劉敏

摘要：隨著現(xiàn)代化的發(fā)展，新技術(shù)手段的不斷涌現(xiàn)為檔案管理事業(yè)提供了嶄新的機(jī)遇，要想抓住這一發(fā)展的契機(jī)，就要更加重視起檔案的長期保存工作，采用現(xiàn)代化的管理手段進(jìn)行數(shù)字檔案的信息化管理實(shí)際上也是未來發(fā)展的必然趨勢。通過本文針對這一問題進(jìn)行了及時(shí)有效的探討，希望可以為相關(guān)工作者的工作提供一定幫助。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案；安全保存；策略

眾所周知，檔案管理是企事業(yè)單位的重點(diǎn)工作內(nèi)容之一，因?yàn)闄n案管理可以為企事業(yè)單位在今后的發(fā)展提供必要的依據(jù)，作為參考性的意見將檔案進(jìn)行長期的保管就顯得尤為重要了。但是就我國當(dāng)前的檔案管理形式上來看，目前我國剛剛擺脫紙質(zhì)檔案的管理方式，向數(shù)字化的管理方向發(fā)展，其中必然會(huì)存在不少的缺陷，這就需要對數(shù)字信息檔案的長期保管問題進(jìn)行更加深入的研究，提出有效的保存策略，這樣才能實(shí)現(xiàn)我國檔案管理事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

一、數(shù)字信息檔案在長期保管中產(chǎn)生的問題

（一）真實(shí)性受到影響。因?yàn)樵趥鹘y(tǒng)的檔案管理中主要采用紙質(zhì)的形式進(jìn)行保管，在此基礎(chǔ)上要想進(jìn)行數(shù)字化的保管方式，就需要將其進(jìn)行掃描與加工，但是在這一過程中問題也就會(huì)隨之產(chǎn)生，掃描的識(shí)別率并不能達(dá)到100%，所以這就會(huì)造成檔案失真的現(xiàn)象發(fā)生。例如參數(shù)的選擇不當(dāng)，由工作失誤產(chǎn)生的影響以及在分類保管環(huán)節(jié)也會(huì)引起失真。在數(shù)據(jù)遷移的過程中上述的這些問題并不能完全得到避免，并且一旦出現(xiàn)問題，想要將數(shù)據(jù)信息恢復(fù)到原狀態(tài)恐怕是難上加難。

（二）存取方面產(chǎn)生的問題。數(shù)字信息化的檔案管理過程中主要是依靠一定的介質(zhì)條件進(jìn)行長期存儲(chǔ)的問題，以計(jì)算機(jī)為例，計(jì)算機(jī)語言通常在三個(gè)月就會(huì)產(chǎn)生更新的問題，在多年后如果想要對數(shù)據(jù)進(jìn)行再次描述，并不能確保其百分之百得到恢復(fù)。并且數(shù)據(jù)要想讀取必須要具備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，一旦計(jì)算機(jī)設(shè)備出現(xiàn)了故障，就會(huì)造成數(shù)據(jù)不能順利的保存甚至讀取。此外，不同軟件在運(yùn)行的過程中所需要的環(huán)境也有所不同，數(shù)字信息檔案在不同的載體上進(jìn)行存儲(chǔ)，并不能實(shí)現(xiàn)完全相互更替的效果，如果轉(zhuǎn)換不及時(shí)也沒有辦法進(jìn)行讀取。

（三）檔案管理技術(shù)長期滯后。在社會(huì)發(fā)展的過程中，我國的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也在不斷發(fā)展著，但是這一發(fā)展速度明顯與社會(huì)的進(jìn)步不協(xié)調(diào)，造成這方面問題的主要原因是新技術(shù)的完全應(yīng)用需要長時(shí)間的適應(yīng)過程，另一方面也是因?yàn)槟壳拔覈鄙龠@方面技術(shù)的創(chuàng)新支持，所以在新技術(shù)的應(yīng)用方面還稍顯不足。目前，我國在數(shù)字信息檔案管理中應(yīng)用到的主要技術(shù)有身份識(shí)別技術(shù)、信息隱藏技術(shù)以及進(jìn)行電子簽名技術(shù)等，這些新技術(shù)的應(yīng)用在檔案管理中還處于“冰山的一角”，并沒有完全的展示出來，另外如果不具備專業(yè)化的管理人員，新技術(shù)的應(yīng)用還是具有一定難度的，因此這是當(dāng)前難以解決的問題之一。

（四）檔案管理存在滯后性。檔案管理自身具備了一定的憑證價(jià)值，要想將這一價(jià)值完全得到實(shí)現(xiàn)，就要加強(qiáng)對檔案的有效管理，無論是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案還是現(xiàn)代化的數(shù)字信息檔案，都需要在嚴(yán)謹(jǐn)并且完善的檔案管理體制下才能得以實(shí)現(xiàn)。并且在現(xiàn)代化的檔案信息管理過程中，受到交互式環(huán)境的影響，檔案管理都是一個(gè)動(dòng)態(tài)發(fā)展的過程，這一動(dòng)態(tài)的發(fā)展卻與效率相互矛盾，不能實(shí)現(xiàn)本質(zhì)上的統(tǒng)一，所以在當(dāng)前愈發(fā)復(fù)雜的管理環(huán)境中，就更加需要采取一定的方式對數(shù)字信息檔案進(jìn)行科學(xué)化的管理。

