耿霞

摘要：本文從事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理入手，分析事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案中存在的突出問題，進(jìn)而提出在新形勢下提高財(cái)務(wù)檔案管理工作水平的相關(guān)建議。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)檔案；管理；信息；建議

財(cái)務(wù)檔案是對事業(yè)單位、企業(yè)以及國家機(jī)關(guān)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的反映和記錄，也是體現(xiàn)機(jī)關(guān)企業(yè)和事業(yè)單位進(jìn)行經(jīng)濟(jì)交易的主要資料，在檔案管理工作中具有關(guān)鍵地位。因此，我國事業(yè)單位一定要充分重視財(cái)務(wù)檔案管理工作，并對其進(jìn)行合理規(guī)劃，促使財(cái)務(wù)檔案發(fā)揮自身價(jià)值，為事業(yè)單位的進(jìn)步和發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

一、當(dāng)前財(cái)務(wù)檔案管理工作中存在的主要問題

（一）缺乏管理意識(shí)

檔案管理的目標(biāo)是為單位發(fā)展提供決策參考，服務(wù)現(xiàn)在、保存歷史，但是由于當(dāng)前在檔案管理中出現(xiàn)的各種問題，例如經(jīng)費(fèi)緊張、工作繁雜、人員較少等問題，嚴(yán)重制約了財(cái)務(wù)檔案管理水平的提高。究其根本原因是由于事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)和工作人員缺乏管理意識(shí)，檔案管理趨于形式，很多財(cái)務(wù)信息失真或流失，一些檔案資料被個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)據(jù)為己有，在崗位調(diào)整、工作調(diào)動(dòng)時(shí)一并帶走。

（二）管理不夠規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)

當(dāng)前，我國事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理不夠規(guī)范和嚴(yán)謹(jǐn)，主要由以下幾點(diǎn)因素導(dǎo)致：第一，工作人員素質(zhì)及配備因素。一些事業(yè)單位往往以兼職的形式配備財(cái)務(wù)檔案管理人員，導(dǎo)致人員工作任務(wù)繁重，對管理工作無法做到全面投入。第二，經(jīng)濟(jì)活動(dòng)與財(cái)務(wù)管理的矛盾因素。事業(yè)單位在執(zhí)行經(jīng)濟(jì)項(xiàng)目的過程中，其內(nèi)部資金管理辦法與職能部門產(chǎn)生沖突，導(dǎo)致項(xiàng)目無法順利開展，給會(huì)計(jì)核算及財(cái)務(wù)管理等工作帶來困難，影響了財(cái)務(wù)檔案的可靠性、真實(shí)性。

（三）信息化不全面

隨著我國信息技術(shù)的快速發(fā)展，電子檔案已經(jīng)基本取代了以往的紙質(zhì)檔案，但是在對電子檔案進(jìn)行管理的過程中，尚存在一些問題沒有得到解決。例如，紙質(zhì)檔案在裝訂及整理的過程中分類不清，嚴(yán)重影響了檔案的權(quán)威性。因此，在檔案實(shí)現(xiàn)信息化后，很多檔案被遺棄，沒有得到利用，數(shù)據(jù)重復(fù)、冗繁的現(xiàn)象層出不窮。同時(shí)，由于信息化不全面，很多財(cái)務(wù)信息也出現(xiàn)不準(zhǔn)確及遺漏的情況，一些事業(yè)單位為了追求經(jīng)濟(jì)效益，擅自更改財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，在處理外債的過程中漏稅偷稅，對財(cái)務(wù)檔案管理工作帶來嚴(yán)重影響。

二、提高財(cái)務(wù)檔案管理工作水平的相關(guān)建議

（一）強(qiáng)化管理意識(shí)

想要提高財(cái)務(wù)檔案管理工作的水平和質(zhì)量，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)工作人員一定要強(qiáng)化管理意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的意義和重要性，認(rèn)清財(cái)務(wù)檔案對事業(yè)單位的發(fā)展所起到的巨大作用，尤其是單位領(lǐng)導(dǎo)要不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，深刻認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)檔案對事業(yè)單位健康運(yùn)行和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)所發(fā)揮的積極意義，提高單位所有人員的財(cái)務(wù)檔案意識(shí)，進(jìn)而為檔案管理工作的有效開展創(chuàng)設(shè)良好的環(huán)境。

（二）完善管理制度

事業(yè)單位要在遵守《檔案法》、《會(huì)計(jì)法》的前提下，不斷完善單位內(nèi)部的相關(guān)管理工作，制定各項(xiàng)管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)規(guī)范和法律，建立財(cái)務(wù)檔案管理細(xì)則，科學(xué)劃分各項(xiàng)管理工作，根據(jù)事業(yè)單位的實(shí)際情況，制定工作目標(biāo)，完善檔案查閱、員工守則、檔案保管、檔案歸檔、檔案移交等制度，促使檔案管理工作做到有據(jù)可依，進(jìn)而推動(dòng)財(cái)務(wù)檔案管理工作的健康開展。

