑒英國(guó)的數(shù)據(jù)資產(chǎn)審計(jì)制度，構(gòu)建一套完整的數(shù)字檔案資產(chǎn)審計(jì)體系。通過(guò)審計(jì)體系的制定加強(qiáng)數(shù)字科研檔案資產(chǎn)的管理，有效預(yù)防數(shù)字科研檔案資產(chǎn)的流失。這是推動(dòng)高校數(shù)字科研檔案管理機(jī)制創(chuàng)新的必要前提，也是加速檔案管理規(guī)范化、信息化的有力保障。高校數(shù)字科研檔案管理部門(mén)在審核制度中需要詳細(xì)規(guī)定審計(jì)內(nèi)容、職責(zé)，并形成規(guī)范化和制度化。審計(jì)有助于對(duì)高校數(shù)字科研檔案資產(chǎn)的重要程度和檔案資產(chǎn)的所有權(quán)進(jìn)行鑒定，對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)資產(chǎn)的數(shù)量進(jìn)行準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)。審計(jì)制度內(nèi)容還包括數(shù)據(jù)資產(chǎn)的創(chuàng)建人信息和管理人員信息，以便對(duì)數(shù)字科研數(shù)據(jù)檔案資產(chǎn)的所有權(quán)進(jìn)行定位，再此基礎(chǔ)上建立嚴(yán)格的問(wèn)責(zé)和懲戒制度，以有效防控泄密或數(shù)字檔案流失事件發(fā)生。

（二）規(guī)范和創(chuàng)新高校數(shù)字科研檔案的管理層級(jí)和模式

檔案資產(chǎn)管理對(duì)技術(shù)有嚴(yán)格的要求，即具備很強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和專(zhuān)業(yè)技能。檔案資產(chǎn)管理涉及的工具開(kāi)發(fā)以及運(yùn)用都面臨諸多問(wèn)題，執(zhí)行難度較大。此外，與常規(guī)檔案資產(chǎn)相比，高校數(shù)字科研檔案資產(chǎn)兼具理論價(jià)值和推廣價(jià)值，是國(guó)家和高校重要的科研資源，是社會(huì)的無(wú)形資產(chǎn)。因此，可以由政府或者高校提供統(tǒng)一的開(kāi)發(fā)工具對(duì)高校數(shù)字科研檔案資產(chǎn)進(jìn)行深度開(kāi)發(fā)。以澳大利亞為例，昆士蘭從政府層面對(duì)數(shù)字檔案信息資產(chǎn)進(jìn)行明確劃分。英國(guó)國(guó)家檔案管理頒布和實(shí)施了信息資產(chǎn)管理的相關(guān)文件及DAF 對(duì)數(shù)字資產(chǎn)進(jìn)行審計(jì)等，即使用了此類(lèi)開(kāi)發(fā)工具。上述開(kāi)發(fā)工具和實(shí)用方法為政府和企業(yè)對(duì)數(shù)字科研檔案資產(chǎn)管理的開(kāi)發(fā)和有效利用提供了參考，避免了由于機(jī)構(gòu)不同而采用的不同標(biāo)準(zhǔn)?？捎蓢?guó)家相關(guān)部委牽頭，各職能部門(mén)跟進(jìn)進(jìn)行資源整合，加強(qiáng)各部門(mén)的溝通與協(xié)調(diào)，集中加強(qiáng)與數(shù)字檔案識(shí)別的相關(guān)工作，優(yōu)化信息檢索邏輯、加強(qiáng)對(duì)常規(guī)登記與集中管理，加強(qiáng)檔案資產(chǎn)價(jià)值評(píng)定與深入審計(jì)，并把討論的重點(diǎn)納入信息資產(chǎn)管理指南范疇，隨后運(yùn)用指南指導(dǎo)企業(yè)或者高?？蒲袡n案資產(chǎn)的管理事宜。但是，任何單位都要在國(guó)家統(tǒng)一的政策框架內(nèi)，依據(jù)自身檔案特點(diǎn)，制定出符合自己需求的具有個(gè)性化特色能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享的數(shù)字科研檔案資產(chǎn)管理方案。

