姚艷琴

【摘要】隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高速發(fā)展，辦公自動化系統(tǒng)廣泛地應用到各行各業(yè)，提升了工作效率。在為工作提供便利的同時，系統(tǒng)也會產(chǎn)生大量的電子檔案，因此加強電子檔案的安全管理尤為重要。本文從對電子檔案的定義及特點、分析了目前企業(yè)電子檔案存在的問題，提出了企業(yè)電子檔案安全防護應對策略，力求為電子檔案的安全管理提供依據(jù)。

【關(guān)鍵詞】電子檔案 信息安全 應對策略

隨著信息時代的發(fā)展，計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在辦公區(qū)域的廣泛應用，提升了日常工作效率，但在為工作提供便利、信息傳遞快捷、實現(xiàn)信息共享的同時，對檔案工作提出了新要求，電子文件及時正確有效歸檔、存儲、更新、查閱等安全管理問題，面臨新的機遇和挑戰(zhàn)。

一、企業(yè)電子檔案的定義及特點

企業(yè)電子檔案是指機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務過程中形成的對國家、社會和企業(yè)具有保存價值并歸檔保存的電子文件。電子檔案是由電子文件經(jīng)過歸檔環(huán)節(jié)轉(zhuǎn)化而來，主要包括電子文書、電子報表、電子信件和電子圖紙等。與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案有以下特點：

一是信息非直接讀取性。不是直觀的紙質(zhì)檔案，需要通過計算機等信息設(shè)備才能閱讀利用。

二是電子檔案對設(shè)備系統(tǒng)依賴性。電子文件的制作、處理和歸檔需借助計算機系統(tǒng)實現(xiàn)，通過計算機等設(shè)備可迅速處理和傳遞。

三是信息共享性。利用者可以借助網(wǎng)絡(luò)查詢利用所需要的檔案信息，不受時間和距離的限制。

四是信息的復用性。信息可以重復利用，可同步查詢利用某個電子檔案，可無數(shù)次顯示在電腦屏幕上或打印在紙質(zhì)上，不會受到損失和破壞，與紙質(zhì)檔案相比，提高利用效率。

五是信息的可操作性。電子檔案的數(shù)字信息是動態(tài)、可變、積極的信息，利用者可根據(jù)自己的需要以多種多樣的方式加工，處理電子檔案信息，提高檔案利用。

二、企業(yè)電子檔案存在的問題

目前，企業(yè)電子檔案安全性問題有以下幾個方面：

一是易修改性。紙質(zhì)檔案與電子檔案明顯的特點就是容易修改性，電子文件內(nèi)容信息易被隨意修改，而且修改后不留痕跡，直接影響到電子檔案的真實性和可靠性。

二是易刪除性。電子檔案與紙質(zhì)檔案相比，它非實體檔案。電子檔案通過在計算機中不移動載體的情況下運作保存的，電子文檔可通過網(wǎng)絡(luò)分布在計算機或網(wǎng)絡(luò)的各個角落，只要有操作權(quán)限，電子文件是非常容易刪除的。如果“黑客”通過網(wǎng)絡(luò)攻擊電子檔案，使之消失或被毀壞，用戶也可在利益驅(qū)動下篡改、增加電子信息，直接影響到電子檔案的安全。

三是易復制性。電子文件可以在不同的計算機等設(shè)備之間傳遞和復制，進行資源共享利用。電子檔案可被原樣復制，且不留痕跡也不易被發(fā)現(xiàn)，這對于企業(yè)的重要信息或商業(yè)秘密帶來了極大的安全問題，帶來了極大的威脅。

四是對設(shè)備和軟件的依賴性。電子文件必須借助計算機等中間設(shè)備和計算機管理軟件才能讀取信息。

五是不穩(wěn)定性。電子檔案的貯存介質(zhì)是電腦磁盤和光盤，在保管時易受外部環(huán)境影響，如受到外界的干擾或儲存環(huán)境不好的條件下，就會導致電子文件損壞，直接影響信息再現(xiàn)。電子檔案貯存介質(zhì)年限一般不超過20年，不易長久保存。

三、企業(yè)電子檔案安全防護應對策略

對于電子檔案安全性，應采取以下措施防護企業(yè)電子文件的安全性：

一是加強檔案專業(yè)人才建設(shè)。隨著檔案信息化的推進和現(xiàn)代檔案事業(yè)的發(fā)展，對檔案人才的要求也越來越高。電子檔案在操作過程中存在較大的隨意性，所以檔案人員一定要樹立風險意識、防范安全問題。企業(yè)可以培養(yǎng)一批即懂檔案業(yè)務又精通計算機專業(yè)知識的人才，做好企業(yè)電子檔案在使用過程中的安全問題。

二是強化制度建設(shè)。按照國家信息安全保護標準和涉密信息系統(tǒng)等規(guī)定，建立企業(yè)電子文件管理系統(tǒng)和信息內(nèi)容安全保密防護體系，制定企業(yè)電子檔案的操作制度和安全保密制度，對電子檔案實施全程監(jiān)控，嚴格執(zhí)行安全保密管理制度。

三是做好存儲載體的防寫處理。操作時應避免擦、劃、觸摸磁盤和光盤，單片磁盤或光盤應裝盒，豎立存放，避免擠壓。

四是規(guī)范的存放環(huán)境。電子檔案載體應存放在防磁柜中，環(huán)境溫度保持在17℃-20℃之間，濕度保持在35%-45%之間，同時隔離有害氣體。由于數(shù)字信息時代發(fā)展迅速，防磁柜保存的磁性載體容量小、防磁防噪效果不佳，導致檔案信息丟失，因此，從長遠計，有條件的企業(yè)檔案館（室）均應建立專門的防磁庫（即磁性載體檔案防磁庫），單獨保管日益增多的磁性載體檔案。

五是做好電子檔案的數(shù)據(jù)備份和數(shù)據(jù)恢復工作。由于電子檔案載體的不穩(wěn)定性，做好備份工作很重要。主要是：①建立多套備份，一式兩份，分開保管，防止電子檔案載體意外損壞。②針對電子檔案載體保存時間短的特點，磁性載體每滿4年進行一次轉(zhuǎn)存。針對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的不安全性，要建立數(shù)據(jù)備份與系統(tǒng)恢復，確保電子信息發(fā)生安全故障后及時恢復。

六是設(shè)置入網(wǎng)訪問權(quán)限。訪問權(quán)限控制是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下保護電子文件信息安全主要手段之一，從而使電子文件信息的網(wǎng)絡(luò)資源不被非法訪問和利用，通過對用戶身份驗證，得到合法性的權(quán)限方可訪問電子檔案的數(shù)據(jù)信息，有效防止不法人員隨意接觸電子檔案。對電子檔案的使用、查閱等權(quán)限設(shè)定在界定的范圍內(nèi)，從而來提高電子檔案的安全性。

七是做好電子檔案加密。主要有靜態(tài)加密技術(shù)和動態(tài)加密技術(shù)，確保網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子檔案的運行安全。

四、結(jié)語

企業(yè)電子檔案安全性管理問題，還需進一步完善和規(guī)范。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應用，企業(yè)電子檔案是檔案工作信息化的必然趨勢，在全面提升檔案信息化中發(fā)揮重要作用。

參考文獻：

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