摘要：企業(yè)人事檔案的建立能夠?yàn)楸Ｕ蠁T工合法權(quán)益、維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定，完善社會(huì)保障機(jī)制奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，而企業(yè)人員作為重要的勞動(dòng)群體，在離退休后的福利待遇與養(yǎng)老保險(xiǎn)等事項(xiàng)，也隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展獲得了人們?cè)絹?lái)越多的關(guān)注度。由此本文便從企業(yè)離退休人員人事檔案的管理問(wèn)題入手，并結(jié)合優(yōu)化策略要求提出具體可行的管理辦法，以期為各位讀者提供參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；離退休人員；人事檔案管理；優(yōu)化

人事檔案制度管理不僅能夠?yàn)閲?guó)家、企業(yè)以及各類單位機(jī)關(guān)提供信息記錄，同時(shí)也可以為社會(huì)保障制度的履行提供可靠依據(jù)。從我國(guó)人口結(jié)構(gòu)現(xiàn)狀來(lái)看，老齡化問(wèn)題的突出也顯示出離退休人員將成為一個(gè)巨大的隊(duì)伍群體，因而，筆者針對(duì)企業(yè)離退休人員人事檔案所做出的關(guān)于管理方法的分析，也便具有了十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、企業(yè)離退休人員人事檔案管理現(xiàn)狀

當(dāng)前的企業(yè)離退休人員人事檔案管理過(guò)程中，仍然存在許多問(wèn)題亟待解決，簡(jiǎn)要概括起來(lái)主要有以下幾個(gè)方面：

第一，企業(yè)離退休人員的人事檔案缺失。人事檔案材料的缺乏是造成管理困難的重要原因之一，負(fù)責(zé)檔案管理的部門保管條件不能達(dá)到合格標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)施設(shè)備嚴(yán)格落后、關(guān)鍵信息遺漏等，都會(huì)使人事檔案的準(zhǔn)確性大打折扣。而關(guān)于檔案缺失的情況主要體現(xiàn)在以下情況中：其一，隨著經(jīng)濟(jì)體制的改革升級(jí)，企業(yè)的勞動(dòng)關(guān)系變化也使得人事檔案信息得以更改，甚至對(duì)于一些企業(yè)來(lái)說(shuō)，在改制過(guò)程中缺乏對(duì)人事檔案的重視力度，在工作移交過(guò)程中索性直接忽略檔案管理，或者是在改制時(shí)直接移交員工醫(yī)療保險(xiǎn)與養(yǎng)老保險(xiǎn)的相關(guān)單據(jù)，而關(guān)于檔案的轉(zhuǎn)移則推諉糊弄，由此造成企業(yè)員工檔案散落各處，無(wú)論是在企業(yè)、在主管部門、在社保部門或個(gè)人存放，均不能形成統(tǒng)一化規(guī)范管理。其二，許多社區(qū)離退休老職員由于檔案量少、資金投入不足等原因也不能設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，所以相關(guān)的檔案整理、統(tǒng)計(jì)、歸檔工作也無(wú)法實(shí)現(xiàn)。對(duì)于離退休后養(yǎng)老金增加時(shí)，也會(huì)因檔案中健康狀況、信息資料的空白而造成管理困難。

第二，關(guān)于人事檔案的管理制度還存在不完備之處。在人事檔案建立過(guò)程中，由于制度建設(shè)的不完善、不平衡，不同地區(qū)對(duì)于離退休人員的管理制度、信息要求以及細(xì)節(jié)規(guī)定等標(biāo)準(zhǔn)不盡相同，所以在檔案管理工作中也會(huì)造成欠發(fā)達(dá)地區(qū)人事檔案管理滯后的情形。對(duì)于偏遠(yuǎn)的鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)來(lái)說(shuō)，該地區(qū)可能未建立社保機(jī)構(gòu)，所以也難以形成相對(duì)完善的人事檔案管理制度，而這種管理制度的落后也會(huì)給全國(guó)“一盤棋”式的統(tǒng)一信息管理帶來(lái)阻礙，從而影響整個(gè)社保工作與檔案管理工作的發(fā)展。

