于甜甜

藝術(shù)檔案是反映各類藝術(shù)單位和藝術(shù)工作者的藝術(shù)實踐活動和藝術(shù)成就的歷史記錄，重視對群眾文化藝術(shù)檔案的管理不僅對本藝術(shù)單位、藝術(shù)工作者本人來說有據(jù)可考，更重要的是對推動社會文化發(fā)展具有十分珍貴的參照、借鑒意義。

群眾文化檔案的形式具有多樣性、豐富性、復雜性等特點。除大型的文藝戲劇表演、詩詞朗誦會、送溫暖下鄉(xiāng)演出、社區(qū)文娛活動以外，文稿、劇本、樂譜、燈光舞臺設計圖、演出光盤等音像資料都是具有保存價值的，是其重要組成部分。因此，群眾文化藝術(shù)檔案管理人員在文化活動開展之前，就要對活動開展形式、所需保存設備、現(xiàn)場環(huán)境等因素做好翔實充分的準備。不同于可復制重版的圖書文字資料，現(xiàn)場演出往往具有不可重復性，精彩的畫面轉(zhuǎn)瞬即逝，如果錯過這一秒的拍攝，可能因為節(jié)目調(diào)整、演員更換、活動主題轉(zhuǎn)變等多重因素的影響，導致所需資料無法復制。同樣地，進入到信息時代，文字、音像資料素材常通過網(wǎng)絡郵件等形式傳輸，極易因接收方式不當而導致文件破損。因此認識到現(xiàn)場檔案資料的珍貴性、提升藝術(shù)檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)、擅用采錄設備及電腦基本軟件，是順利開展藝術(shù)檔案資料收集的必要前提。

管理群眾文化藝術(shù)檔案需要具備較強的邏輯思維能力及目錄整理能力，真正健全完善的藝術(shù)檔案管理系統(tǒng)應該是用戶友好型，多人分工整理卻仍能準確地按照統(tǒng)一標準進行分類。因時代更迭，檔案管理人員也會有更換，如果系統(tǒng)并未按照十分明了清晰的原則設置，極易出現(xiàn)資料隨意堆放、文件夾混雜、材料到用時方恨少的窘境。

檔案管理機構(gòu)一定要重視對檔案庫的數(shù)字化建立，充分運用電子信息時代為資料整理提供的便利性和準確性，避免因人工分類時出現(xiàn)的瑕疵與紕漏，更重要的是在檔案系統(tǒng)建立之初就確保其目錄分類的合理性及合邏輯性，并以此作為培訓檔案管理人員的材料，首先使他們對系統(tǒng)有科學的理解，真正認識到如此分類對于日后找尋相關資料、申請項目、提供紀錄片素材等的便利性，從根本上規(guī)避因人員更迭、分類法不明晰而導致的明明有資料存檔卻無跡可尋的現(xiàn)象發(fā)生。年度大事記也是對當年發(fā)生的各項文藝活動的一個總結(jié)，按照年度、事件、材料等分類加以尋找，不僅可以增強管理人員的管理邏輯思維，也能為新上任的管理人員提供一個清晰的脈絡。

溝通與交流對于藝術(shù)檔案管理至關重要，藝術(shù)管理機構(gòu)應該重視管理人員的外派交流培訓，參加檔案管理進修班，學習日新月異的資料管理方法；以更加省時、更加高效的方式克服檔案收集途徑復雜、綜合性強、管理難度高等困難；廣泛學習其他伙伴機構(gòu)的經(jīng)驗教訓，有則改之，無則加勉；提前對可能發(fā)生的情況進行規(guī)避，尤其注意學習對不同載體的不同保存、保護方法，盡可能延長材料的保存期限，學習檢查修復文件的核心技術(shù)。對交流持有開放積極的態(tài)度，在互相幫助共榮的氛圍下，不斷提高檔案管理的完善程度。

身為群眾文化藝術(shù)檔案的管理人員，一定要加強自我約束力，對檔案資料具有強烈的責任意識，支持相關機構(gòu)對文化藝術(shù)檔案工作的制度化管理和責任追究原則，充分認識到自己作為檔案管理關鍵一環(huán)所承擔的職責，自主提高學習鉆研能力與職業(yè)修養(yǎng)，提前報備保護難度大的資料，群策群力共商妥善保護和修復方法，不以自我主觀態(tài)度輕易對情況進行判斷，以做好資料檔案的管理工作為第一原則。尊崇真實性，不得因工作便利擅自對文件進行增補或刪改，在記錄過程中充分保證材料內(nèi)容傳遞的真實性和準確性。道德修養(yǎng)的健全是能夠成為一名優(yōu)秀的藝術(shù)文化檔案管理人員的重要品質(zhì)。

檔案管理工作對于社會文化發(fā)展至關重要，不僅是對群眾藝術(shù)文化的真實的、科學的記錄，更是對推動藝術(shù)文化單位和藝術(shù)工作者的繼續(xù)發(fā)展、促進文化創(chuàng)新具有重要的參考價值。

責任編輯 王彩君