陳雷 陳欣

摘 要：教學(xué)管理是高校教學(xué)工作的核心，而負(fù)責(zé)處理教學(xué)工作的各學(xué)院教學(xué)秘書在教學(xué)管理運(yùn)作中扮演者著承上啟下的作用。文章以南京N大學(xué)為例，闡述教學(xué)秘書在教學(xué)活動(dòng)中的工作職能、面對(duì)的困境，并在此基礎(chǔ)上提出相應(yīng)建議。

關(guān)鍵詞：教學(xué)秘書；職能；困境；對(duì)策

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：2096-000X（2018）15-0141-03

Abstract： The teaching management is the core of the teaching work in colleges and universities， and the teaching secretaries who are responsible for the teaching work play an important role in the teaching management. Taking N University in Nanjing as an example， this paper expounds the functions and difficulties faced by teaching secretaries in teaching activities， and puts forward corresponding suggestions on this basis.

Keywords： teaching secretary； function； predicament； countermeasures

在高校發(fā)展進(jìn)程中，教學(xué)管理是高校建設(shè)的首要任務(wù)。抓好了教育教學(xué)工作，人才的培養(yǎng)才能順利進(jìn)行。教學(xué)秘書作為教學(xué)管理的第一線，是教學(xué)管理工作的基層管理者和執(zhí)行者，是保障高校本科教學(xué)正常運(yùn)作一重要環(huán)節(jié)。隨著南京N校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，教學(xué)改革進(jìn)一步深化、教學(xué)團(tuán)隊(duì)日益年輕化的情形下，N校有必要建立一有自己特色的教學(xué)秘書管理團(tuán)隊(duì)，為建設(shè)“世界一流學(xué)科，世界一流大學(xué)”的目標(biāo)邁進(jìn)。

一、教學(xué)秘書的工作職能

1. 橋梁和紐帶作用：教學(xué)秘書要將學(xué)校或者教務(wù)處發(fā)布的相關(guān)條例、文件或者通知第一時(shí)間告知學(xué)院教職工和學(xué)生；同時(shí)，也要將自己學(xué)院的教學(xué)事務(wù)或面對(duì)的困擾實(shí)時(shí)向教務(wù)處匯報(bào)，從而保持學(xué)院與學(xué)校教學(xué)工作的正常溝通。

2. 助手參謀，服務(wù)教學(xué)作用：教學(xué)秘書可協(xié)助教學(xué)院長(zhǎng)分擔(dān)并管理日常的教學(xué)活動(dòng)，并根據(jù)自身的工作經(jīng)驗(yàn)以及結(jié)合學(xué)院自身的特性提出建議或想法等。通過協(xié)助教學(xué)院長(zhǎng)，對(duì)學(xué)院常規(guī)工作、學(xué)籍管理、教學(xué)檔案等進(jìn)行教學(xué)檢查，對(duì)教師教學(xué)質(zhì)量和學(xué)生學(xué)習(xí)展開教學(xué)評(píng)估，從而保證教學(xué)質(zhì)量并提高教學(xué)效果。

3. 管理育人作用：教學(xué)秘書雖然一直做“幕后”工作，卻是與學(xué)生聯(lián)系交流、處理學(xué)生教學(xué)事務(wù)最多的老師。在與學(xué)生溝通時(shí)，其一言一行都會(huì)潛移默化的影響學(xué)生。不同于“輔導(dǎo)員”的教師與學(xué)生之間的身份區(qū)別，教學(xué)秘書與學(xué)生之間的交流更像朋友之間“平等”的交流，往往能起到其他教書育人渠道不能達(dá)到的效果。

二、教學(xué)秘書崗位存在問題

作為學(xué)院教學(xué)管理第一線的工作人員，不僅受到教務(wù)處與學(xué)院的雙重領(lǐng)導(dǎo)，還要面對(duì)學(xué)院教師與學(xué)生各類事務(wù)的處理。雖然，近幾年N校教學(xué)管理成果顯著，但各學(xué)院教學(xué)秘書卻承受越來越多的壓力，現(xiàn)主要面對(duì)以下問題：

（一）工作未受到重視

“凡是教學(xué)的事情全部找教學(xué)秘書”這是學(xué)院教師和學(xué)生對(duì)教學(xué)秘書的第一印象；也有人認(rèn)為教學(xué)秘書的工作就是上傳下達(dá)，幫助領(lǐng)導(dǎo)做教學(xué)文件、解決學(xué)生問題；學(xué)院受到表彰、得到榮譽(yù)總是歸功于學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)或?qū)W生，很少會(huì)想到教學(xué)秘書也有份參與。教學(xué)秘書每日要處理繁雜但又不可或缺的工作：科研項(xiàng)目的申報(bào)、學(xué)生成績(jī)單打印、交流項(xiàng)目申請(qǐng)等；學(xué)生與教師的咨詢也會(huì)間接打斷教學(xué)秘書的正常工作，使得本身就繁忙的教學(xué)秘書工作效率整體降低，從而產(chǎn)生加班、工作態(tài)度倦怠等現(xiàn)象。此外，教學(xué)秘書人員配備、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、工作待遇等方面也常被學(xué)校所忽視。相較于有明確職業(yè)生涯道路、有政策文件扶持的輔導(dǎo)員，教學(xué)秘書職業(yè)發(fā)展方向是迷茫的。

