向柯
[摘 要] 隨著科技與信息技術(shù)的高速發(fā)展,我中心辦公室內(nèi)的圖書資料檔案管理工作也得到了相關(guān)的優(yōu)化與創(chuàng)新,在優(yōu)化與創(chuàng)新的同時(shí)應(yīng)該注意突出圖書資料檔案管理工作的知識(shí)性和服務(wù)性功能,確保其可以更好的為讀者和社會(huì)服務(wù)。圖書資料檔案管理的工作人員必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念,勇于實(shí)踐創(chuàng)新,促進(jìn)圖書資料檔案管理工作的快速發(fā)展。
[關(guān)鍵詞] 圖書資料 檔案管理 優(yōu)化與創(chuàng)新
中圖分類號(hào):G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A
對(duì)辦公室的圖書資料檔案進(jìn)行收集、總結(jié)、歸納、維護(hù),然后再進(jìn)行有效的分類就是圖書資料檔案管理工作的主要內(nèi)容。圖書資料檔案管理的目的是為了讓讀者可以享受到更好的服務(wù),但是現(xiàn)在的很多圖書資料檔案管理的工作人員并沒有認(rèn)識(shí)到這項(xiàng)工作的重要性。因此,他們?cè)谶M(jìn)行圖書資料檔案管理時(shí),會(huì)出現(xiàn)很多問題,導(dǎo)致圖書檔案資料管理現(xiàn)狀并不是很好。本文主要針對(duì)這些問題進(jìn)行分析并提出相關(guān)的優(yōu)化措施[1]。
一、現(xiàn)在圖書資料檔案管理中存在的問題
(一)圖書資料檔案管理制度不合理
科學(xué)合理的圖書資料檔案管理制度是做好圖書資料檔案管理工作的前提。但是現(xiàn)在很多的辦公室缺乏一個(gè)科學(xué)合理的圖書資料檔案管理制度,這就使圖書資料檔案管理的工作人員在工作的過程中沒有明確的約束,導(dǎo)致圖書資料檔案管理工作人員在工作的過程中態(tài)度過于敷衍,不能端正自己的工作態(tài)度,工作效率低,導(dǎo)致現(xiàn)在的圖書資料檔案管理工作效果不好。同時(shí)大部分的辦公室采用的都是傳統(tǒng)的圖書資料檔案管理方式對(duì)圖書資料檔案進(jìn)行管理,這種方式已經(jīng)不能滿足當(dāng)下時(shí)代發(fā)展的需要和讀者的需要,很難讓圖書資料檔案管理工作取得很好的成效。
(二)圖書資料檔案管理過于重視形式化
現(xiàn)在大部分的辦公室已經(jīng)開始建立圖書資料檔案管理制度,但是這些制度在建立和執(zhí)行過程中存在很多問題,太過于注重形式,而忽視了制度的內(nèi)容和可行性。圖書資料檔案管理過于形式化的原因一方面是因?yàn)橹贫鹊膬?nèi)容過于空泛,圖書資料檔案管理工作人員沒辦法按照制度中的規(guī)定來進(jìn)行工作,另一方面是因?yàn)閳D書資料檔案管理工作人員工作沒有認(rèn)真負(fù)責(zé),比如說新到的圖書資料檔案沒有及時(shí)登記,借出的圖書資料沒有登記,對(duì)散落到各個(gè)角落的圖書資料沒有及時(shí)進(jìn)行整理等,導(dǎo)致圖書資料檔案管理工作完成困難。
(三)圖書資料檔案管理投入的資金和精力不夠
辦公室要具備充足的圖書和資料,但是現(xiàn)在很多辦公室的圖書和資料種類和數(shù)量并不能滿足讀者的需求,這種現(xiàn)象出現(xiàn)的原因是因?yàn)橘Y金不足,對(duì)圖書購(gòu)買的力度不夠,這是很不利于對(duì)圖書資料檔案管理工作的順利進(jìn)行。同時(shí),很多辦公室的工作人員沒有對(duì)工作投入足夠的精力,沒有對(duì)圖書資料檔案進(jìn)行正常的維護(hù)整理,給辦公室的工作造成了不好的影響。
(四)圖書資料檔案管理工作沒有引入數(shù)字信息技術(shù)
在信息技術(shù)高度發(fā)展的當(dāng)下,很多辦公室還沒有引入數(shù)字信息技術(shù)對(duì)圖書資料檔案進(jìn)行管理,傳統(tǒng)的圖書資料檔案管理工作在進(jìn)行操作時(shí)會(huì)出現(xiàn)很多弊端。因此,辦公室應(yīng)該認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)對(duì)于圖書資料檔案管理的重要性。
(五)圖書資料檔案管理工作過程中讀者的問題導(dǎo)致管理成效不大
圖書資料檔案管理的日常工作中,因?yàn)樽x者出現(xiàn)的問題給管理工作帶來了很多困難。很多讀者在辦公室閱讀完以后,不會(huì)自覺的把圖書資料檔案進(jìn)行整理歸位,很多圖書資料檔案散落在辦公室的各個(gè)角落,增加了工作人員的工作內(nèi)容,還有一部分讀者借閱圖書資料檔案以后不歸還圖書資料檔案,造成了圖書資料檔案的流失,影響了辦公室的正常工作,讀者的這些行為都給圖書資料檔案管理工作帶來了難度[2]。
