王玉龍

一、以檔案資源為核心的企業(yè)知識(shí)庫(kù)

（一）企業(yè)知識(shí)庫(kù)

現(xiàn)有研究認(rèn)為，企業(yè)知識(shí)庫(kù)是運(yùn)用科學(xué)的方法對(duì)不同來(lái)源、不同層次、不同結(jié)構(gòu)、不同內(nèi)容的知識(shí)進(jìn)行綜合和集成，實(shí)施再建構(gòu)，使單一知識(shí)、零散知識(shí)、新舊知識(shí)、顯性知識(shí)和隱性知識(shí)經(jīng)過整合提升形成新的知識(shí)體系。企業(yè)知識(shí)庫(kù)的主要內(nèi)容包括顯性知識(shí)和隱性知識(shí)。以咨詢?cè)O(shè)計(jì)企業(yè)知識(shí)庫(kù)為例，顯性知識(shí)主要包含設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)文件和管理文件等設(shè)計(jì)檔案，還包含規(guī)章制度、客戶文件、圖書規(guī)范等資料，隱性知識(shí)包含員工進(jìn)行設(shè)計(jì)開發(fā)時(shí)的技巧、經(jīng)驗(yàn)、想法等。需要指出的是，企業(yè)知識(shí)庫(kù)并不等同于企業(yè)信息數(shù)據(jù)庫(kù)，“信息數(shù)據(jù)庫(kù)屬于知識(shí)庫(kù)的一部分，但知識(shí)庫(kù)的內(nèi)容要廣泛得多。企業(yè)知識(shí)庫(kù)應(yīng)盡可能包含所有與企業(yè)有關(guān)的信息和知識(shí)，使知識(shí)庫(kù)真正成為信息源和知識(shí)庫(kù)。”

（二）檔案資源是企業(yè)知識(shí)庫(kù)構(gòu)建的核心

1.檔案資源是知識(shí)庫(kù)的主要內(nèi)容，是企業(yè)顯性知識(shí)的重要組成部分。在企業(yè)顯性知識(shí)中，如設(shè)計(jì)藍(lán)圖、設(shè)計(jì)合同、設(shè)計(jì)文本、質(zhì)量記錄等完成運(yùn)轉(zhuǎn)后，都將歸檔生成檔案資源，而這些資源是企業(yè)業(yè)務(wù)生產(chǎn)與管理的原始記錄與憑證，記錄企業(yè)發(fā)展的全過程，蘊(yùn)含著企業(yè)人員的智慧，是企業(yè)的核心資源；同時(shí)，在數(shù)量方面，企業(yè)檔案資源的數(shù)量在企業(yè)信息資源中占據(jù)決定優(yōu)勢(shì)。以某咨詢?cè)O(shè)計(jì)企業(yè)為例，截止到目前，館藏檔案中設(shè)計(jì)圖紙有1284765張，設(shè)計(jì)文本73453本，設(shè)計(jì)合同5635份，總計(jì)約18萬(wàn)卷冊(cè)，占企業(yè)全部信息資源的90%以上。

2.檔案資源是組織有序的信息資源，是企業(yè)知識(shí)庫(kù)構(gòu)建的基礎(chǔ)。檔案資源由專門的機(jī)構(gòu)和專業(yè)人員進(jìn)行有序管理，檔案資源經(jīng)過整理（鑒定、分類、著錄標(biāo)引、編目）變得規(guī)范有序，而有些個(gè)別的信息資源由于缺乏專門規(guī)范化的管理，在搜集、整理和利用方面面臨諸多困難，因此，檔案資源更便于利用和轉(zhuǎn)化生成知識(shí)，是企業(yè)知識(shí)庫(kù)構(gòu)建的基礎(chǔ)。

3.檔案資源是企業(yè)員工的主要需求源。在企業(yè)中，企業(yè)生產(chǎn)與管理的思想理念、技術(shù)方法、經(jīng)驗(yàn)等很大一部分都蘊(yùn)含檔案中，甚至有些檔案可以直接轉(zhuǎn)化為企業(yè)員工的知識(shí)，應(yīng)用于企業(yè)工作。因此，在實(shí)踐中，企業(yè)員工對(duì)檔案資源的需求是巨大的。

二、以檔案資源為核心的企業(yè)知識(shí)庫(kù)構(gòu)建原則

（一）以資源為基礎(chǔ)