第三，人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平也會(huì)對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生一定影響。檔案管理人員業(yè)務(wù)能力參差不齊也會(huì)影響人事檔案的管理成效。譬如，在破產(chǎn)企業(yè)的部門中，負(fù)責(zé)企業(yè)留守的社區(qū)檔案管理員工未經(jīng)過(guò)培訓(xùn)便直接上崗，或者是聘用臨時(shí)員工來(lái)管理人事檔案，這樣既使得檔案管理員工隊(duì)伍缺乏穩(wěn)定性，降低了檔案管理人員對(duì)于人事檔案的熟悉程度，同時(shí)專業(yè)技能的缺乏也使得在面對(duì)具體問(wèn)題時(shí)，工作人員往往會(huì)搪塞敷衍，不能真正解決實(shí)際問(wèn)題。

第四，信息化的檔案管理制度還未全面建立起來(lái)。企業(yè)離退休人員建立的人事檔案許多都是手工書(shū)寫(xiě)的檔案材料，對(duì)于這些檔案的利用需要將管理服務(wù)與實(shí)際需求結(jié)合起來(lái)，只有充分發(fā)揮好離退休人員人事檔案在社會(huì)管理中的功能，才能使得人事檔案的管理工作富有生命力。

二、企業(yè)離退休人員人事檔案管理優(yōu)化的重要性

針對(duì)企業(yè)離退休人員的人事檔案管理工作具有緊迫性與必要性，也在檔案管理任務(wù)中占據(jù)著重要地位，加強(qiáng)管理方法的優(yōu)化探究，還在以下方面有所表現(xiàn)：

第一，在新的歷史發(fā)展階段國(guó)家制定出的各項(xiàng)政策要得到良好的貫徹實(shí)施需要以人事檔案作為依據(jù)。舉例來(lái)說(shuō)，國(guó)家制定出臺(tái)的福利性政策，涉及到社會(huì)保障與人身權(quán)益，企業(yè)離退休員工作為政策的重要惠及對(duì)象，便需要加強(qiáng)人事檔案的管理工作。

第二，從企業(yè)角度出發(fā)，強(qiáng)化離退休人員的人事檔案管理也可以為獲取員工真實(shí)情況創(chuàng)造條件。離退休人員的人事檔案中記錄了員工的工作表現(xiàn)、個(gè)人經(jīng)歷、思想政治情況、業(yè)務(wù)范圍等內(nèi)容，這也成為全面反映員工情況的可靠材料，為離退休人員參與活動(dòng)、享受權(quán)益等事項(xiàng)提供了重要依據(jù)。

三、企業(yè)離退休人員人事檔案管理優(yōu)化的具體方法

要使得企業(yè)離退休人員人事檔案管理優(yōu)化獲得較好效果，概括來(lái)說(shuō)應(yīng)當(dāng)從以下方面予以把握：

第一，建立負(fù)責(zé)離退休人員人事檔案管理的專項(xiàng)機(jī)構(gòu)與存儲(chǔ)庫(kù)房，并且實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化管理。作為企業(yè)中已經(jīng)離開(kāi)崗位的員工群體，離退休人員需要專門的人事檔案管理部門與檔案庫(kù)房，以便于管理工作的開(kāi)展。其具體操作方法可以分為以下幾點(diǎn)：其一，加大資金投入，參照現(xiàn)代化的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，建立規(guī)模適宜、結(jié)構(gòu)規(guī)范的檔案庫(kù)房。工作人員可以將社區(qū)作為單位進(jìn)行劃分，并按照員工姓名的筆畫(huà)順序進(jìn)行排列。為了保障庫(kù)房的安全性，不僅要配備好各種檔案管理設(shè)施，維持庫(kù)房的整潔，而且還要預(yù)備好消防設(shè)備、溫濕控制設(shè)備、災(zāi)害預(yù)警設(shè)備等，按照管理需求編制相應(yīng)的管理人員，從而不僅保障了庫(kù)房所存檔案可以免于損害，同時(shí)也確保了檔案管理人員的安全。其二，構(gòu)建離退休人員人事檔案管理中心，并且使之掛靠在社會(huì)保險(xiǎn)的經(jīng)辦單位，通過(guò)將企業(yè)、社區(qū)、個(gè)人以及勞動(dòng)力市場(chǎng)的檔案資料收集匯總，從而為集中化管理奠定條件。

