東海梅 高俊

檔案管理是對(duì)檔案各方面信息進(jìn)行收集、整理、歸案并提供查詢、利用服務(wù)工作的總稱。文物檔案相當(dāng)于古文物的身份證和名片，文物檔案管理工作就是建立文物資料的基礎(chǔ)工作，它詳實(shí)的記錄文物起源、歷史沿革，文物修復(fù)、文物特征等方面情況，并形成各種文檔、圖紙、報(bào)告、影像資料等。本文主要所闡述的文物檔案指避暑山莊、布達(dá)拉宮等古建筑文物檔案，這些檔案資料的收集和整理對(duì)文物保護(hù)進(jìn)行科學(xué)管理具有十分重要的意義。因此，我們必須重視和加強(qiáng)文物檔案管理工作，完善文物檔案的制度和流程，制定科學(xué)合理的文物檔案管理工作制度。面對(duì)新時(shí)代檔案工作的新要求，如何做好古建筑文物檔案管理工作，筆者現(xiàn)就加強(qiáng)文物檔案規(guī)范化管理及對(duì)策淺談幾點(diǎn)看法。

一、古建筑文物檔案管理現(xiàn)狀

（一）重視不夠，工作脫節(jié)。受傳統(tǒng)思維和管理模式的局限，當(dāng)前不管是文物檔案還是其他檔案大多停留在“看門守?cái)偂睜顟B(tài)，檔案利用效率并不高。各部門、各單位對(duì)檔案管理的重視程度存在“用時(shí)重要，不用棄之”的狀態(tài)，加之檔案管理工作僅滿足于日常文件的收集、整理和存檔。相關(guān)工作人員認(rèn)識(shí)不到文物檔案工作的重要性，在記錄、管理工作中會(huì)存在很多漏洞和不規(guī)范，不能按照檔案法規(guī)整理歸檔保存；還有的基層管理部門、維修部門，不注重檔案的傳承性、保護(hù)性和完整性，隨意性較強(qiáng)。

（二）制度缺乏，專業(yè)缺失。文物檔案的管理制度和方法相對(duì)落后，檔案管理工作沒有形成完善合理的制度流程，導(dǎo)致記錄和管理方式混亂，檔案的管理僅僅是為了應(yīng)付檢查等情況普遍存在。另外，檔案管理人員缺乏專業(yè)系統(tǒng)的檔案管理培訓(xùn)，僅僅按照自己的方法或老舊的辦法進(jìn)行管理，還有很多工作人員身兼數(shù)職，人員不固定，沒有太多的時(shí)間和精力進(jìn)行檔案細(xì)化管理工作，貪圖快速將文檔簡(jiǎn)單歸類，而不做整理、編排和記錄，導(dǎo)致檔案室積累了大量無(wú)法查詢、入庫(kù)睡覺的資料。

（三）觀念落后，硬件滯后。當(dāng)前現(xiàn)有檔案室的硬件設(shè)施不完善，一些單位還沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理的歷史意義與現(xiàn)實(shí)意義，管理手段和管理方法與當(dāng)前信息化發(fā)展嚴(yán)重脫節(jié)，加之存檔環(huán)境較差，影響著檔案管理人員的工作。同時(shí)，檔案室由于受到資金等方面的限制，沒有建立完善的硬件設(shè)備體系，不能跟上現(xiàn)代化管理的要求，也沒有建立網(wǎng)絡(luò)資源共享體系，制約著文物檔案管理工作向標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化、高效化邁進(jìn)的步伐。

二、古建筑文物檔案保護(hù)的意義

（一）原始指導(dǎo)價(jià)值。古建筑文物檔案是還原、查找歷史本來(lái)面貌的依據(jù)。古建筑文物一旦遭到破壞毀去，其損失將無(wú)法挽回，因此，建立古建筑檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)古建筑的維修、保養(yǎng)與利用，具有可提供技術(shù)、信息指導(dǎo)的價(jià)值。

