譚瑞梅

（三亞學(xué)院法學(xué)與社會學(xué)學(xué)院，海南 三亞 572022）

民辦高校教務(wù)員是連接學(xué)校、學(xué)院及師生的紐帶，是學(xué)院教學(xué)工作的基層管理者，又是為學(xué)院師生正常教學(xué)提供服務(wù)的服務(wù)者。其工作雖然科技含量低，但是決定整個學(xué)院的教學(xué)運(yùn)行質(zhì)量和師生的幸福指數(shù)。探討如何提高民辦高校教務(wù)員的工作效率是十分必要的。

一、民辦高校教務(wù)員工作的特性

教務(wù)管理工作首先具有連續(xù)性，業(yè)務(wù)性強(qiáng)的特點(diǎn)，教務(wù)員對教務(wù)管理工作的熟悉和精通需要三年[1]。其次是服務(wù)性，學(xué)校人才培養(yǎng)方案的實(shí)施核心在教學(xué)，教務(wù)員的工作就是為整個學(xué)校的教學(xué)服務(wù)，為學(xué)院師生服務(wù)。再次就是瑣碎性，教務(wù)工作是瑣碎的，繁雜的，不是單一的，隨著學(xué)校教學(xué)改革教務(wù)工作是變化的，不是一成不變的。四是周期性性。教學(xué)管理工作雖然瑣碎、繁雜但是又有它的周期性，每學(xué)年所要從事的工作基本上是穩(wěn)定的，例如課表的編排、學(xué)生重補(bǔ)修、期末考試安排、學(xué)生評教等等，因此教務(wù)工作可以提前進(jìn)行準(zhǔn)備。最后，教務(wù)工作具有要求精確的特性，教務(wù)工作不能馬虎，全學(xué)院的教學(xué)工作能否井然有序，很多程度依靠教務(wù)員工作的細(xì)心和耐心，教務(wù)工作平凡但是一旦有誤就可能造成教學(xué)事故。

二、民辦高校教務(wù)員工作的主要內(nèi)容

民辦高校教務(wù)員工作量大，有時候還要兼做一些于教學(xué)無關(guān)的工作。其工作的主要內(nèi)按時間表述如下：

開學(xué)前1周，發(fā)放師生課表、教材、班級考勤表、辦公用品等；核對并通知上學(xué)期期末成績錄入有誤的教師重錄或補(bǔ)錄成績，做好補(bǔ)考安排，并把補(bǔ)考信息周知學(xué)生和相關(guān)監(jiān)考教師。

第1、2周，部分調(diào)整課表；報送教師返校統(tǒng)計表、授課計劃、教學(xué)進(jìn)程表、教學(xué)任務(wù)書、開課情況統(tǒng)計表等；辦理已畢業(yè)學(xué)生回校重修；根據(jù)教師的教學(xué)任務(wù)初步計算教師工作量；通知學(xué)生按時參加全國計算機(jī)等級考試、四六級考試；通知相關(guān)學(xué)生按時參加補(bǔ)考、相關(guān)教師按時監(jiān)考補(bǔ)考；收齊補(bǔ)考成績單報送教務(wù)處；配合教務(wù)處做好新生分班、轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)等工作。

第3、4周，報送畢業(yè)生成績匯總表；做好畢業(yè)生公選課學(xué)分統(tǒng)計；辦理在校生重（補(bǔ)）修；匯總本學(xué)院的核心通識（公共選修課）課程，報送退開情況以及新開課程的申報材料；退還多余的教材；根據(jù)教學(xué)計劃將本學(xué)期開課的課程錄入教務(wù)管理系統(tǒng)，并落實(shí)教學(xué)任務(wù)；配合教務(wù)處做好質(zhì)量工程的所有工作，通知學(xué)生評教。

第5、6周，通知各專任主任填寫教學(xué)進(jìn)程表并安排教學(xué)任務(wù)，匯總后報送下學(xué)期教學(xué)進(jìn)程表；整理下學(xué)期教學(xué)任務(wù)；通知學(xué)生進(jìn)行核心通識課（公共選修課）選課；報送下學(xué)期定稿教學(xué)任務(wù)書。

