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        淺談信息化平臺(tái)下的檔案管理

        2018-08-20 08:13:44張文炯
        檔案管理 2018年4期
        關(guān)鍵詞:檔案信息化發(fā)展

        張文炯

        摘? 要:本文從多方面客觀分析信息化迅猛發(fā)展的機(jī)制下,檔案管理發(fā)展的必要性,并探討了未來(lái)檔案管理發(fā)展的大體趨勢(shì)。

        關(guān)鍵詞:信息化;發(fā)展;檔案

        信息化是當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì),各行各業(yè)都在思考信息化迅猛發(fā)展的形勢(shì)下,如何以互聯(lián)網(wǎng)為依托,力爭(zhēng)更好更快地健康發(fā)展。而在信息化平臺(tái)機(jī)制的背景下,互聯(lián)網(wǎng)融入檔案管理是一種趨勢(shì)。

        1 信息化平臺(tái)下檔案管理歷程

        1.1提高檔案存儲(chǔ)準(zhǔn)確性。檔案在互聯(lián)網(wǎng)大背景發(fā)展趨勢(shì)下借助矢量掃描、數(shù)據(jù)壓縮、云存儲(chǔ)、云計(jì)算等現(xiàn)代化信息處理和存儲(chǔ)技術(shù),將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理和數(shù)字化存儲(chǔ),系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的數(shù)字化檔案信息庫(kù)。檔案信息數(shù)字化不僅使檔案存儲(chǔ)形式多樣化,如圖片、視頻、音頻等,而且也大幅度提升檔案管理質(zhì)量,檔案信息數(shù)據(jù)也更加準(zhǔn)確,同時(shí)基于云計(jì)算的存儲(chǔ)技術(shù),使檔案的保存和傳播破除了時(shí)空制約,同一份檔案可以實(shí)現(xiàn)異地存儲(chǔ),重復(fù)復(fù)制,防止了檔案資源的流失。通過(guò)公共數(shù)據(jù)交換信息網(wǎng)絡(luò)或?qū)S脭?shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò),為檔案管理創(chuàng)建良好操作管理平臺(tái),為檔案使用者提供優(yōu)質(zhì)的在線(xiàn)服務(wù)。

        1.2 促進(jìn)檔案信息動(dòng)態(tài)時(shí)效。傳統(tǒng)的檔案管理大多以紙介質(zhì)為主,工作繁雜、管理周期長(zhǎng),已經(jīng)難以滿(mǎn)足現(xiàn)代檔案管理的時(shí)效性需求,不利于檔案資源的管理、使用、共享,無(wú)法發(fā)揮檔案的最大功效。時(shí)效性是互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的顯著特征,在現(xiàn)有大數(shù)據(jù)背景下,能夠最大限度地提升檔案管理的效率,實(shí)現(xiàn)檔案的動(dòng)態(tài)跟蹤,同時(shí),所構(gòu)建的基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的檔案信息管理系統(tǒng),通過(guò)有效整合大數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù),為檔案管理開(kāi)辟新的空間。

        2 互聯(lián)網(wǎng)背景下檔案管理的趨勢(shì)

        2.1 檔案管理規(guī)劃和布局要求更高。傳統(tǒng)的檔案信息化系統(tǒng)單一、整體連通性較差,而互聯(lián)網(wǎng)模式下檔案信息化管理系統(tǒng)前期的總體規(guī)劃和布局較為全面,在方案、目標(biāo)、計(jì)劃、人員素質(zhì)、資源配備、保障措施素質(zhì)等方面,都結(jié)合了地方和區(qū)域特色進(jìn)行統(tǒng)籌和規(guī)劃,目前我國(guó)檔案管理信息化系統(tǒng)還較分散,各地的匯總、協(xié)調(diào)合作和資源共享不足,還未完全擺脫傳統(tǒng)的檔案信息化模式,對(duì)各個(gè)行業(yè)之間聯(lián)系建立貢獻(xiàn)也很少。

        2.2 檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化要求更高。由于檔案信息自身的差異性、動(dòng)態(tài)性的特性,傳統(tǒng)檔案管理不注重檔案的系統(tǒng)化,沒(méi)有明確的標(biāo)準(zhǔn)化管理流程。在信息化高度發(fā)展的趨勢(shì)下,檔案信息的交互、共享的系統(tǒng)有效運(yùn)行,就須構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理流程、模式,建立一套完整的檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化體系,制定一系列針對(duì)性的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)則,對(duì)檔案管理各個(gè)工作流程進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化約束。

        2.3 檔案管理人員素質(zhì)要求更高。傳統(tǒng)檔案管理十分依賴(lài)個(gè)人經(jīng)驗(yàn),互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建立的管理模式更加注重科學(xué)性和系統(tǒng)性,同時(shí)對(duì)管理人員也提出了更高要求。一方面很多傳統(tǒng)檔案管理人員對(duì)信息化建設(shè)的意義和作用認(rèn)知感較差,不理解基于互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)建立的管理系統(tǒng)的規(guī)則和流程,導(dǎo)致工作推進(jìn)困難,另一方面團(tuán)隊(duì)整體專(zhuān)業(yè)水平不高,對(duì)檔案管理的操作力較差,而且相關(guān)單位缺少針對(duì)性的培訓(xùn)機(jī)制。

        2.4檔案管理的安全性要求更高?;诨ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的檔案信息化系統(tǒng)都依托于計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng),采用軟硬磁盤(pán)、網(wǎng)絡(luò)云虛擬存儲(chǔ)等方法,進(jìn)行電子檔案的搜集、整理、傳輸?shù)?,技術(shù)安全性要求很高,一旦系統(tǒng)感染病毒,或者遭到黑客入侵,數(shù)據(jù)就很容易被竊取、盜用,甚至篡改、刪除、偽造。目前電子檔案的保密措施和保密技術(shù)還有待提高。

        互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)在檔案管理中的滲透是檔案管理的必然選擇。檔案管理者要在信息化建設(shè)過(guò)程中,科學(xué)布局,合理規(guī)劃,規(guī)范制度流程,優(yōu)化管理模式與服務(wù)形式,提高檔案工作者綜合素質(zhì),發(fā)揮各類(lèi)檔案的利用價(jià)值,將其靈活應(yīng)用到不同行業(yè)與領(lǐng)域中,促使檔案管理工作的全面發(fā)展。

        參考文獻(xiàn):

        [1]趙穎.“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案數(shù)據(jù)服務(wù)公司面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)[J].云南檔案,2015(10):43-45

        [2]趙秋帆.對(duì)中國(guó)檔案整理工作演變的研究[D].沈陽(yáng):遼寧大學(xué),2011.

        [3]歐陽(yáng)華鋒.人才流動(dòng)環(huán)境下我國(guó)人事檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)構(gòu)想[D].南寧:廣西民族大學(xué),2009.

        [4]富鐸.淺析如何提升人事檔案管理效能[J].現(xiàn)代營(yíng)銷(xiāo):學(xué)苑版,2012(12).

        [5]周林興.數(shù)字環(huán)境下檔案館服務(wù)績(jī)效評(píng)估研究初探[J].檔案與建設(shè),2012(4).

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