（廣東工業(yè)大學(xué)廣東廣州510000）

近幾年，隨著高校教育事業(yè)的迅速發(fā)展和高校管理意識的提高，各高校對財務(wù)管理模式的認識也越來越深入，具體到業(yè)務(wù)則體現(xiàn)為越來越科學(xué)的財務(wù)分工。與此同時，高等教育經(jīng)費規(guī)模日益擴大與報賬業(yè)務(wù)的日益復(fù)雜化以及歷史遺留的問題，同樣給高校的財務(wù)工作帶來一定的困難和挑戰(zhàn)。伴隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，在信息共享的大環(huán)境下，高校報賬系統(tǒng)模式的改變成為可能。因此，如何充分利用報賬平臺的構(gòu)建，進而提高報賬人員、審核人員的工作效率以及為學(xué)校各部門及時、快速、準確地提供財務(wù)信息，成為高校財務(wù)重要的議題。

一、高校財務(wù)業(yè)務(wù)流程現(xiàn)狀

高校財務(wù)業(yè)務(wù)的基本職責(zé)是按照相關(guān)的法律法規(guī)、財經(jīng)紀律規(guī)定、學(xué)校財務(wù)管理制度以及定額管理要求，對相關(guān)經(jīng)費收支的合法性、合規(guī)性和合理性實行全面審核和監(jiān)督，具體包括預(yù)付款項辦理、結(jié)算和報賬審核等。當前我國高校大多采取現(xiàn)場報賬的方式對各類經(jīng)費的支出進行審核，本文對現(xiàn)場報賬方式的經(jīng)費報銷和津貼發(fā)放等兩種最常見的報賬情形進行業(yè)務(wù)流程的再造分析。

圖1 高校當前經(jīng)費報銷業(yè)務(wù)的流程

（一）當前經(jīng)費報銷業(yè)務(wù)流程分析

經(jīng)費報銷業(yè)務(wù)是高校財務(wù)報賬業(yè)務(wù)中工作量最大的業(yè)務(wù)，從圖1可以看出，當前報賬人員要把報賬信封放在財務(wù)處排隊，待審核人員審核完畢再過來報賬，至少需要前往財務(wù)處2次以上，遇到發(fā)票不規(guī)范或者資料不齊等問題不能提前知悉，需要審核人員出賬才能發(fā)現(xiàn)問題，致使報賬人員要更改報銷的經(jīng)費本或者減少報銷金額，這無疑讓清楚的經(jīng)費問題復(fù)雜化。

（二）當前津貼發(fā)放業(yè)務(wù)流程分析（見下頁圖2）

津貼的發(fā)放涉及的種類繁多，如研究生津貼、本科生津貼、專家勞務(wù)費、外聘人員勞務(wù)費、各類獎金及補貼等，津貼的發(fā)放同時聯(lián)系著報賬人員、收費管理科、工資結(jié)算科、人事處、審核科等部門或科室，是高校財務(wù)報賬業(yè)務(wù)非常重要的業(yè)務(wù)。

現(xiàn)有的流程中，報賬人員登陸工資結(jié)算系統(tǒng)輸入發(fā)放人員姓名、銀行卡號及金額，工資結(jié)算系統(tǒng)無法識別個人銀行卡的狀態(tài)是否符合發(fā)放規(guī)定（是否是本地銀行卡、銀行卡是否已激活等），由工資做盤到銀行才能發(fā)現(xiàn)問題并退回，財務(wù)處只能根據(jù)銀行退回資料再單獨通知發(fā)放失敗的人員，然后再單獨出賬把錢轉(zhuǎn)到個人。

報賬人員無法查詢項目經(jīng)費里津貼的預(yù)算額度是否已用完，工資結(jié)算科也沒有報賬系統(tǒng)的權(quán)限，無法查詢項目經(jīng)費是否還有余額提供津貼的發(fā)放。待審核人員出賬時，發(fā)現(xiàn)某些項目經(jīng)費的科目預(yù)算已用完，再通知報賬人員前來更正。結(jié)果不僅是報賬人員需要多次往返財務(wù)處，更讓工資結(jié)算科和審核人員的工作效率大大降低。

