摘要:隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展,互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的迅速變革,加強教育系統(tǒng)檔案工作的改革和創(chuàng)新,實現(xiàn)跨越式發(fā)展,是教育系統(tǒng)人事檔案管理工作發(fā)展完善的必經(jīng)之路。本文詳細地分析了新形勢下教育系統(tǒng)人事檔案管理現(xiàn)狀,探討了教育系統(tǒng)人事檔案信息化管理策略,以充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢,更好地為選拔和使用人才提供更加真實可靠的材料,不斷開創(chuàng)教育系統(tǒng)檔案事業(yè)的新局面。
關(guān)鍵詞:教育;人事;檔案;信息化;策略;現(xiàn)狀;共享
隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展,信息技術(shù)大量運用到各個行業(yè)各個系統(tǒng),教育系統(tǒng)人事檔案信息化建設(shè)的目標是選擇優(yōu)秀教師人才,人事檔案信息化建設(shè)使用的是云計算、大數(shù)據(jù),如先進的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù),“教師人才數(shù)據(jù)庫”建設(shè),為政府和學(xué)校提供最新的個人信息,提供選拔可靠、全面的人才。在新形勢下,加強人事檔案管理,適應(yīng)信息技術(shù)的發(fā)展,構(gòu)建一支適應(yīng)信息管理環(huán)境的復(fù)合型人才隊伍是當前的主要任務(wù)。
一、 新形勢下教育系統(tǒng)人事檔案管理現(xiàn)狀
(一) 對檔案管理工作重要性認識不足的情況普遍存在
檔案工作是一種例行的、常規(guī)的基本工作,沒有明顯的成效,影響緩慢,不如緊抓教學(xué)和科學(xué)研究的效果快速、明顯,這種認識顯然沒有認識到檔案工作在教育發(fā)展中的重要性,不能透過現(xiàn)象看到本質(zhì),對思想認識的理解不深刻。
(二) 檔案設(shè)備投資經(jīng)費有限
相關(guān)部門由于資金緊張,更新、增加檔案管理設(shè)施不太認真,甚至沒有安裝檔案管理軟件,資金不足導(dǎo)致檔案管理硬件落后,如電腦硬件設(shè)施老化等,這些落后的設(shè)備,不能為檔案管理提供技術(shù)保障。
(三) 檔案管理工作人員專業(yè)知識亟待提高
一些檔案管理人員的穩(wěn)定性差,隨意更換工作;或者不參加職業(yè)培訓(xùn),缺乏相關(guān)專業(yè)知識,降低了檔案管理人員的整體專業(yè)素質(zhì)。有的教育系統(tǒng),沒有設(shè)置具體的檔案管理工作人員,而是由其他人員兼職,這樣的檔案管理人員缺乏必要的專業(yè)知識,缺乏專業(yè)素質(zhì),缺乏職業(yè)道德,如果這樣管理人員在工作中有所疏漏,其后果也是不可想象的。
(四) 歸檔材料不完整,檔案管理不夠規(guī)范
近年來隨著人事制度改革和教育的快速發(fā)展,人才大量引進,人才流動的頻率也會增加,一些單位由于頻繁的人事變動,相關(guān)人員未能及時整理多年積累的人事檔案數(shù)據(jù),甚至幾年沒有存檔文件導(dǎo)致人事檔案材料殘缺漏損。此外,檔案工作人員的不斷變化,交接工作并不完美,也是造成遺漏的主要原因。人員檔案材料短缺嚴重,相關(guān)制度不完善,檔案管理不嚴格,往往導(dǎo)致檔案資料不完整的收集。
(五) 檔案管理團體工作有待提高,信息資源難整合