（二）決策參考價(jià)值。古建筑文物由于年代久遠(yuǎn)，加之人為破壞、自然侵蝕等多方面的原因，古建筑的完整保存，需要借助檔案對(duì)其進(jìn)行科學(xué)的保護(hù)、修繕、加固等；文化部門研究歷史，需要借助檔案了解古建筑的全貌與細(xì)節(jié)；規(guī)劃建設(shè)部門在拆除時(shí)，需要借助檔案衡量哪些古建筑在城市發(fā)展中應(yīng)該保留，便于作出科學(xué)決策；設(shè)計(jì)施工單位改造古建筑，需要借助檔案參照古建筑過去原貌細(xì)節(jié)，進(jìn)行修復(fù)或改造。因此必須重視檔案資料管理，以發(fā)揮其不可復(fù)制的作用。

（三）文化研究?jī)r(jià)值。建筑不僅僅是技術(shù)科學(xué)，而且是一種文化藝術(shù)。中國(guó)古代有著領(lǐng)先世界的建筑技術(shù)，特別是當(dāng)時(shí)的繪畫、雕刻、工藝等，是人類文明共同的財(cái)富。研究古建筑，建立完整的文物檔案，不僅對(duì)檔案管理工作具有借鑒意義，還為文化研究工作者提供了大量的理論依據(jù)及科技資料。當(dāng)前全國(guó)各地對(duì)非物質(zhì)文化遺產(chǎn)保護(hù)的意識(shí)日益增強(qiáng)，對(duì)建筑構(gòu)件的更換，對(duì)建筑風(fēng)格的復(fù)原，對(duì)建筑雕飾的修補(bǔ)不僅僅靠工匠的技藝和經(jīng)驗(yàn)，檔案的原始記錄，無(wú)疑能更真實(shí)體現(xiàn)該物質(zhì)的歷史、文化、藝術(shù)、科學(xué)價(jià)值。

三、古建筑文物檔案管理建議及對(duì)策

面對(duì)日益繁雜的文物檔案資料，我們必須把握時(shí)代的脈博，與信息化接軌，運(yùn)用信息化的管理方法、管理制度，實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化，保障文物檔案的傳承性與完整性。

（一）提高認(rèn)識(shí)，重視檔案管理工作。任何一項(xiàng)工作，首先要看的是一個(gè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此項(xiàng)工作的重視程度，所以領(lǐng)導(dǎo)的重視程度決定著檔案管理者的工作態(tài)度，也最大程度上決定著檔案管理工作的向前發(fā)展。一是強(qiáng)化檔案意識(shí)。要定期向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作情況，多談搞好檔案工作對(duì)單位的益處，尤其是一些與本單位密切相關(guān)的，引導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作，逐步提高認(rèn)識(shí)，樹立檔案意識(shí)，將檔案管理硬件設(shè)施、專業(yè)人員配備及現(xiàn)代化管理建設(shè)、考評(píng)機(jī)制建立等方面落到實(shí)處。二是樹立法制意識(shí)?；鶎游奈锊块T要按照《檔案法》《河北省檔案工作條例》及文物系統(tǒng)相關(guān)法規(guī)條例，結(jié)合實(shí)際認(rèn)真學(xué)習(xí)、貫徹和落實(shí)，制定相關(guān)具體規(guī)定和辦法，嚴(yán)格檢查、考核和評(píng)比，對(duì)違反檔案法規(guī)的行為現(xiàn)象，提出改正意見，嚴(yán)重違法行為予以處罰。只有獎(jiǎng)懲嚴(yán)明，依法辦事，才能保證文物檔案的齊全完整和規(guī)范有序。三是增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)。檔案人員的工作態(tài)度、工作效率、工作質(zhì)量、工作成果是決定檔案工作好壞的根本原因。要增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，堅(jiān)持“守土盡責(zé)”的工作理念，熱愛本職工作，努力提高服務(wù)水平，明確作為一名檔案管理人員，要及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地提供文物相關(guān)信息，使檔案真正發(fā)揮其作用，更好地為單位的發(fā)展服務(wù)。

