徐少靜

摘要：隨著信息化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，檔案服務(wù)工作的內(nèi)容和方式必須不斷地開拓、創(chuàng)新，這樣才能與時(shí)俱進(jìn)，跟上時(shí)代的步伐。檔案工作者在信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下任重而道遠(yuǎn)，要不斷改進(jìn)服務(wù)方式、提高信息化水平以滿足使用者對(duì)檔案信息的高層次的需求。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息網(wǎng)絡(luò)；問題

信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理是以信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源管理為核心，以檔案信息共享為目標(biāo)的動(dòng)態(tài)發(fā)展過程。包括檔案信息的數(shù)字化；檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和利用的一體化、多樣化；檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化等內(nèi)容。

一、信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理的存在問題

（一信息網(wǎng)絡(luò)組織不完善。

信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，數(shù)字化的檔案在網(wǎng)絡(luò)上可以相互聯(lián)系，交流，應(yīng)用。這些電子檔案主要包括：文字、表格、圖片、數(shù)據(jù)庫等多種類型。將傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案是一件十分重要的步驟。這不僅僅是將原有的檔案信息錄入計(jì)算機(jī)中，同時(shí)還要依據(jù)檔案內(nèi)容，組合關(guān)鍵字，方便使用者對(duì)檔案信息進(jìn)行檢索、調(diào)出、更改、分析等。現(xiàn)如今，我國的先關(guān)技術(shù)依舊不夠成熟，存在很多現(xiàn)實(shí)漏洞，相關(guān)操作人員也應(yīng)對(duì)檔案信息進(jìn)行認(rèn)真準(zhǔn)確的管理，不斷更新完善現(xiàn)有檔案錄入技術(shù)，完善檔案錄入系統(tǒng)。

（二）信息的安全與保密技術(shù)不夠完善。

電子檔案上網(wǎng)后需要采取一定的安全措施保護(hù)檔案信息，從進(jìn)口、傳輸途徑、使用方法三個(gè)方面對(duì)信息進(jìn)行進(jìn)一步的安全處理。為了防止外來系統(tǒng)對(duì)檔案系統(tǒng)攻擊，可以采用，防火墻，安全代理等技術(shù)實(shí)現(xiàn)。在防止內(nèi)部人員對(duì)檔案信息泄露方面，需要加強(qiáng)在管理以及技術(shù)上做到技術(shù)上安全存放。

（三）新的信息檢索工具研發(fā)。

伴隨著檔案館藏文獻(xiàn)的數(shù)字化過程嗎，產(chǎn)生一個(gè)檔案館藏虛擬卡片目錄。使用者可以使用目錄上的超文本鏈接，在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上進(jìn)行瀏覽。同時(shí)，檔案的日期、檔案姓名等其他關(guān)鍵詞同樣可以查到相關(guān)檔案。在這其中，依舊存在許多問題尚未完善，需要不斷創(chuàng)新。比如：制定適合的聯(lián)機(jī)檢索的研究工具和檢索工具。

（四）檔案管理意識(shí)淡薄。

我國的各種組織以及相關(guān)的檔案管理人員習(xí)慣了傳統(tǒng)的檔案管理模式，認(rèn)為檔案管理就是保存一些組織發(fā)展的相關(guān)數(shù)據(jù)，因此，他們的檔案管理意識(shí)比較淡薄。首先，個(gè)別單位的領(lǐng)導(dǎo)部門檔案管理意識(shí)比較淡薄。領(lǐng)導(dǎo)部門涉及到檔案管理人員的選調(diào)、檔案管理設(shè)施、設(shè)備的投資等方面。他們的檔案管理意識(shí)淡薄往往導(dǎo)致檔案管理人員人事安排的不合理，如他們認(rèn)為檔案管理工作不是很復(fù)雜、技術(shù)含量不是很高，不需要專業(yè)人才管理，所以較少進(jìn)行檔案管理人才的招聘。如果檔案管理部門缺人，他們一般在本單位其他崗位進(jìn)行調(diào)整。另外，單位領(lǐng)導(dǎo)涉及到檔案管理設(shè)備的投資決策。由于他們的管理意識(shí)淡薄，會(huì)影響到檔案管理設(shè)備的購置，使得檔案管理與整體的組織發(fā)展相脫節(jié)。然后是檔案管理人員意識(shí)淡薄。他們認(rèn)為檔案管理就是保存數(shù)據(jù)文件，沒有挑戰(zhàn)性，個(gè)人職業(yè)發(fā)展空間小，所以在工作時(shí)也不能盡心盡力，這直接導(dǎo)致組織檔案管理水平低下。