第7、8周，報送畢業(yè)生不及格生名單；開始填寫畢業(yè)生學(xué)籍卡；畢業(yè)生績點(diǎn)計算；通知本學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、教師進(jìn)行同行評教，統(tǒng)計本學(xué)院評教的所有數(shù)據(jù)報送統(tǒng)計結(jié)果至教務(wù)處。

第9、10周，進(jìn)行下學(xué)期教材征訂；畢業(yè)論文重復(fù)率檢測、安排畢業(yè)論文答辯工作，報送全國大學(xué)英語四六級考試監(jiān)考教師名單；繼續(xù)填寫畢業(yè)生學(xué)籍卡、畢業(yè)生績點(diǎn)計算。

第11、12周，通知教師進(jìn)行期末考試試卷命題工作；進(jìn)行專業(yè)課期末考試考試安排；進(jìn)行畢業(yè)生的畢業(yè)論文答辯工作。

第13、14周，開始下學(xué)期專業(yè)課課表編排；報送期末考試試卷樣卷；報送畢業(yè)論文、畢業(yè)實(shí)習(xí)成績；報送畢業(yè)生畢業(yè)、學(xué)位資格審核相關(guān)材料，提供畢業(yè)生畢業(yè)、結(jié)業(yè)、授予學(xué)士學(xué)位的學(xué)生名單。

第15、16周，報送學(xué)期教師工作量統(tǒng)計表；報送下學(xué)期專業(yè)課課表初稿；期末考試的安排通知師生；完成畢業(yè)生學(xué)籍卡制作，打印出來交由輔導(dǎo)員蓋章。

第17、18周，通知學(xué)生按時參加期末考試，教師按時監(jiān)考期末考試；收集整理本學(xué)期期末考生成績單并報送至學(xué)籍科（包括重（補(bǔ)）修成績單）。

當(dāng)然，平時要做的還有處理教師調(diào)停課，組織各主任主任調(diào)整各專業(yè)教學(xué)計劃、教學(xué)大綱，定期檢查教學(xué)計劃與教學(xué)大綱執(zhí)行情況并做好總結(jié)、重要材料整理歸檔等工作。

三、高校教務(wù)員工作效率提升的幾點(diǎn)建議

（一）愛崗敬業(yè)，加強(qiáng)職業(yè)道德修養(yǎng)

教務(wù)工作繁雜、瑣碎，有時甚至出力不討好，在學(xué)院地位也比較低，工資也沒有老師高，有些老師甚至把教務(wù)員當(dāng)做“勤雜工”。教務(wù)員如果沒有良好地職業(yè)道德，容易對工作產(chǎn)生倦怠，有的天天抱怨，得過且過。這樣的心態(tài)工作效率一定不高，還容易導(dǎo)致教學(xué)事故。因此，愛崗敬業(yè)，有良好地職業(yè)道德才能每天積極工作，才能承受工作的壓力，這是教務(wù)員提高工作效率的基本前提。

（二）合理安排時間,做到科學(xué)有序

盡管教務(wù)工作龐雜、繁瑣且時效性強(qiáng)，但大部分的工作是固定的，每學(xué)年循環(huán)一次。教務(wù)工作大致可分為兩大類∶常規(guī)性工作和非常規(guī)性工作。對于常規(guī)性工作，教務(wù)員應(yīng)做好規(guī)劃，提前準(zhǔn)備，不要接到通知才倉促準(zhǔn)備。例如，假期就安排好補(bǔ)考和期末考試，打印好師生課表和班級考勤表、教材發(fā)放單，這樣就避免了開學(xué)初的忙亂。同時每項(xiàng)工作開展之初，教務(wù)員要清楚工作內(nèi)容和流程，盡可能的簡化流程。對能按流程做的，就編寫好工作流程，發(fā)給師生或打印貼在辦公室里，這樣就能方便師生也能減少回復(fù)咨詢的時間。另外，每個通知都要注意截止時間，養(yǎng)成按時完成任務(wù)的習(xí)慣，不拖延。對收集資料的工作發(fā)給師生的通知里最好要比教務(wù)處規(guī)定的時間提前一兩天，這樣就避免了師生拖沓帶來工作不能按時完成的情況。如果教務(wù)員主動工作，合理安排時間，工作有前瞻性、未雨綢繆，就會減少忙亂，就能做到事半功倍，從而提高工作效率。