企業(yè)知識(shí)庫(kù)構(gòu)建和利用需要以一定數(shù)量和質(zhì)量的信息資源為基礎(chǔ)。一方面，企業(yè)知識(shí)庫(kù)不僅要包含檔案資源，還囊括符合企業(yè)需求的其他各類信息資源，不僅要注意顯性知識(shí)的采集，還要搜集員工頭腦中的創(chuàng)意、經(jīng)驗(yàn)、技巧等隱性知識(shí)，為企業(yè)知識(shí)庫(kù)的構(gòu)建奠定量的基礎(chǔ)；另一方面，企業(yè)還應(yīng)注重提升企業(yè)信息資源的質(zhì)量，不僅要對(duì)現(xiàn)有檔案進(jìn)行提升型管理，還要對(duì)其他缺乏規(guī)范性管理的信息資源進(jìn)行歸聚、分類、編目、著錄標(biāo)引，為知識(shí)的深度挖掘和檢索利用等提供良好的質(zhì)量條件。

（二）以需求為導(dǎo)向

企業(yè)知識(shí)庫(kù)的構(gòu)建要以企業(yè)和員工的實(shí)際需求為導(dǎo)向，緊緊圍繞企業(yè)核心業(yè)務(wù)開展，同時(shí)由于企業(yè)的需求隨著企業(yè)的發(fā)展在不斷變化，尤其是在當(dāng)期環(huán)境下很多企業(yè)處在轉(zhuǎn)型升級(jí)的關(guān)鍵期，企業(yè)知識(shí)庫(kù)的構(gòu)建應(yīng)該注意到這一變化，與時(shí)俱進(jìn)，主動(dòng)迎合企業(yè)不斷變化的需求。因此，企業(yè)知識(shí)庫(kù)的構(gòu)建需要對(duì)企業(yè)和員工的需求進(jìn)行深入調(diào)研，了解需求的資源類型、內(nèi)容、數(shù)量，據(jù)此設(shè)計(jì)企業(yè)知識(shí)庫(kù)的功能。

（三）以安全為前提

無(wú)論是檔案資源、客戶資料、管理文件等顯性知識(shí)，還是創(chuàng)意、經(jīng)驗(yàn)、技巧等隱性知識(shí)，都含有一定的商業(yè)機(jī)密，一旦被非法竊取或?qū)⒂绊懫髽I(yè)的核心技術(shù)，導(dǎo)致企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)失利，尤其在當(dāng)前各種數(shù)字網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，各種信息資源以數(shù)字形式，容易遭遇網(wǎng)絡(luò)技術(shù)攻擊，這就要求企業(yè)知識(shí)庫(kù)的構(gòu)建要以安全為前提，采取有效措施確保信息資源的安全。

（四）以組織為保障

企業(yè)知識(shí)庫(kù)的構(gòu)建是一項(xiàng)系統(tǒng)性復(fù)雜性的工作，涉及企業(yè)的各部門各方面，需要設(shè)立專門的組織機(jī)構(gòu)來(lái)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各項(xiàng)工作，這是企業(yè)知識(shí)庫(kù)的構(gòu)建的組織保障?；跈n案資源是企業(yè)知識(shí)庫(kù)的核心，這要求在組織機(jī)構(gòu)建設(shè)中考慮到這一特殊性，將檔案部門列為協(xié)調(diào)組織的重要對(duì)象。

三、以檔案資源為核心的咨詢?cè)O(shè)計(jì)企業(yè)知識(shí)庫(kù)的功能需求與設(shè)計(jì)

進(jìn)行功能需求分析，并依此進(jìn)行功能設(shè)計(jì)，是企業(yè)知識(shí)庫(kù)構(gòu)建的基礎(chǔ)和關(guān)鍵?！靶枨蠓治龅暮脡?，直接決定了企業(yè)知識(shí)庫(kù)構(gòu)建的優(yōu)劣?！痹跇?gòu)建企業(yè)知識(shí)庫(kù)之前，進(jìn)行需求分析有助于明確企業(yè)對(duì)知識(shí)庫(kù)在知識(shí)提供（廣度和深度）、知識(shí)庫(kù)功能要求、方便利用和安全性等方面的期望，將企業(yè)的需求精確化、完全化，能夠以此來(lái)指導(dǎo)企業(yè)知識(shí)庫(kù)的設(shè)計(jì)和構(gòu)建。

