陳云

摘 要：城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)就是將城市建設(shè)檔案通過現(xiàn)代信息電子技術(shù)手段來進(jìn)行管理的工作。改變以往傳統(tǒng)的“手工管理”的方式，讓城建檔案管理變得更加高效，更加便捷，更加實(shí)用。因此城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)是非常重要的，本文對城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的作用、面臨的困難和加強(qiáng)對城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的措施等方面進(jìn)行具體分析。

關(guān)鍵詞：城市建設(shè)；城建檔案管理；數(shù)字化建設(shè)；加強(qiáng)措施

城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)是符合時(shí)代發(fā)展的建設(shè)，對城市建筑信息資源的管理和利用進(jìn)行了強(qiáng)化。讓城市政府和建筑投資人員對城市建筑信息的了解更加清晰和明確，讓城市建設(shè)更加數(shù)字化和科技化。城建檔案數(shù)字化建設(shè)提高了城建信息資源的利用率，滿足新時(shí)代城建檔案管理的發(fā)展需求。城建信息的數(shù)字化建設(shè)也為建筑工程提供了數(shù)據(jù)依據(jù)。

一、城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的作用

城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)大大簡化了建設(shè)單位審核、交材料等工作的程序，將以往全靠人力往返的工作都變成網(wǎng)上電子辦公的形式。在以往的審核程序中完全是靠人力往返于建設(shè)單位和審核單位之間，送取材料、補(bǔ)交材料、進(jìn)度咨詢、往返蓋章等程序都是人力完成的，既耗費(fèi)時(shí)間又消耗人力，而檔案管理數(shù)字化建設(shè)就將這些問題全部解決了，電子辦公的形式讓建設(shè)單位直接在網(wǎng)上就能完成所有的審核步驟。自動化辦公既方便又快捷，辦理的業(yè)務(wù)范圍也較為廣泛。而且檔案管理數(shù)字化建設(shè)具有審核自動化的功能。城建檔案軟件可以對建筑單位提交的材料嚴(yán)格按照國家規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審核，不符合標(biāo)準(zhǔn)的部分可以及時(shí)檢測出來并反饋給提交材料的建設(shè)單位。在建筑單位提交材料時(shí)會對材料進(jìn)行資格審核，監(jiān)測提交的材料是否具有審核歸檔的資格。而對于建筑單位提交的材料會保存到云端數(shù)據(jù)庫，以此來保證檔案的安全和質(zhì)量。最后一點(diǎn)是城建檔案數(shù)字化建設(shè)的儲存空間的容量非常大，與紙質(zhì)的檔案管理方式相比對空間的占用非常小，并且安全性較好，不同于紙質(zhì)的檔案材料，一旦遭到破壞就沒辦法復(fù)原。電子檔案是將檔案信息儲存在計(jì)算機(jī)中，不會受到外界環(huán)境的影響，檔案信息安全得到了保證。城建檔案的信息量非常多，電子檔案在進(jìn)行管理時(shí)會比紙質(zhì)檔案管理有效率的多。

二、城建檔案管理的數(shù)字化建設(shè)面臨的困難

1.來自電子文件和電子檔案管理方面的困難

隨著時(shí)代的發(fā)展城建檔案管理朝著數(shù)字化的方向不斷的建設(shè)和發(fā)展，也已經(jīng)初步完善了檔案管理體系。但是如今城市建設(shè)發(fā)展迅速增加了城建資料、工程文件的數(shù)量，給城建檔案管理增加了工作量。因此在電子文件和電子檔案管理方面就出現(xiàn)了很多問題。在工作量如此大的情況下，手工管理資料的方式已經(jīng)不能達(dá)到檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)了，手工管理的方式會使檔案管理工作變得越來越困難。電子文件和電子檔案管理當(dāng)中存在著沒有統(tǒng)一分類和編制、編制時(shí)間長、收集效率低、信息化水平低等問題。在建筑施工過程中的文件資料和施工完成后的文件資料編制的時(shí)間是不同的，在文件編制和分類上都存在著差異，這樣在提交文件的檢索上會出現(xiàn)問題，就需要重新返工編制。而且由于施工時(shí)間間隔比較久，手工管理的文件容易出現(xiàn)丟失不見的現(xiàn)象。在文件的編制上如果時(shí)間過長效率就會降低，還會增加成本。在信息收集上，提交材料的時(shí)間間隔過長，收集系統(tǒng)就要多次進(jìn)行整理，會降低收集信息的效率。電子文件和電子檔案管理的信息化水平比較低，系統(tǒng)中文件和資料的檢索功能效率不高。

