李 彥/湖南師范大學(xué)檔案館

王雪君/湖南省長(zhǎng)沙市天心區(qū)藝術(shù)體育中心

在國(guó)家檔案管理體制改革的進(jìn)程中，高校檔案管理“從分散到分管，從分管到集中，逐步形成了集中統(tǒng)一的檔案管理體制”[1]，建立了較為完備的高校檔案管理體制。但隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，這種檔案管理體制也暴露出了種種問(wèn)題。本文以中南地區(qū)高校為例，分析了這一地區(qū)高校檔案管理體制的現(xiàn)狀及所面臨的新挑戰(zhàn)，并尋求高?！按髾n案”管理體制的構(gòu)建路徑。

1 高校檔案管理體制的現(xiàn)狀研究

1.1 現(xiàn)狀調(diào)查

2017年，筆者就中南地區(qū)高校檔案管理體制現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)查，發(fā)放調(diào)查問(wèn)卷49份，回收有效問(wèn)卷35份；另通過(guò)網(wǎng)站查詢方式調(diào)查了中南地區(qū)11所教育部直屬高校、5所省屬“雙一流”高校和湖南省28所省屬普通高校的檔案管理體制情況。

從機(jī)構(gòu)設(shè)置來(lái)看，高校檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置分為三類，一類是獨(dú)立設(shè)置檔案館；一類是雖設(shè)置檔案館但掛靠在學(xué)校黨政辦等二級(jí)單位；還有一類是沒(méi)有設(shè)置檔案館而是在學(xué)校黨政辦等二級(jí)單位下設(shè)綜合檔案室或檔案科，甚至沒(méi)有機(jī)構(gòu)，只有檔案工作人員。第一類情況占多數(shù)，后兩類情況占少數(shù)且多存在于省屬普通高校中，教育部直屬高校、“雙一流”高校中分別有1所屬于后兩類情況（如表1所示）。從機(jī)構(gòu)級(jí)別來(lái)看，高校檔案機(jī)構(gòu)基本上為副處級(jí)及以上建制。教育部直屬高校檔案館中，只有1所為副處級(jí)建制?！半p一流”高校檔案館中，有3所為副處級(jí)建制，占比達(dá)60%。省屬高校檔案館的機(jī)構(gòu)級(jí)別一般不高，副處級(jí)及以下建制占比達(dá)75%（如表1所示）。

表1：中南地區(qū)部分高校檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置及級(jí)別情況

從機(jī)構(gòu)職能來(lái)看，絕大多數(shù)檔案館被納入教輔業(yè)務(wù)部門。那些掛靠在學(xué)校黨政辦的檔案館，一般被納入黨政管理部門。這類檔案館主要承擔(dān)檔案管理職能，其行政職能多由掛靠單位代為履行，因此實(shí)質(zhì)上仍是業(yè)務(wù)部門（如表2所示）。從資源管理范圍來(lái)看，檔案館負(fù)責(zé)管理職工人事檔案、學(xué)生檔案的情況還不普遍。相比其他高校，教育部直屬高校檔案館的資源管理范圍明顯寬一些，有約40%的教育部直屬高校檔案館管理著職工人事檔案、學(xué)生檔案（如表2所示）。

表2：中南地區(qū)部分高校檔案機(jī)構(gòu)職能及業(yè)務(wù)范圍情況

總的來(lái)看，高校檔案管理體制并不相同。教育部直屬高校歷史悠久、實(shí)力較強(qiáng)，獨(dú)立建館的較多且機(jī)構(gòu)級(jí)別較高，檔案資源管理范圍較廣。地方高校，即使是“雙一流”高校，檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置、級(jí)別和檔案資源管理范圍參差不齊。有一個(gè)共同點(diǎn)是，檔案機(jī)構(gòu)基本上被定性為教輔業(yè)務(wù)部門。調(diào)查顯示，近年來(lái)有越來(lái)越多的高校在提升檔案機(jī)構(gòu)級(jí)別、拓展檔案資源管理范圍。

1.2 原因分析

第一，高校檔案法規(guī)制度不完善。《高等學(xué)校檔案管理辦法》（下簡(jiǎn)稱《辦法》）是規(guī)范高校檔案管理的重要規(guī)章。遵循擴(kuò)大高校自主權(quán)的改革要求，《辦法》減少了國(guó)家對(duì)高校檔案管理體制改革的干預(yù)，留給高校較大的自由空間。但從實(shí)踐角度來(lái)看，《辦法》仍然具有一定的局限性，其中有些條款不明朗、標(biāo)準(zhǔn)不明確，導(dǎo)致高校各行其是。

