陳小磊

【摘要】在“互聯(lián)網(wǎng)+”作為一種國家發(fā)展戰(zhàn)略的大環(huán)境下，高校的檔案管理工作也應該緊隨時代發(fā)展風向標，根據(jù)自身情況去探究新的管理模式。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，網(wǎng)絡技術(shù)及信息技術(shù)的發(fā)展，使數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡化逐漸引領這個時代的潮流。在這樣的新形勢下，檔案管理應改造升級傳統(tǒng)管理方式，不斷發(fā)現(xiàn)并利用新的發(fā)展引擎，為打造智慧社會、智慧生活服務添加新助力。故此在“互聯(lián)網(wǎng)+”的背景下，高校的檔案管理模式工作應與互聯(lián)網(wǎng)有機結(jié)合，在檔案管理工作的系統(tǒng)化、數(shù)據(jù)化、及檔案利用服務方面進行不斷的探究和創(chuàng)新。

【關(guān)鍵詞】互聯(lián)網(wǎng)+ 創(chuàng)新 思維 資源整合 系統(tǒng)構(gòu)建

【課題項目】“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下高校黨建檔案管理模式探究，課題編號：DJY201702。

【中圖分類號】G64 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2018）07-0002-01

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的管理體系構(gòu)建：

1.培養(yǎng)互聯(lián)網(wǎng)絡思維模式，將原有檔案管理模式與互聯(lián)網(wǎng)絡結(jié)合來開展工作。

目前高校一般大學生的基本的紙質(zhì)檔案材料包括高考材料、錄取表、畢業(yè)生登記表、中學生登記表、學校鑒定表、考試成績表、素質(zhì)拓展表、獎勵及處分材料、黨員材料等信息。檔案資料基本都是紙質(zhì)版的，一旦出現(xiàn)問題需要修改，工作量大，而且部分材料修改很難實現(xiàn)。

2.高校檔案管理工作信息化建設的基本內(nèi)容。

（1））軟硬件設施的建設。高校檔案管理工作的信息化離不開軟硬件設施的支持，對于硬件設施主要是提供用于檔案管理工作所需要的計算機以及存儲設備，工作主要內(nèi)容是做好計算機以及電子文件存儲設備的安全維護與數(shù)據(jù)備份管理。對于軟件設施，則主要是選擇操作容易、維護簡便以及具有查詢功能的管理軟件。通過充分、全面的軟硬件設施，確保高校檔案管理信息化的順利開展。

（2）高校檔案信息資料。高校檔案信息資料的收集整理主要是按照規(guī)范、標準以及統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式對各種電子文件資源進行整理，可以在檔案管理信息部門設置中心系統(tǒng)，作為收發(fā)、存儲以及整理電子文件的中轉(zhuǎn)站，提高信息的收集以及保管工作的效率。

（3）檔案管理系統(tǒng)的安全保密。由于部分高校檔案信息資料屬于具有一定密級的資料，因此對于這些資料，既要確保檔案資料的真實、可靠、完整，同時也要確保電子檔案數(shù)據(jù)庫處于安全可靠的狀態(tài)，對這些電子檔案進行訪問使用必須經(jīng)過相應的授權(quán)后方可執(zhí)行。

二、建立網(wǎng)絡學籍管理系統(tǒng)的必要性與優(yōu)越性：

1.隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展和網(wǎng)絡應用的普及，我國高校原有的半手工操作的小型數(shù)據(jù)庫已經(jīng)很難適應新的發(fā)展趨勢，所以需要建立一套完整的、規(guī)范的學生學籍檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)管理信息化、規(guī)范化和科學化，構(gòu)建一體化的管理和應用服務平臺。

2.從學生入校開始的一切檔案資料錄入檔案信息系統(tǒng)進行信息化存儲。高?？梢越⒆杂械臋n案信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)。專門用來存儲和管理學生日常檔案變動，充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實現(xiàn)資料錄入、修正、監(jiān)督、反饋和查閱等。

