李永艷

摘要：在信息化背景下，人事檔案作為單位人才儲備的重要依據(jù)和支撐，不僅關(guān)系著各單位的人才發(fā)展?fàn)顩r，更為國家人才的有效培養(yǎng)、儲備等工作提供了重要性的數(shù)據(jù)。在人事檔案管理工作中，我們要加快人事檔案管理信息化的進(jìn)程，加強(qiáng)人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，對人事檔案管理進(jìn)行規(guī)范化。

關(guān)鍵詞：人事檔案；檔案管理；信息化建設(shè)

1.信息化背景下人事檔案管理的意義

在信息化時代背景下，加大現(xiàn)有人事檔案數(shù)據(jù)庫的規(guī)模和容量，加強(qiáng)信息共享與安全儲存也是時代發(fā)展的需要。人事檔案管理主要是從傳統(tǒng)的實(shí)體文件管理轉(zhuǎn)化為數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，進(jìn)而提高人事檔案管理效率，使其更方便、快捷。在進(jìn)行信息化人事檔案管理時，檔案管理工作需要對那些易于損壞、使用頻率較高的重要檔案進(jìn)行數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化保存，以方便使用和查詢。

1.1為社會選人用人提供方便

人事檔案進(jìn)行信息化管理后，檔案不再以傳統(tǒng)的紙質(zhì)版形式存在，用人單位可以直接根據(jù)網(wǎng)絡(luò)共享平臺對人員進(jìn)行直接快速了解，不必再像對傳統(tǒng)形式檔案一樣慢慢的進(jìn)行梳理、審核，這在很大程度上加快了用人單位的工作速率，同時也可減少了相關(guān)管理部門對人事檔案管理的工作量，還確保了檔案信息的準(zhǔn)確性，提高人事管理部門的工作效率。

1.2增強(qiáng)檔案原件保護(hù)

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，雖說在檔案室里能夠保護(hù)完好，但檔案擁有者一旦提出檔案，安全性就不能得到充分的保障。人事檔案信息化則把傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案信息化、數(shù)字化，會使檔案的查閱保存安全性大大提高。特別是那些時間長久的檔案物品，信息化實(shí)施后明顯是對他們最好的保護(hù)方式。同時，檔案信息化也避免了一些動機(jī)不正的人員對檔案進(jìn)行不合法修改。這樣就可以使得檔案原件能夠得到很好的保護(hù)。

1.3降低管理成本

傳統(tǒng)的檔案管理無論是在空間、還是資源上都存在很大的浪費(fèi)，致使人事檔案管理成本居高不下。而信息化管理人事檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，這樣不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間和紙質(zhì)費(fèi)用，而且查閱起來極為方便迅速，節(jié)省了查閱檔案者的時間，也避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員浪費(fèi)。

2.信息化背景下人事檔案信息管理的現(xiàn)狀

新世紀(jì)以來，我國的經(jīng)濟(jì)水平以及科技發(fā)展水平都得到了極大的提升。而人作為發(fā)展的關(guān)鍵要素之一，如何科學(xué)合理地分配任務(wù)和崗位成為推動發(fā)展不可或缺的一部分。為此，人事檔案管理也逐漸走到了臺前，被越來越多的學(xué)者和專家重視、研究。在學(xué)術(shù)界已有不少的研究員對人事檔案管理的發(fā)展進(jìn)行了研究，對其在發(fā)展中出現(xiàn)的問題以及如何將其信息化、高效化等不同層面進(jìn)行了相關(guān)的研究。

2.1缺乏強(qiáng)有力的監(jiān)督

有些企業(yè)在人事檔案管理上缺乏強(qiáng)有力的監(jiān)督，導(dǎo)致檔案信息管理工作效率低下，現(xiàn)代信息技術(shù)的作用沒有發(fā)揮到最佳。檔案管理者與檔案擁有者之間的關(guān)系沒有劃清，在日常工作中往往會出現(xiàn)不必要的麻煩，一些企業(yè)管理僅僅是依靠行政管理來監(jiān)督檔案管理工作，沒能很好地發(fā)揮法律監(jiān)督作用，造成政府對檔案的監(jiān)督工作也不是很理想。