第二，打造一支業(yè)務(wù)水平較高的離退休人事檔案管理隊(duì)伍。具體觀念任務(wù)的實(shí)施最終需要落實(shí)到管理人員上，因而建立起業(yè)務(wù)素質(zhì)水平過(guò)高的管理隊(duì)伍也能為管理方式的創(chuàng)新升級(jí)、管理活動(dòng)的效率提升帶來(lái)巨大幫助。要獲得專業(yè)人才，可以通過(guò)以下途徑來(lái)予以實(shí)現(xiàn)：其一，面向全社會(huì)招聘負(fù)責(zé)專項(xiàng)管理的工作人員，通過(guò)公開(kāi)、公正的招考，網(wǎng)羅專業(yè)能力強(qiáng)、熱愛(ài)檔案工作、素質(zhì)高的人才加入到人事檔案管理隊(duì)伍中。在重重篩選后，還需做好人才培訓(xùn)工作，在今后的崗位工作中也可以定期舉辦培訓(xùn)活動(dòng)，從而為業(yè)務(wù)能力的上升、思想水平的提高開(kāi)辟道路。其二，通過(guò)遴選方式，也能為人事檔案管理部門挖掘合適的人才提供方便。要讓管理員工對(duì)工作產(chǎn)生熱愛(ài)，要讓員工對(duì)檔案管理部門產(chǎn)生穩(wěn)定依賴，關(guān)鍵需要激發(fā)檔案管理人員的激情，通過(guò)遴選機(jī)制的激勵(lì)，也會(huì)促使員工在工作崗位上不斷努力進(jìn)行學(xué)習(xí)，總結(jié)提升自身能力，從而促使自己為取得更高的職業(yè)資格而奮斗。

第三，構(gòu)建關(guān)于離退休人員的信息化數(shù)據(jù)庫(kù)。要在市區(qū)中建立起覆蓋每個(gè)社區(qū)的人事檔案信息庫(kù)，還要加強(qiáng)檔案信息在區(qū)域間的互聯(lián)互通。為了讓離退休人員能夠簡(jiǎn)單快捷的獲取服務(wù)、辦理業(yè)務(wù)，還需從以下方面加強(qiáng)注意：其一，組織人員將企業(yè)離退休人員的人事檔案資料信息全部輸入到計(jì)算機(jī)中，建立數(shù)字資源庫(kù)。其二，實(shí)現(xiàn)社區(qū)間離退休人員相關(guān)信息的相互連接，為了改變?nèi)耸聶n案的利用效率，改變“靜態(tài)”檔案管理模式，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息檔案的建立，也能夠及時(shí)對(duì)離退休人員的生活狀況、健康情況、養(yǎng)老金認(rèn)證與發(fā)放情況等內(nèi)容進(jìn)行查詢與記錄，進(jìn)而為人事檔案的充分利用提供了可能性。

結(jié)束語(yǔ)：

企業(yè)離退休人員人事檔案的建立與完善有著較多的現(xiàn)實(shí)意義，但是從當(dāng)前檔案管理實(shí)踐中依然有著不足之處，需要對(duì)管理策略進(jìn)行優(yōu)化。通過(guò)加強(qiáng)管理方法研究，既可以幫助企業(yè)有效解決管理難題，同時(shí)也能夠促進(jìn)我國(guó)檔案管理整體水平的上升。因而，只有深入強(qiáng)化人事檔案的管理方法優(yōu)化探究，并積極將探索出的經(jīng)驗(yàn)運(yùn)用到實(shí)踐中去，才能保障離退休人員的檔案管理工作能夠邁上更高的臺(tái)階。

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作者簡(jiǎn)介：瞿立菲；性別：女；出生年月：1969.06；籍貫：昆明；學(xué)歷：本科；研究方向：檔案專業(yè)；職稱：副研究館員；工作單位：中國(guó)電建集團(tuán)昆明勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院有限公司。