刁潔

中圖分類號：F272 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2018）8-223-02

摘要 綜合辦公室是單位管理系統(tǒng)中的一個綜合職能管理部門，在單位管理中占據(jù)核心樞紐地位。進入新時期后，單位在管理實踐中，管理職能在擴大，管理內(nèi)容在增多，從而給綜合辦公室的工作效卒提出了更高要求。本文從綜合辦公室工作效卒提高的重要性出發(fā)，探究綜合辦公室改進工作效率的途徑方法。

關鍵詞 綜合辦公室 工作效率 途徑

綜合辦公室在單位管理中起到了承上啟下，連接內(nèi)外的窗口作用，在單位管理中的重要性日益凸顯。綜合辦公室管理質(zhì)量水平直接影響到單位日常運營，隨著各單位深化改革，綜合辦公室的工作效率成為了衡量單位整體管理水平高低的重要指標。因此，探究綜合辦公室工作效率提升的途徑方法就成為單位管理人員致力研究的重要課題。

一、提高綜合辦公室工作效率的重要性分析

（一）綜合辦公室管理模式深化發(fā)展的必然要求

進入新時期后，單位發(fā)展持續(xù)推進，與此同時，綜合辦公室在管理內(nèi)容上逐步增多，管理刊象更加廣泛，由此也對綜合辦公室管理工作提出更高要求。在此背景下，綜合辦公室管理模式得以深化發(fā)展，客觀上要求綜合辦人員要秉持創(chuàng)新及發(fā)展觀念，不斷提升工作效率，改善服務質(zhì)量，以應對單位面臨的新形勢，促進單位穩(wěn)定發(fā)展。

（二）綜合辦公室持續(xù)發(fā)展的內(nèi)在需求

綜合辦公室作為單位管理的樞紐，上連黨政，下接群眾，是內(nèi)外溝通的橋梁和窗口，具有信自參謀、協(xié)調(diào)組織、公文處理、督查管理、信息溝通、服務接待等職能。基于綜合辦公室的特殊性，要有效促進綜合辦工作的穩(wěn)步開展，需要綜合辦公室著力提高其日常工作效率，實現(xiàn)自身的可持續(xù)發(fā)展。

二、綜合辦公室工作效率提升途徑探究

（一）完善管理制度建設

綜合辦公室各項職能的開展離不開管理制度的有效保障，制度作為一種管理依據(jù)和準則，是綜合辦公室工作效率得以提高的基礎和前提。從綜合辦公室的工作內(nèi)容可以看出，紛繁復雜的工作如脫離了制度約束，會使其呈現(xiàn)出雜亂無章的管理亂象。因此，完善管理制度，對綜合力、工作方法和步驟加以規(guī)范，才能切實保障綜合辦公室充分發(fā)揮其職能，有條不紊地開展各項工作。

在管理制度的建設上，一方面要結合單位新時期改革發(fā)展形勢及工作任務，因地制宜地制定相關管理條例，促進綜合辦工作的規(guī)范化、制度化；另.方面又要借鑒吸收優(yōu)秀管理經(jīng)驗，對管理制度進行動態(tài)建設，在不斷完善中增強管理制度與綜合辦工作內(nèi)容的匹配性和適用性。

（二）強化責任意識，提高服務質(zhì)量

首先，強化綜合辦人員的責任意識。責任意識作為個體來說，是其工作生活中的一種必備素質(zhì)，作為綜合辦工作人員來講，責任意識更顯重要。綜合辦公室的工作內(nèi)容較為繁雜，一方面要對上級進行工作匯報，另一方面又要對下級傳達相關政策決定，同時，又要肩負信息傳遞及反饋的任務，每一方面都需要仔細認真落實。在這種工作環(huán)境中，如果缺乏責任意識，各項工作必然無法正常推進，反之，只有具備強烈的責任感，才能秉持認真負責的態(tài)度，順利完成各項工作內(nèi)容。

其次，要提高綜合辦公室的服務質(zhì)量。綜合辦公室自身具有服務職能，因此，綜合辦工作人員在開展工作過程中應貫徹以人為本思想，提高服務的主動性和自覺性，真誠、細致、嚴謹?shù)刈龊酶黝惙展ぷ?。在?nèi)部工作中，對待同事及公務要做到公正、公正、透明，在有條不紊地開展工作過程中，提高工作效率。

