鄭鳳梅

摘要：在信息技術(shù)飛速發(fā)展的當(dāng)今，煤炭企業(yè)若想得到更長久的發(fā)展，在煤炭技術(shù)檔案管理工作中，需要尤其重視信息化建設(shè)工作，以此跟上時代腳步。本文簡要分析了煤炭技術(shù)檔案管理工作中存在的問題，并提出了相應(yīng)的解決方案，以最短的時間內(nèi)縮小差距，提高企業(yè)的競爭力。

關(guān)鍵詞：煤炭；技術(shù)檔案；管理；信息化建設(shè)

當(dāng)前我國的煤炭企業(yè)信息化水平總體較低，信息化應(yīng)用的廣度和深度也均不夠，無法適應(yīng)社會迅速發(fā)展需求?；诖?，提升煤炭企業(yè)檔案管理工作的信息化建設(shè)，在煤炭轉(zhuǎn)型發(fā)展的現(xiàn)階段尤為重要。

一、煤炭技術(shù)檔案管理工作的現(xiàn)存問題分析

第一，檔案管理散亂。當(dāng)《檔案法》頒發(fā)之后，檔案管理工作既迎來了新機遇的同時也遇到了新挑戰(zhàn)，具體不規(guī)范現(xiàn)象為：卷宗編制內(nèi)容不完整，體制不規(guī)范，未有完整有效的管理體系，同時也缺少相應(yīng)的管理工具。與傳統(tǒng)檔案的管理相比較，信息化檔案管理有其優(yōu)勢，但是在轉(zhuǎn)變的過程中也存在問題，其中一部分煤炭企業(yè)中，檔案管理工作是以領(lǐng)導(dǎo)的意識為轉(zhuǎn)移的，另一部分煤炭企業(yè)的檔案管理工作止步不前，檔案管理信息化建設(shè)重視程度不夠，投入比較少，依然處于傳統(tǒng)的管理階段，進而造成檔案管理工作滯后。

第二，管理團隊的溝通、建設(shè)較弱。在大多煤炭企業(yè)的檔案管理中，多數(shù)的管理團隊均是分割開來的，即各個單位的檔案管理相對獨立，上下級單位之間檔案管理往來也相對比較少。同時煤炭企業(yè)檔案具有復(fù)雜性，各個企業(yè)的檔案管理體系均不相同，比更加的繁復(fù)，在具體管理細節(jié)上，各單位之間存在標(biāo)準(zhǔn)不一、協(xié)調(diào)較難的一些弊病，造成檔案信息不能充分地共享，進而阻滯檔案信息化建設(shè)的步伐。另外，管理團隊的建設(shè)需創(chuàng)新，在進行檔案管理的過程中，目前我國煤炭企業(yè)檔案管理隊伍中，管理檔案的專業(yè)人員比較少，缺少高級的管理人員等問題也比較突出的。

第三，信息技術(shù)化在檔案中的應(yīng)用較少。從當(dāng)前的煤炭企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀看，普遍檔案管理水平未得到提升，其中一部分企業(yè)依舊沿襲傳統(tǒng)的手工作業(yè)方式，管理層次較低，另一部分企業(yè)雖然也配備使用了計算機，但實際應(yīng)用范圍并得以擴展，僅僅應(yīng)用在查詢或者檢索等階段，沒有將計算機的真正優(yōu)勢發(fā)揮出來。除此之外，檔案信息技術(shù)缺乏統(tǒng)一的組織規(guī)劃，加之自身的使用水平跟不上當(dāng)前信息技術(shù)的腳步，從而影響了整體的檔案管理信息化的腳步。

二、加快檔案信息化建設(shè)速度的措施

（一）建立電子檔案管理記錄系統(tǒng)

為保證電子檔案的真實性和完整性，煤炭檔案部門應(yīng)該建立電子檔案管理記錄系統(tǒng)，并且完成自動的對電子文件生成、增添、刪除以及歸檔時間等進行準(zhǔn)確記錄，同時需要注意的是降低隨意更改情況的出現(xiàn)，進而加快檔案信息化建設(shè)的速度。除此之外檔案管理部門需要建立專門的電子檔案數(shù)據(jù)庫，在數(shù)據(jù)庫中對各類檔案的多種形式和版本進行保存，同時深入學(xué)習(xí)《檔案法》中的相關(guān)內(nèi)容，進一步提高檔案管理人員的自身素質(zhì)，為后期工作人員研究過程提供更多的有利條件，為檔案管理工作信息化建設(shè)工作開創(chuàng)出新的局面。

