董建山

摘 要 行政執(zhí)法檔案管理是行政執(zhí)法單位管理的重要一環(huán)，在法制化健全的今天，行政執(zhí)法單位行政執(zhí)法數(shù)量和類型也不斷增多，間接導(dǎo)致行政執(zhí)法檔案管理工作量和管理難度的增加，因此本文就行政執(zhí)法檔案管理存在的問題進行分析，進而提出了行政執(zhí)法檔案管理有效建議。

關(guān)鍵詞 行政執(zhí)法 檔案管理 管理建議

中圖分類號：F272.9 文獻標識碼：A

高效的行政執(zhí)法檔案管理工作將有效促進行政執(zhí)法單位工作的展開，在行政執(zhí)法不斷健全的今天，政執(zhí)法檔案管理工作的重要性也日益突出。據(jù)統(tǒng)計調(diào)查結(jié)果表明，在行政執(zhí)法相關(guān)工作中，行政執(zhí)法檔案管理是最容易被輕視也是最薄弱的環(huán)節(jié)。

1行政執(zhí)法檔案管理中的問題

1.1檔案管理意識不強

行政執(zhí)法檔案管理工作是行政執(zhí)法單位運營過程中的基本工作之一，但容易出現(xiàn)檔案管理過程中重視人事檔案的管理，也有很多行政執(zhí)法單位認為行政執(zhí)法檔案管理與行政執(zhí)法聯(lián)系性較差而輕視這一工作。反映在實際的設(shè)備檔案管理中就是行政執(zhí)法檔案收集整理不完善，很多需詳細記載的設(shè)備信息被一筆帶過，一些設(shè)備檔案資料不全面、不詳細是現(xiàn)階段我國大部分行政執(zhí)法單位行政執(zhí)法檔案管理中的突出問題，歸根結(jié)底是由于檔案管理意識不強所致。

1.2檔案收集周期較長

由于行政執(zhí)法的本身特點，行政執(zhí)法單位行政執(zhí)法檔案信息的收集周期較長。整個檔案的制作大約用時幾個月，而一般的行政執(zhí)法人員交替通常以年為單位，一些執(zhí)法過程中的案例或者事件在工作人員交替時容易出現(xiàn)遺留，對檔案的收集帶來困難。

1.3團隊建設(shè)不到位

行政執(zhí)法檔案管理工作不能僅依靠一個人或一個部門的人員執(zhí)行，而是需要多個部門協(xié)同才能完成，然而檔案管理人員不一定熟悉各種行政執(zhí)法的使用和特性，各部門間聯(lián)系不緊密是一大問題。其次由于行政執(zhí)法單位人事管理的局限性，通常行政執(zhí)法檔案由專門的行政執(zhí)法單位檔案管理人員負責，其中可能缺乏熟悉各種行政執(zhí)法人員，在檔案管理工作中有很多不便之處。

2行政執(zhí)法檔案管理的幾點建議

2.1強化管理

需對檔案管理人員進行培訓(xùn)，一方面是要強化其對行政執(zhí)法檔案管理工作的責任心，強化其檔案管理意識，另一方面是利用培訓(xùn)檢驗其檔案管理工作的業(yè)務(wù)水平，從而做出更合理的人員調(diào)動，進而組建更具責任心的行政執(zhí)法單位檔案管理團隊。

同時行政執(zhí)法單位管理層人員應(yīng)重視設(shè)備檔案管理工作，定期檢查或不定期抽查并建立其相應(yīng)的獎懲機制，利用獎懲機制和抽查、檢查制度調(diào)動檔案管理人員的工作積極性和責任心，促使其不斷完善設(shè)備檔案管理工作的方方面面。

2.2建設(shè)團隊

行政執(zhí)法檔案管理工作離不開檔案管理團隊，而先進的行政執(zhí)法檔案管理團隊不應(yīng)僅僅由檔案管理人員組成，需要更多的熟悉各個部門的專業(yè)人員進行支持，因此行政執(zhí)法檔案管理不應(yīng)僅由單一部門負責。應(yīng)當建立起以檔案管理人員為核心的，全部門相協(xié)同的檔案管理團隊。

2.3電子化檔案管理

傳統(tǒng)的檔案管理工作是基于文字書寫和紙質(zhì)載體展開的，而書寫過程中難免出現(xiàn)差錯，且由筆墨書寫的紙質(zhì)檔案材料很容易在管理過程中受潮或毀損。隨著計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，計算機技術(shù)已廣泛應(yīng)用于社會生產(chǎn)生活的方方面面，行政執(zhí)法單位設(shè)備檔案管理工作中也可引入計算機技術(shù)，將傳統(tǒng)紙質(zhì)載體檔案資料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔n案資料。這么做有以下三點好處：（1）電子信息更容易保存，首先電子信息可存儲在各種移動設(shè)備中，不需專門的空間進行保存；其次電子信息不容易毀損，即使保存檔案資料的設(shè)備丟失或毀損，在云技術(shù)普及的今天，可將終端設(shè)備上的檔案信息上傳至云端永久保存，隨時使用隨時提取。（2）更節(jié)約成本，建立電子檔案需條件較少，終端設(shè)備和人員配置即可，輸入、提取、保存等操作可由單一人員完成，并且利用計算機錄入信息較傳統(tǒng)手寫信息更快捷，檔案管理工作效率更高。（3）檔案檢索更加方便，行政執(zhí)法單位設(shè)備檔案信息資料眾多，傳統(tǒng)的檔案管工作中，如果認為某項設(shè)備檔案存在缺陷，需經(jīng)多層、多次檢索才可在眾多檔案文件中找到，而電子檔案的檢索具備一目了然、一步到位的特點，可在眾多檔案中直接找到需修改的內(nèi)容。

3結(jié)語

新時代對當前行政執(zhí)法檔案管理工作有了更高的要求，在此過程中行政執(zhí)法單位對檔案管理工作的作用以及重視程度均有了進一步的認識以及提升，行政執(zhí)法檔案管理工作對行政執(zhí)法單位的發(fā)展起到十分重要的作用，行政執(zhí)法單位應(yīng)結(jié)合其實際的發(fā)展情況來對檔案管理方法進行改善以及提升，及時加強檔案管理人員對檔案管理意識的轉(zhuǎn)變，增強其自身對檔案管理的專業(yè)素質(zhì)，并及時對信息技術(shù)進行融入，使得檔案管理向信息化發(fā)展，并加強檔案管理人員對計算機使用的熟練程度，積極地將檔案管理工作進行發(fā)展，使得檔案管理工作的效率進一步得以提升，促進行政執(zhí)法單位的健康持續(xù)發(fā)展。

參考文獻

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