楊揚(yáng)

【摘 要】通過(guò)對(duì)FT辦公室管理現(xiàn)狀分析，找到當(dāng)前其在相關(guān)領(lǐng)域的管理上存在的主要問(wèn)題，并分析了出現(xiàn)這些問(wèn)題的根本原因，進(jìn)而在定義辦公室未來(lái)職能定位的基礎(chǔ)上有針對(duì)性的提出相應(yīng)管理能力提升策略，以進(jìn)一步發(fā)揮好在院所改革發(fā)展中的作用，并為其他相關(guān)科研院所辦公室的總體管理能力提升建設(shè)提供建議。

【關(guān)鍵詞】辦公室；管理；提升

FT是國(guó)家一類(lèi)軍工研究所，隨著科技進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)規(guī)模日益提升，在面臨提質(zhì)增效、高質(zhì)量發(fā)展要求下，領(lǐng)導(dǎo)班子高度重視管理的重要性，切實(shí)扭轉(zhuǎn)長(zhǎng)期以來(lái)“重技術(shù)、輕管理”問(wèn)題，通過(guò)管理咨詢(xún)活動(dòng)、主題年活動(dòng)、校所共建管理研究中心等抓手，在管理提升上實(shí)現(xiàn)了長(zhǎng)足的進(jìn)展。在職能部門(mén)管理提升工作中，根據(jù)FT辦公室存在的管理問(wèn)題，考慮到其會(huì)是目前部分科研院所辦公室存在的共性問(wèn)題，為了解決現(xiàn)存缺陷、提升相關(guān)院所辦公室的管理能力，需要在著眼于未來(lái)發(fā)展的情況下依據(jù)實(shí)際，研究相應(yīng)有效的策略方案。

一、現(xiàn)存主要問(wèn)題

（一）綜合管理相關(guān)領(lǐng)域

（1）參謀職能的體現(xiàn)尚顯薄弱。在國(guó)有企業(yè)、軍工事業(yè)單位全面深化改革的形勢(shì)下，對(duì)研究所的總體改革發(fā)展沒(méi)能提出足夠且有效的意見(jiàn)建議，與所領(lǐng)導(dǎo)期望的參謀助手角色有一定的差距，還需要進(jìn)一步增強(qiáng)其作為領(lǐng)導(dǎo)智囊的作用，能夠在研究所對(duì)內(nèi)對(duì)外事務(wù)處理上適時(shí)適當(dāng)?shù)奶岢鼋ㄔO(shè)性決策意見(jiàn)。

（2）績(jī)效考核指揮棒作用待提升。辦公室需根據(jù)研究所績(jī)效考核辦法實(shí)施效果，適時(shí)修訂完善部門(mén)績(jī)效考核方案和全員業(yè)績(jī)考核辦法。每年底需同規(guī)劃發(fā)展部將研究所中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃分解，確立每年度量化工作目標(biāo)，并融入所年度工作報(bào)告，通過(guò)進(jìn)一步分解形成各部門(mén)關(guān)鍵業(yè)績(jī)考核指標(biāo)并形成年度業(yè)績(jī)責(zé)任書(shū)，在每年年初舉行的年度工作會(huì)議上與所長(zhǎng)簽訂后生效，正式納入部門(mén)績(jī)效考核。且每月月底辦公室需組織相關(guān)職能部門(mén)對(duì)關(guān)鍵業(yè)績(jī)指標(biāo)進(jìn)行月度考核，考核結(jié)果報(bào)人力資源部予以?xún)冬F(xiàn)。但以上績(jī)效考核整體辦法的實(shí)際實(shí)施效果未達(dá)預(yù)期，特別是在增強(qiáng)職能部門(mén)對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)的支撐、促進(jìn)業(yè)務(wù)部門(mén)新動(dòng)能、新產(chǎn)品與新領(lǐng)域發(fā)展等方面的績(jī)效牽引作用還需增強(qiáng)。

（3）管理提升牽頭力未充分發(fā)揮。隨著科研院所軍民深度融合發(fā)展進(jìn)程，院所二級(jí)利潤(rùn)中心（事業(yè)部、控股公司等）日益發(fā)展壯大，相比較當(dāng)前研究所的機(jī)關(guān)部門(mén)作為“司令部”的整體管理能力還顯得比較薄弱，管理理念和管理方法相對(duì)單一，整體站位、統(tǒng)籌策劃能力還與所內(nèi)的發(fā)展要求有較大差距。辦公室作為整體管理能力提升的牽頭部門(mén)，需要帶頭提升管理水平，但其充分發(fā)揮管理職能、促進(jìn)全所經(jīng)營(yíng)管理能力提升的要求目前尚未達(dá)到。

