孫大東 袁麗娜

[摘要]論文基于SWOT分析法對電子檔案“單套制”的優(yōu)勢、劣勢、機會、威脅因素進行分析，并根據(jù)“發(fā)揮自身優(yōu)勢、克服自身劣勢、利用外部機遇、應對外部威脅”的原則提出政策支持、經(jīng)驗推廣、優(yōu)化體系、轉換思維、發(fā)展科技、風險管理、人才建設、調(diào)整心態(tài)等具體策略，以期為電子檔案“單套制”管理的研究與實踐提供有益的借鑒。

[關鍵詞]電子檔案單套制SWOT分析法

[分類號]G270

Research on "Single Set" Management of Electronic Records Based on SWOT Analysis

Sun Dadong，Yuan Lina

（Information Management College of Zhengzhou University，Zhengzhou，Henan，450001）

Abstract： This paper analyzes the strengths，weaknesses，opportunities and threats of "single set" of electronic records based on SWOT analysis，and with the principle of "exerting ones own advantages，overcoming ones own inferiority，utilizing external opportunities and coping with external threats"，puts forward specific strategies such as policy support，experience promotion，system reconstruction，change of thinking，development of science and technology，risk management，talent building and adjustment of mentality，so as to provide useful references for the research and practice of "single set" of electronic records.

Keywords： Electronic Records；Single Set；SWOT Analysis

1引言

電子檔案取代紙質(zhì)檔案已成為一種社會趨勢。2017年11月29日，筆者在中國知網(wǎng)文獻數(shù)據(jù)庫中以“篇名”為檢索項、以“單套制”為檢索詞進行精確檢索，共獲得8篇文獻。通過刪查去重僅獲得5篇有效文獻，均為期刊論文且發(fā)表于2017年。其中，錢毅提出了單套制的應用場景和核心約束要素并建議通過“型式+要素”的方法組合表達電子文件管理模式[1]；陳海平探討了高校實施電子文件“單套制”歸檔與電子檔案“單套制”管理的可行性；[2]楊安榮等人對政府采購文件的“單套制”歸檔管理進行了研究[3]；廖倩文對推進和實現(xiàn)電子文件單套制管理需要攻堅的難題進行了研究并提出了破解問題的基本對策[4]；蘇莉?qū)ζ嚠a(chǎn)品檔案“單套制”的應用進行了研究[5]。錢毅準確分析了“單套制”的內(nèi)涵，但未對“單套制”管理的具體問題展開探討；陳海平、楊安榮、蘇莉等人針對具體領域產(chǎn)生的檔案就實行“單套制”管理的合理性與發(fā)展策略進行了研究，缺乏普適性；廖倩文的研究從宏觀角度出發(fā)提出了相應策略，但其分析尚不深入。整體來看，我國對電子檔案“單套制”管理的研究尚處于初級階段，研究成果的豐富性、研究內(nèi)容的深入性尚顯不足。

SWOT分析法是由海因茨·韋里克（Heinz Weihrich）提出的一種分析方法，其旨在通過具體的情景分析，將與研究對象密切關聯(lián)的主要的內(nèi)部優(yōu)勢、劣勢和外部機會、威脅分別識別和評估出來，依據(jù)矩陣形態(tài)進行科學的排列組合，然后運用系統(tǒng)分析的方法將各種主要因素相互匹配進行研究，最后提出相應對策[6]。SWOT分析法建立起了一套系統(tǒng)的分析體系，具有較強的可操作性，可應用范圍十分廣泛。筆者擬采用SWOT分析法，在全面分析電子檔案“單套制”管理的優(yōu)勢、劣勢及其面臨的機會和威脅的基礎上提出科學的發(fā)展策略。

2電子檔案“單套制”管理的SWOT因素分析

2.1優(yōu)勢因素（Strengths）

（1）節(jié)約資源

第一，從本體形態(tài)來講，電子檔案是以數(shù)字代碼形式存在的，其賴以生存的介質(zhì)是電子計算機軟硬件及相關的存儲設備，由于其信息容量大、存儲密度高，承載同等信息量的檔案，電子介質(zhì)比紙質(zhì)介質(zhì)的生產(chǎn)所消耗的資源要少很多，對環(huán)境的污染也輕許多。第二，從存儲空間來講，電子檔案是存儲于電子檔案管理系統(tǒng)的磁盤及大容量外存儲設備中的。同時，超大容量的磁盤陣列等存儲擴容技術也已廣泛應用于數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)中，電子檔案虛擬存儲空間的問題在現(xiàn)有的技術條件下已得到很好解決，而且外存儲設備和技術還不斷有新的突破出現(xiàn)。因此與紙質(zhì)檔案相比，尖銳的館藏矛盾可消減至忽略不計的地步，由修建檔案庫房、購買庫房設備以及日常管理庫房等所帶來的能耗將極大減少。第三，從提供利用來講，電子檔案具有復用性特點，反復使用并不會引起老化，而紙質(zhì)檔案在存儲保管和提供利用的過程中還時刻面臨著老化受損的威脅，用于其保護修復的能耗大大超過電子檔案。

