蘇洪明

摘 要：檔案是人類社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄，是黨和國(guó)家寶貴的歷史文化財(cái)富。這些具有查考憑證作用、依據(jù)作用和參考作用的檔案，是人們從事科研、生產(chǎn)等工作的必要條件和有力工具。為使我館的檔案更好地有效地利用和科學(xué)地保護(hù)，因此提出支持檔案信息化信息庫的建立，為各類機(jī)讀檔案編制檢索工具，制作全宗電子版的檔案這個(gè)觀點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：鴉片戰(zhàn)爭(zhēng)展館；檔案；管理

一、檔案管理工作的重要性分析

檔案，指過去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)，社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等這些活動(dòng)直接形成各種文字、聲像和圖表等不同形式，對(duì)國(guó)家和社會(huì)來說，是有保存價(jià)值的歷史記錄。

展館的檔案的主要職能工作是征集保管、展示教育、學(xué)術(shù)研究等，并圍繞這些工作展開作用，記錄了各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)歷史，還顯示出發(fā)展和服務(wù)社會(huì)的核心能力。隨著社會(huì)的知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，展館的檔案在建設(shè)社會(huì)主義先進(jìn)文化過程中發(fā)揮著越來越重要的作用。展館在社會(huì)中，對(duì)教育、學(xué)術(shù)研究都有著不可磨滅的貢獻(xiàn)，重視檔案的建設(shè)和管理，發(fā)揮展館的重要作用，提高其管理水平，并且讓展館里的信息資源得以豐富，為新組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)和在可持續(xù)發(fā)展競(jìng)爭(zhēng)中保持競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)至關(guān)重要。展館的檔案要努力實(shí)現(xiàn)向現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力的轉(zhuǎn)化，并服務(wù)人民群眾。要使展館成為社會(huì)上重要的文化資源，就必須將其檔案管理加強(qiáng)，這樣才能更好的為全社會(huì)提供檔案資源的利用。實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理是展館工作所不可忽視的重要一環(huán)。如今，涌現(xiàn)的新領(lǐng)域檔案，社會(huì)的快速發(fā)展和對(duì)檔案信息化需求的變化，使檔案工作的“廣闊前景”得到拓展，展館管理者也要隨著這些變化而開創(chuàng)新的工作態(tài)度和科學(xué)發(fā)展觀，與時(shí)俱進(jìn)，將現(xiàn)代科學(xué)的理論、方法與技術(shù)得到掌握和應(yīng)用，按照一定的原則和要求對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理，增強(qiáng)檔案工作在新時(shí)期的應(yīng)變能力、競(jìng)爭(zhēng)能力與宏觀調(diào)控能力，真正為社會(huì)的發(fā)展和改革事業(yè)提供有力的支持和保障。

二、檔案工作面臨的問題

（一）資料收集、分類、整理的問題

（1）資料收集。無論是檔案館、還是檔案室，資料收集都處于盲目狀態(tài)，憑領(lǐng)導(dǎo)或檔案人員的興趣愛好進(jìn)行收集，結(jié)果造成資料不是臃腫蕪雜，就是寥寥無幾，影響了館、室藏的優(yōu)化組合。（2）資料的分類和整理。從國(guó)家檔案局到地方各級(jí)檔案局，沒有一個(gè)統(tǒng)一的規(guī)定和要求，檔案人員只能想當(dāng)然地對(duì)資料進(jìn)行分類和整理，有的采用檔案分類法進(jìn)行資料分類，有的憑空想象地進(jìn)行分類，結(jié)果造成分類混亂，不夠科學(xué)，給管理工作帶來困難，也影響了統(tǒng)計(jì)和利用。（3）利用方法各自為政。利用方法要么過于簡(jiǎn)單，甚至設(shè)有借閱手續(xù)，要么過于繁雜，影響了資料的開發(fā)利用。

（二）檔案專業(yè)人員缺乏的問題

檔案的重要性大家都有所共識(shí)，然而面對(duì)快速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)建設(shè)，較之其他立見成效的專業(yè)工作，檔案管理工作只在潛移默化中。正因?yàn)槿绱?，各?jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其扶植程度也不盡相同。

致使檔案管理工作相對(duì)薄弱，從事檔案管理工作的人員大多是兼職檔案管理人員，不具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，對(duì)檔案業(yè)務(wù)不熟練，檔案整理很不規(guī)范，造成檔案建設(shè)工作缺乏秩序。因此，要使檔案管理工作能與社會(huì)主義四個(gè)現(xiàn)代化建設(shè)相適應(yīng)，與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)接軌，為黨和國(guó)家各項(xiàng)工作服務(wù)，就要求檔案工作能迅速、準(zhǔn)確、全面、系統(tǒng)地提供所需要的檔案材料。而以往傳統(tǒng)的管理方法和手段則無法滿足現(xiàn)代信息社會(huì)發(fā)展的需要，這就要運(yùn)用科學(xué)管理的方法，采用現(xiàn)代化的手段，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，才能提供全方位服務(wù)。