第二，高校檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。一些高校檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，檔案工作被邊緣化；而檔案行政部門、教育行政部門對(duì)高校落實(shí)《辦法》的監(jiān)管不力，其監(jiān)管主要針對(duì)個(gè)人違法違規(guī)行為，很少干預(yù)那些不按《辦法》要求開展工作的高校。這也是《辦法》頒布了10年，仍有高校不按文件要求獨(dú)立設(shè)置檔案館的重要原因。

2 高校實(shí)行“大檔案”管理的必要性

“大檔案”不僅是一個(gè)技術(shù)性名詞概念，更是一種新的檔案觀、方法論，“大檔案”管理符合大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案事業(yè)發(fā)展的基本趨勢(shì)，其主要內(nèi)容為：一是將文書檔案、人事檔案、學(xué)生檔案等集中統(tǒng)一到學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)管理；二是拓展檔案機(jī)構(gòu)職能，實(shí)現(xiàn)檔案機(jī)構(gòu)保管職能向愛(ài)國(guó)主義和素質(zhì)教育基地、校史展覽和研究基地、檔案信息管理和服務(wù)的中心等職能延伸[2]；三是拓展檔案生成形式，將檔案大數(shù)據(jù)作為檔案職業(yè)發(fā)展的新方向。

2.1 國(guó)家檔案法規(guī)政策的導(dǎo)向

國(guó)家雖然沒(méi)有明文規(guī)定實(shí)施“大檔案”管理，但可以從檔案法律法規(guī)中窺見(jiàn)其政策導(dǎo)向。檔案法規(guī)定，檔案是“有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄”，顯然這是一個(gè)涵蓋“不同形式”的“大檔案”概念?！掇k法》也體現(xiàn)了“大檔案”管理要求：一是首次將學(xué)生檔案單獨(dú)設(shè)類，擴(kuò)大了歸檔范圍；二是突破傳統(tǒng)歸檔理論限制，強(qiáng)調(diào)高校檔案機(jī)構(gòu)要加強(qiáng)“對(duì)于與學(xué)校有關(guān)的各種檔案史料的征集”；三是首次將電子檔案納入歸檔形式，拓展了檔案管理領(lǐng)域；四是將檔案機(jī)構(gòu)服務(wù)對(duì)象擴(kuò)大化，賦予高校檔案機(jī)構(gòu)服務(wù)社會(huì)的新職能[3]。

2.2 檔案大數(shù)據(jù)建設(shè)的現(xiàn)實(shí)要求

作為國(guó)家基礎(chǔ)性戰(zhàn)略資源的重要組成部分，檔案大數(shù)據(jù)正引領(lǐng)檔案工作環(huán)境發(fā)生深刻變化。大數(shù)據(jù)本身“價(jià)值密度低”的基本特征和檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)條件的改善、“檔案與大數(shù)據(jù)無(wú)限漸近”的基本判斷、“一切歸檔”的“大檔案”理念，強(qiáng)烈沖擊、解構(gòu)并重塑了基本理念、技術(shù)手段和管理方式，同時(shí)也促成了檔案技術(shù)的變革與管理的進(jìn)步。檔案大數(shù)據(jù)的戰(zhàn)略價(jià)值在于對(duì)海量的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行專業(yè)化分析、應(yīng)用，并創(chuàng)造新的價(jià)值。建立行之有效的“大檔案”管理模式，是實(shí)現(xiàn)檔案大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略意義的重要途徑。

2.3 傳統(tǒng)檔案管理體制存在問(wèn)題

一是檔案機(jī)構(gòu)管理職能弱化?！掇k法》雖然對(duì)高校檔案館的管理職能提出了要求，但沒(méi)有明確檔案館的機(jī)構(gòu)管理屬性，更沒(méi)有明確檔案館的建制級(jí)別?！掇k法》客觀上造成了檔案館級(jí)別矮化、管理職能弱化的事實(shí)，導(dǎo)致很多高校將檔案館定位為教輔業(yè)務(wù)部門，建制級(jí)別明顯低于高校其他內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)。

