陳云華 夏康

《韓非子·喻老》中有云：千丈之堤，以螻蟻之穴潰。可見，風險在不同區(qū)域存在著的不確定性不應當被忽略。在檔案工作中遭遇風險可能會對所在單位帶來直接的經濟、技術、安全上的損失，嚴重的甚至會造成不良的政治和聲譽上的影響。所以我們需要對不同的風險進行分析，以便提前預警，防范災難的發(fā)生。

檔案室的風險分析和風險管理工作不僅可以參考其他檔案室的工作經驗，也可以借鑒博物館和圖書館之工作經驗。以大英博物館為例，他們在2013年制定的風險管理手冊（British Museum Risk management Policy 2013）中使用風險矩陣，通過對風險發(fā)生概率和造成后果的程度做出大致描述來定義風險的輕重緩急[1]。另外，特別要提及的是英國哥倫比亞博物館協(xié)會，他們同樣使用風險矩陣對風險與預防工作進行優(yōu)先評級，可以說是這個行業(yè)規(guī)范的范本[2]。

我們遵從風險管理的主旨，在辨別能夠對檔案室和檔案室收藏造成重大影響的所有潛在風險，評估每個風險所能造成的后果，并切合實際地提出預防、減緩災害的策略。同時我們參考英國博物館的機制再結合現(xiàn)實的工作情況，借鑒矩陣的方法來定義風險等級（見圖1），以便完善風險評估和風險管理工作。

一、火災與電路風險

火災對檔案室有毀滅性的破壞作用，因此我們將火災風險等級定義為高。了解室內火災成因，用科學的工程模型模擬特定房間火災與火勢的發(fā)展情況，從而完善火警預警機制，訓練相關人員在第一時間內對火勢控制的應變能力，是控制火災風險的關鍵。關于室內火災的成因，參考上?？萍汲霭嫔绲摹斗阑鹗謨浴穂3]以及《建筑內部裝修設計防火規(guī)范》[4]，考慮無煙醫(yī)院的實際情況和檔案室所在建筑的建造裝修時間，產生明火的主要可能有二：一為電器的老化引起的短路；二為電路與電器的過載。

以常州市婦幼保健院為例，參考室內電路板/插座分布圖（見圖2），合理的利用空間讓電路板/電器與檔案柜體保持安全距離，關于這個安全距離可以通過比較低成本的計算流體力學方法（CFD）模擬計算獲得。抽濕機與空調機的不間斷工作導致電器的損壞短路也是火災的風險因素，讓現(xiàn)有的多臺抽濕機和空調機輪流工作能夠有效地減小單臺機器的工作載荷，這樣既保證了檔案室空氣的流通，控制了室內濕度，又延長了抽濕機的工作壽命，并且減小了短路和火災風險。另外，圖2所示，與檔案室?guī)旆肯噜彽呐畮茉》績鹊碾娐方涍^檔案室?guī)旆?。淋浴房內潮濕的空氣也容易使電路受潮短路，引發(fā)火災。所以當前檔案室按照規(guī)范在易著火的區(qū)域放置二氧化碳滅火器材是正確有效的做法。

為了實際地完善火警預警機制，運用低成本的計算流體力學方法，借助高性能計算設備，對常州婦幼保健院檔案室建模并對每個子區(qū)域運用質量、能量動量及自定義標量的微分方程求解，能夠比較精確地預報物質流動、傳熱、燃燒等細節(jié)過程。通過檔案室所在建筑的圖紙和實地測繪，我們可以對檔案室大樓建模，然后再使用Matlab軟件的CFD模塊，用控制變量法進行參數(shù)分析，假定不同的起火位置通過計算不同布置的檔案室火勢發(fā)展的速度，得出最佳阻燃路徑和方案，從而對檔案室的火警預警機制建設起到現(xiàn)實意義的指導作用。以圖3、圖4為例，使用計算流體力學方法，這兩張圖分別詳細描述了房屋內火勢的走向和瞬時屋內各個區(qū)域的溫度分布情況。綜上所述，使用科學的方法可將檔案室建設和檔案保護提高到基于性能設計的高度，以取代指令性的建筑消防設計規(guī)范。

二、水患與濕度風險

水患通常是由洪水、暴雨積水、房屋漏水、管道漏水等原因造成的。與火災相比，水患的破壞力較低，但也會對各種檔案文件造成不可逆的傷害，尤其是年代相對久遠的珍貴手寫資料。并且受潮、空氣濕度過高通常也會導致檔案發(fā)霉，這會對紙質檔案以及磁帶等特殊載體檔案造成破壞。綜合考慮常州市婦幼保健院檔案室所在地區(qū)水文、濕度、降雨量、地勢以及建筑結構等可能造成的破壞，我們把水患與濕度風險等級定義為高。

根據(jù)1971—2000年數(shù)據(jù)[7]，常州一年內的月平均降雨量在6—7月時會達到峰值約180 mm，年平均降雨量達1074.0mm，遠高于北方許多城市同期平均水平。根據(jù)筆者在婦幼保健院的實際工作經驗，該院所在區(qū)域的地勢比較低，每年的降雨高峰期都會受到不同程度的水災影響。檔案室所在樓層高于地平面僅20cm，在積水水位高于15cm時，作為當前的應急機制，發(fā)動全院工作人員將全部檔案轉移至高層。另外，因檔案室與女廁所、淋浴房僅一墻之隔，大量的水管線極有可能布滿在該墻之中。水管常年的銹蝕與老化，使用過程中過高的水壓，墻體自1988年至今的形變都是水管破裂的重要誘因。所以在現(xiàn)有檔案室不搬遷的情況下，將所有靠近廁所墻體的檔案柜搬離該區(qū)域，是現(xiàn)實而有效的規(guī)避風險的方案。