（一）知識(shí)采集

企業(yè)檔案是企業(yè)員工開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的主要依據(jù)，圖書、圖集、資料、期刊論文、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、法律信息、市場(chǎng)動(dòng)態(tài)信息等外部資料是員工開展業(yè)務(wù)工作的重要參考，生產(chǎn)管理的經(jīng)驗(yàn)、技巧、方法、各類會(huì)議匯報(bào)材料等隱性知識(shí)是企業(yè)員工不可或缺知識(shí)來(lái)源。企業(yè)知識(shí)庫(kù)的采集既要注重知識(shí)采集的全面性，全面采集企業(yè)內(nèi)外部的顯性和隱形知識(shí)，以滿足企業(yè)員工的不同需求，還要有一定的重點(diǎn)性和針對(duì)性，緊緊圍繞企業(yè)的核心業(yè)務(wù)和員工主要需求進(jìn)行采集。以某咨詢?cè)O(shè)計(jì)企業(yè)為例，該企業(yè)知識(shí)庫(kù)系統(tǒng)既涵蓋了內(nèi)部檔案、資料、企業(yè)動(dòng)態(tài)新聞的采集，同時(shí)也將外部購(gòu)買的圖書規(guī)范、圖集、商業(yè)性數(shù)據(jù)庫(kù)等知識(shí)資源囊括在內(nèi)，除了顯性知識(shí)，為了收集企業(yè)員工的創(chuàng)意想法、員工小結(jié)、撰寫的論文等隱性知識(shí)，還設(shè)計(jì)了合理化建議窗口，來(lái)采集關(guān)于企業(yè)發(fā)展的各項(xiàng)建議（圖1）。

（二）知識(shí)組織

在數(shù)字化時(shí)代，企業(yè)產(chǎn)生了海量的數(shù)據(jù)信息，很多信息處于冗余混亂的狀態(tài)，導(dǎo)致員工在獲取所需的信息時(shí)經(jīng)常陷入迷茫而無(wú)所適從。這就要求我們?cè)跇?gòu)建企業(yè)知識(shí)庫(kù)時(shí)采用知識(shí)組織方法，使雜亂的企業(yè)信息有序化，有序的信息知識(shí)化，最終有效地服務(wù)于企業(yè)服務(wù)。常見的知識(shí)組織方法有知識(shí)分類和知識(shí)著錄標(biāo)引。

知識(shí)分類是企業(yè)知識(shí)庫(kù)構(gòu)建的基礎(chǔ)。根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)，知識(shí)可以分為不同的類別。不過，“在構(gòu)建知識(shí)庫(kù)時(shí)，應(yīng)選擇好適合本企業(yè)的分類體系。針對(duì)不同類別知識(shí)，確定不同的描述標(biāo)準(zhǔn)、存儲(chǔ)路徑以及屬性說(shuō)明?！薄Ｆ髽I(yè)知識(shí)庫(kù)無(wú)論以何種方式分類，都應(yīng)該堅(jiān)持圍繞核心業(yè)務(wù)來(lái)分，體現(xiàn)企業(yè)業(yè)務(wù)的特點(diǎn)。

知識(shí)著錄標(biāo)引是指對(duì)企業(yè)知識(shí)進(jìn)行描述，它是企業(yè)知識(shí)庫(kù)知識(shí)數(shù)據(jù)質(zhì)量的重要保障。企業(yè)應(yīng)針對(duì)不同的知識(shí)資源特點(diǎn)，建立各自規(guī)范的著錄標(biāo)引準(zhǔn)則和體系，嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)錄入。企業(yè)知識(shí)庫(kù)的設(shè)計(jì)應(yīng)能夠體現(xiàn)咨詢?cè)O(shè)計(jì)特點(diǎn)與需求。以某咨詢?cè)O(shè)計(jì)企業(yè)為例，該企業(yè)知識(shí)庫(kù)的檔案知識(shí)庫(kù)根據(jù)需要，著錄標(biāo)引的元數(shù)據(jù)項(xiàng)目（圖2）主要有：工程的編號(hào)、工程名稱、案卷名稱、分類號(hào)、設(shè)計(jì)階段、專業(yè)名稱、編制日期與編制人等。

