第七章 企業(yè)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)

三、企業(yè)文件的整理與歸檔

7.3.3 文件歸檔時間

歸檔時間是指文件材料的形成部門將按照一定要求進(jìn)行整理后的應(yīng)歸檔文件向企業(yè)檔案部門移交的時間。正確地規(guī)定歸檔時間，對于維護(hù)企業(yè)檔案的完整與安全，確保企業(yè)各部門和檔案部門的正常工作秩序，具有實際意義。企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)企業(yè)文件的形成規(guī)律和特點做出具體規(guī)定。

企業(yè)文件材料的歸檔時間主要有兩種：定期歸檔和隨時歸檔。定期歸檔是指按照有關(guān)規(guī)定，企業(yè)文件在形成處理完畢一段時間之后再向檔案部門移交。按年度歸檔、按項目結(jié)束時間歸檔或按工作階段歸檔等方式都屬于定期歸檔，這是企業(yè)文件材料歸檔的典型方式，管理類文件、科技類文件、會計類文件等材料的收集歸檔適用此種方式。隨時歸檔是指在企業(yè)文件形成時就將其歸檔，或形成處理完畢后立即歸檔。臨時歸檔、即時歸檔等方式都屬于隨時歸檔，這是收集企業(yè)文件材料的補(bǔ)充形式，也是確保企業(yè)文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的有效方式，產(chǎn)品更新、項目改擴(kuò)建、設(shè)備開箱等材料的收集歸檔適用此方式。一些臨時性的重要工作、重大事件以及一些外出考察過程中形成的文件材料往往被企業(yè)忽略了及時歸檔，這就要求企業(yè)檔案部門及時了解本企業(yè)的工作動態(tài)，加強(qiáng)與各部門的溝通聯(lián)系，及時指導(dǎo)有關(guān)人員隨時注意做好有關(guān)文件材料的形成和收集工作，以確保本企業(yè)歸檔文件的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。有些暫時未納入本企業(yè)文件材料歸檔范圍內(nèi)、但又確實有保存價值的文件材料范圍，還可以制發(fā)《臨時歸檔通知單》給有關(guān)材料形成部門，以確保將本企業(yè)有價值的文件材料盡可能地收集齊全。

7.3.3.1 經(jīng)營管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作、行政管理工作、黨群工作中形成的文件一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年一季度歸檔

經(jīng)營管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作、行政管理工作、黨群工作中形成的文件一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年一季度歸檔，即按年度歸檔。對于一些特殊的文件材料，可以針對具體情況適當(dāng)放寬歸檔時間。例如，一些未結(jié)案的政治、刑事和經(jīng)濟(jì)案件，可以等到整個案件結(jié)案，將形成的文件材料整理好，根據(jù)辦案部門的需要可以繼續(xù)保存一年后再行歸檔；對于企業(yè)產(chǎn)品銷售工作中形成的市場信息、用戶調(diào)查等動態(tài)信息，可采用復(fù)制的辦法將原件按階段歸檔。

7.3.3.2科研開發(fā)、項目建設(shè)文件應(yīng)在其項目鑒定、竣工驗收前歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔；產(chǎn)品生產(chǎn)及服務(wù)業(yè)務(wù)應(yīng)定期或按階段歸檔。

綜合各種科技類文件的形成特點，其歸檔時間大致可以劃分為以下幾種類型：

1.按項目結(jié)束時間歸檔（即在項目鑒定、竣工驗收前歸檔）

按項目結(jié)束時間歸檔是指在一項科技、生產(chǎn)活動（如一項科研課題、一個新品生產(chǎn)、一個基建項目等）結(jié)束后歸檔?？萍嘉募男纬墒强萍蓟顒拥囊粋€重要組成部分，一項科技或生產(chǎn)活動結(jié)束后，圍繞該項活動的科技文件的形成過程也告結(jié)束，這是把有保存價值的科技文件經(jīng)過系統(tǒng)整理后及時歸檔，該項活動才能劃上句號，這既符合科技和生產(chǎn)活動的自然過程，又易于保持科技文件的完整，也是歸檔工作和科技、生產(chǎn)活動的鑒定驗收工作相協(xié)調(diào)。一般來說，形成周期不太長的科技文件，較適用于采用這種方式歸檔。

2.按工作階段歸檔

形成周期較長的科技文件，可以按科技、生產(chǎn)活動的完成階段歸檔。當(dāng)一項科技或生產(chǎn)活動按照其流程完成了一個工作階段后，即可將該階段形成的科技文件整理歸檔。這種按時間歸檔，主要是為了方便科技部門的工作和便于保護(hù)科技文件。有些科技、生產(chǎn)項目，從開始到結(jié)束周期很長，往往需要三年五年、十年八年，甚至更長的時間，由于時間跨度比較大，如果不分階段而等到項目完結(jié)后歸檔，大量的科技文件長期的散放在形成部門，特別是有些工作人員更換比較頻繁，時間長了文件很容易就找不到了，這無疑對形成部門是個負(fù)擔(dān)，而且不利于維護(hù)科技文件的完整與安全。所以，對形成周期較長的科技文件，按階段進(jìn)行歸檔是必要的。

（此部分未完待續(xù)）