唐圣琴

摘 要：文章作者根據(jù)貴州大學(xué)干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)情況，在總結(jié)數(shù)字化加工外包所需投入的基礎(chǔ)上，闡述了該項(xiàng)工作可能產(chǎn)生的社會(huì)效益，以期為將要開展此項(xiàng)工作的高校提供一定參考。

關(guān)鍵詞：貴州大學(xué);干部人事檔案;數(shù)字化加工;外包;投入;社會(huì)效益

中圖分類號(hào)：G273? ??文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

一、引言

干部人事檔案是以個(gè)人為單位，通過收集、鑒別、整理、立卷保存起來的資料，它真實(shí)地記錄了個(gè)人的經(jīng)歷、思想品德、知識(shí)才能、領(lǐng)導(dǎo)水平、獎(jiǎng)勵(lì)懲罰、工作等情況，決定著個(gè)人的轉(zhuǎn)正定級(jí)、提級(jí)升職等，具有重要的“憑證”作用和“參考”價(jià)值。

隨著科技的飛速發(fā)展，人才競爭越來越激烈，人事檔案只有做到管理規(guī)范化、現(xiàn)代化，查閱利用快捷化、精準(zhǔn)化，才能較好地適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理利用的需要。為此，干部人事檔案數(shù)字化工作已在全國各地迅速開展，中共貴州省委組織部于2013年5月下發(fā)了《關(guān)于推進(jìn)全省干部人事檔案信息化建設(shè)工作的意見》黔組通〔2013〕41號(hào)（簡稱41號(hào)文件），貴州大學(xué)于2013年9月啟動(dòng)此項(xiàng)工作，截至目前，全校在職人員檔案數(shù)字化工作已全部完成，特將學(xué)校在此工作中的投入以及可能產(chǎn)生的社會(huì)效益進(jìn)行分析，以供有關(guān)人員參考。

二、主要投入

干部人事檔案數(shù)字化就是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，以數(shù)字化形式存儲(chǔ)，利用計(jì)算機(jī)管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，以利于檔案資源利用。對(duì)高校而言，干部人事檔案數(shù)字化不僅是學(xué)校數(shù)字校園以及“記憶工程”建設(shè)的重要組成部分，也是一項(xiàng)較為龐大的系統(tǒng)工程，除需較多的資金投入外，也需大量的管理、服務(wù)等投入。

1.資金投入

資金投入分為一次性投入和每年投入。學(xué)校十分重視干部人事檔案數(shù)字化工作，預(yù)算一次性投入專款152.22萬元開展此項(xiàng)工作。其支出主要有：

一是軟硬件購置費(fèi)，用于購置管理系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)、掃描儀、服務(wù)器等檔案數(shù)字化必備的軟硬件（支出45.012萬元）。

二是數(shù)字化加工外包費(fèi)。由于學(xué)校干部人事檔案數(shù)量較大，數(shù)字化任務(wù)十分繁重，若依靠自身力量約需10余年才能完成，為此，學(xué)校采用外包方式，共計(jì)支付數(shù)字化加工服務(wù)費(fèi)72.1333萬元（以4000卷計(jì)）。

三是工作人員超工作量補(bǔ)助費(fèi)，用于工作人員配合外包公司周末、節(jié)假日工作的超工作量補(bǔ)助（支出12.111萬元，第二年因?qū)嵭锌冃ЧべY而未支付）。因此，僅從經(jīng)費(fèi)看，學(xué)校數(shù)字化檔案一次性投入總計(jì)達(dá)129.2563萬元，每卷投入323.14元。此外，為了確保數(shù)字檔案安全、適用，還投入了約5萬元的異地備份設(shè)備費(fèi)，4萬元的系統(tǒng)二次開發(fā)費(fèi)，以后每年還需投入3～5萬元的系統(tǒng)維護(hù)、相關(guān)設(shè)備維修或更新、異地備份等費(fèi)用。

2.其他投入

干部人事檔案數(shù)字化除資金投入外，還需相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)及工作人員在管理、服務(wù)等方面投入，主要部門有：

一是檔案館。有關(guān)人員在前期調(diào)研，咨詢以及制訂實(shí)施方案、相關(guān)規(guī)章制度等，數(shù)字化加工過程中的檔案交接、指導(dǎo)審核、材料催交、收回材料鑒定、數(shù)字化結(jié)果抽查等大量管理及服務(wù)的投入。

二是資產(chǎn)處。有關(guān)人員在招標(biāo)前期（如上報(bào)招標(biāo)項(xiàng)目，聯(lián)系并確定委托招標(biāo)單位等）、招標(biāo)過程中以及結(jié)束后的工作付出。

三是其他相關(guān)單位。如組織部、人事處、財(cái)務(wù)處等單位有關(guān)人員，在催交所缺材料、“三齡二歷一身份”認(rèn)定、工資變動(dòng)審批表制作、專項(xiàng)財(cái)務(wù)報(bào)銷等過程中的辛勤付出，等等。此外，還有全校90%以上的教職員工需補(bǔ)充一定數(shù)量的個(gè)人材料，他們在查詢、索取材料等過程中的時(shí)間、精力、經(jīng)費(fèi)的付出。

三、社會(huì)效益

雖然干部人事檔案數(shù)字化投入不可能向企業(yè)那樣會(huì)產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，但它將產(chǎn)生的社會(huì)效益仍是可以預(yù)見的，主要有以下幾方面：

1.減少了紙質(zhì)檔案翻閱次數(shù)，延長了檔案的使用壽命

就貴州大學(xué)來看，紙質(zhì)檔案使用頻率是較高的，主要有：

一是管檔人員使用。每年每個(gè)在職職工至少會(huì)形成年度考核表、工資表兩份材料，部分職工還有學(xué)歷提升、獎(jiǎng)勵(lì)、任免、考察等材料，每補(bǔ)充一種材料就需使用一次。全校4000名在職人員檔案年均裝入材料18187份（見下表），需使用4.55次/卷。

