張夏萍 雷越麟

【摘 要】新時(shí)期人事檔案電子信息化管理現(xiàn)狀為：硬件設(shè)施不足；工作效率低下；管理人員綜合素質(zhì)有待提高。當(dāng)前電子信息化應(yīng)用于人事檔案管理的有其優(yōu)點(diǎn)及必要性：企業(yè)人事檔案信息化管理是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需求；建立電子檔案可以有效保護(hù)原始檔案；完善企業(yè)內(nèi)部管理的必然要求。因此提出新時(shí)期企業(yè)人事檔案實(shí)施信息化管理的優(yōu)化路徑：不斷完善電子信息化系統(tǒng)；建立企業(yè)人事檔案的信息數(shù)據(jù)庫(kù)；轉(zhuǎn)變檔案管理人員的意識(shí)；企業(yè)需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)

【關(guān)鍵詞】人事檔案；電子信息化管理；新時(shí)期

一、新時(shí)期人事檔案電子信息化管理的現(xiàn)狀

1.硬件設(shè)施不足

由于我國(guó)企業(yè)的人事檔案管理正處在向電子信息化逐步過渡的階段，所以各方面的工作都不完善，尤其是在硬件設(shè)施上，雖然部分企業(yè)已經(jīng)開始使用了電子信息化的管理方式，但是并沒有根據(jù)實(shí)際的發(fā)展需求對(duì)設(shè)備及相關(guān)管理系統(tǒng)進(jìn)行更新和升級(jí)[1]，硬件設(shè)施跟不上所以其他的軟件系統(tǒng)也就得不到提升。從而也就造成了現(xiàn)階段企業(yè)的人事檔案電子信息化管理方式得不到很大的提升，人事檔案管理工作效率依然較低。

2.工作效率低下

由于電子信息化管理方式是一種比較新穎的管理方式，所以各企業(yè)的人事檔案管理人員還沒有形成成熟的電子檔案管理意識(shí)，在工作中還是會(huì)使用一些傳統(tǒng)的人事檔案管理方法來進(jìn)行工作，降低了人事檔案管理工作的質(zhì)量。除此之外，管理人員剛剛接觸到信息化管理這種新的管理方法，對(duì)各種設(shè)備的使用方法掌握不熟練，這也是造成企業(yè)人事檔案管理工作效率低下的主要原因。

3.管理人員綜合素質(zhì)有待提高

大多數(shù)企業(yè)對(duì)人事檔案管理工作的重視程度不高，所以進(jìn)行這項(xiàng)工作的管理人員大多都不是專業(yè)的人事檔案管理人員。由于他們自身的專業(yè)知識(shí)欠缺，所以將這些人安排在該崗位上容易出現(xiàn)各種問題。尤其是在人事檔案電子信息化管理轉(zhuǎn)型過程中，對(duì)管理人員的綜合素質(zhì)要求更高、更嚴(yán)格，要求他們同時(shí)具備豐富的人事檔案管理經(jīng)驗(yàn)和熟練的計(jì)算機(jī)操作技能[2]。因此，現(xiàn)階段，要想更好地完成人事檔案管理工作就必須要不斷地提高管理人員的綜合素質(zhì)。

二、電子信息化應(yīng)用于人事檔案管理的優(yōu)點(diǎn)及必要性

企業(yè)人事檔案采用電子信息化管理，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)各類資源的收集和共享，有利于強(qiáng)化企業(yè)各部門之間、企業(yè)之間的聯(lián)系與合作，全面提高企業(yè)人事檔案的使用效率和使用價(jià)值，幫助企業(yè)更好地完成工作。企業(yè)在增添新人檔案的時(shí)候，利用計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)和電子信息系統(tǒng)，可以減少新人資料的搜索時(shí)間，方面快捷，節(jié)省時(shí)間，同時(shí)保證人員檔案的有效性和真實(shí)性。企業(yè)人事檔案實(shí)施電子信息化管理以后，可有效減少信息的傳輸環(huán)節(jié)，減少紙質(zhì)檔案的使用效率，節(jié)約環(huán)保的同時(shí)還可以保證檔案資料的完整性，在使用過程中僅需要使用U盤等存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行查看。此外，人事檔案實(shí)施信息化管理大大增加了企業(yè)的信息存儲(chǔ)量，提高了企業(yè)人事檔案管理速度。具體來說，企業(yè)實(shí)施人事檔案電子信息化管理主要有以下幾點(diǎn)必要性。

1.企業(yè)人事檔案信息化管理是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需求

如今，辦公自動(dòng)化已經(jīng)逐漸完善，企業(yè)在人事檔案管理和應(yīng)用的過程中大部分?jǐn)?shù)據(jù)的使用都是用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)完成的。這就要求企業(yè)的人事檔案管理必須盡快實(shí)現(xiàn)信息化、無紙化，只有全面實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化才能適應(yīng)企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展，提高企業(yè)的綜合管理水平。

