劉靜

摘? 要：數(shù)字檔案館建設(shè)目前多通過項(xiàng)目管理的方法開展，其中編制可行性研究報(bào)告是項(xiàng)目建設(shè)中不可缺少的環(huán)節(jié)。但當(dāng)前國內(nèi)數(shù)字檔案館建設(shè)領(lǐng)域?qū)裳袌?bào)告編制研究尚處于空白狀態(tài)，實(shí)踐中也多流于形式。而圖書館行業(yè)這方面起步較早，經(jīng)驗(yàn)較多，可借鑒國內(nèi)部分?jǐn)?shù)字圖書館可研報(bào)告編制流程、內(nèi)容等，為數(shù)字檔案館可研報(bào)告編制提供幫助。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案館;數(shù)字圖書館;可行性;研究報(bào)告;編制

1 數(shù)字檔案館項(xiàng)目可行性研究報(bào)告研究現(xiàn)狀

《投資項(xiàng)目可行性研究指南》指出，可研報(bào)告是政府投資項(xiàng)目決策的依據(jù)，編制初步設(shè)計(jì)及概算的依據(jù)，發(fā)改、國土、規(guī)劃等行政部門出具批復(fù)意見的依據(jù)以及項(xiàng)目相關(guān)部門簽訂協(xié)議的依據(jù)。因此科學(xué)合理的可研報(bào)告可提高數(shù)字檔案館項(xiàng)目投資的科學(xué)化、民主化水平，降低投資風(fēng)險(xiǎn)，在一定程度上還能健全本單位的項(xiàng)目監(jiān)管體系。

但在中國知網(wǎng)中以“主題=數(shù)字檔案館+可行性研究報(bào)告”作為檢索式，檢索時間、文獻(xiàn)來源不限，檢索日期為2018年3月10日，共檢索出0篇期刊論文。顯見在數(shù)字檔案館可研編制方面尚無相關(guān)研究成果。

實(shí)踐中，可研報(bào)告“力求可批性，戲說可行性”的現(xiàn)狀也使之流于形式。[1]對可研報(bào)告編制的輕視還造成一些數(shù)字檔案館項(xiàng)目存在重建設(shè)、輕維護(hù)，重復(fù)建設(shè)等問題。[2]具體而言，一是難以針對本單位實(shí)際情況開展有針對性的可行性研究。二是目前尚無檔案館行業(yè)可研報(bào)告編制標(biāo)準(zhǔn)、指南等，使得編制成果良莠不齊。三是可研報(bào)告的內(nèi)容設(shè)計(jì)缺乏經(jīng)濟(jì)和法律手段的運(yùn)用。一旦通過審批，項(xiàng)目能否在后續(xù)實(shí)施中按要求執(zhí)行，缺少相應(yīng)的跟蹤、約束手段。四是經(jīng)論證取得的可研報(bào)告未必能得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，一些不合實(shí)際卻與領(lǐng)導(dǎo)意圖一致的可研報(bào)告則容易過關(guān)，使得人們對可研的重視程度降低。五是僅僅將可研作為通過項(xiàng)目審批的一個環(huán)節(jié)，意在獲得相應(yīng)的資金，而非真正對數(shù)字檔案館建設(shè)可行性進(jìn)行評價，這種定位使得人們不愿投入太多精力開展可研工作。[3]與之相對，數(shù)字圖書館在可研報(bào)告編制中積累了一定的經(jīng)驗(yàn)，因此，可借鑒部分?jǐn)?shù)字圖書館可研報(bào)告的編制，編制出切合數(shù)字檔案館項(xiàng)目實(shí)際的可研報(bào)告。

2 可研報(bào)告編制流程

通過參考國家數(shù)字圖書館、CADLIS等項(xiàng)目的可研報(bào)告，一般可將編制流程分為計(jì)劃、執(zhí)行、驗(yàn)收三個階段。

2.1 制定計(jì)劃。受托方根據(jù)項(xiàng)目內(nèi)容、范圍、技術(shù)難度、時間要求等組建合適的編制團(tuán)隊(duì)并制定工作計(jì)劃，內(nèi)容主要包括項(xiàng)目人員構(gòu)成及分工、工作進(jìn)度計(jì)劃、工作重點(diǎn)和難點(diǎn)分析等。

2.2 編制報(bào)告。編制團(tuán)隊(duì)根據(jù)項(xiàng)目類型和具體特點(diǎn)開展現(xiàn)場調(diào)研，編制調(diào)研計(jì)劃，并與建設(shè)單位溝通，深入了解建設(shè)單位現(xiàn)狀、優(yōu)勢條件、存在問題、信息化工作限制瓶頸等，在此基礎(chǔ)上編寫可研報(bào)告初稿。初稿形成后，需從可研報(bào)告的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容、方法、技術(shù)等方面進(jìn)行審查，基本達(dá)到合同約定的要求后交建設(shè)單位征求意見。征求意見可采取項(xiàng)目匯報(bào)、專題座談、專題審議等方式。之后按照反饋意見進(jìn)行修改，形成送審稿。

