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        大數(shù)據(jù)背景下檔案管理模式創(chuàng)新策略

        2018-08-25 09:42:22羅開明
        西部論叢 2018年4期
        關(guān)鍵詞:檔案管理模式大數(shù)據(jù)創(chuàng)新

        羅開明

        【摘 要】 隨著縣級檔案館的發(fā)展,需要保存的信息越來越多,而傳統(tǒng)檔案管理方法暴露出很多弊端,不利于查詢與利用。大數(shù)據(jù)的發(fā)展為檔案管理工作帶來了巨大沖擊,要求檔案館大力應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù),促使檔案得到及時收集、整理和保存,能夠?qū)n案的價值充分體現(xiàn)出來,為社會的發(fā)展作出應(yīng)有貢獻。本文將簡述大數(shù)據(jù)背景下檔案管理模式創(chuàng)新的意義,并提出了具體可行的策略。

        【關(guān)鍵詞】 大數(shù)據(jù) 檔案管理模式 創(chuàng)新

        在大數(shù)據(jù)發(fā)展與普及過程中,為各個行業(yè)帶來了巨大的挑戰(zhàn),將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中具有重要意義??h級檔案館承擔著檔案收集、整理和利用的職責,如何為社會公眾提供更好的檔案服務(wù),是當前需要深入思考的課題。尤其是當前檔案數(shù)量日益增多,涉及范圍越來越廣,極大增加了檔案管理難度,這要求創(chuàng)新檔案管理模式,滿足大數(shù)據(jù)背景下的各種要求,才能推動檔案館的快速發(fā)展。

        一、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理模式創(chuàng)新的意義

        大數(shù)據(jù)有著諸多優(yōu)勢,如容量大、種類多和具備較強可變現(xiàn),在社會各個領(lǐng)域得到了廣泛應(yīng)用,加快了社會變革與發(fā)展的步伐?,F(xiàn)在我們已經(jīng)邁入了大數(shù)據(jù)時代,也讓檔案管理發(fā)生了翻天覆地的變化,而傳統(tǒng)檔案管理基本上以紙質(zhì)為主,不僅難以保證檔案的完整性,也容易出現(xiàn)丟失、損壞等問題,且工作量極大,為檔案資源管理、使用和交互帶來困難,既無法實現(xiàn)長久保存,也為檔案價值的體現(xiàn)帶來阻礙[1]。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等快速發(fā)展,檔案館必須提高重視,加快檔案管理信息化建設(shè)步伐,不斷創(chuàng)新檔案管理模式,才能滿足時代要求。

        二、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理模式創(chuàng)新的策略

        (一)創(chuàng)新大數(shù)據(jù)管理理念

        在大數(shù)據(jù)背景下,檔案管理人員應(yīng)該盡快創(chuàng)新思想理念,在檔案管理工作過程中,要充分意識到大數(shù)據(jù)技術(shù)所發(fā)揮的各種優(yōu)勢,從而積極主動予以應(yīng)用,為提升檔案管理質(zhì)量與效率奠定良好基礎(chǔ)。檔案館要采取各種傳播方式,將宣傳工作做到位,促使每個領(lǐng)導與員工都提高重視程度,特別是要提升檔案管理人員綜合素質(zhì),能夠轉(zhuǎn)變檔案管理方法,在工作中認真負責,消除他們的出現(xiàn)的消極心理。只有檔案管理人員不斷提升管理能力,才能讓檔案管理工作更加順利開展,并發(fā)揮出大數(shù)據(jù)技術(shù)的作用,提升檔案利用率,為社會公眾提供更加優(yōu)質(zhì)、便捷的服務(wù)。

        (二)構(gòu)建檔案大數(shù)據(jù)

