劉友文 張秀紅

摘 要：檔案管理工作一直是工作的重點(diǎn)與難點(diǎn)，具有保密性與服務(wù)性，在企業(yè)發(fā)展管理中占據(jù)了重要的位置，通過(guò)檔案管理，可以促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，了解企業(yè)工作的重點(diǎn)，清楚企業(yè)的重大事件，了解企業(yè)的情況，做好檔案信息和管理工作，達(dá)到理想的檔案管理效果。但是，目前，通信中心檔案管理中還存在一些問(wèn)題，需要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，才能保證檔案管理效果，提高檔案管理質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：通信中心；檔案管理；優(yōu)化；策略

前言

檔案是一種重要的記載憑證，對(duì)組織集團(tuán)，企業(yè)，個(gè)人，社會(huì)都具有重要的意義，因而，檔案發(fā)揮了重要的作用，在社會(huì)快速發(fā)展的今天，檔案工作的開(kāi)展實(shí)施顯得尤為重要，分析檔案管理中存在的問(wèn)題，規(guī)范檔案管理內(nèi)容，了解通信中心檔案優(yōu)化管理策略至關(guān)重要，直接關(guān)系到檔案管理優(yōu)化效果，直接影響到檔案的規(guī)范管理，有助于為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造有利的條件，做好鋪墊，打下基礎(chǔ)，確保管理管理工作的順利實(shí)施。本文以此展開(kāi)研究，探討了通信中心檔案管理優(yōu)化策略，提出了一些建設(shè)性意見(jiàn)與建議，希望可以提出一些有意義的觀點(diǎn)看法，可以保證檔案管理質(zhì)量。

一、 檔案管理中存在的問(wèn)題

在檔案管理過(guò)程中，檔案管理存在較多問(wèn)題，影響了檔案管理工作的開(kāi)展實(shí)施，不利于通信中心檔案管理工作的開(kāi)展，基于此，分析檔案管理中存在的問(wèn)題，進(jìn)行詳細(xì)的分析闡述十分必要。檔案管理中存在的問(wèn)題主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。第一，管理混亂。我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展快速，但是，經(jīng)濟(jì)發(fā)展起步晚，思想觀念較為落后，對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠，未意識(shí)到檔案管理的重要性，習(xí)慣運(yùn)用傳統(tǒng)的檔案管理方式，檔案管理方法進(jìn)行檔案管理，檔案管理效果不佳，管理混亂，管理能力不佳，容易導(dǎo)致出現(xiàn)檔案管理不善等問(wèn)題，影響檔案管理質(zhì)量，不利于檔案工作的開(kāi)展實(shí)施。第二，檔案管理工作不符合時(shí)代發(fā)展要求。目前，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)體制不斷發(fā)展，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，為適應(yīng)時(shí)代要求，企業(yè)必須進(jìn)行體制改革，以便促進(jìn)企業(yè)工作的順利實(shí)施，達(dá)到優(yōu)化通信中心檔案管理的目的。但是，實(shí)際上，檔案管理工作并未符合時(shí)代發(fā)展要求，容易出現(xiàn)許多問(wèn)題，如檔案的重視程度不夠，企業(yè)重心只是放在自身利益上，對(duì)企業(yè)工作的開(kāi)展實(shí)施的重視度不夠，會(huì)有意無(wú)意的忽視文件管理過(guò)程，很有可能存在資料流失風(fēng)險(xiǎn)，造成大男的損壞與缺失。第三，人員水平較低。在檔案管理過(guò)程中，檔案管理質(zhì)量與檔案管理人員的綜合素質(zhì)存在密切的關(guān)系，檔案管理人員水平有限，素質(zhì)不高是檔案管理效果不佳的主要誘因。實(shí)際上，檔案管理工作看似輕松，實(shí)際上專業(yè)性較強(qiáng)，是一項(xiàng)復(fù)雜的，嚴(yán)密的工作，在檔案管理人員水平較低的情況下，很難產(chǎn)保證當(dāng)桿管理效果，不利于檔案管理工作的順利實(shí)施，影響了檔案管理質(zhì)量。

二、 檔案規(guī)范管理的內(nèi)容

為保證檔案管理內(nèi)容的規(guī)范性，需要注重各個(gè)檔案管理階段的內(nèi)容，才能保證檔案管理工作的順利實(shí)施，因此，規(guī)范檔案管理的內(nèi)容，確保檔案管理工作順利實(shí)施十分必要，發(fā)揮著重要的作用。檔案規(guī)范管理的內(nèi)容主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)階段。第一，注重收集階段，搜集工作是檔案管理工作的初始點(diǎn)，作為檔案管理的第一步，檔案收集的準(zhǔn)確性，直接關(guān)系到后續(xù)工作的開(kāi)展，關(guān)系到檔案工作的整理與鑒定，關(guān)系到檔案管理工作的有效性，關(guān)系到檔案管理工作的規(guī)范性。第二，整理階段。將收集的材料進(jìn)行整理，可以確保資料的完整性，對(duì)資料進(jìn)行分類，整合，對(duì)檔案資料進(jìn)行編制，確保檔案資料的清晰化，有序化，確保檔案內(nèi)容的規(guī)范化，保證工作順利開(kāi)展。第三，鑒定階段。在檔案管理過(guò)程中，為發(fā)揮檔案的價(jià)值，需要對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行仔細(xì)的甄別，需要對(duì)沒(méi)有價(jià)值的內(nèi)容進(jìn)行剔除，對(duì)有效的內(nèi)容進(jìn)行整理，保證檔案的價(jià)值。第四，保證檔案質(zhì)量，確保檔案管理的規(guī)范化與管理化。在檔案管理過(guò)程中，低效的管理會(huì)影響信息泄露，影響企業(yè)的發(fā)展，而高效的管理可以保證檔案管理工作的順利實(shí)施，規(guī)范檔案管理工作。

