蒙曉瑩

【摘 要】文章通過分析新時代下檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵，探討高職院校檔案信息化建設(shè)中存在的主要問題，針對存在的問題提出了相應(yīng)的對策建議。

【關(guān)鍵詞】高職院校；檔案信息化；問題；對策

【中圖分類號】G270.7 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-0688（2018）05-0224-02

高職院校檔案是學(xué)校的核心資源，完善的檔案管理可反映學(xué)校的管理水平、科技成果、財務(wù)狀況等重要內(nèi)容。高職院校檔案是學(xué)校管理水平、辦學(xué)特色、發(fā)展軌跡、文化積淀等各方面的重要體現(xiàn)，是學(xué)校發(fā)展的印記和見證材料，是學(xué)校發(fā)展的歷史沉淀精華，更是學(xué)校長期的發(fā)展中形成的一筆不可取代的寶貴財富，在高職院校發(fā)展中起著至關(guān)重要的作用。國家檔案局局長李明華指出，目前我國檔案信息化建設(shè)取得了新成果，下一步將著力提升檔案信息化應(yīng)用層次。他強調(diào)，要實現(xiàn)這個新目標，必須不斷加強檔案數(shù)字化，促進檔案信息資源共享利用，打破檔案信息孤島，實現(xiàn)檔案資源跨門類、跨領(lǐng)域、跨地域的整合，不斷豐富檔案信息化內(nèi)涵[1]。因此，在新時代下，實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，更好地提升檔案的服務(wù)能力，顯得尤為重要，這既是信息時代背景賦予檔案工作的新的使命，也是擺在我們面前的一項艱巨的挑戰(zhàn)。

1 新時代下高職院校檔案信息化的內(nèi)涵

《黨的十九大報告》指出，我國步入了融合創(chuàng)新、智能引領(lǐng)的教育信息化新時代。我們的新任務(wù)是加強資源的開發(fā)、應(yīng)用和服務(wù)，實現(xiàn)信息化創(chuàng)新發(fā)展，全面推動教育現(xiàn)代化。傳統(tǒng)的檔案保管是以紙質(zhì)實體保管模式為主，然而在信息時代的大環(huán)境中，高職院校發(fā)展過程中對檔案的利用需求與高職院校目前檔案管理水平及其提供服務(wù)利用能力之間的矛盾，成為檔案工作的主要矛盾。要想解決這個主要矛盾，我們必須以檔案信息化為抓手，對檔案信息資源進行開發(fā)利用，并為用戶提供服務(wù)，從而實現(xiàn)以檔案數(shù)字化和向社會提供服務(wù)為重點的新的檔案保管模式[2]。新時代賦予高職院校檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵應(yīng)是以數(shù)字化校園網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)平臺，以信息技術(shù)為手段，目的是實現(xiàn)檔案信息資源的獲取、共享、利用，實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、開放化和智能化管理的大轉(zhuǎn)變。

2 新時代下高職院校檔案信息化建設(shè)中存在的主要問題

2.1 對檔案信息化建設(shè)的理解不到位

首先，對檔案信息化的認識存在誤區(qū)，大多數(shù)高職院校管理者和檔案管理人員只認識到狹義上的檔案信息化建設(shè)就是檔案的電子化和數(shù)字化，混淆了檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化與檔案信息化之間的含義。其次，對檔案信息化工作缺乏系統(tǒng)的管理，部分高職院校的檔案信息化工作往往只局限于檔案管理部門或幾個主要部門，與學(xué)校的其他信息資源部門如圖書館、網(wǎng)絡(luò)信息管理部門，以及校外其他檔案信息機構(gòu)缺乏信息互通，把檔案信息化當做檔案管理部門的信息化。再次，檔案管理部門為了實現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化、信息化，過多地把注意力放在實體檔案數(shù)字化的速度、數(shù)量等表面工作上，忽視了更應(yīng)該注重的質(zhì)量問題。紙質(zhì)文件和電子文件都是檔案的前身，對文件質(zhì)量的把控直接關(guān)系到所形成檔案的質(zhì)量。電子文件在形成過程中的標準和要求，文件形成后的收集、整理、歸檔的過程缺乏系統(tǒng)的質(zhì)量控制，檔案工作停留在接收檔案、建立檔案、管理檔案上。檔案信息未被作為信息資源加以利用，致使檔案信息資源無人問津，成為被保管在檔案室的“死檔”，無法發(fā)揮其根本的利用價值[3]。

