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        國(guó)企檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)踐與探索

        2018-08-20 19:01:38梁詩(shī)燕
        科學(xué)與財(cái)富 2018年19期
        關(guān)鍵詞:國(guó)企信息化建設(shè)檔案管理

        梁詩(shī)燕

        摘 要:21世紀(jì)是一個(gè)信息技術(shù)時(shí)代,國(guó)企應(yīng)該實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè),這樣才能適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展。本文重點(diǎn)研究國(guó)企進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的具體做法,以期能起到一定的參考作用。

        關(guān)鍵詞:國(guó)企;檔案管理;信息化建設(shè)

        一、前言

        進(jìn)入新世紀(jì)之后,我國(guó)的社會(huì)經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展,國(guó)企也進(jìn)行了大幅度改革,積累了大量的檔案,對(duì)這些檔案進(jìn)行有效管理,可以為國(guó)企發(fā)展提供有力的參考依據(jù)。二十一世紀(jì)是一個(gè)信息技術(shù)時(shí)代,國(guó)企應(yīng)該實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè),這樣才能適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展。本文重點(diǎn)研究國(guó)企進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的具體做法,意在起到一定的參考作用。

        二、國(guó)企實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的重要性和必要性

        1.有利于提升檔案管理效率

        我們都知道信息化的主要特點(diǎn)是及時(shí)、共享、便捷、高效,信息技術(shù)時(shí)代的來(lái)臨使得社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化辦公,檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)是大勢(shì)所趨,計(jì)算機(jī)可以將大量的紙質(zhì)檔案變成電子檔案,對(duì)這些電子檔案進(jìn)行儲(chǔ)存管理,可以提升管理效率,節(jié)省紙張浪費(fèi),并減輕管理人員的工作負(fù)擔(dān)。

        2.有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理的準(zhǔn)確性和時(shí)效性

        國(guó)企進(jìn)行檔案管理旨在在有限的時(shí)間內(nèi)及時(shí)將檔案信息傳遞到檔案利用者手中,所以對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō),時(shí)效性是非常重要的,很多人認(rèn)為檔案只能作為歷史依據(jù)進(jìn)行保存,其實(shí)這是對(duì)檔案價(jià)值的誤解,二十一世紀(jì)的信息化背景下實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè),可以將檔案資料及時(shí)傳遞到檔案利用者手中,為檔案利用者制定正確的決策,獲得更多的資料提供參考。另外,檔案一旦實(shí)現(xiàn)了電子化處理,那么是很難進(jìn)行更改的,這樣就可以避免人為進(jìn)行篡改檔案的可能性,進(jìn)而提升檔案資料的準(zhǔn)確性。

        3.有利于實(shí)現(xiàn)檔案資料的遠(yuǎn)程共享

        二十一世紀(jì)的信息技術(shù)迅猛發(fā)展,社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域也不斷騰飛,社會(huì)各行各業(yè)不僅要加強(qiáng)自身努力,還要加強(qiáng)彼此間的合作與共享,加強(qiáng)協(xié)調(diào)力度,事實(shí)證明,二十一世紀(jì)的信息技術(shù)時(shí)代是一個(gè)合作、包容開、放的時(shí)代,國(guó)企的檔案管理工作處于這樣的時(shí)代背景下,必須加強(qiáng)彼此之間的合作與交流,這樣才能使國(guó)企獲得更多的資料,為制定正確的決策提供參考,國(guó)企不僅要自身加強(qiáng)努力,還要與其他企業(yè)進(jìn)行相互合作,才能順利完成這項(xiàng)工作。信息共享實(shí)現(xiàn)了這一工作,實(shí)現(xiàn)檔案資料的信息化處理,可以使信息遠(yuǎn)程共享變成現(xiàn)實(shí),國(guó)企不可能拿著厚厚的紙質(zhì)檔案進(jìn)行合作,實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)可以使國(guó)企之間的遠(yuǎn)程共享變得更加便利和高效,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)共同發(fā)展。

        三、國(guó)企進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策與建議

        根據(jù)上文分析可以看出,國(guó)企檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)有著至關(guān)重要的作用,結(jié)合已有的工作經(jīng)驗(yàn),我認(rèn)為國(guó)企要加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè),可以從以下幾點(diǎn)著手:

        1.加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)