三、檔案信息的信息化管理

21世紀(jì)，人類社會(huì)的科技發(fā)展迅速，建設(shè)社會(huì)主義現(xiàn)代化也進(jìn)入了新的階段。自從出現(xiàn)國(guó)內(nèi)外社會(huì)要共享信息資源的要求，人們開始對(duì)信息有了新的認(rèn)識(shí)，在知識(shí)社會(huì)中，比資產(chǎn)、能源更重要的就是信息資源，它們對(duì)整個(gè)社會(huì)的進(jìn)步以及生產(chǎn)力發(fā)展有著愈來愈大的作用。

因此，我國(guó)想要發(fā)展社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)，就要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理，這對(duì)黨和國(guó)家事業(yè)而言是非常重要的組成部分。就本質(zhì)方面而言，現(xiàn)代展館是社會(huì)教育機(jī)構(gòu)，收集、利用和研究展館收藏的標(biāo)本和文物，并組織成列在社會(huì)上傳播給公眾科學(xué)文化知識(shí)，是它的基本任務(wù)，進(jìn)行簡(jiǎn)易的概括，這個(gè)過程為獲取信息、研究信息再輸出信息。好的展館要有大容量信息的輸出能力。

（一）信息信息化管理目標(biāo)

計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及應(yīng)用，令信息的處理變得更加方便靈活，豐富了檢索手段，不僅如此，檔案的管理工作目標(biāo)也因?yàn)榧夹g(shù)的發(fā)展開始發(fā)生了變化。檔案管理工作在計(jì)算機(jī)應(yīng)用的初期階段確定目標(biāo)為：將計(jì)算機(jī)技術(shù)靈活使用，完成各類檢索工具的編制，使檔案的信息化管理得以實(shí)現(xiàn)。檔案管理工作在不斷完善的計(jì)算機(jī)技術(shù)中，尤其是在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用上要確定的目標(biāo)是：為檔案的信息化建立信息庫，將各類機(jī)讀檔案檢索工具進(jìn)行編制，完成電子版全宗檔案的制作。

（二）信息的著錄

關(guān)于檔案的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備，檔案標(biāo)引和著錄是關(guān)鍵，在應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)前期處理的工作中是至關(guān)重要的，是一項(xiàng)非常細(xì)致和艱難的工作。著錄標(biāo)引工作要安排在前面，因?yàn)樗馁|(zhì)量和數(shù)量會(huì)對(duì)計(jì)算機(jī)的管理系統(tǒng)的實(shí)用性有著直接影響，堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)化著錄標(biāo)引工作中的著錄和標(biāo)引，要用科學(xué)的方法辦事，打下檔案檢索與自動(dòng)化的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)?？啃畔⒎诸惲畈仄返男畔?shí)現(xiàn)有序化，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)信息共享和流通是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，必須要信息著錄得到規(guī)范化。關(guān)于著錄項(xiàng)目，要全面地對(duì)外部聯(lián)系與藏品存在的方式、狀態(tài)有所反映，還要同時(shí)對(duì)信息的檢索與利用需求上進(jìn)行考慮，為信息制定檢索語言和檢索工具，才能更好地在信息檢索中因?yàn)闄z索語言的規(guī)范而實(shí)現(xiàn)了共享與流通。

（三）優(yōu)化電子版全宗檔案

將檔案的檢索信息和原件數(shù)碼信息共同輸進(jìn)計(jì)算機(jī)里，就是電子版全宗檔案，通過對(duì)各類計(jì)算機(jī)的程序進(jìn)行編制，組合檔案的檢索信息和影像信息，實(shí)現(xiàn)查詢與瀏覽檔案的全部信息。電子版全宗檔案可以復(fù)制檔案的原件，它的檢索功能也很重要，讀者可以通過計(jì)算機(jī)查看檔案原貌，還可以通過計(jì)算機(jī)上面的各種檢索功能快捷地查詢到檔案信息。并且，電子版全宗檔案還能夠使檔案原件得到保護(hù)，是一種檔案原件的存放介質(zhì)。

（四）建立檔案信息數(shù)據(jù)庫

為了使采集檔案信息的準(zhǔn)確性得到保證，就必須讓檔案信息數(shù)據(jù)庫的標(biāo)準(zhǔn)以及基本形式得到快速確認(rèn)。在數(shù)據(jù)庫的基本形式確認(rèn)上，要對(duì)各全宗檔案中不同特點(diǎn)進(jìn)行考慮，保留適當(dāng)?shù)目勺兛臻g，方便靈活處理各項(xiàng)數(shù)據(jù)。在計(jì)算機(jī)檔案的檢索系統(tǒng)上，根據(jù)有著不同特點(diǎn)的各全宗檔案來建立數(shù)據(jù)庫，從確定數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)到鏈接各數(shù)據(jù)的關(guān)系，從審校修改數(shù)據(jù)到集成處理數(shù)據(jù)，都需要計(jì)算機(jī)專業(yè)人員與檔案著錄人員緊密的合作，使正常建立和運(yùn)作系統(tǒng)得到證。除此之外，計(jì)算機(jī)中藏品信息的管理還讓使用藏品和保藏矛盾得到了緩解，通過網(wǎng)絡(luò)對(duì)社會(huì)和展館進(jìn)行溝通聯(lián)系，使展館的科學(xué)研究服務(wù)和教育等功能得到加強(qiáng)。