荀景貴

檔案管理對一個部門或單位來說是一項必不可少的工作，將資料及時歸檔，可以方便日后查閱和借鑒，但在日常工作中，我們又往往忽略了它的管理。如何優(yōu)化檔案的管理，讓檔案更好地服務(wù)于日常工作，成為提升工作質(zhì)量不容忽視的一個環(huán)節(jié)。本文就如何加強檔案的優(yōu)化管理提出一些具體措施，供大家借鑒。

前言

檔案管理在日常工作中雖然不能直接創(chuàng)造工作效益，但卻可以間接地提高工作質(zhì)量和工作效率，促進工作的規(guī)范有序。各部門、各單位都應(yīng)當提升對檔案管理工作的認知程度，加以重視并將其納入單位的正常工作之中。

l 優(yōu)化檔案管理的意義

隨著我國《檔案法》頒布以來，一些企事業(yè)單位加強了檔案的管理力度，檔案管理水平也得到了有效提升。紙質(zhì)檔案與電子檔案的相接軌，促進了檔案信息化資源的優(yōu)化整合，對部門或單位的科學(xué)決策和管理提供了更便捷的信息支撐。但從我國檔案管理的發(fā)展來看，檔案管理也存在著很多不足，基礎(chǔ)設(shè)施差，信息化程度不高，檔案管理人員業(yè)務(wù)水平有待提高等，跟不上時代發(fā)展的步伐。這就需要我們優(yōu)化檔案管理，采取積極有效地優(yōu)化措施，實現(xiàn)檔案管理的提檔升級，更好地為企事業(yè)單位和個人提供有價值的信息與資料留存，創(chuàng)造更多的社會效益。

2 優(yōu)化檔案管理的有效措施

2.1 考核與獎勵并重，檢查與完善相統(tǒng)一。任何一項工作都要有完善的考核機制，才能促進執(zhí)行力的提升，檔案管理同樣需要完善的考核機制。要制定崗位責任制，對崗位的工作職責、工作標準進行明確和要求，月末通過自我評價和定期抽檢，對工作完成情況和完成的質(zhì)量進行績效考核，對不足部分要及時指出來，如歸檔不及時，檔案借閱未履行手續(xù)等，將工作完成情況和工作質(zhì)量同績效考核相結(jié)合，提高監(jiān)督的約束作用。同時，對每月做得出色人員也要及時獎勵，列入績效加分。通過強化監(jiān)督檢查，獎罰分明，進一步提高了檔案管理人員的積極性，促進了檔案管理的優(yōu)化。

2.2 積極采取新技術(shù)，提高檔案信息化管理水平。當前，我們處于信息化、科技化的時代，新技術(shù)為我們的日常生活帶來了很多的便捷，但也有一些檔案管理部門不創(chuàng)新思維，檔案管理還趨于落后階段.有的還用手工操作，沒有發(fā)揮好現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的作用，影響了檔案管理的效率提升。為此，我們檔案管理人員要與時俱進，積極學(xué)習(xí)新技術(shù)，利用新技術(shù)，為檔案信息管理服好務(wù)。單位要及時配備計算機等電子信息化設(shè)備，充分利用檔案管理軟件，將檔案的所有信息錄入電腦，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)自動化管理，工作人員可以根據(jù)相關(guān)程序隨意檢索需要查閱的檔案資料，實現(xiàn)檔案管理的信息化、自動化。

2.3 完善培訓(xùn)機制，提高檔案管理人員的素質(zhì)。檔案管理質(zhì)量的好壞與檔案管理人員的素質(zhì)有很大關(guān)系，優(yōu)化管理檔案需要一支優(yōu)秀的工作團隊，這就需要完善培訓(xùn)機制，加強對檔案管理人員進行培訓(xùn)，提升他們的業(yè)務(wù)水平。完善培訓(xùn)機制由幾個因素組成：一是培訓(xùn)經(jīng)費。一些企事業(yè)單位非常重視檔案管理，在年初就將檔案培訓(xùn)經(jīng)費列入預(yù)算，可以保證培訓(xùn)工作的順利開展：二是培訓(xùn)內(nèi)容要具體可操作。檔案管理包括資料歸檔、資料整理、檔案登記、制作檔案檢索記錄和檔案日常保管等。在培訓(xùn)時要有目標和學(xué)習(xí)內(nèi)容。檔案管理人員要學(xué)會鑒定檔案，檔案存檔時限有永久和短期之分，對沒有保存價值的檔案按程序及時處理，對有長久保存價值的檔案進行精心管理與保存。三是圍繞提升服務(wù)意識開展培訓(xùn)。檔案管理是一項服務(wù)性工作，平時看似無事，但管理起來需要檔案管理人員細心認真，不但日常需要對檔案衛(wèi)生進行清理，而且還需要定期自查檔案借閱情況，對未及時歸還檔案的單位或部門及時催辦歸還，所以在培訓(xùn)時要圍繞提升服務(wù)意識進行開展，使檔案得到有效利用，進一步提升管理質(zhì)量。四是專業(yè)的師資力量。檔案管理部門可以邀請相關(guān)領(lǐng)域的老師對工作人員進行專業(yè)培訓(xùn)，使他們掌握檔案管理的技巧和專業(yè)知識，為檔案管理信息化建設(shè)提供重要的人力保障。

2.4 完善基礎(chǔ)設(shè)施，創(chuàng)造良好的檔案管理環(huán)境。良好的檔案管理環(huán)境，不僅能提高檔案的保存質(zhì)量，還能延長檔案的使用壽命。我們在保存檔案時，基本是紙質(zhì)檔案與電子檔案同時保留，紙質(zhì)檔案怕潮、怕陽光照射，所以我們在擺放檔案時，一定要選擇干燥適宜的房間，定期通風(fēng)，定期保持地面的濕度，以防過于干燥造成紙質(zhì)粉化。檔案室要安放窗簾，白天時盡量打開，以免陽光直射造成檔案老化。為了保證檔案存放環(huán)境，單位要購買檔案柜，對檔案資料分類存放。若檔案較多，建議購買移動檔案柜，在平時不用時移動檔案柜可以合攏在一起，減少占地空間，查閱時將其推開。電子檔案要經(jīng)常抽檢，對由錄像帶存放的資料，要定期播放，以防錄像帶長期不用粉化，隨著電子化的發(fā)展，錄像帶存放資料已不能滿足檔案存放的要求，需要提檔升級。我們可以通過購買刻錄機或用新技術(shù)軟件還原錄像檔案資料，利用光盤、移動存儲設(shè)備或百度空間等來保存資料，為檔案管理創(chuàng)造良好的物質(zhì)條件。

3 結(jié)語

隨著數(shù)字信息化技術(shù)的快速發(fā)展，對檔案管理工作也提出了很多新的課題，只要我們創(chuàng)新思維，不斷地以發(fā)展的眼光去看待檔案管理，優(yōu)化檔案管理，時時更新檔案管理手段，檔案就會無時無刻地發(fā)揮著應(yīng)有的作用。