        從目前來(lái)看,不少國(guó)企一提起檔案管理信息化建設(shè),就只是一味的在工作中進(jìn)行數(shù)據(jù)、文字表格、搜集,不夠重視計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、路由器等硬件設(shè)備配置,在一些國(guó)企中,一臺(tái)計(jì)算機(jī)使用了很多年,各方面硬件設(shè)施都都不符合時(shí)代發(fā)展的要求,計(jì)算機(jī)上面的軟件系統(tǒng)長(zhǎng)期得不到更新,這直接影響了檔案信息化建設(shè)的效率,甚至還不如紙質(zhì)檔案管理效率,有鑒于此,國(guó)企要加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè),首先要重視硬件設(shè)施建設(shè),讓檔案管理有一個(gè)良好的運(yùn)作平臺(tái),在當(dāng)前情況下,國(guó)企要對(duì)計(jì)算機(jī)硬件設(shè)施加強(qiáng)資金投入,配置先進(jìn)的軟件,選擇質(zhì)量較高的計(jì)算機(jī),及時(shí)淘汰使用時(shí)間過(guò)長(zhǎng)的計(jì)算機(jī),這樣還能保障檔案資料的安全。

        2.重視紙質(zhì)檔案更新

        隨著時(shí)代的發(fā)展,國(guó)企與國(guó)企之間的聯(lián)系不斷加深,現(xiàn)在的業(yè)務(wù)往來(lái)更加頻繁和密切,要想提升檔案管理信息化建設(shè)效率,還是需要傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的,每一項(xiàng)紙質(zhì)檔案都記載著國(guó)企以往的發(fā)展,而實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)也是需要從原始的紙質(zhì)檔案中提取有價(jià)值性的資料的,有鑒于此,重視紙質(zhì)檔案的更新直接關(guān)系到信息化檔案錄入的準(zhǔn)確性和精準(zhǔn)性,如果失去了原始資料,那么計(jì)算機(jī)信息化檔案也就難以進(jìn)行有效管理,由此一來(lái),國(guó)企要重視更新紙質(zhì)檔案,修改剔除錯(cuò)誤檔案,摒棄沒(méi)有保存價(jià)值的檔案,去偽存真,并及時(shí)將紙質(zhì)檔案錄入到計(jì)算機(jī)中,還要設(shè)置時(shí)間、身份證號(hào)、姓名等備注信息。國(guó)企還要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類總結(jié),特別是涉及國(guó)企機(jī)密文件、絕密文件、秘密文件、國(guó)家安全等方面的檔案必須得到嚴(yán)密管理,保證信息資源的安全性,如果企業(yè)之間要相互閱覽紙質(zhì)檔案,必須呈報(bào)上級(jí)進(jìn)行審批,國(guó)企還要配置專門的紙質(zhì)檔案管理柜,妥善保管紙質(zhì)檔案,防止發(fā)生丟失、損毀等不良事件。

        3.積極建立數(shù)字化檔案館

        目前,我們已經(jīng)進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時(shí)代,建設(shè)數(shù)字化檔案館是國(guó)企必須面對(duì)的重要問(wèn)題,這是現(xiàn)代化的新型檔案館,是信息化建設(shè)的重要標(biāo)志,在當(dāng)前,全國(guó)企業(yè)要對(duì)基層的檔案信息數(shù)量和內(nèi)容進(jìn)行有機(jī)整合,將非結(jié)構(gòu)化信息轉(zhuǎn)變?yōu)榻Y(jié)構(gòu)化信息,這樣有助于檔案信息的統(tǒng)計(jì)、查詢和保存,國(guó)企各個(gè)部門都要互相合作,及時(shí)整理有用的檔案資源,并整合到檔案館中,實(shí)施信息化處理,這對(duì)建設(shè)數(shù)字化檔案館大有裨益。國(guó)企還要重視檔案管理人員的教育培訓(xùn),使他們適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代和信息技術(shù)時(shí)代的發(fā)展,掌握先進(jìn)的檔案管理技能和信息化處理技術(shù),以此促使數(shù)字化檔案館建設(shè)進(jìn)程的推進(jìn)。

        四、結(jié)束語(yǔ)

        總而言之,在二十一世紀(jì),國(guó)企實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然需求,國(guó)企要重視檔案管理工作,為檔案信息利用者提供有價(jià)值的檔案資源,推動(dòng)數(shù)字化檔案館的建設(shè),以此使國(guó)企檔案發(fā)揮真正的作用與效能。

        參考文獻(xiàn):

        [1] 彭柳.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].城建檔案,2017,(1):17-18.

        [2] 孫麗娜.檔案管理信息化建設(shè)的有效策略[J].辦公室業(yè)務(wù),2016,(8):79.

        [3] 李曉琳,王艷華.關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探索[J].企業(yè)改革與管理,2016,(5):58.

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