二是用戶利用。凡教職工申報(bào)職稱、提職、調(diào)任、退休、死亡等，均需查閱相關(guān)檔案，在2005-2017年間，全校9982卷人事檔案（含退休、死亡人員檔案）年均利用率達(dá)32.41%。

三是其他專項(xiàng)工作使用。如干部檔案專項(xiàng)審核，至少需使用2次/卷（初審、復(fù)審）;數(shù)字化加工，至少使用3次/卷（材料審核、原件掃描、補(bǔ)充材料或抽查驗(yàn)收）;等等。而檔案數(shù)字化后，主要利用電子文檔，除裝入新增材料外，一般不需翻閱紙質(zhì)檔案，如學(xué)校在查檔人次變化不大的情況下，利用紙質(zhì)檔案卻從數(shù)字化之前（2016年）的6340卷降到數(shù)字化后（2017年）的1702卷（見下表），大大減少了紙質(zhì)檔案的翻閱次數(shù)，達(dá)到了延長檔案使用壽命，保證其長期有效使用的目的。

2.實(shí)現(xiàn)了檔案的現(xiàn)代化管理，提高了利用效率

紙質(zhì)檔案一直處于原始封閉的管理利用模式，而數(shù)字檔案則實(shí)現(xiàn)了檔案統(tǒng)計(jì)、查閱利用等日常管理的現(xiàn)代化。另外，由于數(shù)字檔案是采用計(jì)算機(jī)查閱、打印，相關(guān)部門有權(quán)限人員還可通過專業(yè)內(nèi)網(wǎng)遠(yuǎn)程查詢、調(diào)閱，利用效率將大大高于手工逐卷逐頁翻閱、復(fù)印。此外，還省去了部分查檔人員來回檔案館的路途時(shí)間，如檔案館年均利用人事檔案964.15人次（見下表），其中組織、人事部門利用率約占總量的80%（771人次），若授權(quán)該兩部門遠(yuǎn)程查閱，每年就可節(jié)約來回路途時(shí)間（以30分鐘/人、次計(jì)）385.66小時(shí)，約1人48天的工作時(shí)間（以8小時(shí)/天計(jì)）。可見，數(shù)字檔案大大節(jié)約了用戶的時(shí)間，提高了利用效率。

3.擴(kuò)大了檔案存儲(chǔ)空間，提高了檔案安全性

檔案數(shù)字化后，其存放已由有形庫房的有限空間擴(kuò)展到計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)設(shè)備的無限空間;加之?dāng)?shù)字檔案有分類授權(quán)功能，可以只對(duì)幾類、幾份檔案材料授權(quán)，利用者只能查閱授權(quán)內(nèi)容，因此，實(shí)現(xiàn)了從人工監(jiān)管到電腦授權(quán)的轉(zhuǎn)變。另外，還可以有效杜絕查閱紙質(zhì)檔案過程中可能發(fā)生的抽取、撤換、涂改材料等現(xiàn)象，最大限度地保證紙質(zhì)檔案材料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，提高了檔案的安全性。

4.方便了檔案編研，提高了成果傳播速度

人事檔案編研就是將學(xué)校發(fā)展中涌現(xiàn)出來的代表性人物資料進(jìn)行加工、整理、分析研究，編輯成有一定教育意義的成果。而數(shù)字檔案因其具有統(tǒng)計(jì)利用、傳播方便等特點(diǎn)，因而極大地方便了檔案編研以及編研成果的網(wǎng)上傳播。況且，如果能編撰出可讀性強(qiáng)，對(duì)師生具有教育意義或啟發(fā)作用的編研成果提供網(wǎng)上利用，不僅能激勵(lì)師生員工奮發(fā)向上，而且還能起到活化檔案資源，體現(xiàn)其價(jià)值，提高本館乃至學(xué)校軟實(shí)力、影響力等的作用。

5.促進(jìn)了學(xué)校乃至全省檔案信息化水平的提高

檔案數(shù)字化不僅有利于提高學(xué)校干部人事檔案的管理水平及利用效率，而且也是學(xué)校數(shù)字校園建設(shè)的重要組成部分，體現(xiàn)著學(xué)校的信息化水平以及管理、服務(wù)能力，它的建設(shè)必將有力地促進(jìn)全校整體信息化水平的提高。另外，貴州大學(xué)是貴州省唯一一所國家“中西部高校綜合實(shí)力提升工程”“一省一?！辈渴『辖ù髮W(xué)，其干部人事檔案數(shù)字化工作是貴州省高校中開展最早的，也是檔案數(shù)量最多的，它建設(shè)的成功經(jīng)驗(yàn)必將為全省其他高校的檔案信息化建設(shè)提供參考，在全省高校乃至檔案界起到很好的示范帶動(dòng)作用，引領(lǐng)并加快全省的檔案信息化步伐，以適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案工作的要求，更好地服務(wù)于本地經(jīng)濟(jì)建設(shè)。

四、結(jié)語

干部人事檔案數(shù)字化雖然投入較大，但社會(huì)效益也是明顯的，不僅實(shí)現(xiàn)了干部人事檔案管理現(xiàn)代化，利用高效化，而且也大大減輕了管理人員的查檔等日常工作量，提高了工作效率和服務(wù)水平，也將對(duì)全省乃至全國的檔案信息化進(jìn)程起到一定的促進(jìn)作用，為實(shí)現(xiàn)更大范圍的檔案資源共享奠定基礎(chǔ)。

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