（2）便于管理

首先，從移交歸檔的角度看，電子檔案在移交歸檔時可通過外存儲設備直接導入電子檔案管理系統(tǒng)中，網(wǎng)絡信息的歸檔亦是通過網(wǎng)絡爬蟲等技術手段直接搜集歸檔。與“雙套制”相比，電子檔案“單套制”歸檔可免去沉重的實體檔案搬運、清點、上架等工作，簡化移交程序。其次，從日常管理的角度看，電子檔案的管理主要是通過對電子檔案管理系統(tǒng)的維護和升級等工作實現(xiàn)的，用以備份電子檔案的外存儲設備雖然對保管條件的要求較高，但是由于其存儲密度高，所需的庫房空間較小，而且隨著外存儲設備技術和性能的提高，對保管條件的要求將逐漸降低，因此相較于紙質(zhì)檔案而言，電子檔案的日常管理工作將更為簡化、工作量更小，且減少了人為原因、庫房環(huán)境等因素對檔案造成的二次損害。最后，從提供利用的角度看，檔案工作人員可通過電子檔案管理系統(tǒng)方便快捷地完成電子檔案的檢索、打印等提供利用工作，而紙質(zhì)檔案的提供利用則不然，檔案工作人員需要人工查閱目錄、調(diào)卷、復印、還卷等，服務效率較低。而且，電子檔案具有共享性、開放性等特點，可同時為多個用戶提供檔案利用服務，異地用戶還可以通過檔案網(wǎng)站提供的檢索工具自主查閱可開放利用的檔案，更加便捷高效。

2.2劣勢因素（Weaknesses）

（1）風險性高

第一，電子檔案對計算機和外存儲等設備的依賴性高，與紙質(zhì)檔案相比，依靠保護原始載體來保護檔案信息的方法在電子環(huán)境中將會退居次要地位，在實際工作中業(yè)已出現(xiàn)過由于軟硬件系統(tǒng)環(huán)境的不同而造成歸檔后的電子檔案信息的可讀性與可用性受限的情況。此外，高度的系統(tǒng)依賴性也會導致電子檔案由于脫離原有業(yè)務單位，其原始文件中的附加鏈接信息無法讀取。第二，電子檔案管理系統(tǒng)面臨黑客攻擊、木馬病毒等安全挑戰(zhàn)，而且其一旦崩潰，數(shù)據(jù)將難以恢復，對電子檔案的損害將是海量的、整體性的。此外，用于保存電子檔案的外存儲設備也較易因更新?lián)Q代、載體破損等情況造成無法挽回的損失。而對于紙質(zhì)檔案，除非發(fā)生災難性事件，一般不會造成整體性損害。

（2）技術匱乏

一方面，在“單套制”模式下，對海量的、不同格式的電子檔案的管理需要設計專門的電子檔案管理系統(tǒng)，技術要求更高。當前使用的檔案管理系統(tǒng)大部分是“雙套制”管理模式的產(chǎn)物，其主要管理對象的設定是紙質(zhì)檔案。再者，許多先進的技術尚未在檔案管理系統(tǒng)的設計中普及應用，導致已有的檔案管理系統(tǒng)并不能完全解決電子檔案的安全問題和管理問題。另一方面，電子檔案管理環(huán)節(jié)所需的工作流技術、分布式存取技術、遷移技術、仿真技術、虛擬終端技術、API技術、云存儲技術與利用環(huán)節(jié)所需的檢索技術、RSS技術等[7]發(fā)展水平參差不齊，亟待改進與升級。

2.3機會因素（Opportunities）

（1）政策導向

第一，近年來，國家大力推行電子政務建設與政府無紙化辦公，電子檔案將會海量增長，這在一定程度上也會抑制紙質(zhì)檔案的產(chǎn)生，加速檔案從“雙套制”管理向“單套制”管理的轉變。第二，國家檔案局于2016年4月印發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》以及中共中央辦公廳與國務院辦公廳于2016年11月聯(lián)合發(fā)布的《國家電子文件管理“十三五”規(guī)劃》均明確提出了開展電子檔案“單套制”管理試點建設的要求，為電子檔案“單套制”管理的發(fā)展提供了政策保障。