二、圖書資料檔案管理優(yōu)化與創(chuàng)新的方法
(一)建立科學(xué)合理的圖書資料檔案管理制度
圖書資料檔案管理制度的建立是辦公室的首要工作任務(wù),建立科學(xué)合理的圖書資料檔案管理制度可以保證辦公室工作的正常運(yùn)行。圖書資料檔案管理制度建立應(yīng)該具備以下幾個(gè)方面,一是明確圖書資料檔案管理人員日常的工作內(nèi)容,二是圖書資料檔案管理制度中要包含獎(jiǎng)懲機(jī)制,保證工作人員的工作效率,三是圖書資料檔案管理制度要包含日常會(huì)遇到的各種狀況,保證每個(gè)環(huán)節(jié)的正常運(yùn)行。
(二)注重落實(shí)圖書資料檔案管理制度中的規(guī)定
落實(shí)圖書資料檔案管理中的規(guī)定主要是針對(duì)圖書資料檔案管理工作人員的規(guī)定,因?yàn)楹芏喙ぷ魅藛T在工作的過程中態(tài)度不好,效率低下,給辦公室?guī)聿缓玫挠绊?。因此,辦公室的相關(guān)管理部門要制定相關(guān)的工作守則,保證工作人員日常順利進(jìn)行工作,另外可以制定獎(jiǎng)懲制度,提高工作人員的工作效率,保證給讀者提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
(三)增加對(duì)圖書資料檔案投入的資金與精力
因?yàn)檗k公室日常進(jìn)行管理維護(hù)的主要是圖書資料檔案,因此加大資金投入購(gòu)買更多的圖書資料檔案是很重要的,一是可以增加辦公室的吸引力,二是可以更好的為讀者服務(wù),保證辦公室工作的正常運(yùn)行。另外,可以對(duì)辦公室的工作人員進(jìn)行培訓(xùn),培訓(xùn)內(nèi)容除了包括辦公室的相關(guān)制度、員工守則以外,還要包括對(duì)信息技術(shù)的培訓(xùn),讓工作人員可以掌握先進(jìn)的技術(shù)進(jìn)行管理工作,提高工作效率。
(四)把數(shù)字化的信息技術(shù)引入到圖書資料檔案管理中
當(dāng)下已經(jīng)是信息技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代,在這個(gè)時(shí)代中數(shù)字信息化已經(jīng)應(yīng)用到人們生活的方方面面,所以辦公室也要把數(shù)字信息化引入到圖書資料檔案管理中,提高圖書資料檔案管理工作的效率。辦公室可以引進(jìn)相關(guān)的圖書資料檔案管理系統(tǒng),對(duì)圖書資料檔案進(jìn)行管理,把室內(nèi)所有的圖書資料檔案進(jìn)行分類輸入,這樣不僅提高了工作效率,也降低了工作難度。除此之外,辦公室應(yīng)該聘請(qǐng)專業(yè)的人員對(duì)數(shù)字信息系統(tǒng)進(jìn)行更新和維護(hù),以確保不備病毒入侵,保證數(shù)字信息系統(tǒng)正常運(yùn)行。
(五)對(duì)讀者宣傳正確的圖書資料檔案借閱規(guī)則
讀者是辦公室主要服務(wù)的對(duì)象,因此辦公室內(nèi)的工作人員應(yīng)該在館內(nèi)設(shè)定宣傳標(biāo)語,通過宣傳標(biāo)語來提醒讀者遵守辦公室的規(guī)章制度。同時(shí)辦公室內(nèi)可以開展一些講座、公告等對(duì)讀者進(jìn)行正確的借閱圖書資料檔案的宣傳,讓讀者可以正確的閱讀圖書資料檔案,保障圖書資料檔案的整潔性和完整性,從而減少圖書資料檔案管理工作人員的工作壓力,提高工作效率。同時(shí)要對(duì)圖書資料檔案管理的工作人員進(jìn)行培訓(xùn),告訴工作人員在讀者借閱圖書資料和檔案時(shí),要把相關(guān)的注意事項(xiàng)告訴讀者,從而確保圖書資料檔案可以及時(shí)的歸還,保證圖書館內(nèi)圖書資料檔案不丟失。
三、結(jié)語
綜上所述,無論是在古代還是在現(xiàn)代,圖書資料檔案都是人類不可或缺的精神食糧。因此,辦公室對(duì)圖書資料檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新是必要經(jīng)過的流程。因此,辦公室應(yīng)該建立科學(xué)合理的圖書資料檔案管理制度,要落實(shí)圖書資料檔案管理制度中的規(guī)定,要對(duì)圖書資料檔案投入資金與精力,要把數(shù)字化的信息技術(shù)引入到圖書資料檔案管理中,要對(duì)讀者進(jìn)行正確的圖書資料檔案借閱原則的宣傳,以確保辦公室內(nèi)圖書檔案資料的完整性,從而可以更好地為讀者和社會(huì)服務(wù)
(作者單位:四川省疾病預(yù)防控制中心)
參考文獻(xiàn):
[1]丁毅.圖書檔案管理現(xiàn)狀及改進(jìn)策略[J].辦公室業(yè)務(wù),2018(2):159-160.
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