趙志紅

【摘 要】 信息技術(shù)的普及，讓檔案管理運(yùn)用到每個(gè)領(lǐng)域，檔案管理中信息資源作為檔案管理的載體，開(kāi)發(fā)新系統(tǒng)促進(jìn)系統(tǒng)檔案管理的有效合理性，促進(jìn)檔案信息化發(fā)展，透明化以及資源共享化，對(duì)于整個(gè)管理流程進(jìn)行整理、分析、運(yùn)用、挖掘與增長(zhǎng)，檔案管理系統(tǒng)的各環(huán)節(jié)之間相互協(xié)作，提高系統(tǒng)運(yùn)行的效率與質(zhì)量。檔案管理作為現(xiàn)代管理中的重要部分，影響到一個(gè)工程，一個(gè)企業(yè)甚至一個(gè)國(guó)家的運(yùn)行，無(wú)規(guī)矩不成方圓，因此，它的規(guī)范化管理顯得至關(guān)重要。在此就是從檔案信息資源的規(guī)范化管理的角度引發(fā)思考，并提出了一些規(guī)范化管理的措施。

【關(guān)鍵詞】 檔案 信息 規(guī)范化 管理 措施

進(jìn)入信息時(shí)代之后，我國(guó)檔案的數(shù)量與日俱增，種類也愈加紛繁龐雜，只有實(shí)現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化管理，才能使各級(jí)各類檔案管理部門認(rèn)真保存、管理、積極開(kāi)發(fā)并充分利用各種檔案信息資源。實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化管理的根本目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管的系統(tǒng)化和案卷的完整化，進(jìn)而促進(jìn)檔案信息資源的價(jià)值最大化和利用便捷化。要充分地開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源，基礎(chǔ)和前提是要實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，這兩者是相輔相成、互相促進(jìn)的。

一、不斷更新觀念，提高主動(dòng)創(chuàng)造性

樹(shù)立合理的社會(huì)服務(wù)管理以及市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)觀念，確立主動(dòng)服務(wù)的觀念，只有各個(gè)檔案管理部門人員確立主動(dòng)服務(wù)的觀念，才能產(chǎn)生一系列自覺(jué)的服務(wù)行動(dòng)，確立開(kāi)放性的觀念，檔案工作者只有從封閉性走出來(lái)，面向社會(huì)，主動(dòng)融入，才能及時(shí)了解與把握對(duì)檔案利用的需求，以此進(jìn)行檔案信息的開(kāi)發(fā)與傳遞，當(dāng)然這都需要確立相應(yīng)的競(jìng)爭(zhēng)觀念。

二、豐富館藏，深層次開(kāi)發(fā)檔案信息資源

要按照相關(guān)規(guī)定，多渠道、多層次地征集和收集檔案資料；要逐步擴(kuò)大檔案信息的開(kāi)發(fā)規(guī)模，系統(tǒng)地開(kāi)發(fā)和利用各級(jí)檔案館的館藏檔案信息；要針對(duì)社會(huì)熱點(diǎn)問(wèn)題開(kāi)發(fā)檔案信息資源，把現(xiàn)實(shí)信息和館藏信息加以整理匯編，提供給有關(guān)部門作為解決熱點(diǎn)問(wèn)題的參考，為推動(dòng)本地區(qū)的社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展做貢獻(xiàn)。

三、擴(kuò)大科技檔案的利用范圍

檔案工作的根本目的是為了使檔案得到更好的利用。要按照相關(guān)規(guī)定及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，根據(jù)情況適當(dāng)放寬對(duì)部分檔案的限制。特別是科學(xué)、經(jīng)濟(jì)、文化、技術(shù)等類檔案，要擴(kuò)大向社會(huì)開(kāi)放的范圍，進(jìn)行科技檔案信息的交流和成果的推廣，實(shí)現(xiàn)知識(shí)和信息的共享。檔案部門要積極參與成果的轉(zhuǎn)讓，建立科技檔案信息中心，對(duì)檔案進(jìn)行加工和整理，并開(kāi)展科技檔案信息的交流，以促進(jìn)科技成果盡快轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力。第一，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)，創(chuàng)新檔案服務(wù)手段。第二，加強(qiáng)橫向聯(lián)合，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。因此，包括檔案管理部門在內(nèi)的所有文獻(xiàn)部門應(yīng)當(dāng)建立一個(gè)完整的社會(huì)信息系統(tǒng)，建立聯(lián)合目錄，形成網(wǎng)絡(luò)，實(shí)行資源共享，方便信息利用者更多也更廣泛地獲取信息和知識(shí)，更好地滿足社會(huì)多方面的需要。