（2）經(jīng)驗儲備

一方面，管理試點的成功推進為電子檔案“單套制”管理儲備了經(jīng)驗。2015年4月，上海自貿(mào)區(qū)開始積極建設電子文件“單套制”管理的試點，上海、浦東兩級檔案部門和自貿(mào)試驗區(qū)管委會保稅區(qū)管理局成功建成了一套電子文件“單套制”管理的工作機制和管理流程并研發(fā)出了相應的管理系統(tǒng)。2016年11月17日，上海市自貿(mào)試驗區(qū)召開復制推廣會，電子文件“單套制”正式在整個上海自貿(mào)試驗區(qū)范圍內(nèi)推廣實施。[8]另一方面，已有的電子檔案管理工作也為電子檔案“單套制”管理提供了經(jīng)驗積累。表1列舉了我國現(xiàn)有關于電子檔案管理的規(guī)范性文件及相關標準，這些規(guī)范和標準不僅是長期實踐經(jīng)驗的凝練，也是電子檔案管理工作進一步發(fā)展的依據(jù)。

2.4威脅因素（Threats）

（1）機制屏障

目前，在“雙套制”模式下我國已形成了一套較為完善的檔案管理體系。特里·庫克早在1996年就曾說過：“檔案工作者（以及其他信息領域的同仁們）應認識到，在信息世界里正發(fā)生著一次徹底性的革命，相應地，我們需要擁有全新的工作模式（或知識體系），以適應后保管理論與實踐的要求?！盵9]電子檔案“單套制”管理發(fā)展到一定程度必須建立“全新的工作模式”。例如，在“單套制”環(huán)境下，電子檔案的價值鑒定是否必要或者如何開展都是值得思考的問題，因為，隨著檔案數(shù)量的劇增，鑒定工作量與鑒定難度都將成倍增加，而且在館藏矛盾得以基本解決的前提下，電子檔案的存儲空間已不再是需要重點考慮的問題，如此一來，抱守原有檔案鑒定模式反而會降低工作效率。

（2）思維禁錮

“雙套制”管理模式下制定的法律法規(guī)對電子檔案法律證據(jù)效力的認可度遠不及紙質(zhì)檔案，加之人們對紙張的長期依賴性，使社會公眾和檔案工作者對電子檔案與電子檔案“單套制”管理存在懷疑態(tài)度。同時，部分檔案工作者習慣于“雙套制”管理方式，對其處理流程輕車熟路，不愿意學習和使用一套新的、技術性要求更高的管理系統(tǒng)和流程，這種守舊思維與保守心態(tài)對電子檔案的“單套制”管理產(chǎn)生消極影響。當前，國家即使已經(jīng)積極鼓勵倡導去探索“單套制”管理模式，但大部分檔案管理部門仍未有相應的舉動，處在觀望狀態(tài)。

3電子檔案“單套制”管理的SWOT策略分析

3.1優(yōu)勢——機會（SO）策略

（1）政策支持

第一，大力推進無紙化辦公進程。當前，國家正在大力倡導創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開放、共享的發(fā)展理念，而無紙化辦公無疑是切合五大發(fā)展理念的重要舉措。各級政府部門應充分利用辦公自動化系統(tǒng)實現(xiàn)網(wǎng)上辦公，減少紙張的使用，提高通過OA系統(tǒng)歸檔的電子檔案的比重。第二，把電子檔案“單套制”管理工作納入政府工作計劃。各級政府部門應積極推動電子檔案“單套制”管理的推廣工作，加強歸檔單位與檔案部門的協(xié)作力度與執(zhí)行力度，不應袖手旁觀。同時有計劃地推動相關工作的開展，并為其提供必要的財力、物力等保障。第三，完善與制定電子檔案“單套制”管理的法律法規(guī)，可在新修訂的《檔案法》中對電子檔案進行明確界定，確保電子檔案作為證據(jù)使用時具有與紙質(zhì)檔案或其他介質(zhì)檔案同等的法律地位，從而為電子檔案“單套制”管理的實際運行減少阻力。

（2）經(jīng)驗推廣

首先，繼續(xù)推進電子檔案“單套制”管理試點工作，有計劃地在全國各個地區(qū)設置試點單位，待經(jīng)驗成熟時由點及面地予以推行。其次，積極推廣已有試點的成功經(jīng)驗，可通過技術培訓、經(jīng)驗交流、參觀學習等方式發(fā)揮成功試點的示范效應，并通過復制推廣會正式推廣。最后，總結和梳理我國電子檔案管理的經(jīng)驗和教訓，在此基礎上探索符合國情的電子檔案“單套制”管理模式。