2.2 對檔案信息化建設(shè)的過程管理不到位

一是缺乏有效的宏觀調(diào)控與過程控制。學(xué)校的管理者、檔案管理者對檔案信息化建設(shè)的認識過于片面，在學(xué)校整體的發(fā)展規(guī)劃中，不夠重視檔案信息化建設(shè)，檔案信息化建設(shè)缺少人力、物力、資金、技術(shù)、政策等各方面強有力的后盾。二是缺乏體系化的目標管理，高職院校制定的整體規(guī)劃目標與細化的目標之間存在錯位現(xiàn)象，發(fā)展過程中各目標階段的工作實施無法接軌，違背了可持續(xù)發(fā)展的原則[4]。三是違背了檔案管理的“前端控制”和“全程管理”原則，宏觀調(diào)控這雙隱形的手沒有伸到檔案從形成前到形成后的管理上來，無法有效確保檔案信息的真實性、完整性和有效性。

2.3 對檔案信息化建設(shè)的數(shù)據(jù)安全保護不到位

新時代下，在大數(shù)據(jù)環(huán)境中，網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)據(jù)丟失、被盜竊、篡改等問題層出不窮。成熟的信息技術(shù)、完善的網(wǎng)絡(luò)軟硬設(shè)施及專業(yè)的技術(shù)服務(wù)，是檔案信息資源安全、可靠的保障。此外，部分高職院在檔案信息公開利用時不注意對保密信息加密，導(dǎo)致涉密信息泄露的問題日益突出。電子文件存在著內(nèi)容易更改性、數(shù)據(jù)易丟失性、與載體相分離的特殊性，導(dǎo)致了電子信息存在易復(fù)制、易篡改、易丟失等不安全因素，而目前仍無健全、完善的法律法規(guī)依據(jù)可供給鑒定電子檔案真實性、可靠性、安全性、有效性，這是檔案信息化建設(shè)的又一難題。

2.4 對檔案信息化建設(shè)的復(fù)合型人才的保障不到位

人才資源短缺是高職院校檔案信息化建設(shè)的瓶頸。我國信息化人才壓力大，而檔案信息化技術(shù)型的人才更是嚴重緊缺。由于社會環(huán)境特點、檔案行業(yè)的財政狀況、工作條件及行業(yè)特點等各種因素限制，大多數(shù)檔案工作人員非科班出身，檔案專業(yè)知識匱乏，信息化技術(shù)力量更是薄弱，且因工作待遇低、發(fā)展前景較差，造成了人才流失嚴重的現(xiàn)象。檔案信息化工作要求高，任務(wù)重，檔案工作人員需要能夠立足于學(xué)校實際，應(yīng)用數(shù)據(jù)庫等技術(shù)對學(xué)校的檔案信息化建設(shè)工作作出實際規(guī)劃及制定項目的設(shè)計建設(shè)方案，并組織各項工作的實施開展，對信息化系統(tǒng)進行科學(xué)管理，確保數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)站、軟件系統(tǒng)、設(shè)備等安全、穩(wěn)定地運行。檔案信息化建設(shè)是一項新的挑戰(zhàn)，曾經(jīng)適應(yīng)于傳統(tǒng)的實體檔案管理模式的人才現(xiàn)在已經(jīng)難以跟上以信息技術(shù)為關(guān)鍵手段的檔案信息化建設(shè)的發(fā)展步伐，因此復(fù)合型人才的缺失嚴重制約了檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

3 新時代下高職院校檔案信息化建設(shè)的對策建議

3.1 充分認識檔案信息化建設(shè)的重要性及內(nèi)涵

只有深入認識檔案信息化建設(shè)的重要性、價值、意義，學(xué)校管理者才能站在改革與發(fā)展的高度上重視檔案的建設(shè)，改變管理理念和方式，加大人力、物力、財力等各方面的投入，給予強有力的支持和保障，推動檔案事業(yè)的發(fā)展。檔案管理部門還應(yīng)提升檔案管理意識及管理能力，根據(jù)國家檔案管理的相關(guān)規(guī)定和標準，研究制定并完善符合自身特點的規(guī)章制度，保證檔案管理活動的有序進行；檔案管理者只有深入理解檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵，才能正確掌舵，把握信息化建設(shè)工作的發(fā)展方向，確保檔案信息化工作在正確的軌道上，高水平、高質(zhì)量地實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

3.2 有效地提高檔案規(guī)范化管理水平

大多數(shù)高職院校對檔案信息資源的管理水平不高，甚至缺乏統(tǒng)一的規(guī)范化管理標準，產(chǎn)生的電子文件、紙質(zhì)文件等檔案資源質(zhì)量較差。檔案管理部門沒有遵循檔案工作的“前端控制”和“全程管理”的原則，對學(xué)校的檔案管理實施宏觀調(diào)控，提高管理的規(guī)范化，提高檔案資源的質(zhì)量及水平。高職院校應(yīng)建立健全與學(xué)校實際相匹配的檔案管理規(guī)章制度，規(guī)范學(xué)校公文的處理，確保所形成的檔案的質(zhì)量，確定檔案的歸檔范圍、保管期限、分類方案等，規(guī)范化管理檔案電子文件的整理、組成、歸檔和利用等工作和使用流程，從而對高職院校的檔案信息化進程形成高質(zhì)量、規(guī)范化的管理。