一方面,近年來隨著教育改革的加快,人事管理制度不斷深化,人才引進不斷增加,人才流動和檔案管理工作也急劇增加。另一方面,當前教育信息化建設(shè)已經(jīng)開始成型,但從信息資源的集成的角度來看,每個部門也因為各種各樣的原因,以及自身任務(wù)的專業(yè)性而普遍存在各自為政的情況,缺乏信息資源系統(tǒng)的整合,增加了部門之間的人事資源整合的難度,增加部門之間信息交換的難度。相關(guān)部門實現(xiàn)內(nèi)部所涉及業(yè)務(wù)的高效化、信息化與信息開發(fā)的高成本、高浪費現(xiàn)象并存。
二、 推進新形勢下教育系統(tǒng)人事檔案管理的策略
(一) 加強組織領(lǐng)導(dǎo),積極有效推進檔案信息化建設(shè)
各地教育主管部門和各個學(xué)校要增強責(zé)任與使命意識,主動作為,高度重視,爭取分管領(lǐng)導(dǎo)的更多關(guān)心和支持,落實全省檔案信息化建設(shè)推進會精神和要求,將信息化建設(shè)作為單位“一把手”工程,在人財物上給予切實保障。
(二) 加強檔案信息共享平臺建設(shè),提升電子檔案管理水平
要進一步爭取各級政府及業(yè)務(wù)主管部門的支持,在硬件和軟件上有高標準的投入,加快人事檔案信息共享平臺建設(shè),不斷提升電子檔案管理水平,做好人事檔案安全工作。建成一批具有全國先進水平的數(shù)字檔案室。加強檔案信息資源共享服務(wù)平臺建設(shè),建設(shè)人事檔案數(shù)據(jù)庫,落實數(shù)據(jù)開放與維護的責(zé)任,拓寬通過政府電子政務(wù)外網(wǎng)和學(xué)校網(wǎng)站開展人事檔案建設(shè)的渠道。日常工作中組織人事部門所需的基本信息項應(yīng)該是相同的,為了減少重復(fù)勞動,可由人事檔案管理人員將準確的人員基本情況信息錄入通用數(shù)據(jù)庫,而日常數(shù)據(jù)更新如工資、職稱、職務(wù)信息的變動由各相關(guān)部門及時進行數(shù)據(jù)維護,人事檔案管理人員則根據(jù)變動信息及時索要檔案材料,確保數(shù)據(jù)的準確性,這樣可以保持檔案部門與其他部門信息互通,確保了人事檔案的時效性。
(三) 加強檔案人才隊伍建設(shè),提升信息化管理能力
一是要高度重視政治思想教育和職業(yè)紀律教育。人事檔案管理人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心、嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度,自覺遵守職業(yè)道德。二是要健全人事檔案干部培養(yǎng)機制和人才評價機制。積極引進既懂檔案管理又懂信息技術(shù)的復(fù)合型人才,優(yōu)化隊伍結(jié)構(gòu),健全完善科學(xué)的人才評價、培養(yǎng)機制。三是要做好任職培訓(xùn)和繼續(xù)教育工作,鼓勵院校和檔案部門深入合作,探索培訓(xùn)合作機制。加大人事檔案特別是信息化與檔案管理復(fù)合型人才培訓(xùn)財政投入。定期開展全市范圍的人事檔案管理培訓(xùn)交流,推動人事檔案教育培訓(xùn)機構(gòu)及資源的共享。
當今教育改革進程不斷加快,加強和完善教育系統(tǒng)檔案管理工作非常重要,必須充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段對教育系統(tǒng)檔案信息資源加以數(shù)字化處理,在開發(fā)利用以及管理檔案信息過程中加強保密意識,避免人事信息的泄露。加強人事檔案管理,充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢,更好地為選拔和使用人才提供更加真實可靠的材料,不斷開創(chuàng)教育系統(tǒng)檔案事業(yè)的新局面。
參考文獻:
[1]馮鈺芳.淺談新形勢下教育系統(tǒng)人事檔案信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù),2017,6.
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作者簡介:
徐淑莉,重慶市,重慶市秀山縣教育委員會。