席克平

摘要：加強(qiáng)對(duì)參建單位檔案管理的過(guò)程控制，定期檢查其檔案管理情況，是保證施工文件材料準(zhǔn)確、完整的必要手段。通過(guò)對(duì)合肥軌道交通建設(shè)項(xiàng)目檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作實(shí)踐的總結(jié)，側(cè)重從監(jiān)督指導(dǎo)的方式方法、過(guò)程管控、保證條件三個(gè)方面進(jìn)行了詳細(xì)的闡迷，提出了項(xiàng)目檔案管理達(dá)標(biāo)考核的工作程序及要求，對(duì)加強(qiáng)工程建設(shè)檔案管理，有較好的借鑒和指導(dǎo)作用。

關(guān)鍵詞：軌道交通；建設(shè)工程檔案；檔案管理；監(jiān)督檢查

近年來(lái)，隨著我國(guó)城市化進(jìn)程的不斷加快，軌道交通建設(shè)也步入了快速發(fā)展的階段，截至2017年12月31日，中國(guó)內(nèi)地累計(jì)有34個(gè)城市建成投運(yùn)城市軌道線路5021.7公里，當(dāng)前合肥地鐵運(yùn)營(yíng)線路2條，在建線路6條，近期規(guī)劃巧條。軌道交通項(xiàng)目涉及面廣、投資巨大、專業(yè)復(fù)雜，建設(shè)周期長(zhǎng)，參建單位多，檔案人員流動(dòng)性大，如何確保項(xiàng)目檔案資料收集完整、齊全，整理符合規(guī)范要求，做好軌道交通項(xiàng)目檔案過(guò)程監(jiān)督指導(dǎo)尤顯重要。

一、總體要求

以目標(biāo)管理為導(dǎo)向，各參建單位務(wù)必高度重視項(xiàng)目檔案整理工作，把檔案管理工作提升到與工程建設(shè)同等高度、同樣重視，同步推進(jìn)，同步實(shí)施。在分部驗(yàn)收、（子）單位工程竣工預(yù)驗(yàn)收前，完成相應(yīng)的檔案預(yù)整理工作，竣工驗(yàn)收后2個(gè)月內(nèi)完成組卷工作并移交給軌道公司檔案部門。

二、具體要求

各參建單位應(yīng)進(jìn)一步提高認(rèn)識(shí)，統(tǒng)一思想，充分認(rèn)識(shí)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的積極作用和重要意義，把建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作擺上重要議事日程，切實(shí)加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，針對(duì)本單位實(shí)際情況，制定完善的制度和相關(guān)管控措施，抽調(diào)精干人員組織實(shí)施，確保檔案工作落到實(shí)處。

（一）建立各參建單位檔案負(fù)責(zé)人與檔案聯(lián)絡(luò)員制度

各參建單位進(jìn)場(chǎng)后15日內(nèi)把主管檔案工作的負(fù)責(zé)人和負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案整理工作的聯(lián)絡(luò)員名單報(bào)送至軌道公司檔案部門備案，要求檔案聯(lián)絡(luò)人熱愛(ài)檔案工作，具有資料員或檔案管理相關(guān)資質(zhì)證書(shū)，并保持穩(wěn)定。檔案負(fù)責(zé)人與聯(lián)絡(luò)員如有工作變動(dòng)，所在單位應(yīng)在一周內(nèi)重新填報(bào)《參建單位檔案負(fù)責(zé)人、檔案聯(lián)絡(luò)員信息登記表》，做好工作交接，交接不到位，不得變動(dòng)，嚴(yán)防檔案資料丟失。

（二）制定項(xiàng)目檔案管理的文件控制制度

各參建單位根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況制定文件形成、積累、收集、整理、歸檔進(jìn)度計(jì)劃等文件控制制度，報(bào)監(jiān)理公司審批并于進(jìn)場(chǎng)巧日內(nèi)報(bào)軌道公司檔案部門。要求制度具有針對(duì)性和可操作性，要把試驗(yàn)、監(jiān)測(cè)、測(cè)量、施工等專業(yè)人員納入到管理體系中去，納入到各自崗位職責(zé)范圍進(jìn)行考核，并有效執(zhí)行。

（三）實(shí)行“預(yù)立卷”并定期上報(bào)制度

建立項(xiàng)目檔案“預(yù)立卷”制度，依據(jù)軌道公司項(xiàng)目檔案分類方案、移交實(shí)施細(xì)則等要求，按照單位工程從管理性文件、原材料、試驗(yàn)、施工記錄、隱蔽、檢驗(yàn)批、竣工驗(yàn)收記錄等分類別進(jìn)行預(yù)整理，將項(xiàng)目實(shí)施前和實(shí)施中辦理完畢的文件及時(shí)歸入相應(yīng)門類卷盒的工作。實(shí)行“預(yù)立卷”制度，一是可以預(yù)見(jiàn)性地做好平時(shí)文件暫存管理工作，避免文件缺失遺漏，二是極大地減輕項(xiàng)目后期文件整理組卷和歸檔工作量。要求每個(gè)月底把項(xiàng)目實(shí)時(shí)整理情況上報(bào)到軌道公司檔案部門。