（二）因勢(shì)思變，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。隨著現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式也不再適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展的需要，檔案管理面臨著許多亟待解決的問題，如：檔案數(shù)量逐年增多，給保管和提供利用帶來(lái)困難；傳統(tǒng)的檔案管理方法費(fèi)時(shí)、費(fèi)力，不方便快速檢索查閱。因此，只有走檔案管理現(xiàn)代化的道路，建立檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系，才能有效地解決新形式下出現(xiàn)的新問題。一是加強(qiáng)專業(yè)化學(xué)習(xí)。文物檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，它不僅要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、認(rèn)真細(xì)心的工作態(tài)度、樂于奉獻(xiàn)的工作精神，還要有具備扎實(shí)的檔案管理理論知識(shí)，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有進(jìn)行系統(tǒng)的專業(yè)化學(xué)習(xí)，來(lái)優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時(shí)期的檔案管理工作。二是掌握現(xiàn)代化技能。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。所以，檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息文化的學(xué)習(xí)掌握上，努力使自己具備信息知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合型檔案管理人才。三是培養(yǎng)一體化人才。重視檔案管理人員培訓(xùn)再教育工作，要充分認(rèn)識(shí)到對(duì)檔案管理人員教育、培訓(xùn)在檔案事業(yè)發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實(shí)際意義，認(rèn)識(shí)檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案服務(wù)質(zhì)量的（下轉(zhuǎn)61頁(yè)）（上接58頁(yè)）提高，其根本出路在于檔案人員整體素質(zhì)的不斷提高，要培養(yǎng)一體化人才，各單位就要將檔案管理工作者的繼續(xù)教育列入重要的議事日程，加強(qiáng)日常對(duì)其進(jìn)行信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)、新軟件等技術(shù)的培訓(xùn)。

3.長(zhǎng)效運(yùn)行，健全檔案管理制度。原始紙質(zhì)檔案的保管，一是容易陳舊老化，難以長(zhǎng)久保存，二是在查找方面存在不便，利用效率不高，因此，為了健全檔案管理工作，要學(xué)會(huì)運(yùn)用高科技手段，建立健全檔案管理制度。一是建立檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)。建立了檔案管理信息庫(kù)，研發(fā)古建筑文物檔案的動(dòng)態(tài)信息檢測(cè)系統(tǒng)，快速、便捷、準(zhǔn)確改變現(xiàn)有的人工檢索現(xiàn)狀。將紙質(zhì)檔案盡量數(shù)字化，形成電子檔案或制成音像、光盤，實(shí)行“雙軌”管理，為文物檔案管理人員提供更快捷服務(wù)，讓檔案管理工作更加便利。二是構(gòu)建檔案信息共享平臺(tái)。建立網(wǎng)絡(luò)傳輸共享平臺(tái)，暢通檔案利用渠道，利用數(shù)字化管理系統(tǒng)進(jìn)行查閱，有效促進(jìn)各單位間相關(guān)工作的開展，便于對(duì)古建筑的普查、規(guī)劃和保護(hù)工作，實(shí)現(xiàn)信息資源的高效利用。特別是在避暑山莊及周圍寺廟保護(hù)與維修過程中，文物古建筑檔案發(fā)揮了不可替代的作用，節(jié)省了大量的資金和時(shí)間。三是完善考核激勵(lì)機(jī)制。完善考評(píng)考懲機(jī)制，建立一個(gè)制度化檔案管理體系，把檔案管理納入單位年度目標(biāo)考核范圍，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、檢查和考核力度，規(guī)范檔案管理要求，不斷提高檔案管理工作水平，使立卷的檔案能夠科學(xué)規(guī)范、流程明晰、檢索便利，實(shí)現(xiàn)最大程度保存、利用古建筑文物信息的目的。

（作者單位：承德市文物局 承德市檔案局）