2.來自數(shù)字化管理的困難

數(shù)字化管理方面的困難主要是工作人員的專業(yè)度不夠。電子信息設(shè)備是需要專業(yè)人員進(jìn)行操作的，但在現(xiàn)階段專業(yè)技術(shù)人才比較缺乏，現(xiàn)存的技術(shù)人員數(shù)量不足的情況下根本無法應(yīng)對持續(xù)更新的電子信息時(shí)代。因此面對這一現(xiàn)狀要重新調(diào)節(jié)檔案管理人員的知識構(gòu)建，要對檔案管理人員進(jìn)行電子信息技術(shù)的培訓(xùn)。而且如今信息技術(shù)發(fā)展的速度很快，每隔一段時(shí)間電子設(shè)備技術(shù)就會進(jìn)行更新，因此對檔案管理人員的信息技術(shù)知識的培訓(xùn)也要定期進(jìn)行，保證檔案管理人員可以對電子信息設(shè)備進(jìn)行專業(yè)的操作和維護(hù)，讓電子信息設(shè)備可以保持正常的運(yùn)行。故而要加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)電子設(shè)備操作技術(shù)，更好的促進(jìn)城建檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程。

三、加強(qiáng)對城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的措施

1.規(guī)范軟件的標(biāo)準(zhǔn)

我國的城建檔案管理單位已經(jīng)將手工管理的方式變成電子軟件系統(tǒng)管理的方式。但引進(jìn)開發(fā)的電子軟件系統(tǒng)還存在著軟件標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范的問題。這就會造成在軟件的使用過程中出現(xiàn)問題。因此要統(tǒng)一規(guī)范軟件的標(biāo)準(zhǔn)，讓檔案管理網(wǎng)絡(luò)能夠順利地銜接，從而加強(qiáng)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)。

2.加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)、專業(yè)人才培養(yǎng)

上級要予以重視，完善軟、硬件方面上的配套設(shè)施，提高對城建檔案管理的

認(rèn)知，將其數(shù)字化建設(shè)加入到行政主管重要工作議事日程當(dāng)中，加強(qiáng)對城建檔案管理工作的宣傳，保障數(shù)字建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)。同時(shí)，還要加強(qiáng)對專業(yè)人才的培養(yǎng)，調(diào)整檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，除了檔案管理知識之外，還要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫管理等電子技術(shù)相關(guān)方面的知識，若引進(jìn)技術(shù)相關(guān)人才要加以檔案管理知識的細(xì)化培養(yǎng)，如檔案的采集、資源處理、數(shù)據(jù)庫加工、審核加工等，從而保證各電子信息設(shè)施的正常運(yùn)行和系統(tǒng)的升級更新，提升城建檔案管理的工作效率和質(zhì)量。

四、結(jié)語

城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)是符合信息時(shí)代標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理建設(shè)，對建筑信息進(jìn)行數(shù)字化的管理提高了工程建設(shè)的信息利用率，建筑工程有更加清晰的數(shù)據(jù)對比，從而為建筑工程和城市政府的數(shù)據(jù)分析決策提供便利。在城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中要將加強(qiáng)檔案管理工作人員的專業(yè)技術(shù)，保證檔案管理電子信息設(shè)備的正常運(yùn)行。

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