圖2 高校當前津貼發(fā)放業(yè)務(wù)流程

二、當前高校財務(wù)業(yè)務(wù)流程存在的問題

（一）制度出臺產(chǎn)生的信息不對稱

近年來，隨著高等學(xué)校教育經(jīng)費的擴張，高校服務(wù)意識的增強，各級行政管理部門包括高校本身為了規(guī)范財務(wù)報銷支出，相繼出臺一系列財務(wù)規(guī)章制度。這些新文件的具體條款往往與舊文件的規(guī)定有較大的差別，高校財務(wù)人員從學(xué)習(xí)到理解，再到調(diào)整現(xiàn)有報賬系統(tǒng)必須花一定的時間，而有些高校的校領(lǐng)導(dǎo)、院系負責(zé)人、報賬人員對新制度報銷規(guī)定的改變不太清楚甚至一無所知，這種制度出臺產(chǎn)生的信息不對稱給具體的財務(wù)工作造成很大的障礙。

（二）新業(yè)務(wù)產(chǎn)生的信息不對稱

隨著高校與外校或者外界合作的機會增加，高校師生和教職工外出培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、交流及校企合作越來越活躍。例如師生因科研需要與企業(yè)合作研發(fā)一款新產(chǎn)品，需要長期在外地的企業(yè)做實驗，住宿所產(chǎn)生的費用占科研支出很大的比例，大多數(shù)科研人員為了節(jié)省費用支出，會采用合租、住在企業(yè)宿舍等方式而無法提供正式差旅費住宿發(fā)票；又如很多教師會利用寒暑假的時間到境外參加會議或訪問，從縱向課題經(jīng)費中支出差旅費等。如果按照經(jīng)費預(yù)算的一般規(guī)定，這些業(yè)務(wù)均無法通過正常報銷，上級主管部門在制定報銷規(guī)定時通常采取“一刀切”的政策，而高校作為特殊的事業(yè)單位卻喪失了其應(yīng)有的靈活性，這也使財務(wù)處的審核工作處在兩難的境地。而且，由于高校財務(wù)工作的專業(yè)性太強，作為一般的報賬人員無法從專業(yè)的角度去理解制度制定的內(nèi)涵，導(dǎo)致在報賬過程中審核人員與報賬人員的溝通不暢。

（三）部門間信息孤立產(chǎn)生的信息不對稱

高校的會計工作也是事后算賬、事后報賬，信息傳遞的時效性較差。業(yè)務(wù)流程與管理流程之間不能緊密合作，導(dǎo)致財務(wù)信息的相關(guān)性、有用性和實時性受到極大影響。報賬人員通常無法實時查詢經(jīng)費的余額、使用情況、可使用的各科目額度等信息，財務(wù)處審核人員更是無法了解票據(jù)所涉及的科研業(yè)務(wù)進展情況，這樣就會產(chǎn)生同一業(yè)務(wù)重復(fù)報賬或者審核人員不知所云的現(xiàn)象。另外，有些財務(wù)人員只是將新的信息技術(shù)用在舊的工作流程上，沒有從根本上改變工作流程，無法從新的信息技術(shù)中獲益。

三、網(wǎng)上報賬平臺下財務(wù)業(yè)務(wù)再造的構(gòu)想

（一）經(jīng)費報銷業(yè)務(wù)流程再造的方式

當前高校經(jīng)費報銷業(yè)務(wù)由報賬人員貼好發(fā)票放在財務(wù)處排隊，待審核人員查閱發(fā)票后再通知報賬人員再次前往財務(wù)處，一般報銷業(yè)務(wù)會有各種各樣的問題，比如發(fā)票真?zhèn)螁栴}、發(fā)票報銷范圍不正確、預(yù)算超支等，這些都是由信息不對稱、信息傳導(dǎo)不流暢導(dǎo)致的。