（4）部分工作流程存在冗余?，F(xiàn)代院所辦公信息化、無(wú)紙化應(yīng)用日益增多，日常通過(guò)辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)，大大提高了行政辦公效率。但據(jù)所內(nèi)員工反應(yīng)OA審批環(huán)節(jié)存在冗余，比如：參觀(guān)展廳需要一個(gè)審批單，參觀(guān)生產(chǎn)線(xiàn)仍需要一個(gè)審批單等，此類(lèi)相關(guān)流程比較繁瑣，亟待優(yōu)化。

（二）行政管理相關(guān)領(lǐng)域

精細(xì)化管理水平有待提升。辦公室的很多工作仍然沿用傳統(tǒng)的工作方式方法，未能根據(jù)外部環(huán)境變化及研究所內(nèi)部發(fā)展做出實(shí)時(shí)更新。事務(wù)性工作在流程化、模板化、表格化方面還有很大提升空間，需進(jìn)行精細(xì)化改進(jìn)。

二、根本原因

（一）綜合管理相關(guān)領(lǐng)域

（1）參謀職能未能被充分認(rèn)識(shí)。參謀職能在決策的形成過(guò)程中，發(fā)揮幫助領(lǐng)導(dǎo)全面了解基礎(chǔ)情況、確定工作方向和重點(diǎn)、范圍及程度等作用；在決策的實(shí)施過(guò)程中，發(fā)揮幫助領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解工作進(jìn)展情況、審時(shí)度勢(shì)的作用；在決策的實(shí)施過(guò)程結(jié)束后，發(fā)揮幫助領(lǐng)導(dǎo)正確總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、制定新決策的作用。辦公室忙于日常工作事務(wù)，注重辦文辦會(huì)，對(duì)電子信息技術(shù)和行業(yè)的發(fā)展，對(duì)國(guó)家全面深化改革的政策研究不夠，對(duì)參謀職能的認(rèn)識(shí)不足，未能充分發(fā)揮參謀職能。

（2）績(jī)效考核缺乏有效方法支撐。目前辦公室承擔(dān)著機(jī)關(guān)部門(mén)以及全員業(yè)績(jī)考核的職責(zé)，在組織實(shí)施中未能依據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展重點(diǎn)對(duì)績(jī)效考核辦法進(jìn)行及時(shí)優(yōu)化與調(diào)整，并且未形成對(duì)重點(diǎn)工作績(jī)效引導(dǎo)的有效支撐，總體績(jī)效考核未達(dá)成良好的效果。

（3）優(yōu)秀管理理念與方法學(xué)習(xí)不深。缺少對(duì)優(yōu)秀管理理念和管理方法的深入學(xué)習(xí)，對(duì)現(xiàn)代企業(yè)管理和電子信息技術(shù)的學(xué)習(xí)研究不夠，未能準(zhǔn)確了解現(xiàn)代企業(yè)管理理念以及電子信息技術(shù)發(fā)展趨向，且未適時(shí)作出適應(yīng)我所管理方法的改進(jìn)。

（4）制度建設(shè)缺乏實(shí)時(shí)優(yōu)化完善。部分工作流程在制定之初沒(méi)有綜合考慮實(shí)際實(shí)施情況，相關(guān)流程接口不完善，且相關(guān)工作流程需要層級(jí)審批，致使運(yùn)作過(guò)程較為繁瑣拖沓。

（二）行政管理相關(guān)領(lǐng)域

辦公室管理人員在管理上投入過(guò)少。目前辦公室承擔(dān)具體管理的干事負(fù)責(zé)工作報(bào)告起草、管理提升活動(dòng)、管理型班組建設(shè)、業(yè)績(jī)考核、業(yè)務(wù)接待等多項(xiàng)工作，管理與行政工作并存，特別是事務(wù)性工作占據(jù)了大部分工作時(shí)間和精力，在管理上投入較少，與部門(mén)和研究所的發(fā)展不相適應(yīng)。

三、關(guān)鍵管理能力提升策略

辦公室未來(lái)職能定位：對(duì)外，研究所的對(duì)外聯(lián)絡(luò)與協(xié)調(diào)；對(duì)內(nèi)，研究所領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，重大決策的貫徹與落實(shí)的督辦、檢查。依據(jù)辦公室未來(lái)對(duì)內(nèi)、對(duì)外職能定位，在本所辦公室存在的綜合管理及行政管理領(lǐng)相關(guān)問(wèn)題的基礎(chǔ)上提出以下對(duì)本所及其他所有相關(guān)研究所辦公室的關(guān)鍵管理能力提升策略建議：