（二）提高檔案信息化技術(shù)水平

通過提高信息化技術(shù)水平可以為檔案信息化建設(shè)工作奠定堅實的基礎(chǔ)，檔案管理部門可以從如下幾方面進行：其一，加大基礎(chǔ)設(shè)施投入力度。檔案管理部門需要根據(jù)實際情況對計算機、路由器、掃描儀以及服務(wù)器等基礎(chǔ)設(shè)備進行合理配備，以供工作人員開展各類工作進行使用，通過配備上述基礎(chǔ)設(shè)備后一些工作的效率和效果均明顯提升，并且為電子檔案歸檔及后期管理提供更多的便利。其二，在電子檔案數(shù)字信息錄入工作產(chǎn)生給予更多的重視，工作人員需要邊整理邊錄入，從根源位置對數(shù)據(jù)和信息錯誤的情況進行杜絕，使用雙套制的方法進行歸檔，在保證歸檔效果的同時可以最大程度的減少工作量。其三，設(shè)定相應(yīng)的權(quán)限。檔案管理部門首先需要對密級標(biāo)準(zhǔn)進行合理制定，在制定完成后嚴格按照其要求對歸檔的電子檔案進行分類，主要包括公開檔案、內(nèi)部檔案和機密檔案等，之后需要設(shè)置登錄名和登錄密碼，在查找或者閱讀機密電子檔案時需要進行身份驗證，在驗證成功后才能進行一些服務(wù)，從而保證電子檔案的安全性，減少丟失或者篡改等現(xiàn)象出現(xiàn)的可能。

（三）重視信息化檔案的安全管理工作

在檔案分別做好系統(tǒng)管理之后，需要做好相應(yīng)的安全管理工作，其屬于信息化的核心要素。由于企業(yè)檔案管理過程中，其下屬單位比較分散，每個單位自行建立相關(guān)的數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)是比較難完成的，因此，使得煤炭企業(yè)整體檔案信息化建設(shè)中消耗了較大的人力、物力和資金。然而在具現(xiàn)實的安全管理工作過程中，煤炭企業(yè)可以實施兩種方式管理，一種為集團自己建設(shè)，另一種為委托專業(yè)機構(gòu)管理，煤炭企業(yè)可自行選擇，在所有信息化建設(shè)中，電子文檔和數(shù)據(jù)是極寶貴的數(shù)據(jù)資源，在實施檔案安全管理工作的時候，應(yīng)該樹立全新的理念，制定嚴密的管理措施，應(yīng)用科學(xué)的管理方法構(gòu)建電子檔案堅固的安全屏障。除此之外，企業(yè)改革與經(jīng)營管理在新時代衍生了新的要求，為此煤炭企業(yè)應(yīng)該不斷改善服務(wù)內(nèi)容與方式，進而推動檔案資料的收集、整理與歸檔；對于以往已經(jīng)形成的檔案，則需要進行跟蹤回訪，重新補充檔案中的內(nèi)容，防止檔案資源的丟失、損壞，給企業(yè)帶來不必要損失。

三、結(jié)束語

綜上所述，本文統(tǒng)籌分析了信息化建設(shè)在當(dāng)今煤炭企業(yè)檔案管理中不可缺少的原因。而檔案管理工作不論是在普通企業(yè)還是在煤炭企業(yè)，其均屬于基礎(chǔ)工作環(huán)節(jié)，只有不斷促進檔案管理的現(xiàn)代化手段應(yīng)用，合理開發(fā)利用相關(guān)的檔案資源，進而達到提高煤炭技術(shù)檔案信息化建設(shè)的步伐，讓其更好地為煤炭企業(yè)生產(chǎn)與經(jīng)營服務(wù)，推進企業(yè)更加長遠的發(fā)展。

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