二是檔案管理分散化?！胺旨?jí)管理”是檔案管理的基本原則，它要求“條塊結(jié)合、共同監(jiān)督”，但在實(shí)踐中會(huì)造成檔案管理“條塊分割”的問(wèn)題。如《干部檔案工作條例》對(duì)人事檔案有特別規(guī)定，明確人事檔案可以不納入高校檔案館管理；此外高校檔案館、人事處、學(xué)生處等部門分別管理文書檔案、人事檔案、學(xué)生檔案的現(xiàn)象比較普遍。管理制度與技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、政出多門、職能交叉的現(xiàn)狀，造成檔案管理分散的問(wèn)題。

三是檔案資源歸檔范圍不全面?！掇k法》規(guī)定，高校檔案館歸檔范圍包括紙質(zhì)檔案和電子檔案。高校公務(wù)活動(dòng)中還會(huì)產(chǎn)生許多有保存價(jià)值的實(shí)物，如獲得的獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀，獲贈(zèng)的紀(jì)念品等，這類實(shí)物能否作為檔案保存，《辦法》并無(wú)明文規(guī)定，這就使得檔案館的檔案資源歸檔范圍不全面。

四是檔案信息化建設(shè)程度不高。檔案信息化建設(shè)是當(dāng)前檔案工作的重點(diǎn)，直接影響著檔案利用服務(wù)工作。由于對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視程度不同，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)程度不高且參差不齊。如高校檔案館的文書檔案信息化程度較高，人事部門的人事檔案信息化程度較低。

3 構(gòu)建高?！按髾n案”管理體制的對(duì)策

3.1 培育“大檔案”管理思維

“大檔案”管理思維不會(huì)自發(fā)形成，需要有意識(shí)地培育。思想上，高校檔案部門要有打破檔案管理安于現(xiàn)狀的決心和打破現(xiàn)有管理體制和利益格局的勇氣。行動(dòng)上，要加大宣傳工作力度，給“大檔案”管理造勢(shì)，爭(zhēng)取校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)同和兄弟部門支持，形成全校聯(lián)動(dòng)的“大檔案”管理局面。

3.2 優(yōu)化“大檔案”管理的路徑依賴

“大檔案”管理作為檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)，要把握正確的發(fā)展方向、沿著正確的路徑漸進(jìn)演繹。堅(jiān)持“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)”的組織原則，高校檔案管理組織形式向扁平化發(fā)展，同時(shí)進(jìn)一步簡(jiǎn)化管理層級(jí)、提升檔案機(jī)構(gòu)級(jí)別、強(qiáng)化檔案管理職能，并進(jìn)一步拓展檔案機(jī)構(gòu)職能、增加行業(yè)服務(wù)能力。堅(jiān)持“系統(tǒng)整合”的管理原則，檔案資源構(gòu)成模式向集約化發(fā)展，進(jìn)一步推動(dòng)職能相近部門裁、并、撤，建立“大檔案機(jī)構(gòu)”，實(shí)現(xiàn)高校圖書、檔案、博物等資源信息的協(xié)調(diào)整合共享。堅(jiān)持“以人為本”的服務(wù)原則，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)對(duì)象的公共化，進(jìn)一步將檔案部門的管理性、事業(yè)性和服務(wù)性結(jié)合起來(lái)，構(gòu)建管理權(quán)力內(nèi)收、事業(yè)服務(wù)外放的檔案公共服務(wù)模式。堅(jiān)持“文檔一體”的檔案生成原則，實(shí)現(xiàn)文檔一體化，將檔案管理過(guò)程前移，密切文件與檔案間的有機(jī)聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)管理標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一和資源的合理配置[4]。

3.3 構(gòu)建“大檔案”管理模式

第一，統(tǒng)一歸口全部檔案資源。堅(jiān)持“大檔案”管理要求，對(duì)《辦法》進(jìn)行進(jìn)一步完善，將分散管理的人事檔案、學(xué)生檔案和實(shí)物資料全部納入高校檔案機(jī)構(gòu)的管理范疇。

第二，構(gòu)建強(qiáng)有力的檔案領(lǐng)導(dǎo)體制。成立學(xué)校檔案工作委員會(huì)，由校長(zhǎng)或由檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)任主任，全面領(lǐng)導(dǎo)學(xué)校檔案工作，統(tǒng)一協(xié)調(diào)解決學(xué)校有關(guān)檔案工作的重大事項(xiàng)。檔案工作委員會(huì)下設(shè)辦公室，行使日常管理職能。