圖3 高校業(yè)務(wù)流程再造后經(jīng)費報銷業(yè)務(wù)流程

1.通過高校網(wǎng)上財務(wù)報賬平臺進行高校經(jīng)費報銷業(yè)務(wù)流程再造（見圖3）。（1）報賬人員登陸高校網(wǎng)上財務(wù)報賬平臺，填寫經(jīng)費報銷模塊，經(jīng)費報銷比借款稍微復(fù)雜，需在報賬平臺輸入的內(nèi)容較多：報賬人員填寫項目編號后，可以查閱該項目每個預(yù)算科目的剩余額度，選擇要報銷的發(fā)票所屬的預(yù)算科目種類，接著填寫本次報銷的發(fā)票金額、附件張數(shù)、相關(guān)說明、付款方式選擇、銀行賬號等并保存。（2）由項目負責(zé)人登陸高校網(wǎng)上財務(wù)報賬平臺，審批報賬人員的經(jīng)費報銷申請，同時生成經(jīng)費報銷預(yù)約號。（3）財務(wù)處審核人員登陸系統(tǒng)讀取預(yù)約號，系統(tǒng)自動將經(jīng)費報銷的內(nèi)容生成記賬憑證格式，查驗金額符合條件和項目余額充足時，審核人員點擊保存即可生成記賬憑證。審核人員根據(jù)報賬人員在預(yù)約時填寫的發(fā)票情況適當通知各個已預(yù)約的報賬人員前往財務(wù)處報賬，以合理安排時間，報賬人員帶上發(fā)票等相關(guān)資料給審核人員審核，如發(fā)票和審批等沒有問題，審核人員打印已自動生成的記賬憑證。（4）如果報賬人員在高校網(wǎng)上財務(wù)報賬平臺填寫借款申請時選擇的付款方式是報賬易，則直接通過銀行聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，將款項轉(zhuǎn)到填寫申請時的銀行卡號上。若付款方式選擇的是開支票或者匯款到單位，也是直接通過銀行系統(tǒng)，將款項轉(zhuǎn)到填寫申請時的對方單位賬戶。

2.經(jīng)費報銷業(yè)務(wù)流程再造后的優(yōu)點。一是報賬人員只需前往一次財務(wù)處便可完成報賬工作，節(jié)省時間。二是報賬人員登陸網(wǎng)上報賬平臺，選擇本次所屬的預(yù)算科目種類時，可查詢到科目預(yù)算余額，避免傳統(tǒng)審核人員出賬發(fā)現(xiàn)余額不足時再退給報賬人員進行修改，減輕了報賬人員的工作量。三是在網(wǎng)上報賬平臺輸入本次需報銷的金額并保存后，相應(yīng)的預(yù)算余額減少，避免尚未出賬的多次預(yù)約致使預(yù)算額度超支。

3.經(jīng)費報銷業(yè)務(wù)流程再造對報賬人員的要求。經(jīng)費報銷業(yè)務(wù)流程再造無疑提高了審核人員的出賬效率，但同時對報賬人員的要求更高。（1）只有熟悉項目經(jīng)費各個科目的財務(wù)預(yù)算使用情況以及財務(wù)報銷的各個科目類型的分類，才能在網(wǎng)上報賬平臺申請時準確選擇所需的科目。因財務(wù)制度和審計的需要，高校對科目的設(shè)置較為詳細，如專用材料費、測試化驗加工費、差旅費、會議費、國家合作與交流費、出版/文獻/信息傳播/知識產(chǎn)權(quán)事務(wù)費等。（2）報賬人員自己鑒定發(fā)票的真?zhèn)位蛘呱暇W(wǎng)查詢，有效地提高了報賬的效率。