（四）推行項(xiàng)目檔案“首卷制“

項(xiàng)目檔案“首卷制”是指通過(guò)對(duì)各類別首卷案卷完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性的確認(rèn)，發(fā)揮首卷案卷的示范作用，帶動(dòng)、推進(jìn)和保障后續(xù)案卷質(zhì)量的一種做法。后續(xù)案卷質(zhì)量不能低于首卷案卷標(biāo)準(zhǔn)。各參建單位通過(guò)執(zhí)行“預(yù)立卷”制度，在整理、歸卷形成完整的首卷案卷并完成自檢后，報(bào)監(jiān)理和軌道公司檔案部門審核、審定。如不符合要求，則提出整改意見(jiàn)并給予指導(dǎo)，項(xiàng)目部完成整改后，再報(bào)監(jiān)理和檔案管理部門審核、審定。確認(rèn)后的首卷案卷，作為其他案卷的歸卷樣本。

三、管控措施

（一）實(shí)行項(xiàng)目檔案業(yè)代制度

根據(jù)軌道公司檔案部門業(yè)務(wù)分工，明確各參建單位檔案工作指導(dǎo)和審核人員。

具體職責(zé)：

1）參與中標(biāo)人約談，并進(jìn)行檔案工作交底；

2）參加第一次工地例會(huì)；

3）對(duì)項(xiàng)目檔案收集、整理、歸檔情況開(kāi)展常態(tài)化監(jiān)督指導(dǎo)并對(duì)滯后單位進(jìn)行重點(diǎn)督辦；

4）參加項(xiàng)目分部驗(yàn)收、（子）單位工程預(yù)驗(yàn)收、竣工驗(yàn)收。

（二）開(kāi)展定期督查與常態(tài)檢查

結(jié)合公司參建單位考評(píng)工作，每季度或每半年開(kāi)展一次督查活動(dòng)。內(nèi)容包括聽(tīng)取項(xiàng)目檔案管理工作匯報(bào)，查看項(xiàng)目檔案有關(guān)資料，督查項(xiàng)目建設(shè)各階段檔案工作完成情況，進(jìn)行綜合考評(píng)，形成項(xiàng)目檔案監(jiān)督指導(dǎo)記錄表，被檢單位形成回復(fù)意見(jiàn)并報(bào)給對(duì)應(yīng)的檔案業(yè)代。

常態(tài)檢查由各參建單位檔案業(yè)主代表將檔案工作納入各自工作計(jì)劃，建立檔案工作抽查清單，根據(jù)項(xiàng)目檔案整理情況、時(shí)間節(jié)點(diǎn)安排有針對(duì)性的開(kāi)展檢查，原則上每個(gè)月對(duì)所管標(biāo)段進(jìn)行一次督促檢查及指導(dǎo)，督促整改檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，并形成相應(yīng)書(shū)面檢查意見(jiàn)和回復(fù)意見(jiàn)。

（三）會(huì)議調(diào)度與通報(bào)制度

根據(jù)各參建單位項(xiàng)目建設(shè)檔案工作完成情況，會(huì)同建設(shè)分公司適時(shí)召集檔案工作整理進(jìn)度滯后，檔案質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，且整改不及時(shí)、不到位的項(xiàng)目部和責(zé)任人召開(kāi)檔案工作調(diào)度會(huì)，聽(tīng)取相關(guān)單位檔案工作情況匯報(bào)，分析項(xiàng)目建設(shè)檔案管理中存在的問(wèn)題，安排部署下一階段檔案督查工作。相關(guān)單位要根據(jù)職責(zé)認(rèn)真貫徹執(zhí)行，并將落實(shí)情況及時(shí)反饋給建設(shè)分公司和軌道公司檔案部門。軌道公司檔案部門將對(duì)決議執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤督查，對(duì)不履行調(diào)度會(huì)議決議的單位進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，并按規(guī)定給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰。對(duì)于特別嚴(yán)重的，將不予進(jìn)行竣工結(jié)算。

（四）強(qiáng)化監(jiān)理單位、建設(shè)分公司過(guò)程檢查和竣工文件的分級(jí)審查制度

監(jiān)理單位、建設(shè)分公司應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)過(guò)程管控，把施工文件的形成、積累、收集是否完整、準(zhǔn)確，整理是否及時(shí)、規(guī)范納入到日常檢查監(jiān)督范圍，檢查發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，并對(duì)后續(xù)問(wèn)題整改落實(shí)情況等進(jìn)行督查。