2.3 項(xiàng)目驗(yàn)收?？裳袌?bào)告送審稿形成后要再次進(jìn)行內(nèi)審，審查主要從報(bào)告的研究深度、先進(jìn)性，實(shí)施方法的科學(xué)性、合理性，是否能達(dá)到合同相關(guān)要求，報(bào)告的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容、層次和文字水平以及成果旁證材料的充分性等方面進(jìn)行。內(nèi)審?fù)ㄟ^后交建設(shè)單位驗(yàn)收，建設(shè)單位可自行組織驗(yàn)收或邀請第三方機(jī)構(gòu)或?qū)＜疫M(jìn)行評審，項(xiàng)目經(jīng)理需做好相關(guān)準(zhǔn)備工作，如匯報(bào)方案、上會材料、答辯預(yù)案等，并根據(jù)驗(yàn)收意見對報(bào)告進(jìn)行修改形成終稿。

3 可研報(bào)告的編制要點(diǎn)

3.1 項(xiàng)目總說明。主要介紹項(xiàng)目概況，可研報(bào)告編制的依據(jù)、原則等。編制依據(jù)主要涉及行業(yè)的相關(guān)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，如《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》等。編制原則主要是指數(shù)字檔案館建設(shè)既要體現(xiàn)出傳統(tǒng)檔案館具有的綜合性，還要發(fā)揮信息化的優(yōu)勢，在建設(shè)中體現(xiàn)出信息資源共建共享的原則，此外還有采用標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的統(tǒng)一性原則，系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的可擴(kuò)展性原則以及保證系統(tǒng)較高的技術(shù)水平而采取的先進(jìn)性原則等。[4]

3.2 項(xiàng)目背景及開展的必要性。此部分意在明確建設(shè)單位檔案管理的現(xiàn)狀、問題，建設(shè)的必要性以及體現(xiàn)出本項(xiàng)目在適應(yīng)信息資源管理、知識組織、大數(shù)據(jù)發(fā)展等方面的迫切性。

3.3 需求分析。需求分析應(yīng)緊扣檔案工作從實(shí)物管理向信息管理轉(zhuǎn)變，從單一服務(wù)向綜合服務(wù)轉(zhuǎn)變的趨勢，突出以數(shù)字檔案館為載體，推進(jìn)館藏資源存量數(shù)字化、增量電子化、信息標(biāo)準(zhǔn)化、利用網(wǎng)絡(luò)化這一趨勢。

3.4 建設(shè)目標(biāo)。在需求分析的基礎(chǔ)上，對擬建項(xiàng)目的輪廓和預(yù)期目標(biāo)進(jìn)行總體分析論證。通過考慮投資額度、建設(shè)規(guī)劃、行業(yè)法規(guī)政策等內(nèi)容，明確數(shù)字檔案館的功能定位及預(yù)計(jì)實(shí)現(xiàn)的功能、可解決的問題和滿足的需求等。

3.5 建設(shè)內(nèi)容和方案

3.5.1 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系建設(shè)。在數(shù)字圖書館建設(shè)中，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系建設(shè)充分利用了國家或行業(yè)已有的標(biāo)準(zhǔn)，如CADLIS建設(shè)中就直接采用了《專門數(shù)字對象描述元數(shù)據(jù)規(guī)范》，選定了古籍、家譜等11種描述型元數(shù)據(jù)規(guī)范格式及其著錄規(guī)則作為自身建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。數(shù)字檔案館建設(shè)中也應(yīng)以《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》《企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)指南》等為指導(dǎo)進(jìn)行編制。

3.5.2 應(yīng)用軟件體系建設(shè)。數(shù)字圖書軟件體系重在保證數(shù)字圖書的完整性、可讀性、安全性，這與數(shù)字檔案的保管需求是基本一致的，因此軟件體系建設(shè)主要包括數(shù)字檔案長期保管系統(tǒng)，備份與恢復(fù)系統(tǒng)，資源共享系統(tǒng)，系統(tǒng)管理平臺，數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)遷移系統(tǒng)。

3.5.3 基礎(chǔ)設(shè)施體系建設(shè)。國家數(shù)字圖書館建設(shè)中考慮到訪問量等因素，進(jìn)而對網(wǎng)絡(luò)帶寬、傳輸流量、存儲節(jié)點(diǎn)等提出要求，數(shù)字檔案館建設(shè)也需考慮這些因素。

3.5.4 安全保障體系建設(shè)。數(shù)字檔案館建設(shè)要根據(jù)其數(shù)據(jù)的重要性，對項(xiàng)目的安全性進(jìn)行總體設(shè)計(jì)，明確信息安全保障的重點(diǎn)，落實(shí)信息安全責(zé)任，建立符合一定安保等級要求的技術(shù)體系、管理體系，并開展相關(guān)測評工作。