3.3 全面應(yīng)用先進技術(shù)，提升檔案信息數(shù)據(jù)庫質(zhì)量，確保信息資源安全

檔案數(shù)字化是依托網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、存儲技術(shù)等，實現(xiàn)各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字資源，以數(shù)據(jù)庫的形式進行存儲、管理，進而實現(xiàn)檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化、公開化，實現(xiàn)資源共享[5]。2017年8月的中國檔案信息化建設(shè)峰會以“大數(shù)據(jù)時代的檔案數(shù)據(jù)應(yīng)用與安全”為主題，聚焦云計算、大數(shù)據(jù)等先進技術(shù)在檔案領(lǐng)域的應(yīng)用與創(chuàng)新。信息技術(shù)是實現(xiàn)檔案數(shù)字化的手段，檔案數(shù)字化是檔案信息化的基礎(chǔ)工作。高職院校應(yīng)開發(fā)出適用于本校的數(shù)據(jù)庫，加強文件目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，采集文件級目錄數(shù)據(jù)，建立各類檔案目錄的數(shù)據(jù)庫，建設(shè)全文信息數(shù)據(jù)庫，使檔案信息資源開發(fā)利用服務(wù)能力不斷提高、質(zhì)量日益提升，滿足學(xué)校發(fā)展過程中對檔案利用的需求[6]。同時，必須高度重視檔案信息安全問題。檔案管理者應(yīng)嚴格執(zhí)行相關(guān)法律法規(guī)，做好信息安全應(yīng)急預(yù)案，防止數(shù)據(jù)丟失、失密、泄密事件的發(fā)生；做好數(shù)據(jù)庫、服務(wù)器、信息系統(tǒng)等的安全檢測和保障工作，制訂完善的安全監(jiān)控及安全加固、安全維護方案；提高信息網(wǎng)絡(luò)安全意識，充分利用防火墻技術(shù)、殺毒軟件、網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)測等網(wǎng)絡(luò)安全防護技術(shù)，加強網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性；加強對檔案工作人員的責(zé)任意識、安全意識和保密意識的教育[3]。

3.4 合理優(yōu)化檔案信息化的專業(yè)隊伍建設(shè)

檔案信息化建設(shè)是為了實現(xiàn)檔案的利用價值。優(yōu)化人才隊伍可更好地為檔案信息化建設(shè)服務(wù)。高職院?？梢砸劳懈叩仍盒?，積極對接引進集管理能力及信息化技術(shù)于一身的復(fù)合型人才。對檔案人員的繼續(xù)教育必須常態(tài)化、制度化、全員化，提供機會和平臺幫助他們學(xué)習(xí)新知識、新技術(shù)，拓寬知識面，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)新時代檔案事業(yè)發(fā)展的需求。高職院校還應(yīng)積極邀請檔案信息化的專家，對檔案工作者進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和繼續(xù)教育，提高檔案人員的綜合素質(zhì)、服務(wù)意識及工作積極性，促進高職院校檔案信息化的發(fā)展與創(chuàng)新，為學(xué)校的發(fā)展提供更好的條件保障。

檔案信息化建設(shè)是新時代下檔案事業(yè)發(fā)展的必然產(chǎn)物。高職院校應(yīng)利用新時代的新優(yōu)勢，利用新思路、新途徑，充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案信息化建設(shè)工作中的作用，助推高職院校檔案信息化工作，實現(xiàn)檔案信息資源的開發(fā)利用價值，促進檔案事業(yè)的飛躍性發(fā)展。

參 考 文 獻

[1]吳佳佳.我國檔案信息化建設(shè)全面提速 著力提升檔案信息化應(yīng)用層次[EB/OL].http：//www.ce.cn/xwzx/gnsz/gdxw/201612/25/t20161225_19082110.shtml，2016-12-25.

[2]童曉風(fēng).對高?？萍紮n案數(shù)字化建設(shè)的思考[J].檔案信息化，2006（1）：18-19.

[3]吳進.高職院校檔案信息化建設(shè)中出現(xiàn)的問題及對策[J].蘭臺世界，2013（4）：72-73.

[4]郭玲.數(shù)字化校園環(huán)境下高職院校檔案信息化建設(shè)研究[J].湖南環(huán)境生物職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2010（9）：65-67.

[5]王磊，喬永會.高職院校檔案工作信息化建設(shè)的實踐及改進對策[J].黑龍江科技信息，2012（27）：138-139.

[6]周敬堂.高職院校檔案信息化建設(shè)之淺見[J].黑龍江史志，2010（15）：81-82.

[責(zé)任編輯：高海明]