（二）津貼發(fā)放業(yè)務(wù)流程再造的方式

1.通過高校網(wǎng)上財務(wù)報賬平臺進行高校津貼發(fā)放業(yè)務(wù)流程再造（見圖4）。（1）報賬人員登陸高校網(wǎng)上財務(wù)報賬平臺，進入津貼發(fā)放模塊，填寫需要發(fā)放津貼的人員資料（姓名、身份證號、人員類型、發(fā)放金額等），然后將發(fā)放的總金額保存到經(jīng)費發(fā)放的預(yù)算科目 （由于科目余額與報賬系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，因此報賬人員可以直觀了解到經(jīng)費是否還有發(fā)放津貼的預(yù)算）。（2）項目負責(zé)人登陸高校網(wǎng)上財務(wù)報賬平臺對報賬人員填寫的資料進行審批，保存后生成津貼發(fā)放預(yù)約號（項目負責(zé)人登陸自己的ID相當于電子簽名）。（3）工資結(jié)算科審核各個津貼發(fā)放的預(yù)約單并匯總，批量導(dǎo)入銀行聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)并直接發(fā)放津貼。銀行聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)檢查發(fā)放人員的信息、銀行卡資料是否符合條件，有問題的退回，沒問題的直接發(fā)放到個人銀行賬上。（4）審核人員通過工資結(jié)算科生成的匯總預(yù)約單導(dǎo)入報賬系統(tǒng)，自動生成記賬憑證模板，結(jié)合銀行聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)發(fā)放成功與失敗情況，完成津貼發(fā)放的出賬工作。

圖4 高校業(yè)務(wù)流程再造后津貼發(fā)放業(yè)務(wù)流程

2.津貼發(fā)放業(yè)務(wù)流程再造后的優(yōu)點。一是報賬人員可以不用前往財務(wù)處辦理津貼發(fā)放業(yè)務(wù)。二是報賬人員可以通過高校網(wǎng)上財務(wù)報賬平臺查詢預(yù)算額度，進而選擇發(fā)放本次津貼的項目經(jīng)費本，能在源頭制止預(yù)算超支的可能性。三是工資結(jié)算科將所有報賬人員津貼發(fā)放預(yù)約單匯總整理，直接通過銀行聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)進行發(fā)放，簡化了以往通過匯總報賬人員的電子文檔、再根據(jù)銀行發(fā)放的模板進行調(diào)整的流程，大大減少了工資結(jié)算科人員的工作量。四是根據(jù)匯總的預(yù)約單直接生成記賬憑證模板，極大減少審核人員每月平均300條左右的發(fā)放輸入量，并在源頭上制止預(yù)算超支的可能，提高審核人員出賬效率。五是報賬人員在網(wǎng)上報賬平臺輸入發(fā)放人員信息后，可聯(lián)網(wǎng)銀行系統(tǒng)直接查詢銀行卡信息是否正確，杜絕流程改造前只能根據(jù)銀行退回資料單獨通知發(fā)放失敗的人員前往財務(wù)處、再單獨出賬把錢轉(zhuǎn)到個人的情況。

四、結(jié)束語

經(jīng)費報銷是報賬數(shù)量最多的業(yè)務(wù)，使用高校網(wǎng)上財務(wù)報賬平臺預(yù)約進行報銷業(yè)務(wù)流程再造，能夠減少審核人員工作量，同時也降低了報賬人員往來財務(wù)處的次數(shù)，進而把更多的時間放在科研上，為高校的可持續(xù)發(fā)展提供保障。

津貼發(fā)放業(yè)務(wù)涉及的種類繁多，津貼的發(fā)放同時聯(lián)系著報賬人員、收費管理科、工資結(jié)算科、人事處、審核科等部門或科室，使用高校網(wǎng)上財務(wù)報賬平臺對津貼發(fā)放業(yè)務(wù)流程再造，使各部門對津貼發(fā)放信息的讀取更加便利，實現(xiàn)了信息共享。