（五）安全性受到影響。安全是檔案管理過程中一個(gè)相當(dāng)重要的問題，尤其是在更加復(fù)雜的社會(huì)環(huán)境中對信息檔案進(jìn)行管理，很多內(nèi)容都涉及到個(gè)人的隱私甚至企事業(yè)單位發(fā)展的機(jī)密性文件，采用數(shù)字信息化的管理方式需要運(yùn)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)予以管理，但是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)卻容易受到黑客的入侵，對檔案信息造成損害，可以說在自身安全以及自我保護(hù)方面還是相當(dāng)薄弱的，檔案信息也極容易被篡改甚至刪除，根本起不到長期保管的目的，針對這一問題的出現(xiàn)，更加應(yīng)該對數(shù)字信息檔案的長期保管予以一定的重視。

二、數(shù)字檔案長期保存的策略

（一）政策法規(guī)建設(shè)。我國應(yīng)該制定專門的法律、法規(guī)，位數(shù)字檔案管理提供可靠的保障。一是加快制度建設(shè)。要根據(jù)我國的實(shí)際情況。借鑒國外在數(shù)字檔案管理的經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上，建立科學(xué)的、有利于數(shù)字檔案長期保存的法律制度；二是建立數(shù)字檔案安全評估制度。制定一系列的保證數(shù)字檔案資源長期保存的體系結(jié)構(gòu)；三是建立數(shù)字檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)。檔案部門應(yīng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防范和信息系統(tǒng)安全技術(shù)的研究。研制出適合我國情況的數(shù)字檔案的安全管理標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)。

（二）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)策略。建立有效的數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機(jī)制。檔案信息系統(tǒng)產(chǎn)生數(shù)字資源的日備份，定期大備份，備份服務(wù)器的數(shù)據(jù)同步更新備份，成本不高，方便實(shí)用備份的時(shí)候要注意備份的完整性，一個(gè)完整的備份主要包括數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)、備份數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)和完善的災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃，數(shù)字形態(tài)的檔案資源主要應(yīng)該采用異地鏡像保存的方發(fā)，這樣可以防止自然災(zāi)害所帶來的毀滅性的災(zāi)難。

（三）數(shù)字遷移和數(shù)字仿真技術(shù)。目前數(shù)據(jù)遷移是數(shù)字信息資源長期保存的較優(yōu)選擇。在遷移的過程中可以改變部分格式或者存儲(chǔ)載體。這樣可以便于用戶據(jù)此判斷出所需信息的真實(shí)可靠性以及這些數(shù)字資源與原始記錄之間的聯(lián)系。數(shù)據(jù)仿真新的系統(tǒng)環(huán)境下建立一個(gè)兼容原始數(shù)據(jù)、設(shè)備及其管理系統(tǒng)的運(yùn)行環(huán)境，使得原來的數(shù)據(jù)、設(shè)備和系統(tǒng)能運(yùn)行在現(xiàn)行的軟硬件系統(tǒng)上。是延遲技術(shù)淘汰的一種方法。

（四）計(jì)算機(jī)防火墻與防病毒技術(shù)。防火墻的安全策略主要有兩條：一種是禁止方式的防火墻，就是防火墻把所有不允許的通訊都給禁止掉，只能通過被允許的數(shù)據(jù)信號(hào)；另外一種是允許方式的防火墻。所有信號(hào)除了被禁止的都是可以通過的防病毒技術(shù)。除了安裝防火墻外還有以下幾種：一是安裝殺毒軟件，安裝正版的殺毒軟件，并且定時(shí)地更新和掃描；二是建立局域網(wǎng)。檔案系統(tǒng)不接入互聯(lián)網(wǎng)，并且盡量限制使用移動(dòng)設(shè)備；三是預(yù)定電子郵件病毒警報(bào)服務(wù)。保證整個(gè)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)運(yùn)行機(jī)制的安全可控。

（五）物理安全策略。一是要嚴(yán)格遵守管理制度，防止外人非法進(jìn)入計(jì)算機(jī)機(jī)房，避免各種偷竊和破壞活動(dòng)；二是要嚴(yán)格控制服務(wù)器和管理軟件的訪問權(quán)限，利用用戶訪問認(rèn)證，嚴(yán)格規(guī)定用戶和管理人員權(quán)限，防止有意和無意的非法操作所造成的系統(tǒng)安全問題；三是防止電磁泄露。確保服務(wù)器有個(gè)良好工作環(huán)境。

三、結(jié)語

數(shù)字信息檔案的長期安全保存，不僅需要選擇良好的存儲(chǔ)載體，而且需要采取多種技術(shù)手段，以保證其真實(shí)可靠性、長期可存取性與安全性。不但要進(jìn)行全過程的技術(shù)管理，而且要加強(qiáng)對檔案管理人員的思想和作風(fēng)教育。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，必將有更多新的、更加簡便可靠的保護(hù)技術(shù)手段出現(xiàn)。

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