2.建立電子檔案可以有效保護(hù)原始檔案

傳統(tǒng)企業(yè)的人事檔案管理都是紙質(zhì)檔案，人工管理需要付出很多的人力、物力和財(cái)力。但是實(shí)施電子信息化管理，就可以在信息化條件下山計(jì)算機(jī)代替人工完成人事檔案管理工作，這在很大程度上節(jié)約了管理時(shí)間，有效減少了檔案的翻查工作，同時(shí)網(wǎng)絡(luò)空間是無限制的，可以保存大量數(shù)據(jù)信息，這對(duì)保護(hù)企業(yè)的原始檔案具有很好的作用，非常有利于延長(zhǎng)檔案的使用時(shí)間。

3.完善企業(yè)內(nèi)部管理的必然要求

通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)來完善企業(yè)的人事檔案管理，可以節(jié)省企業(yè)的人力、物力、財(cái)力，同時(shí)可以節(jié)省時(shí)間，提高工作效率，有效降低企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本，進(jìn)而可以促進(jìn)企業(yè)更好地發(fā)展，為客戶提供更加優(yōu)越的服務(wù)。

三、新時(shí)期企業(yè)人事檔案實(shí)施信息化管理的優(yōu)化路徑

1.不斷完善電子信息化系統(tǒng)

要想在人事檔案管理工作中運(yùn)用信息化管理，首先要建立一個(gè)完善的信息化硬件管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)要對(duì)企業(yè)的每一個(gè)科室的檔案信息進(jìn)行整理分類，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)信息資源共享，有效提高人事檔案電子信息管理的作用。

為了全面提高工作人員對(duì)電子信息化的管理和操作能力，企業(yè)應(yīng)該不斷加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的培訓(xùn)，保證檔案信息錄入的真實(shí)性、有效性。為了保證企業(yè)檔案資料的時(shí)效性，工作人員應(yīng)該對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)修改。與此同時(shí)，企業(yè)還要做好對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的升級(jí)維護(hù)工作，保證信息系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

2.建立企業(yè)人事檔案的信息數(shù)據(jù)庫(kù)

人事檔案電子信息化的實(shí)現(xiàn)，首先需要把館藏多年的紙質(zhì)文件的內(nèi)容輸入到計(jì)算機(jī)人事檔案管理系統(tǒng)中，但是山于文件的數(shù)量過多，延緩了工作的進(jìn)展。這就要求企業(yè)加大對(duì)信息化改革的投入，增加工作人員，加快對(duì)紙質(zhì)文件的掃描與輸入，并對(duì)資料進(jìn)行整理和分類，建立起一套山數(shù)據(jù)輸入、整理、更改、信息查詢及系統(tǒng)維護(hù)為一體的完整的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)信息資源的網(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)一體化，及進(jìn)行信息的遠(yuǎn)程運(yùn)輸和區(qū)域化共享。

3.轉(zhuǎn)變檔案管理人員的意識(shí)

在企業(yè)人事檔案?jìng)鹘y(tǒng)的管理模式中，在信息收集方面比較滯后，難以適應(yīng)信息管理的轉(zhuǎn)換。因此，企業(yè)需加強(qiáng)檔案管理人員的安全意識(shí)，做好檔案信息管理的保密工作，并確保檔案信息不被惡意修改和破壞；為防比黑客入侵對(duì)檔案造成破壞，應(yīng)確保網(wǎng)絡(luò)安全，做好防御工作；對(duì)重要的文件設(shè)定只讀權(quán)限或進(jìn)行加密，以保障檔案信息的真實(shí)性，可以通過制定相關(guān)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，來使檔案得到規(guī)范化管理，從而提高檔案的使用效率。

4.企業(yè)需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)

企業(yè)積極引進(jìn)人事檔案電子信息化管理，這對(duì)該崗位提出了全新的要求，為了適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展需求，企業(yè)應(yīng)該對(duì)現(xiàn)有工作人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)，讓其能夠熟練掌握計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠熟練應(yīng)用人事檔案管理系統(tǒng)，保證人事檔案的有效使用，提高工作效率和質(zhì)量。

四、結(jié)語(yǔ)

人事檔案管理工作的順利進(jìn)行能夠更好地推動(dòng)人才資源的流動(dòng)，保證人才資源的合理充分利用，避免人才資源的浪費(fèi)。所以為了充分發(fā)揮出人事檔案的作用，使其價(jià)值最大化，就要在進(jìn)行人事檔案管理工作時(shí)改革以往傳統(tǒng)的人事檔案管理方式，加快推動(dòng)管理規(guī)范制度的建立，推動(dòng)人事檔案管理朝著電子信息化管理的方向發(fā)展，從而極大提高我國(guó)的人事檔案管理工作效率。時(shí)間的發(fā)展，電子信息化管理可以廣泛普及各個(gè)企業(yè)，全面實(shí)現(xiàn)資源共享。

【參考文獻(xiàn)】

[2]張好.淺談人事檔案電子信息化管理[[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（07）：55.

[3]徐輝.關(guān)于新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)探析[[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（01）：28+46.