2.2工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不夠過硬

檔案的管理需有專業(yè)的監(jiān)管人士進(jìn)行操作管理，但是很大一部分檔案管理者并沒有相關(guān)的資格證，有的甚至是臨時調(diào)用，自身專業(yè)素質(zhì)不過硬、對檔案管理工作沒有熱情，使得工作效率大打折扣。

2.3自身機(jī)制薄弱

自身機(jī)制薄弱，領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不重視在很大程度上使得檔案信息化管理不能正常進(jìn)行。領(lǐng)導(dǎo)的不重視導(dǎo)致相關(guān)專業(yè)人員不能到位、相關(guān)規(guī)章制度落實(shí)不下去，各部門對此工作相互推誘，不能很好地進(jìn)行溝通。這就導(dǎo)致了大家都不把檔案管理當(dāng)作一件重要的事，在進(jìn)行檔案處理時往往也就會臨時抽派一些人進(jìn)行整理，以致檔案信息管理不能很好地進(jìn)行。

3.人事檔案管理信息化建設(shè)研究

3.1重視人事檔案管理信息化建設(shè)的安全機(jī)制

人事檔案信管理信息化建設(shè)也需要建立起相應(yīng)的安全機(jī)制，事業(yè)單位要建立起相應(yīng)的檔案信息管理規(guī)章制度，同時對現(xiàn)有檔案信息安全保障系統(tǒng)加以完善。要做好日常檔案信息的備份工作，同時建立起相應(yīng)的檔案恢復(fù)機(jī)制，提高檔案存儲的安全性。

3.2進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新現(xiàn)階段

想要提高事業(yè)單位檔案管理信息化水平，不能只提高對其工作重要性的認(rèn)識，同時也要切實(shí)保障工作所需的物質(zhì)因素。針對于此，事業(yè)單位必須要革新原有的檔案管理觀念，要與時俱進(jìn)，朝著建立信息化檔案管理的方向發(fā)展。在實(shí)際操作時，事業(yè)單位首先要做好檔案管理信息化設(shè)備建設(shè)工作，投入足夠的資金來引入更加先進(jìn)的技術(shù)和相關(guān)設(shè)備，同時做好設(shè)備養(yǎng)護(hù)工作。

4.信息化背景下人事檔案管理的創(chuàng)新思路

4.1建立健全人事檔案信息數(shù)據(jù)庫

人事檔案管理的信息化建設(shè)，應(yīng)不斷建設(shè)現(xiàn)代化的基礎(chǔ)設(shè)施，提高各級各類檔案管理部門以及相關(guān)檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施配置水平，將計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到人事檔案管理之中，逐步提高檔案信息化應(yīng)用程度，實(shí)現(xiàn)信息化數(shù)據(jù)庫的建立和健全。

4.2提升人事檔案信息化安全管理

人事檔案的信息化建設(shè)，應(yīng)注重健全和完善相應(yīng)的安全制度，由于涉及人員的個人信息內(nèi)容多，因此，提出完善的行政立法建議，推動相關(guān)配套行政規(guī)章的制定和普及，便于形成有效的人事檔案信息安全和約束機(jī)制，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化的法制化建設(shè)。由于人事檔案管理工作需要將專業(yè)性、機(jī)密性、政治性以及嚴(yán)謹(jǐn)性相結(jié)合，當(dāng)前的人事檔案管理主要以人為主，即專人管理和單獨(dú)存放，普遍缺乏計算機(jī)信息安全保密方面的相關(guān)知識。

5.結(jié)語

總之，隨著信息技術(shù)的普及和應(yīng)用為人事檔案管理提供了新的方向和途徑，也帶來了新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。人事檔案信息化應(yīng)吸取其它檔案信息化建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，在科學(xué)發(fā)展的前提下，努力探索出一條向著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的可持續(xù)道路。

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