（二）教學(xué)秘書隊(duì)伍不穩(wěn)定

N校18位教學(xué)秘書的用工形式中，7位是非編人事代理、3位是租賃，其余都是編制（據(jù)表1）。從2014年6月至2017年6月，因調(diào)配換崗、工作性質(zhì)、待遇等問題上，N校共換過8位教學(xué)秘書，甚至有學(xué)院曾在三年之內(nèi)換過2位教學(xué)秘書。此外，教學(xué)秘書晉升范圍比較窄：主要從事行政或教育管理系列職務(wù)，而且升職空間難度大。在N校做了10-20多年的資深教學(xué)秘書還只是科員（據(jù)表1）。職位上缺少繼續(xù)晉升的空間，這在一定程度上影響中青年教學(xué)秘書對(duì)這份工作的熱情和激情，使教學(xué)秘書的團(tuán)隊(duì)人員經(jīng)常變動(dòng)，學(xué)院教學(xué)工作的持續(xù)性得不到保障。

（三）事務(wù)細(xì)、責(zé)任重、工作量大

教學(xué)秘書的工作涉及到日常教學(xué)活動(dòng)的方方面面，內(nèi)容范圍廣、環(huán)節(jié)多，每天要完成學(xué)院的常規(guī)性工作，解決學(xué)生與教師之間的問題，還要完成各類重要的教學(xué)質(zhì)量工程建設(shè)：本科教學(xué)評(píng)估、專業(yè)審核性評(píng)估、重點(diǎn)專業(yè)建設(shè)、課程群教學(xué)團(tuán)隊(duì)建設(shè)等；此外，每學(xué)期還要完成教務(wù)處8個(gè)科室下達(dá)的50多項(xiàng)的教學(xué)基本工作（據(jù)表2）。根據(jù)《N校2017年非教學(xué)崗位、崗位職責(zé)、聘任條件明細(xì)表》寫明：本科教學(xué)秘書崗位職責(zé)共有十六項(xiàng)，但實(shí)際上教學(xué)秘書的工作內(nèi)容超出其所列。N校18個(gè)學(xué)院（部）中，每個(gè)學(xué)院只有1名教學(xué)秘書，與同類型大學(xué)在各學(xué)院設(shè)立教學(xué)辦公室，其中有1名教學(xué)秘書和1-2名教學(xué)干事去處理學(xué)院的教學(xué)事務(wù)相比。繁重的工作使教學(xué)秘書沒有多余時(shí)間去學(xué)習(xí)新事物，并難以形成論文和科研成果。

（四）缺乏相關(guān)培訓(xùn)和進(jìn)修機(jī)會(huì)

為提升師資力量，高校會(huì)為教師提供多種國(guó)內(nèi)外的短期進(jìn)修班，卻很少會(huì)涉及到教學(xué)秘書。近三年來，N校沒有為教學(xué)秘書提供系統(tǒng)、專業(yè)的培訓(xùn)。而且學(xué)院教學(xué)秘書的更換，也沒有為新教學(xué)秘書提供基本的教務(wù)培訓(xùn)。新上任的教學(xué)秘書是通過詢問教務(wù)處或在其他學(xué)院的教學(xué)秘書幫助之下，才得以逐漸完成工作。隨著教育理念的不斷更新，學(xué)校應(yīng)提供一個(gè)機(jī)會(huì)，讓教學(xué)秘書吸收、接納新的創(chuàng)新教育思想?，F(xiàn)18個(gè)學(xué)院（部）中有78%教學(xué)秘書為40歲以下且學(xué)歷都是研究生（據(jù)表1），若不繼續(xù)學(xué)習(xí)，每年延續(xù)舊的工作思路，不僅學(xué)院的教學(xué)工作會(huì)出現(xiàn)滯后或漏洞，而且教學(xué)秘書個(gè)人教育管理水平也無法得到提高。

三、解決方法

（一）重視教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)

教學(xué)秘書是一個(gè)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，并不是任何人都可以勝任這個(gè)職位。N校應(yīng)詳細(xì)的制定教學(xué)秘書管理?xiàng)l例，如：工作量化考核標(biāo)準(zhǔn)、明確崗位職責(zé)等。把各學(xué)院教學(xué)院長(zhǎng)、系主任、教學(xué)秘書及實(shí)驗(yàn)室主任的工作職責(zé)進(jìn)行界定，在政策導(dǎo)向上制定相應(yīng)的教學(xué)秘書職稱和職務(wù)考核的評(píng)價(jià)體系，充分肯定教學(xué)秘書的工作和業(yè)績(jī)，給予相應(yīng)的物資和精神獎(jiǎng)勵(lì)，充分調(diào)動(dòng)教學(xué)秘書的工作積極性，讓教學(xué)秘書對(duì)未來工作看到希望。這樣才能在短時(shí)間里有效地建立一支專業(yè)性強(qiáng)、知識(shí)結(jié)構(gòu)合理的的教學(xué)秘書團(tuán)隊(duì)。