四、提高個(gè)人的業(yè)務(wù)素質(zhì)工作，做好一系列檔案編研

為了實(shí)現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化管理，需要提升檔案人員的相應(yīng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)。關(guān)于檔案工作的基本理論知識(shí)以及相關(guān)具體操作的業(yè)務(wù)問(wèn)題進(jìn)行廣泛學(xué)習(xí)，通過(guò)參考學(xué)習(xí)與業(yè)務(wù)培訓(xùn)等方式逐步得到提升。檔案的工作者們需要掌握外語(yǔ)的學(xué)習(xí)情況，在新形勢(shì)下，對(duì)檔案管理人員提出一系列新任務(wù)，隨著越來(lái)越多相關(guān)部門對(duì)外開(kāi)發(fā)步伐的加快，一些檔案部門不可避免的出現(xiàn)一系列外事檔案，如果相關(guān)管理人員不具備外語(yǔ)素質(zhì)，就難以管理好屬于自己的工作，不利于實(shí)現(xiàn)對(duì)管理對(duì)象的有效管理。檔案工作者要努力的汲取計(jì)算機(jī)的相關(guān)知識(shí)，因?yàn)殡S著辦公室大戰(zhàn)，計(jì)算機(jī)管理檔案越來(lái)越受到重視，一系列的現(xiàn)代化設(shè)備進(jìn)入檔案室，這些設(shè)備逐步的成為檔案人員的辦公用具。如果檔案管理者不具備這樣的素質(zhì)，那樣正常的工作就不能合理的展開(kāi)，于是需要學(xué)習(xí)各類的現(xiàn)代化技能，這是檔案工作人員必須要學(xué)習(xí)的知識(shí)。

五、實(shí)行文檔一體化，做好文書(shū)處理工作

六、檔案工作管理的規(guī)范化的有效途徑是文檔一體化，在文檔一體化思想指導(dǎo)下，進(jìn)行建設(shè)適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的文件中心。它將目前各個(gè)機(jī)關(guān)相對(duì)分散獨(dú)立的文件與檔案管理統(tǒng)一進(jìn)行有機(jī)整體管理，文件中心缺失介于檔案館與文件形成機(jī)關(guān)的一種過(guò)渡性質(zhì)的文件保管機(jī)構(gòu)。經(jīng)過(guò)一系列的實(shí)踐證明，盡管檔案工作和文字處理工作之間的任務(wù)不同，并且具有相對(duì)獨(dú)立性，但從雙方之間的相互關(guān)系來(lái)看，檔案室文書(shū)的歸宿，而文書(shū)則是檔案的來(lái)源，在這種情況下就不難看出二者是緊密結(jié)合的需要具體應(yīng)用于工作環(huán)節(jié)中。信息化時(shí)代的到來(lái)，對(duì)檔案的管理工作提出了一系列更高的要求，同時(shí)也為檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用帶來(lái)了巨大機(jī)遇，檔案工作者必須主動(dòng)適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需要，提高對(duì)檔案管理與信息資源的開(kāi)發(fā)利用重視工作，加強(qiáng)對(duì)于檔案工作管理的規(guī)范化，升華檔案的管理理念，積極的繼續(xù)開(kāi)發(fā)利用手段的探索利用，提升檔案管理的一系列工作質(zhì)量，使檔案管理及其開(kāi)發(fā)利用與社會(huì)的發(fā)展同步進(jìn)行。

結(jié)束語(yǔ)

信息化時(shí)代對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求，同時(shí)也給檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用帶來(lái)了機(jī)遇。檔案工作者必須主動(dòng)適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，高度重視檔案管理和信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作，加強(qiáng)檔案工作管理的規(guī)范化，升華檔案管理理念，積極探索新的開(kāi)發(fā)利用手段，不斷提升檔案管理工作的科技含量，使檔案管理和開(kāi)發(fā)利用工作與社會(huì)的發(fā)展和創(chuàng)新保持同步。

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