（三）建立高效的信息技術(shù)管理手段

提升數(shù)字科研檔案資產(chǎn)管理的信息化程度，全面實(shí)現(xiàn)高校數(shù)字科研檔案資產(chǎn)管理的信息化，要重點(diǎn)研發(fā)和使用數(shù)據(jù)資產(chǎn)審計(jì)軟件，有效提升數(shù)據(jù)資產(chǎn)的使用效率。實(shí)質(zhì)上，數(shù)據(jù)審計(jì)軟件是一個(gè)能夠存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的軟件并可以提供資源共享的平臺(tái)。通過(guò)該平臺(tái)，可以對(duì)數(shù)據(jù)資產(chǎn)的利用狀態(tài)進(jìn)行鑒定，并了解該數(shù)據(jù)資產(chǎn)的價(jià)值，能使數(shù)字科研檔案資產(chǎn)的價(jià)值得到提升。通過(guò)查閱和訪(fǎng)問(wèn)該數(shù)字平臺(tái)，可使更多的人對(duì)數(shù)字檔案資產(chǎn)進(jìn)行了解。該平臺(tái)軟件可以對(duì)數(shù)字科研檔案資產(chǎn)進(jìn)行長(zhǎng)期存儲(chǔ)，有利于長(zhǎng)期發(fā)揮效能并實(shí)現(xiàn)數(shù)字科研檔案資產(chǎn)的保值增值。

（四）借鑒國(guó)外先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，推動(dòng)我國(guó)數(shù)字科研檔案資產(chǎn)管理工作進(jìn)程

國(guó)外的數(shù)字科研檔案資產(chǎn)管理模式給我們帶來(lái)了啟示。對(duì)于高校數(shù)字科研檔案資產(chǎn)的管理，并不是簡(jiǎn)單地將紙質(zhì)檔案信息輸入計(jì)算機(jī)和相關(guān)的軟件系統(tǒng)，簡(jiǎn)單地實(shí)現(xiàn)科研檔案資產(chǎn)管理數(shù)字化，而是要在全面實(shí)現(xiàn)科研檔案資產(chǎn)數(shù)字化管理的基礎(chǔ)上，建立一整套科學(xué)的審計(jì)管理體系，對(duì)數(shù)字科研檔案資產(chǎn)管理的全過(guò)程進(jìn)行審計(jì)，從制度上以及管理上防范和控制數(shù)字科研檔案資產(chǎn)管理可能產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)。

為了實(shí)現(xiàn)數(shù)字科研檔案資產(chǎn)的安全管理，高?；蚩蒲性核闪?shù)字科研檔案資產(chǎn)管理聯(lián)盟。該聯(lián)盟要廣泛吸收高?？蒲袡C(jī)構(gòu)或科研院所的科研人員、科研管理人員、檔案管理人員、計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)操作、管理和維護(hù)人員等相關(guān)人員參與，對(duì)數(shù)字科研檔案資產(chǎn)管理審計(jì)軟件進(jìn)行設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)，對(duì)具體工作進(jìn)行協(xié)調(diào)和溝通，制定相關(guān)政策和規(guī)章制度，制定風(fēng)險(xiǎn)防控預(yù)案，對(duì)可能產(chǎn)生的各種風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防范和控制。數(shù)字科研檔案資產(chǎn)管理的全面審計(jì)工作對(duì)我國(guó)還比較陌生，因此要選取一兩個(gè)高校科研單位進(jìn)行試點(diǎn)，對(duì)審計(jì)方案框架進(jìn)行不斷的優(yōu)化和改進(jìn)，取得經(jīng)驗(yàn)后再擴(kuò)大試點(diǎn)范圍。取得成熟經(jīng)驗(yàn)并具備推廣價(jià)值后，再進(jìn)行全面推廣。推廣使用后，要不斷地聽(tīng)取用戶(hù)的意見(jiàn)和建議，實(shí)時(shí)發(fā)布相關(guān)的軟件補(bǔ)丁，對(duì)可能產(chǎn)生的系統(tǒng)漏洞進(jìn)行修補(bǔ)，嚴(yán)密監(jiān)控系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)，保證數(shù)字科研檔案資產(chǎn)管理審計(jì)軟件的安全運(yùn)行，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)數(shù)字科研檔案資產(chǎn)的有效管理。

國(guó)外的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)告訴我們，高校數(shù)字科研檔案資產(chǎn)管理是一項(xiàng)復(fù)雜的工程，需要多方面密切配合，尤其是需要領(lǐng)導(dǎo)的重視、檔案管理部門(mén)的鼎力支持和科研部門(mén)的全力配合；要樹(shù)立以人為本的發(fā)展理念，注重?cái)?shù)字科研檔案資產(chǎn)管理的硬件設(shè)施建建設(shè)，加大資金投入，加快計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備和技術(shù)的更新改造，加速計(jì)算機(jī)系統(tǒng)應(yīng)用軟件設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)，促進(jìn)我國(guó)高校數(shù)字科研檔案資產(chǎn)管工作的健康發(fā)展。