（三）提高人員要求

事業(yè)單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到人才的對檔案管理的重要性，重視人才建設(shè)，提高財(cái)務(wù)管理工作的效率和質(zhì)量。要以單位的經(jīng)營現(xiàn)狀和實(shí)際情況為出發(fā)點(diǎn)，在人員管理、人員安排、崗位設(shè)置方面制定科學(xué)規(guī)劃。在人員管理方面，在保證檔案工作有效開展的同時(shí)，還要合理配置人力資源，提高管理質(zhì)量和效率。工作人員還要具備檔案人員及財(cái)務(wù)人員的雙重從業(yè)資格，并具備一定的管理能力，單位要為工作人員創(chuàng)設(shè)良好的學(xué)習(xí)環(huán)境，定期舉辦相關(guān)培訓(xùn)，提高工作人員的能力和水平，進(jìn)而適應(yīng)當(dāng)前檔案管理工作的變化和發(fā)展。

（四）借助信息技術(shù)

想要實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理水平的提高，還要借助信息技術(shù)的建設(shè)和更新，實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、信息化、數(shù)字化，提高工作效率和質(zhì)量，利用先進(jìn)的信息技術(shù)讓管理工作變得更加方便和快捷。同時(shí)，事業(yè)單位還要引進(jìn)和借鑒發(fā)達(dá)國家的一些管理方法，提高自身的管理水平。首先，事業(yè)單位要加強(qiáng)檔案管理的設(shè)施建設(shè)。硬件及軟件設(shè)施是檔案管理的關(guān)鍵組成部分，只有依靠現(xiàn)代化的管理技術(shù)、管理手段，以網(wǎng)絡(luò)為依托構(gòu)建完善的管理模式，才能全面提高檔案管理工作的水平。財(cái)務(wù)人員要從檔案管理和財(cái)務(wù)管理的雙重角度進(jìn)行充分考慮，防止在硬件建設(shè)中出現(xiàn)資源重疊的情況，在軟件建設(shè)中，要通過相關(guān)措施提高檔案安全性、真實(shí)性，實(shí)行簽單制度，充分落實(shí)安全日志制度、簽出制度、簽入制度、責(zé)任制度，避免財(cái)務(wù)檔案丟失及損壞。同時(shí)，還要做好軟件的更新，提高檔案儲(chǔ)存的可續(xù)性、一致性、標(biāo)準(zhǔn)性。其次，加強(qiáng)信息化實(shí)踐戰(zhàn)術(shù)。當(dāng)前，信息化是財(cái)務(wù)檔案管理發(fā)展的關(guān)鍵措施，因此，在具體工作中，事業(yè)單位一定要將經(jīng)濟(jì)活動(dòng)與檔案管理充分結(jié)合，在促使各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)有序開展的同時(shí)，推動(dòng)檔案管理的健康發(fā)展：第一，要及時(shí)整理和采集財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，建立并完善數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理的信息化水平。以往的紙質(zhì)文件不僅容易出錯(cuò)，還不利于保存和管理，因此，檔案管理一定要向信息化轉(zhuǎn)變，及時(shí)捕捉財(cái)務(wù)信息，并深度挖掘其隱藏的各種信息，根據(jù)事業(yè)單位的需要?jiǎng)?chuàng)立各個(gè)子數(shù)據(jù)庫，例如，債務(wù)管理、核算預(yù)算、資產(chǎn)管理等子數(shù)據(jù)庫，不斷更新和升級數(shù)據(jù)庫。第二，構(gòu)建財(cái)務(wù)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案使用的時(shí)效性。利用網(wǎng)絡(luò)的高效率使用和傳輸優(yōu)勢，發(fā)揮檔案的使用價(jià)值。財(cái)務(wù)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化可以將文檔轉(zhuǎn)換或直接存入數(shù)據(jù)庫，減少工作人員的工作程序，提高檔案管理的效率。同時(shí)，由于事業(yè)單位所產(chǎn)生的財(cái)務(wù)信息很多，如果財(cái)務(wù)人員憑借自身的工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，難免會(huì)出現(xiàn)各種問題。因此，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)還可以提高檔案管理的準(zhǔn)確性。

三、結(jié)語

財(cái)務(wù)檔案對事業(yè)單位的健康發(fā)展具有積極作用。隨著我國科學(xué)技術(shù)和社會(huì)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展和進(jìn)步，事業(yè)單位一定要正視財(cái)務(wù)檔案管理中存在的問題，采取針對性措施做好檔案管理工作，為單位領(lǐng)導(dǎo)做出正確決策提供有效、真實(shí)的服務(wù)。促進(jìn)事業(yè)單位發(fā)揮其社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，進(jìn)而促進(jìn)我國社會(huì)發(fā)展。