（三）知識(shí)檢索

成熟、高效的企業(yè)知識(shí)檢索技術(shù)一直是知識(shí)庫(kù)應(yīng)用中所面臨的一個(gè)難點(diǎn)，目前大部分企業(yè)知識(shí)庫(kù)采用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行建立，且檢索技術(shù)方面采用了各式各樣的知識(shí)檢索方法。企業(yè)知識(shí)庫(kù)不同于一般的數(shù)據(jù)庫(kù)，尤其在檢索功能設(shè)計(jì)方面需要更強(qiáng)的功能。

全文檢索。隨著知識(shí)管理的逐漸深入和只是挖掘技術(shù)的成熟，企業(yè)的技術(shù)人員不僅希望能夠檢索到圖紙、文本等的標(biāo)題和目錄信息，還希望能夠檢索到全文的信息，甚至是全文內(nèi)部的信息知識(shí)。

智能檢索。企業(yè)知識(shí)庫(kù)的知識(shí)檢索方法應(yīng)致力于檢索語(yǔ)言的開發(fā)，要做到能將專業(yè)術(shù)語(yǔ)與自然語(yǔ)言相結(jié)合，并能從不同的角度提供檢索的入口，既要滿足專業(yè)用戶的需要又要能方便普通用戶的使用。在檢索語(yǔ)言的選擇上，應(yīng)盡量避免單獨(dú)使用分類號(hào)等專業(yè)術(shù)語(yǔ)作為唯一的檢索標(biāo)識(shí)。

知識(shí)導(dǎo)航與知識(shí)地圖。對(duì)于知識(shí)需求模糊、知識(shí)水平不高的用戶，可借助知識(shí)導(dǎo)航系統(tǒng)與知識(shí)地圖服務(wù)檢索所需知識(shí)?！爸R(shí)導(dǎo)航系統(tǒng)是引導(dǎo)用戶，使用檢索工具、檔案知識(shí)資源庫(kù)等獲取所需檔案知識(shí)的服務(wù)系統(tǒng)?！倍R(shí)地圖可以“用可視化圖形等格式告訴用戶在哪里或怎么樣可以找到所需的知識(shí)資源”。

（四）知識(shí)利用

知識(shí)利用是企業(yè)知識(shí)庫(kù)構(gòu)建的最終目的，也是企業(yè)知識(shí)庫(kù)的價(jià)值實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵。知識(shí)利用歸根到底還是企業(yè)人員對(duì)企業(yè)知識(shí)庫(kù)的使用，因此，企業(yè)知識(shí)庫(kù)利用的功能設(shè)計(jì)要了解企業(yè)設(shè)計(jì)人員的實(shí)際需求。

根據(jù)利用需求，企業(yè)知識(shí)庫(kù)不僅要設(shè)計(jì)瀏覽訪問、下載等功能，還要通過信息推送技術(shù)，根據(jù)知識(shí)訪問量、點(diǎn)擊率推薦給用戶熱點(diǎn)知識(shí)和推薦知識(shí)，這樣便于用戶瀏覽信息變化的新情況和趨勢(shì)，從而動(dòng)態(tài)地選取需要深入了解的信息，大大提高了知識(shí)檢索效率。為了促進(jìn)知識(shí)的共享和人員的協(xié)作，還應(yīng)該設(shè)計(jì)一定的共享功能。當(dāng)然，由于很多知識(shí)資源具有商業(yè)機(jī)密，考慮到安全性和一定的保密性，這種共享只能在企業(yè)內(nèi)部按照權(quán)限共享。

四、以檔案資源為核心的咨詢?cè)O(shè)計(jì)企業(yè)知識(shí)庫(kù)的構(gòu)建難點(diǎn)與建議

（一）隱性知識(shí)的采集與管理

相較于顯性的檔案知識(shí)，隱性知識(shí)主要來(lái)源于人們頭腦中的隱性知識(shí)，而且沒有一定的形成、存在規(guī)則，采集、管理起來(lái)存在較大困難。同時(shí)，不同人員產(chǎn)生的隱性知識(shí)，在質(zhì)量方面存在差異，“如果沒把好質(zhì)量關(guān)，知識(shí)庫(kù)內(nèi)容混亂，則僅能充當(dāng)數(shù)據(jù)庫(kù)的角色，并不能起到知識(shí)庫(kù)的作用”。因此，如何把控質(zhì)量也是一個(gè)難點(diǎn)。此外，由于工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、培訓(xùn)教材等企業(yè)內(nèi)部知識(shí)一般都是員工個(gè)人在工作過程中逐漸積累的經(jīng)驗(yàn)和方法，凝聚著員工個(gè)人的心血和創(chuàng)造價(jià)值，涉及到個(gè)人的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，采集時(shí)可能會(huì)遇到一定的法律問題。