二、信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理的方法措施

（一）檔案信息資源分布采集規(guī)范化管理。

由于檔案信息的復(fù)雜性和多變性，檔案在組織建設(shè)中存在資源管理的浪費(fèi)現(xiàn)象。從國家的角度講，我國應(yīng)首先加強(qiáng)宏觀調(diào)控，對(duì)我國民政婚姻相關(guān)部門的檔案管理進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，便于國家及時(shí)收集數(shù)據(jù)，協(xié)調(diào)規(guī)劃國家發(fā)展。同時(shí)，國家應(yīng)制定相關(guān)法律政策，設(shè)立管理和規(guī)劃信息資源開發(fā)利用，并制定關(guān)于傳播、儲(chǔ)存的一致性協(xié)議和統(tǒng)一代碼標(biāo)準(zhǔn)、術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)、安全標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)各個(gè)地區(qū)之間檔案資源的共享。

（二利用網(wǎng)絡(luò)信息安全技術(shù)確保檔案信息安全。

我國信息網(wǎng)絡(luò)檔案信息依舊存在很多不安全因素。但是這些局部的不安全因素是可以通過一些技術(shù)方法進(jìn)行處理。有關(guān)部門可以利用網(wǎng)絡(luò)信息安全技術(shù)，進(jìn)一步確保檔案信息的安全。例如：病毒防范技術(shù)，數(shù)據(jù)加密技術(shù)、信息確認(rèn)技術(shù)等方法提高信息技術(shù)的安全保障。同時(shí)，相關(guān)部門還應(yīng)運(yùn)用安全監(jiān)測(cè)技術(shù)和監(jiān)控監(jiān)測(cè)技術(shù)對(duì)檔案系統(tǒng)進(jìn)行入侵檢測(cè)，進(jìn)一步確保檔案信息安全。同時(shí)，相關(guān)部門可以運(yùn)用防火墻技術(shù)、交換機(jī)、網(wǎng)絡(luò)加密技術(shù)以及P3P、Cookies等潮流軟件，加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全的保護(hù)力度，保護(hù)檔案的隱私權(quán)。由于大部分檔案信息中所包含個(gè)人信息是隱私的泄露可能對(duì)個(gè)人甚至社會(huì)造成不利影響。因此采取相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)安全信息保障措施，是信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息安全保障的必要措施。

（三）檔案信息系統(tǒng)化分層管理。

現(xiàn)如今，婚姻登記處保存有數(shù)量相當(dāng)龐大的檔案信息資源，這些檔案信息關(guān)系到相關(guān)檔案人員的隱私和切身利益，有關(guān)部門會(huì)對(duì)檔案進(jìn)行批量調(diào)取和查看。檔案庫中的檔案信息依舊存在管理不善造成的檔案信息錯(cuò)誤變更的因素。有關(guān)檔案負(fù)責(zé)人可以根據(jù)檔案的日期進(jìn)行分批處理，將檔案管理變得有條理，方便檔案信息的調(diào)取、更改等。

（四）提高檔案管理意識(shí)。

為了提高檔案管理水平，最重要的是需要提高檔案管理意識(shí)。首先，單位的決策部門需要提高檔案管理意識(shí)，認(rèn)識(shí)到檔案管理的戰(zhàn)略意義。合理地進(jìn)行檔案管理的技術(shù)的投資，推動(dòng)檔案信息化管理。另外，在日常的檔案管理中，特別是涉密信息的檔案管理中，單位的最高決策者需要直接參與。然后，檔案管理人員需要提高檔案管理意識(shí)，以主人翁的態(tài)度進(jìn)行檔案管理，積極主動(dòng)地完成任務(wù)，逐漸加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高自身的專業(yè)素質(zhì)。

（五）提高檔案管理人員素質(zhì)。

在新的信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，提高檔案管理人員的素質(zhì)成為重中之重。各單位都應(yīng)該重視檔案管理人員素質(zhì)的提高。首先，相關(guān)單位應(yīng)該定期組織專兼職檔案管理員業(yè)務(wù)培訓(xùn)及外出學(xué)習(xí)，使檔案管理人員能夠不斷的學(xué)習(xí)新的知識(shí)和技術(shù)手段，提高自身的專業(yè)素養(yǎng)。另外，在檔案管理人員的選聘方面，單位要嚴(yán)格把關(guān)，選擇具有較高專業(yè)素質(zhì)的人才參與檔案管理，這樣能夠有效地提高檔案管理水平。

三、結(jié)語

在檔案信息化建設(shè)的過程中，不僅要充分利用和發(fā)揮檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)，而且要認(rèn)清楚信息技術(shù)帶來的弊端，并對(duì)可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行及時(shí)的規(guī)避。抓住信息網(wǎng)絡(luò)發(fā)展帶來的機(jī)遇，加大培養(yǎng)信息技術(shù)操作管理人才的力度，加強(qiáng)對(duì)信息化檔案管理的設(shè)備的投入和管理人員技術(shù)的培訓(xùn)，克服信息化管理過程中的難題，積極迎接檔案管理信息化過程中帶來的挑戰(zhàn)，實(shí)現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理信息化。

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