（一）綜合管理相關(guān)領(lǐng)域

（1）強(qiáng)化參謀職能。充分發(fā)揮參謀助手作用，輔助領(lǐng)導(dǎo)決策。決策建議要善于從領(lǐng)導(dǎo)的角度和全局的高度去思考、策劃和處理問(wèn)題，準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)的工作意圖，增強(qiáng)建言獻(xiàn)策的主動(dòng)性和預(yù)見(jiàn)性。多出創(chuàng)新思想、多謀創(chuàng)新方法、多提創(chuàng)新對(duì)策。

（2）優(yōu)化績(jī)效考核。根據(jù)所內(nèi)年度重點(diǎn)工作及重大業(yè)務(wù)發(fā)展決策，優(yōu)化完善辦公室全員績(jī)效考核辦法，并將考核工作與崗位和薪酬管理有效結(jié)合，細(xì)化考核要求，提升考核的實(shí)效性和科學(xué)性，同時(shí)也為人才培養(yǎng)、創(chuàng)新激勵(lì)機(jī)制建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

（3）深化理念方法學(xué)習(xí)。加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代企業(yè)管理和電子信息技術(shù)知識(shí)的學(xué)習(xí)研究，加強(qiáng)基層調(diào)研，在機(jī)關(guān)職能部門(mén)管理能力提升上要有思路、有想法、有措施，特別是在現(xiàn)代企業(yè)制度建設(shè)、流程優(yōu)化過(guò)程中能夠起到表率作用。了解電子信息技術(shù)發(fā)展趨向，對(duì)行業(yè)發(fā)展情況有比較清醒的認(rèn)識(shí)，在年度工作策劃、工作報(bào)告起草、年度部門(mén)關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)制定中，能深入領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的工作思路，準(zhǔn)確分解落實(shí)辦公室的規(guī)劃發(fā)展要求。準(zhǔn)確定位辦公室的發(fā)展方向，不斷健全內(nèi)部管理制度，優(yōu)化部門(mén)工作流程，時(shí)刻順應(yīng)行業(yè)和單位發(fā)展要求，不斷創(chuàng)新工作方式方法，不斷提升工作效率和質(zhì)量。

（4）完善制度建設(shè)。以制度建設(shè)為抓手，組織各單位對(duì)研究所各項(xiàng)管理制度與工作流程進(jìn)行重新梳理，集中組織開(kāi)展工作流程優(yōu)化并完善相關(guān)制度建設(shè)。積極利用OA系統(tǒng)合并或精簡(jiǎn)相關(guān)工作所需審核的表單，提升信息化管理效率。

（二）行政管理相關(guān)領(lǐng)域

（1）推進(jìn)管理與行政崗位分離。建議增加辦公室管理人員配置，對(duì)現(xiàn)有的崗位職責(zé)進(jìn)行調(diào)整，細(xì)化分工，逐步將管理類(lèi)崗位與行政類(lèi)崗位分離，增加管理與研究型崗位，并減少管理崗位上的事務(wù)性工作，旨在管理方案策劃、報(bào)告起草上提升能力。行政類(lèi)崗位實(shí)行模塊化和精細(xì)化管理，對(duì)現(xiàn)有的事務(wù)性工作流程進(jìn)行固化和優(yōu)化，明確每項(xiàng)工作的工作流程、關(guān)鍵控制點(diǎn)，并將工作模板化、表格化，以提高工作效率和質(zhì)量。

（2）提升行政工作服務(wù)水平。在辦公室工作中，事務(wù)性工作是辦公室工作的重要組成部分，是辦公室日常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要基礎(chǔ)。特別是辦公室作為研究所的單位“窗口”與“紐帶橋梁”部門(mén)，既要負(fù)責(zé)對(duì)外接待、又要負(fù)責(zé)對(duì)內(nèi)協(xié)調(diào)，需要兼顧方方面面的工作，且要求事無(wú)巨細(xì)，如重大活動(dòng)的策劃組織、辦文辦會(huì)、印章使用、對(duì)外接待、內(nèi)外協(xié)調(diào)等工作都要“細(xì)”字當(dāng)頭。所以辦公室在做好管理工作的同時(shí)，也要不斷增強(qiáng)行政工作的服務(wù)水平，以保證各項(xiàng)工作的有效落實(shí)。

（三）機(jī)要檔案管理相關(guān)

紙質(zhì)與電子檔案管理職能合并。檔案是一種信息資源，當(dāng)前我所檔案管理工作不再僅是紙質(zhì)歸檔、提供借調(diào)閱。隨著信息化的發(fā)展，電子檔案將逐步成為檔案管理的主體，檔案工作與信息化工作逐日密切，終將融為一體，將兩類(lèi)檔案管理職能合并是大勢(shì)所趨。