基于以上考慮，筆者認(rèn)為有幾點(diǎn)建議：其一，知識(shí)庫(kù)內(nèi)容輸入需要有一個(gè)統(tǒng)一的編碼規(guī)則，對(duì)各類非結(jié)構(gòu)化知識(shí)進(jìn)行結(jié)構(gòu)化，知識(shí)庫(kù)內(nèi)容上傳時(shí)必須符合編碼規(guī)則及質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；其二，實(shí)行知識(shí)準(zhǔn)入流程，每份資料入庫(kù)之前必須通過相應(yīng)的審核流程；其三，為了尊重個(gè)人勞動(dòng)成果、避免不必要的知識(shí)產(chǎn)權(quán)糾紛并鼓勵(lì)員工創(chuàng)新，組織內(nèi)應(yīng)營(yíng)造一種創(chuàng)新環(huán)境，在信息資源共享時(shí)必須標(biāo)注作者、來(lái)源和出處；其四，企業(yè)知識(shí)庫(kù)必須建立一套有效的激勵(lì)措施，鼓勵(lì)員工進(jìn)行知識(shí)總結(jié)和創(chuàng)新，同時(shí)愿意與大家共享學(xué)習(xí)。

（二）知識(shí)的更新與維護(hù)

知識(shí)管理系統(tǒng)與信息管理工具的一個(gè)很大區(qū)別在于，知識(shí)管理系統(tǒng)是一個(gè)活的有機(jī)體，其生命力在于不斷地更新。當(dāng)員工不斷地從知識(shí)庫(kù)中提取有用的數(shù)據(jù)，放入新的內(nèi)容，知識(shí)庫(kù)將會(huì)保持活力。相反，長(zhǎng)期不使用的知識(shí)庫(kù)將會(huì)降低知識(shí)庫(kù)內(nèi)容的可用性。從知識(shí)的可用性來(lái)看，有些知識(shí)的可用周期很長(zhǎng)，但有些知識(shí)的可用周期很短，如果不定期地對(duì)知識(shí)庫(kù)中的知識(shí)進(jìn)行評(píng)價(jià)，那么庫(kù)內(nèi)的知識(shí)不僅不能支持員工高效率工作，而且還會(huì)產(chǎn)生誤導(dǎo)。因此，不斷地周期性地對(duì)知識(shí)庫(kù)的內(nèi)容進(jìn)行評(píng)價(jià)，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的可用性十分重要。然而企業(yè)知識(shí)庫(kù)的更新與維護(hù)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的復(fù)雜的工作，涉及到技術(shù)、管理等各方面，需要采取有效措施。

因此，筆者有以下幾方面的建議：其一，知識(shí)庫(kù)的更新維護(hù)必須依靠強(qiáng)有力的技術(shù)支持，在系統(tǒng)中安裝具有提醒更新維護(hù)功能的組件，能夠準(zhǔn)確有效地提醒哪些數(shù)據(jù)已經(jīng)失效，哪些數(shù)據(jù)需要更新。知識(shí)庫(kù)管理人員根據(jù)系統(tǒng)提醒，對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查核實(shí)，確認(rèn)是否進(jìn)行更新維護(hù)；其二，企業(yè)應(yīng)建立長(zhǎng)期的更新維護(hù)機(jī)制，確認(rèn)更新維護(hù)的人員、時(shí)間、權(quán)限等；其三，企業(yè)知識(shí)庫(kù)的內(nèi)容涉及到企業(yè)發(fā)展的各個(gè)領(lǐng)域，其更新維護(hù)既是一項(xiàng)技術(shù)性工作又是一項(xiàng)專業(yè)化的管理工作，這需要培養(yǎng)復(fù)合型的多面手人才。

（作者單位：中交第三航務(wù)工程勘察設(shè)計(jì)院有限公司）