第三，將檔案機(jī)構(gòu)納入學(xué)校管理部門序列。將檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置為管理部門，有利于理順校內(nèi)各部門的組織關(guān)系，強(qiáng)化檔案機(jī)構(gòu)的管理權(quán)限，增強(qiáng)“依法治檔”的組織基礎(chǔ)。目前，分設(shè)高校檔案行政部門與業(yè)務(wù)部門機(jī)構(gòu)并確保二者獨(dú)立運(yùn)行，是比較合適的管理模式。具體來(lái)講，成立檔案工作處，與學(xué)校檔案工作委員會(huì)辦公室合署，作為檔案行政管理部門；從工作需要出發(fā)，檔案工作處的級(jí)別應(yīng)不低于其他機(jī)構(gòu)的行政級(jí)別。同時(shí)成立檔案館，作為檔案實(shí)體管理業(yè)務(wù)部門。受歷史傳承和現(xiàn)實(shí)情況等因素影響，有的高校不能完全實(shí)現(xiàn)機(jī)構(gòu)分設(shè)和獨(dú)立運(yùn)行，這樣的高校可以借鑒“局館合一”的國(guó)家檔案管理體制，實(shí)行“兩塊牌子、一套人馬”，按管理與業(yè)務(wù)工作需要，以檔案工作處、檔案館兩個(gè)名稱對(duì)外開展工作。無(wú)論采用哪種檔案工作管理模式，均應(yīng)以保障檔案機(jī)構(gòu)行政管理、業(yè)務(wù)指導(dǎo)職能的充分實(shí)現(xiàn)為前提。

3.4 建立“大檔案”工作網(wǎng)絡(luò)組織體系

大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校檔案機(jī)構(gòu)“孤軍奮戰(zhàn)”很難快速有效地完成工作任務(wù)，必須建立起一張涵蓋全體工作部門的橫向到邊、縱向到底的高校檔案工作網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)以檔案機(jī)構(gòu)工作人員為核心的專職檔案工作網(wǎng)絡(luò)和以部門兼職檔案人員為主體的兼職檔案工作網(wǎng)絡(luò)互為經(jīng)緯、相互配合，確保全部檔案資料和數(shù)據(jù)的及時(shí)準(zhǔn)確收集與安全保管。具體為，遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”原則，學(xué)校檔案工作委員會(huì)依法領(lǐng)導(dǎo)與協(xié)調(diào)全校檔案行政管理工作；檔案機(jī)構(gòu)承擔(dān)日常檔案管理職能，并對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行管理和進(jìn)行檔案工作業(yè)務(wù)指導(dǎo)；學(xué)校各部門配備兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、歸檔和移交工作。在檔案管理環(huán)節(jié)中，兼職檔案員工作是實(shí)際起點(diǎn)，專職檔案人員工作是中心樞紐，學(xué)校檔案工作委員會(huì)是領(lǐng)導(dǎo)核心[5]。

3.5 創(chuàng)建適應(yīng)“大數(shù)據(jù)”管理的檔案服務(wù)模式與技術(shù)平臺(tái)

大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案生成方式與服務(wù)理念發(fā)生轉(zhuǎn)變，文檔管理一體化、圖書情報(bào)檔案管理一體化、數(shù)據(jù)檔案管理一體化的趨勢(shì)持續(xù)增強(qiáng)。堅(jiān)持以人為本，用開放的姿態(tài)創(chuàng)新檔案公共服務(wù)理念，改革傳統(tǒng)的檔案機(jī)構(gòu)職能、服務(wù)技術(shù)載體及服務(wù)模式，以數(shù)字檔案館建設(shè)為發(fā)展方向，建立適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代特征的服務(wù)平臺(tái)。數(shù)字檔案館建設(shè)有利于打破傳統(tǒng)檔案管理中“嚴(yán)格的‘條塊分割’界限，在縱向上加強(qiáng)各級(jí)檔案部門之間的數(shù)據(jù)交換與共享，在橫向上加強(qiáng)與文件形成相關(guān)業(yè)務(wù)部門系統(tǒng)之間的交流與合作”，有利于改革傳統(tǒng)檔案實(shí)體“集中統(tǒng)一”管理模式，在管理上和技術(shù)上“實(shí)現(xiàn)超越傳統(tǒng)的邏輯歸檔與分布式管理”，有利于“借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案利用效率的提升和利用方式的靈活”[6]。數(shù)字檔案館建設(shè)將進(jìn)一步促成數(shù)據(jù)存儲(chǔ)成本小于數(shù)據(jù)的利用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)任何數(shù)據(jù)都有作為檔案得以保存的可能性，讓檔案大數(shù)據(jù)成為現(xiàn)實(shí)。