最后，辦公室人員的辦事效率在很大程度上取決于工作計劃的制定。所謂計劃，也就是要對自己接下來進行的工作做到心中有數(shù)，了解在什么時間具體做什么事情，防止臨時抱佛腳現(xiàn)象的發(fā)生。工作計劃既有文字性的，也有銘記于心的。具體工作內(nèi)容可能發(fā)生諸多變化，只有提前做好預測，才能應對一些臨時發(fā)生的、極為被動的情況，收到意想不到的效果。從表面上看，計劃不可能盡善盡美，但是一個工作概要就可以使后續(xù)工作變得得心應手。在現(xiàn)代的管理制度和模式中，計劃顯得極為重要，占據(jù)重要的地位。在不同的時間段制定不同的工作計劃，如日計劃、周計劃、月計劃、年計劃等。除了一個較為系統(tǒng)的、長遠的計劃外，還要近期的工作計劃及安排。計劃要按照事情的輕重緩急進行安排，將最重要的事情安置在最為關鍵的位置，將所有精力都分配到這項工作中，并從各方面去支持和協(xié)助。

（三）注重綜合辦公室人員綜合素質(zhì)的提高

綜合辦公室工作效率的提高離不開工作的“人”這一根本要素，因此，要保障綜合辦公室工作效率，需要著力提高工作人員的素質(zhì)能力。

第一，強化政治理論學習，在政治覺悟、政策分析、政治鑒別等能力上加以提高，從而使自己能夠明確社會發(fā)展方向，以點帶面，提綱契領，促進其個人素質(zhì)的全面提升。

第二，以業(yè)務學習為重點，通過提升業(yè)務水平，提高其處理事務的效率，進而促進綜合辦工作效率的提升。要有效提高綜合辦工作人員的業(yè)務能力，應注重對其開展定期培訓工作，豐富創(chuàng)新其工作思路、方法，提高欺戮胡關系實際的能力。

從點滴做起，做到一絲不茍。辦公室的工作紛繁復雜，既有決策性的大事，也有細微的小事，都要做到認真負責，否則會影響整個團隊的工作效率。由于工作范疇廣，事情涉及方方面面尸攀蠔腦子是記不住的。這時最原始的辦法就是用筆記錄。記錄的主要內(nèi)容包括：日常活動、單位重大事件、領導安排的事情、自己認為即將發(fā)生的事情。將近期的事清記錄下來以后，要定時翻看。先辦最急的事情，而后按照計劃逐一完成。對于上級交代的事情要標注清楚，及時匯報完成。詳細記載事情發(fā)生的幾要素，辦完一件消除一件，爭取做到不掉事。為了防止忘記某些事情，要注意幾點：想起一件，立即執(zhí)行；能在短時間完成的事情要即時就辦，防止被其他事情干擾而忘記；當日的事情盡量做到當日畢，防止第二天忘記。

第四，綜合辦公室工作人員要強化個人素養(yǎng)，一方面形成善交流、懂禮貌的個人魅力，另一方面樹立自身正派、樂觀、積極的工作面貌。

（四）加強綜合辦與其池部門間的溝通

首先，綜合辦要做好對外工作。綜合辦的對外工作一方面是做好與上級管理部門的協(xié)調(diào)溝通，即做好縱向協(xié)調(diào)；另一方面又要強化與同級單位之間的交流溝通，即做好橫向協(xié)調(diào)。通過兩方面的協(xié)調(diào)工作，獲取各方對其工作的理解和扶持。

其次，綜合辦要注重增強內(nèi)部間的溝通協(xié)調(diào)。綜合辦內(nèi)部各個崗位承擔著自身的工作內(nèi)容和職能，但隨著綜合辦管理及工作模式的轉變，在開展工作中通常需要各個部門及崗位協(xié)調(diào)配合，才能有效完成工作任務。在此背景下，綜合辦要著力探索并建立內(nèi)部交流溝通體系，調(diào)動起各個崗位的工作自主性，在交流、協(xié)調(diào)、配合中高效地完成工作任務，達到提高綜合辦公室工作效率的目的。

（五）與時俱進，實現(xiàn)綜合辦公室工作形式的創(chuàng)新發(fā)展

綜合辦公室重要的工作內(nèi)容之一是進行公文處理，以往在公文處理及傳遞上通常采用紙質(zhì)形式，一方面存在傳遞不到位，文件遺失的風險，另一方面不符合當代提倡建設節(jié)約型社會的要求。因此，適當使用諸如網(wǎng)絡辦公軟件，可以保障公文傳遞及處理方便快捷，便于對其進行同步，跟蹤，確保文件的安全性。此外，采用現(xiàn)代化的通信工具，如單位內(nèi)部局域網(wǎng)及QQ群，可以節(jié)約通知時間，實現(xiàn)綜合辦公室工作形式的創(chuàng)新化發(fā)展。

三、結語

在進入社會發(fā)展新時期后，綜合辦公室的工作效率就成為了綜合辦公室管理水平的重要參考指標。要提高綜合辦工作效率，需要從制度建設、人員建設、部門協(xié)調(diào)推進、工作形式的創(chuàng)新等方面加以強化，促進綜合辦工作效率和管理水平的不斷提高。

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