三、通信中心檔案優(yōu)化管理策略

（一）加大監(jiān)管力度

在通信中心檔案優(yōu)化管理過(guò)程中，做好監(jiān)管工作，加大監(jiān)管力度占據(jù)著重要的位置，通過(guò)有效監(jiān)管，可以保證檔案管理質(zhì)量，確保檔案管理工作的順利實(shí)施。加大監(jiān)管力度需要注意以下兩方面內(nèi)容，一方面，需要注重檔案的核查，加強(qiáng)監(jiān)管。在通信中心檔案優(yōu)化管理過(guò)程中，核查檔案，提高檔案管理的規(guī)范化，可以促進(jìn)工作的順利實(shí)施，還可以建立督查小組，保證檔案管理的規(guī)范化，為檔案管理提供保障。另一方面，需要重視檔案管理的重要性，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，確保檔案管理效果，在有效監(jiān)管的過(guò)程中，進(jìn)行檔案管理的優(yōu)化，提高檔案管理質(zhì)量。

（二） 健全制度

在檔案管理過(guò)程中，制度發(fā)揮著重要的作用，利用制度的約束性與規(guī)范性，可以確保檔案管理質(zhì)量，提高檔案規(guī)范化水平，因而，健全制度時(shí)通信中心檔案優(yōu)化管理的關(guān)鍵，在檔案管理過(guò)程中發(fā)揮著不可替代的重要作用。健全制度需要從以下幾個(gè)方面著手，一方面，需要完善相關(guān)制度，以制度為依據(jù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化，確保檔案管理工作的順利實(shí)施。同時(shí)，還可以對(duì)過(guò)時(shí)的制度進(jìn)行清理，確保制度運(yùn)行的有效性，達(dá)到理想的管理效果。另一方面，需要發(fā)揮檔案的重要作用，發(fā)揮檔案的效應(yīng)，加強(qiáng)人員的培訓(xùn)，提高管理人員的意識(shí)，確保檔案管理工作的順利實(shí)施。

（三） 強(qiáng)化管理人員素質(zhì)

保證中心檔案優(yōu)化管理策略，提高管理效果，需要強(qiáng)化管理人員素質(zhì)，確保檔案管理人員水平的提升，確保檔案管理效果。強(qiáng)化管理人員素質(zhì)需要注意以下幾點(diǎn)，第一，完善檔案管理人員的教育體制，制定獎(jiǎng)懲制度。在檔案管理過(guò)程中，為提高檔案管理質(zhì)量，需要通過(guò)不定期培訓(xùn)，秉承著按崗施教的原則，有效進(jìn)行培訓(xùn)，強(qiáng)化教育體制，利用獎(jiǎng)懲制度對(duì)管理人員進(jìn)行管理，規(guī)范管理人員的行為，提高管理人員工作的積極性與主動(dòng)性。第二，加大培訓(xùn)力度，重視培訓(xùn)工作的開(kāi)展，想要強(qiáng)化管理人員的素質(zhì)，最有效的途徑就是開(kāi)展培訓(xùn)，通過(guò)培訓(xùn)，可以為檔案管理人員呈現(xiàn)豐富的知識(shí)與內(nèi)容，可以提升檔案管理人員的管理能力與水平，尤其是檔案管理工作的專業(yè)性，技術(shù)性較強(qiáng)，加強(qiáng)培訓(xùn)，才能強(qiáng)化管理人員素質(zhì)，才可以確保管理工作的順利實(shí)施，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的優(yōu)化，確保檔案管理工作的有效性。

（四） 合理利用現(xiàn)代信息技術(shù)，配套現(xiàn)代化

隨著社會(huì)的進(jìn)步，科技的發(fā)展，現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用范圍越來(lái)越廣，將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理之中，確保檔案管理效果才顯得尤為重要，因此，合理利用現(xiàn)代信息技術(shù)，確保配套現(xiàn)代化十分重要，也十分必要。合理利用現(xiàn)代信息技術(shù)，保證配套現(xiàn)代化需要注意以下兩方面內(nèi)容。一方面，將現(xiàn)代管理技術(shù)運(yùn)用于檔案管理之中，為檔案工作的開(kāi)展提供便利，提高工作的準(zhǔn)確率。另一方面，需要保證配套的現(xiàn)代化，建立檔案管理平臺(tái)，通過(guò)管理，共享，查詢，提高檔案管理配套設(shè)施的穩(wěn)定性，確保檔案管理工作的順利實(shí)施。

總結(jié)

綜上所述，研究通信中心檔案管理優(yōu)化策略具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，不僅可以解決檔案管理中存在的問(wèn)題，規(guī)范檔案管理內(nèi)容，通過(guò)加大監(jiān)管力度，強(qiáng)化管理人員素質(zhì)，健全制度優(yōu)化配套措施等手段，優(yōu)化檔案管理策略，保證檔案管理工作的開(kāi)展實(shí)施，爭(zhēng)取達(dá)到理想的檔案管理效果。

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（作者單位：1.交通運(yùn)輸部北海航海保障中心天津通信中心，天津 300456；2.交通運(yùn)輸部北海航海保障中心天津航測(cè)科技中心，天津 300456）