3.5.5 容災(zāi)備份系統(tǒng)建設(shè)。國家數(shù)字圖書館、CADLIS建設(shè)中均建設(shè)了容災(zāi)系統(tǒng)。容災(zāi)系統(tǒng)的核心在于使用各種技術(shù)和管理手段將災(zāi)難化解。目前一般采用近線備份、離線備份和異地備份相結(jié)合的方案建立多渠道、多途徑的數(shù)字資源保護(hù)方案，確保數(shù)字資源安全管理和長期可用，保證業(yè)務(wù)應(yīng)用不中斷。

3.5.6 運(yùn)行維護(hù)系統(tǒng)建設(shè)。運(yùn)維主要涉及對基礎(chǔ)設(shè)施運(yùn)維、網(wǎng)絡(luò)運(yùn)維、應(yīng)用系統(tǒng)運(yùn)維、安全系統(tǒng)運(yùn)維、容災(zāi)備份運(yùn)維、數(shù)據(jù)運(yùn)維等內(nèi)容。運(yùn)維的方式一般有遠(yuǎn)程響應(yīng)式運(yùn)維、駐場運(yùn)維、定期巡檢運(yùn)維以及運(yùn)維考核等。

3.6 招標(biāo)方案。國家數(shù)字圖書館的招標(biāo)范圍主要涉及服務(wù)（咨詢公司、設(shè)計(jì)、監(jiān)理）、設(shè)備、軟件等方面。數(shù)字檔案館建設(shè)中可在借鑒招標(biāo)范圍的基礎(chǔ)上，根據(jù)建設(shè)單位的實(shí)際情況提出總包或分包的方案。

3.7 環(huán)保消防。信息化項(xiàng)目基本無污染排放，對公共環(huán)境產(chǎn)生影響較小，因此可研報(bào)告此部分內(nèi)容編制一般較為簡略。消防方面主要涉及機(jī)房等的建設(shè)方案中是否遵守建筑物防火規(guī)定，設(shè)置有防火設(shè)施及指示標(biāo)志等。

3.8 項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)和人員培訓(xùn)?？裳袌?bào)告中應(yīng)制定合理的組織機(jī)構(gòu)圖，對各子系統(tǒng)和支撐環(huán)境的日常維護(hù)，信息安全的日常檢查均要落實(shí)到人。

3.9 項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度。項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度計(jì)劃中應(yīng)注意將各項(xiàng)任務(wù)完全列入進(jìn)度計(jì)劃中，防止出現(xiàn)遺漏，計(jì)劃任務(wù)一般包括標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、軟件系統(tǒng)開發(fā)、軟件系統(tǒng)測試及完善，基礎(chǔ)設(shè)施部署及調(diào)試、容災(zāi)備份系統(tǒng)部署及調(diào)試、功能完善及集成開發(fā)、數(shù)據(jù)遷移、安保測評、人員培訓(xùn)、系統(tǒng)試運(yùn)行、項(xiàng)目驗(yàn)收、系統(tǒng)正式上線及運(yùn)維。

3.10 投資估算及資金來源?？裳袌?bào)告中應(yīng)確定需要參考的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，以便投資估算合法合規(guī)，收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)主要參考軟件開發(fā)、政務(wù)工程等收費(fèi)的一些法規(guī)。費(fèi)用估算需注意不能漏項(xiàng)，明確相關(guān)技術(shù)方案，以免費(fèi)用在項(xiàng)目實(shí)施過程中產(chǎn)生較大變更。

3.11 效益分析。與數(shù)字圖書館整合若干高校或若干區(qū)域的資源一樣，數(shù)字檔案館項(xiàng)目也可通過整合區(qū)域內(nèi)或行業(yè)間的信息資源，消除信息孤島，達(dá)到資源的合理配置和共享，以求產(chǎn)生良好的社會效益。集約化建設(shè)還可合理利用已有資源，避免大量重復(fù)建設(shè)，最大限度保護(hù)前期投資，節(jié)約建設(shè)資金。

4 可研報(bào)告評估

數(shù)字圖書館建設(shè)項(xiàng)目可研報(bào)告編制完成后均會對其進(jìn)行評估。這也值得數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目參與人重視，目前常用三個“可行”評估可研報(bào)告。一是政策可行，可研報(bào)告中提出的數(shù)字檔案館建設(shè)政策，行業(yè)現(xiàn)狀及問題分析透徹，能夠體現(xiàn)出項(xiàng)目建設(shè)的必要性。二是方案可行，且有比選方案，主要從項(xiàng)目實(shí)施的設(shè)計(jì)、技術(shù)和施工角度進(jìn)行評估。三是經(jīng)濟(jì)可行，主要從財(cái)務(wù)角度預(yù)測項(xiàng)目是否滿足需求（數(shù)字檔案館建設(shè)作為非營利的項(xiàng)目，一般能夠保證費(fèi)用在項(xiàng)目批復(fù)的資金預(yù)算內(nèi)，財(cái)務(wù)三率等指標(biāo)符合相關(guān)規(guī)定即可）。

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