而非常規(guī)性工作則無規(guī)律可循且通常帶有突發(fā)性和緊急性，這就需要教務(wù)員分清事情的輕重緩急，果斷處理[2]。但是這些非常規(guī)性的工作能否順利主要依靠教務(wù)員平時留心積累資料和人脈。信息全面、人脈廣是辦事又快又好的前提。例如：學(xué)校關(guān)鍵部門的電話號碼都沒有，怎么能做到有效溝通。當(dāng)遇到多項(xiàng)任務(wù)同時出現(xiàn)時，可以把任務(wù)分給老師或班委負(fù)責(zé)，既能減輕工作又能快速完成。例如，向教師收取的各種材料，可以由各專業(yè)主任負(fù)責(zé)向各專業(yè)教師收取；臨時的調(diào)停課通知、考試信息、重修、選課、信息反饋可通過班委傳達(dá)給學(xué)生。

（三）建立良好人際關(guān)系，保證溝通渠道暢通

首先，做好領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀工作，平時積極服從領(lǐng)導(dǎo)安排，對領(lǐng)導(dǎo)交代的事認(rèn)真細(xì)致的干好。做好本職工作，得到領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可，領(lǐng)導(dǎo)才會全力的支持自己的工作。其次，與同事友好相處，能幫助教師盡量給予幫助。例如：編排課表前要老師們發(fā)自己對排課的要求，合理的要求盡量予以滿足，不折騰教師。個別教務(wù)員把老師的課編排得過于七零八落，每天都有課，甚至是上午1、2節(jié)，下午7、8節(jié)。高校教師除了教學(xué)還要搞科研，過于分散的課老師們一定不會滿意，這種情況要老師配合教務(wù)員的工作幾乎不肯能。其次，有服務(wù)意識，心以謙和寬容的態(tài)對待師生，尊重師生。微笑面對師生，對師生的咨詢耐心回復(fù)，對師生要求辦的事盡力幫助辦理，不能辦理的要指明辦理的渠道。這樣才能獲得師生的認(rèn)同，要求師生協(xié)助的事師生才也會積極配合，工作效率才能有效提高。最后，要多與別的學(xué)院教務(wù)員老師保持聯(lián)系，多請教。特別是新教務(wù)員老師對業(yè)務(wù)不熟，不可能事事問領(lǐng)導(dǎo)，向同行虛心請教就能迅速成長起來。故教務(wù)員應(yīng)當(dāng)在工作中注意換位思考，主動配合別人的工作，這樣也能在自己工作中有需要時及時得到別人的響應(yīng)，提高工作效率[3]。

（四）加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高工作能力

首先，加強(qiáng)自身信息化辦公能力。民辦高校教務(wù)員每天都有很多事情要處理，服務(wù)要求又高，有些事可能還跟教務(wù)工作關(guān)系不大，是領(lǐng)導(dǎo)臨時安排的。這就要求教務(wù)員與時俱進(jìn)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，能熟練操作辦公軟件，例如excel、word、QQ、微信、郵件等要運(yùn)用自如。計算機(jī)可高效率地完成各項(xiàng)信息的編輯、統(tǒng)計、運(yùn)算和分析。例如畢業(yè)審核績點(diǎn)計算就可以通過編程計算，編好程后幾分鐘就能解決需要幾個星期要做的績點(diǎn)計算并且正確率高。其次，提高自身管理水平。教務(wù)員不僅是服務(wù)者，同時也是學(xué)院的教學(xué)管理者。在工作中，有意識的反思管理方法是否過時、落后，同時要勇于創(chuàng)新管理方式，探索規(guī)律，尋找新方法。例如∶期末監(jiān)考安排，由于監(jiān)考次數(shù)較多，老師們很在意自己是不是多監(jiān)考了。如果把監(jiān)考次數(shù)平均，適當(dāng)照顧老教師，并且把監(jiān)考明細(xì)公布在工作群里。這樣公平公開教師們毫無異議。再次，教務(wù)員要提高心理素質(zhì)，教務(wù)員每天面對繁瑣的工作，有時還得不到師生的理解，難免心情煩躁的，這會影響工作效率和心態(tài)，工作效率和心態(tài)，因此教務(wù)員要學(xué)會豁達(dá)開朗，遇事不急不躁、保持輕松平和的心態(tài)，能夠促進(jìn)工作順利進(jìn)行[4]。