控制溫度和濕度在檔案的保存工作中也是至關重要的。大致來講在蛋白質不被破壞的溫度范圍內（< 50°C）室溫每上升10°C，有害的化學反應會加速，霉壞的速率也會加倍[8]。常州的氣象資料表明，該市的年平均相對濕度在70%上下[9]，遠高于包括中國在內的各國檔案室存儲濕度規(guī)定（50%）。因此，該院檔案室通過中央空調、抽濕機和相對濕度指示器的配合工作，對相對濕度進行有效的控制，同時在檔案室內加入干燥劑并定期更換。

三、檔案的防盜、借記、數(shù)字轉型等安全風險

相比于火災和水患中存在的眾多不確定因素，檔案室數(shù)據(jù)防盜、保密與借記等風險大多是因為人禍。綜合考慮婦幼保健院的現(xiàn)有借記制度、安保等級、檔案室防盜安全設施，我們將此類風險等級定義為中度。防盜問題首當其沖，雖然檔案室都安裝了防盜門窗，但根據(jù)圖2所示，婦幼保健院檔案室所在樓監(jiān)控設備覆蓋的區(qū)域有限，安全通道和檔案室內部并不在監(jiān)控范圍內。為了無死角地保證檔案室的數(shù)據(jù)安全，應在閱檔室位置安裝攝像頭，并在檔案室內部安裝監(jiān)控設備監(jiān)控兩扇防盜窗口。婦幼保健院檔案室當下的借記制度與輔助設備（如掃碼器）有待加強。如今手寫記錄的借記方法很難保證文檔的有效追蹤。順應數(shù)字化時代，我們可以通過掃描工具讓所有紙質檔案文件數(shù)字化，通過加密技術對借記的電子文檔加密，防止借記文件被拷貝，電子文件逾期自動銷毀，這樣極大地保證了檔案的安全。

四、蟲害與嚙齒類動物風險

考慮到檔案室內存放有大量的紙質檔案，而紙質載體本身所含有的適于昆蟲繁殖的植物纖維與漿糊等物質，在相對濕度高、溫暖的長江中下游地區(qū)環(huán)境中，容易發(fā)生微生物以及嚙齒類動物（各種鼠類為主）對檔案造成損害的情況。鑒于這些損害事件的嚴重性與發(fā)生概率，我們將此類風險定義為中級。常州市婦幼保健院地處長江中下游，蟲害危害紙質載體主要昆蟲科目有竊蠹科、蟻科、蜚蠊科、谷蛾科等，考慮到危害書刊的昆蟲與嚙齒類動物種類多，施用藥物時必須將揮發(fā)性與中毒性的藥物同時使用，驅滅與誘殺相結合。常用的熏蒸劑有磷化鋁、溴甲烷、環(huán)氧乙烷等，并且將采編部門送進檔案室的資料用溴甲烷在真空器內熏蒸，可防庫外的蟲子進庫。

五、人造光光照及太陽輻射

光照以及太陽輻射的破壞在檔案管理中容易被人忽視，其能造成的破壞和惡劣影響遠不如火災和水患，所以我們把光照和輻射的風險等級定義為低。根據(jù)J. Ashley-smith的研究分析[10]，人造光源和太陽光都會致使印刷色彩褪色。針對這種不可規(guī)避的現(xiàn)象，J. Tetreault[11]的研究報告著重強調了100年內褪色小于5%的標準。為了達到這個標準多份研究指出儲藏室的光照強度應當小于50 lux[12]。檔案室選擇適當瓦數(shù)的照明設備，正確地使用照度計檢測，能夠使檔案保存得更加長久。

雖然風險具有不確定性，但是忽略風險往往會引起不可估量的損失。排查檔案室工作中潛在的各種風險，對其進行量化分析和評估，并針對不同風險制定出相應的處置方案，此類研究分析對于檔案室現(xiàn)代化建設具有現(xiàn)實價值。

參考文獻

[1][10]B. Museum，"British Museum Risk management Policy " 2013.

[2]D. H. R. Duckles，"Best Practices Module： Risk Management，" British Columbia Museums Association. Canadian Heritage，2005.

[3]李春鎬，防火手冊[M]，上?？萍汲霭嫔?，1991.

[4]公安部，建筑內部裝修設計防火規(guī)范[M]，建筑工業(yè)出版社，1995.

[5][6][11][12]D. I. Kolaitis，E. K. Asimakopoulou，and M. A. Founti，"Fire behaviour of gypsum plasterboard wall assemblies： CFD simulation of a full- scale residential building，" Case Studies in Fire Safety，vol. 7，pp. 23-35，2017.

[7]中國天氣網，"常州城市介紹[EB/ OL]，" vol. http：//www.weather.com.cn/ cityintro/101191101.shtml，（2018-01-14）.

[8]W. P. Lull and P. N. Banks，"Conservation environment guidelines for libraries and archives，" 1990.

[9]常州年鑒社，"常州年鑒[EB/ OL]，" vol. http：//www.changzhou.gov.cn/ zhuanti/cznj/shu/gangkuang.htm，（2006）.