（二）合理配置人員

至2017年6月，N校教務(wù)處有9大科室，非處級(jí)管理人員25人。其中，近5年新增3個(gè)科室，增加9名工作人員。另外，各學(xué)院配有專職輔導(dǎo)員2-3名，再加2名學(xué)生兼職輔導(dǎo)員，使輔導(dǎo)員與學(xué)生的人數(shù)比例是1：200，而教學(xué)秘書與學(xué)生比例是1：700，甚至更多。面對(duì)上級(jí)行政機(jī)構(gòu)和同級(jí)單位人員規(guī)模的擴(kuò)大，N校可以適當(dāng)?shù)臑槊總€(gè)學(xué)院的教學(xué)秘書增加人手，以緩解教學(xué)秘書工作量大的現(xiàn)象。在教學(xué)秘書聘用管理上，希望N?？梢钥紤]將“租賃”性質(zhì)的教學(xué)秘書轉(zhuǎn)為正式員工，讓教學(xué)秘書安心地為學(xué)校服務(wù)，從而來穩(wěn)固教學(xué)團(tuán)隊(duì)的建設(shè)。

（三）克服職業(yè)倦怠，提高工作效率

在這樣一個(gè)高壓環(huán)境下， 教學(xué)秘書個(gè)人需加強(qiáng)修養(yǎng)和心理承受能力。教學(xué)秘書自身要學(xué)會(huì)自我調(diào)節(jié)，保持積極樂觀的工作態(tài)度，保質(zhì)保量的完成工作。為了提高工作效率，每一年度教學(xué)管理人員的評(píng)選應(yīng)更加透明、公平，并公布評(píng)選的細(xì)則和條件。優(yōu)秀教育管理工作者的評(píng)選應(yīng)該由每日工作接觸較多的教務(wù)處依據(jù)各院教學(xué)秘書工作完成情況、科研、工作創(chuàng)新等條件評(píng)定。工作上，教學(xué)秘書可在工作中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，把較為繁瑣的工作進(jìn)行歸納、整理為一套有效地工作手冊(cè)。等來年再用時(shí)，可直接套用過往的模板。對(duì)于學(xué)生事務(wù)的咨詢和辦理，教學(xué)秘書可以錯(cuò)峰受理時(shí)間。如：每周二、周三下午可打印成績(jī)單、查詢學(xué)生排名等，其他時(shí)間不予辦理。這不僅有效地處理各學(xué)生事務(wù)的申請(qǐng)，還可提高自身的工作效率。

（四）提供培訓(xùn)和進(jìn)修機(jī)會(huì)

除個(gè)人加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)和修養(yǎng)外，學(xué)校有計(jì)劃地對(duì)教學(xué)秘書進(jìn)行培訓(xùn)是必不可少的。N?？梢远ㄆ陂_展培訓(xùn)，或出外參加研討會(huì)，使教學(xué)秘書可以學(xué)習(xí)最新的教育管理科學(xué)的基本理論與知識(shí)，讓教學(xué)秘書結(jié)合現(xiàn)實(shí)情況，改變自己的工作方法。對(duì)于新進(jìn)的教學(xué)秘書，N?？砷_一個(gè)單獨(dú)的崗前培訓(xùn)，讓新教學(xué)秘書了解整個(gè)教務(wù)工作運(yùn)行程序，并熟悉了解教務(wù)系統(tǒng)的操作；教務(wù)處也可定期組織教學(xué)秘書交流會(huì)，針對(duì)工作時(shí)遇到的困難與大家一起商量、出謀劃策。N?，F(xiàn)在教學(xué)秘書的學(xué)歷基本都是研究生（據(jù)表1），而且以中青年為主，學(xué)習(xí)接受能力較快。N?？蔀樗麄兛梢蕴峁└鞣N在職學(xué)習(xí)，脫產(chǎn)等培訓(xùn)，使他們?cè)诮虒W(xué)管理的業(yè)務(wù)和知識(shí)儲(chǔ)備上可以有很大的提高。

四、結(jié)束語

優(yōu)秀的教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)是高校教學(xué)管理的工作高效運(yùn)行的保障。教學(xué)秘書的成長(zhǎng)不僅需要學(xué)院或?qū)W校的扶持，更需要自我擺正職務(wù)定位、擺脫職業(yè)倦怠、提高自身素質(zhì)和知識(shí)儲(chǔ)備，走出工作困境，為高校的建設(shè)做出自己的貢獻(xiàn)。

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