        檔案館要樹立先進思想,摒棄以往落后的思想,形成“大檔案”觀念。要以成本和效益為基礎(chǔ),重視數(shù)字檔案館的建設(shè),真正構(gòu)建檔案大數(shù)據(jù)。第一,遵循“存量數(shù)字化”原則,對傳統(tǒng)檔案實行數(shù)字化,當前還有很多檔案館以紙質(zhì)、音頻等方式管理檔案,不僅數(shù)量龐大,也占用了很大存儲空間,在數(shù)字化建設(shè)上也面臨諸多困難,應(yīng)該制定科學合理的規(guī)范,做到循序漸進,快速推進。第二,堅持“增量電子化”原則,認真開展原生電子材料歸檔和接收管理工作,在應(yīng)用辦公自動化以后,很多檔案館在檔案收集的時候也形成了數(shù)字副本,這要求在源頭上做好新生成電子文檔的接收和保存工作,并進行集中歸檔,保證檔案的完整性,為今后檔案使用者的查詢與利用提供方便。

        (三)創(chuàng)新檔案管理方法

        進入大數(shù)據(jù)時代以后,檔案管理逐步實現(xiàn)了數(shù)字化,傳統(tǒng)手工檔案管理模式將逐步被淘汰。對此檔案管理人員應(yīng)該盡快樹立新的思想理念,注重創(chuàng)新檔案管理模式,要從現(xiàn)行《歸檔文件整理規(guī)則》出發(fā),通過對大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用提升檔案管理信息化水平。要對以往的聲像檔案、文書檔案等整理辦法和規(guī)則進行創(chuàng)新,讓檔案管理信息化建設(shè)步伐進一步加快,針對與信息化檔案管理要求相符的規(guī)則和方法,要盡快作出有效調(diào)整[2]。如針對是否按照組卷形式整理檔案,應(yīng)該結(jié)合網(wǎng)絡(luò)管理特點,將提供檔案利用服務(wù)確定為工作目標后,需要不斷優(yōu)化整理流程,把有一定聯(lián)系的文件排列起來進行歸檔。大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理要從整理和保存檔案逐步轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)的分析與挖掘,不斷提升檔案利用率,將數(shù)據(jù)信息利用價值充分體現(xiàn)出來。要想推動檔案管理信息化建設(shè),還要培養(yǎng)更多高素質(zhì)檔案管理人員,為他們提供更多學習與培訓的機會,能夠了解大數(shù)據(jù)背景下檔案管理新要求,不斷提升計算機操作技能,真正成為復(fù)合型檔案管理人才。

        (四)加強檔案數(shù)據(jù)安全防護

        在檔案管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù),能夠最大限度減少人力、物力和財力的投入,在降低成本的同時能夠獲得更大工作效率。但是這樣也會出現(xiàn)一些問題,如出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失問題后將造成巨大的損失,現(xiàn)在各種檔案數(shù)據(jù)都能夠利用百度云、內(nèi)存卡、郵箱等形式傳輸與保存,這樣雖然顯得非常方便,但是也容易出現(xiàn)各種風險,如將數(shù)據(jù)保存在內(nèi)存卡的時候,只要其發(fā)生損壞問題,將導致不能完整讀出數(shù)據(jù)的情況,又如在電腦出現(xiàn)病毒以后,將引起數(shù)據(jù)被盜和被破壞等情況。對此檔案管理人員要加強對電腦狀態(tài)的檢測,同時要實時檢查內(nèi)存卡等保存工具。

        三、結(jié)語

        總之,大數(shù)據(jù)在推動社會發(fā)展上發(fā)揮著重要作用,縣級檔案館要想獲得更長遠發(fā)展,提升檔案服務(wù)能力,需要抓住有利時機,加快基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),在檔案管理中用好大數(shù)據(jù)技術(shù)。同時還要注重培養(yǎng)更多高素質(zhì)檔案管理人員,完善各項檔案管理制度,讓大數(shù)據(jù)在檔案管理各個環(huán)節(jié)都發(fā)揮出作用,這樣才能提升檔案資源的利用率,讓檔案工作創(chuàng)造更大價值,也讓檔案館的職責真正體現(xiàn)出來。

        【參考文獻】

        [1] 喬瑞花.檔案管理在大數(shù)據(jù)背景下面臨的挑戰(zhàn)及對策分析[J].創(chuàng)新科技,2015,(06):82-84.

        [2] 石冬梅.大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的挑戰(zhàn)與機遇[J].現(xiàn)代商業(yè),2014,(27):121-122.

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