對(duì)竣工文件審查實(shí)行分級(jí)審查制，監(jiān)理單位、建設(shè)分公司對(duì)施工文件的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行審核，查漏補(bǔ)缺，及時(shí)整改，并形成記錄；檔案部門負(fù)責(zé)對(duì)應(yīng)歸檔項(xiàng)目文件整理的規(guī)范性進(jìn)行審查，并簽章確認(rèn)，確保竣工文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，質(zhì)量符合歸檔要求。

（五）資金控制制度

檔案部門對(duì)項(xiàng)目過(guò)程及關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（分部、子單位等）整理進(jìn)度進(jìn)行考核，進(jìn)度完成小于80%等或者管理不善造成進(jìn)度失控等由檔案部門通報(bào)財(cái)務(wù)部門，在當(dāng)前資金支付管控中予以考慮暫緩或者扣除部分工程款，加強(qiáng)對(duì)參建單位制約。

公司將項(xiàng)目文件歸檔工作納入項(xiàng)目支付及結(jié)算管理。軌道公司檔案部門參與項(xiàng)目竣工結(jié)算簽字。工程支付及結(jié)算時(shí)，如歸檔資料不符合要求或者竣工檔案未完全移交或存在遺留問(wèn)題未徹底整改，檔案部門不予簽認(rèn)，不得進(jìn)行竣工結(jié)算。確保參建單位重視項(xiàng)目檔案管理工作，保證項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目工程建設(shè)同步，及時(shí)規(guī)范做好檔案過(guò)程收集整理。

（六）納入信用評(píng)價(jià)考核與招標(biāo)掛鉤制度

將項(xiàng)目檔案管理作為六大檢查模塊之一，納入到合肥市軌道交通項(xiàng)目季度考核與“兩場(chǎng)聯(lián)動(dòng)”信用評(píng)價(jià)考核體系進(jìn)行考核評(píng)比，并將考核結(jié)果與季度獎(jiǎng)罰和后續(xù)招標(biāo)工作掛鉤，考核結(jié)果不理想將影響后續(xù)參與其他合肥軌道建設(shè)項(xiàng)目投標(biāo)工作。

四、保障體系

（一）完善檔案制度，規(guī)范整理

根據(jù)1、2號(hào)線建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔實(shí)踐情況，結(jié)合《城市軌道交通工程文件歸檔要求與檔案分類規(guī)范》，對(duì)《合肥市軌道交通項(xiàng)目工程竣工檔案編制及驗(yàn)收移交實(shí)施細(xì)則》進(jìn)行修訂，進(jìn)一步明確歸檔范圍和整理要求。適時(shí)編制《合肥軌道交通項(xiàng)目檔案編制指南》，細(xì)化整理標(biāo)準(zhǔn)及流程。

（二）加強(qiáng)培訓(xùn)指導(dǎo)，提升業(yè)務(wù)技能

每年組織開(kāi)展1-2次集中培訓(xùn)活動(dòng)，各參建單位檔案負(fù)責(zé)人和檔案聯(lián)絡(luò)員必須參加。邀請(qǐng)省、市檔案局、城建檔案館檔案管理專家傳授知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，并進(jìn)行互動(dòng)交流。培訓(xùn)內(nèi)容包括省、市檔案主管部門有關(guān)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理法律法規(guī)和軌道公司檔案部門頒布的各項(xiàng)制度，明確竣工文件分類標(biāo)準(zhǔn)、編制要求、編目與裝訂、歸檔移交程序等。

各參建單位在項(xiàng)目檔案收集、整理等工作實(shí)施過(guò)程中遇到問(wèn)題和難題時(shí)，及時(shí)與軌道公司檔案部門聯(lián)系，檔案部門將及時(shí)給予指導(dǎo)。同時(shí)也鼓勵(lì)參建單位將其他地鐵城市一些好的經(jīng)驗(yàn)和做法推薦給檔案管理部門，以便進(jìn)一步提高項(xiàng)目檔案管理整體水平。檔案管理部門也會(huì)增強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，深入項(xiàng)目部進(jìn)行調(diào)研，組織交流活動(dòng)，釋疑解惑，并推廣好經(jīng)驗(yàn)、好做法。

（三）樣板指路，以點(diǎn)帶面

以打造檔案樣板站為抓手，以點(diǎn)帶面地去推動(dòng)整個(gè)線路的檔案管理工作。針對(duì)軌道交通項(xiàng)目專業(yè)多、系統(tǒng)復(fù)雜的實(shí)際情況，從每條線土建、機(jī)電、系統(tǒng)設(shè)備等相關(guān)專業(yè)挑選1-2站進(jìn)行竣工項(xiàng)目檔案樣板站編制，開(kāi)展項(xiàng)目竣工檔案預(yù)歸檔試點(diǎn)和標(biāo)準(zhǔn)站組卷工作，組織全線進(jìn)行觀摩、交流、學(xué)習(xí)，為全線檔案整理規(guī)范、科學(xué)化奠定了良好的基礎(chǔ)。

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