3.2優(yōu)勢——威脅（ST）策略

（1）優(yōu)化體系

第一，電子檔案的管理規(guī)范和標準應該擺脫紙質(zhì)檔案的烙印，根據(jù)電子檔案的特性制定相應的管理辦法與管理標準，規(guī)范管理行為。第二，應對“單套制”背景下歸檔時間、范圍、存儲格式、管理平臺、元數(shù)據(jù)收集標準、鑒定標準等具體事項，根據(jù)電子檔案的特性重新設計，如可考慮降低電子檔案入館鑒定的標準、擴大收集范圍、縮短電子檔案從檔案室向檔案館的移交時間、延長電子檔案的保管期限等。第三，將電子檔案工作的側重點轉移到知識管理與內(nèi)容的深度挖掘等方面。檔案工作者不應僅僅局限于管理工作，同時也應該利用電子檔案得天獨厚的優(yōu)勢為社會創(chuàng)造財富。

（2）轉換思維

一方面，檔案工作者以及檔案學者應轉換思維，跳出原有的“雙套制”管理思維模式，尤其不能完全將紙質(zhì)檔案的管理理念和經(jīng)驗套用于電子檔案的“單套制”管理中，需要用全新的思維模式開拓電子檔案“單套制”管理的研究與實踐思路，對電子檔案的收集、整理、鑒定、保管與利用工作等進行全新思考。另一方面，在新的政策與技術發(fā)展的驅(qū)動下，檔案工作者應盡快做到思維轉換，對檔案工作進行重新定位與定向，主動學習和接受新的工作方法，從檔案保管員轉換為信息管理者，借助快捷高效的電子檔案管理系統(tǒng)對電子檔案信息進行深度挖掘，以提升檔案行業(yè)對全社會的貢獻值。

3.3劣勢——機會（WO）策略

（1）發(fā)展科技

第一，開發(fā)穩(wěn)定、高效的電子檔案“單套制”管理系統(tǒng)。一個好的電子檔案“單套制”管理系統(tǒng)至少應為電子檔案的流轉與日常管理提供一個安全可靠的電子環(huán)境。開發(fā)電子檔案“單套制”管理系統(tǒng)應綜合全面地提高各個環(huán)節(jié)的技術水平，如電子檔案管理系統(tǒng)的安全技術、容災技術以及電子檔案的存儲技術與備份技術。檔案部門也可積極與專業(yè)技術公司合作聯(lián)合開發(fā)管理系統(tǒng)，推動電子檔案“單套制”管理系統(tǒng)的不斷革新。第二，密切關注當前國內(nèi)外信息技術領域的科技前沿，積極引進新技術，如將AI技術運用于電子檔案“單套制”管理中，開展智能歸檔與智能鑒定等，以提升管理系統(tǒng)的智能化程度。

（2）風險管理

一方面，將風險管理納入電子檔案“單套制”管理的體系之中，構建電子檔案風險應對體系，制定切實可行的電子檔案風險管理戰(zhàn)略目標，努力做到預見、防范、控制與化解風險。另一方面，建立電子檔案風險管理規(guī)章制度，對電子檔案館際共享的安全問題、電子檔案加工與開發(fā)的知識產(chǎn)權問題、技術外包問題等各類可能出現(xiàn)的風險予以規(guī)定。同時，規(guī)范檔案工作者的風險管理行為，明確權責分配。

3.4劣勢——威脅（WT）策略

（1）人才建設

第一，檔案管理部門應改善檔案人才結構體系，合理配備人才，提高技術人員的比例。第二，建立科學的人才培養(yǎng)機制，高校檔案學專業(yè)應開設關于信息系統(tǒng)設計與分析等相關課程，倡導與信息技術相關學科的交叉學習。第三，解決電子檔案“單套制”管理所存在的技術匱乏問題，更應從提高維護與使用管理系統(tǒng)人員的素質(zhì)入手。因此，檔案管理部門應注意加強檔案管理人員的在職教育，定期開展職業(yè)技能培訓，以不斷適應迅速發(fā)展的工作需要。

（2）調(diào)整心態(tài)

從檔案管理者的角度看，檔案部門應主動嘗試與探索電子檔案“單套制”管理，同時檔案工作人員應摒棄保守心態(tài)，主動出擊，不斷提高電子檔案管理與利用水平。從社會公眾的角度看，有關部門應加強對電子檔案以及電子檔案“單套制”的宣傳，轉變社會公眾的傳統(tǒng)觀念，使各界正視電子檔案的價值與法律證據(jù)力，從而營造全社會尊重、信任、依賴電子檔案及“單套制”管理模式的良好氛圍。

參考文獻

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[8]吳頔.自貿(mào)區(qū)推廣電子檔案“單套制”[N].解放日報，2017-03-10（1）.

[作者簡介]

孫大東，鄭州大學直聘副教授，博士，碩士生導師，研究方向為檔案學基礎理論。

袁麗娜，鄭州大學信息管理學院2015級檔案學本科生，研究方向為檔案學基礎理論。