3.學籍管理工作的信息化可以極大的提高工作效率，做到情況反映及時迅速、數(shù)據(jù)統(tǒng)計準確可靠，信息搜集全面客觀。

4.加強各教學、系部之間的信息交流，便于各級領導和部門掌握情況。

三、互動式檔案管理系統(tǒng)模式的優(yōu)越性：

1.在“互聯(lián)網(wǎng)+”的背景下，檔案管理體系不再是以往的單方向傳遞信息。利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將紙質(zhì)檔案材料信息化，以檔案管理部門為主，實現(xiàn)學生、輔導員、檔案部門管理人員等多方面信息的增補和修正。

2.在不涉及學生隱私的前提下，可以使得各方面的信息互動反饋，這樣做一方面能夠避免信息的失真，另一方面能夠及時對信息進行補充和修正。對此從兩方面進行探究。

四、加強數(shù)字化建設，進行數(shù)字資源整合：

1.檔案工作者可以將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案數(shù)字化，與互聯(lián)網(wǎng)、新媒體信息的收集、整理、歸檔相結(jié)合。就目前來看，互聯(lián)網(wǎng)信息已經(jīng)占相當大的比重，忽視對互聯(lián)網(wǎng)及新媒體信息的歸檔，不利于檔案信息的完整性保存。

2.在重視互聯(lián)網(wǎng)信息檔案歸檔的同時，檔案管理部門還要對互聯(lián)網(wǎng)信息、新媒體信息的分類等方面進行研究，其特性決定了與傳統(tǒng)檔案分類的區(qū)別。

五、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案資源信息資源共享系統(tǒng)的建立：

檔案管理機構(gòu)應共同協(xié)作，建設全國開放檔案信息資源平臺，真正將互聯(lián)網(wǎng)與檔案融合，不斷完善“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的資源建設，逐步把全國已上網(wǎng)開放的檔案信息集中收集起來。積極推進檔案信息資源共享，通過信息平臺或傳播渠道把檔案信息傳播到公眾中去。國家檔案局網(wǎng)站已經(jīng)開通“國家開放檔案信息資源共享利用系統(tǒng)”。

六、高校檔案管理信息化完善策略研究：

1.實現(xiàn)高校檔案管理信息體系的標準化。提高高校檔案管理信息化建設水平，應該注重對高校檔案管理信息化體系的建設制定相應的標準。高校檔案管理部門可以結(jié)合國家制定的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》以及《CAD電子文件光盤存貯、歸檔與檔案管理要求》等規(guī)范性的文件，并結(jié)合高校管理部門的實際情況，制定標準的工作流程，指導高校檔案資料的收集整理以及歸檔保存工作。通過這種制度管理的方式實現(xiàn)高校檔案管理的標準化與規(guī)范化，促進高校檔案管理工作的順利開展。

2.結(jié)合高校的實際情況建立檔案數(shù)據(jù)庫以及網(wǎng)絡平臺開展檔案管理工作。高校檔案管理部門應該根據(jù)自身的檔案類型將其分為教學科研檔案、黨政管理檔案、教學設備檔案、基建檔案、人力資源管理檔案以及學籍檔案等幾種類型，分門別類地建立檔案資料數(shù)據(jù)庫。其次，應該根據(jù)高校檔案管理的數(shù)據(jù)庫，建立檔案資源共享網(wǎng)絡平臺，通過網(wǎng)絡平臺，高校內(nèi)部或者是社會機構(gòu)可以通過相應的權(quán)限，對高校檔案資料進行查詢，進而提高高校檔案資料的使用效率。

3.提高高校檔案管理部門的工作隊伍的整體水平。高校檔案管理工作人員的能力水平直接關(guān)系到高校檔案管理工作質(zhì)量，因此對于高校檔案管理工作的改進應該提高檔案管理工作人員的能力水平。重點針對檔案管理軟件的使用、資料數(shù)據(jù)庫的維護以及檔案管理理論對工作人員進行教育培訓，以提高其工作能力，確保高校檔案管理工作水平的提高。

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