葉擎　張麟

摘 要：現(xiàn)階段，電子文件的應(yīng)用越來越廣泛，對(duì)其進(jìn)行管理也變得更加重要?；诖?，本文分析了電子文件對(duì)文書檔案管理工作的影響，著重闡述了“雙套制”的檔案管理工作模式、加強(qiáng)電子文件的歸檔管理、電子文件的長期保存、轉(zhuǎn)變檔案管理人員的工作理念、電子文件的加密與還原、基于前端控制理論的電子文件管理這些電子文件的管理策略。

關(guān)鍵詞：電子文件；文書檔案管理；“雙套制”管理

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，我國的文書檔案管理工作也逐漸發(fā)生了轉(zhuǎn)變。電子文件的使用對(duì)傳統(tǒng)的文書檔案管理工作造成了一定的影響。近些年來，企業(yè)辦公的自動(dòng)化和計(jì)算機(jī)的普及使用讓電子文件成為了社會(huì)主流的文件傳輸與保管形式。這樣的情況就使得對(duì)文件檔案管理工作的方式進(jìn)行改變和革新成了迫在眉睫的工作任務(wù)。

1 電子文件對(duì)于文書檔案管理工作的影響

1.1 對(duì)檔案原始記錄的影響

檔案的本質(zhì)屬性是資料的原始性記錄，但是在電子文件中，填寫的信息不一定是最原始的信息。電子文件由于其特殊的表現(xiàn)形式，所以有著可以隨時(shí)更改并難以檢測(cè)出更改痕跡的特點(diǎn)。接收到電子文件的人閱讀的有可能是最原始的文件資料，但是也有可能是經(jīng)過多人更改后的文件資料，這樣無法反應(yīng)出真實(shí)的情況。

同時(shí)，由于現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，電子文件從起草到完成都在電腦上進(jìn)行操作。在電子文件形成后，人們將其儲(chǔ)存在電腦或者企業(yè)的數(shù)據(jù)庫中，企業(yè)內(nèi)的所有人都能對(duì)該電子文件進(jìn)行下載、保存、讀取與更改，這樣的形式使得文件和檔案之間的界限變得模糊[1]。

1.2 對(duì)檔案管理歸檔的影響

電子文件的保存不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，其歸檔工作更加復(fù)雜。電子文件保存在計(jì)算機(jī)上，需要在特定的技術(shù)環(huán)境中進(jìn)行上傳和保存工作。由于電子文件可以進(jìn)行隨時(shí)的更改的特點(diǎn)，制作電子文件的相關(guān)人員往往會(huì)忽視對(duì)其進(jìn)行歸檔的工作。

同時(shí)，由于人們對(duì)計(jì)算機(jī)掌握的程度有差異，不熟悉計(jì)算機(jī)操作的人員不能很好的展開電子文件在計(jì)算機(jī)中歸檔的工作，不利于檔案管理歸檔工作的良好展開。

1.3 對(duì)檔案保存的影響

電子文件與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔案不同，在保管時(shí)是通過計(jì)算機(jī)來進(jìn)行的。在進(jìn)行紙質(zhì)檔案的保管中，需要對(duì)保管環(huán)境的溫度、濕度、光線、灰塵等等因素進(jìn)行控制。而電子文件的保存則需要計(jì)算機(jī)安全的技術(shù)支持，通過電腦備份、定期的病毒查殺等等，對(duì)電子文件進(jìn)行保存。

同時(shí)，對(duì)于一些重要的電子文件，除了要在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行有效的保管外，還要打印成紙質(zhì)檔案進(jìn)行保存。

2 基于電子文件的文書檔案管理的工作策略

2.1 “雙套制”的檔案管理工作模式

“雙套制”檔案管理是隨著電子文件的應(yīng)用不斷拓展而形成的一種新型的檔案管理模式，主要是通過對(duì)檔案文件進(jìn)行“電子+紙質(zhì)”兩種形式相結(jié)合的保存方式來實(shí)現(xiàn)文書檔案的管理。這樣的方式能夠有效消除電子文件對(duì)于檔案原始記錄的影響?！半p套制”的檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)即使對(duì)于電子文件中的信息進(jìn)行更改，也能通過紙質(zhì)檔案的查找和對(duì)比進(jìn)行文件信息的核對(duì)和原始信息的獲取。紙質(zhì)檔案對(duì)于電子文件的信息真實(shí)度進(jìn)行了約束和保證。

進(jìn)行文書檔案管理的相關(guān)工作人員要重視對(duì)于紙質(zhì)檔案的保存工作，在現(xiàn)階段還無法解決電子文件更改痕跡的查閱的情況下，對(duì)于紙質(zhì)檔案的信息要更加重視。當(dāng)然，對(duì)于電子文件的管理與歸檔工作也要加以重視，盡可能的實(shí)現(xiàn)“雙套制”的檔案管理模式。

2.2 加強(qiáng)電子文件的歸檔管理

加強(qiáng)電子文件的歸檔管理是消除電子文件對(duì)文書檔案管理工作影響的最為直接的一種手段，可以通過提升檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)來進(jìn)行。通過培養(yǎng)檔案管理人員的專業(yè)技能，使其計(jì)算機(jī)的技能得到提升，對(duì)于電子文件的歸檔工作能夠更好的展開。同時(shí)，對(duì)于已經(jīng)歸檔的電子文件也要進(jìn)行嚴(yán)格的管理，尤其是要重視對(duì)于其原始文件內(nèi)容進(jìn)行保存。可以利用將已經(jīng)歸檔的電子文件的屬性改成“只讀性”的模式，防止電子文件的后期修改對(duì)于原始資料的破壞[2]。

2.3 電子文件的長期保存

電子文件的長期保存是文書檔案管理中較為重要的一項(xiàng)工作，運(yùn)用的技術(shù)和手段也更加多樣。從理論上來說，由于電子文件以化學(xué)磁性材料為載體進(jìn)行保存，并且在信息的獲取中沒有磨損，所以能夠保存較長的時(shí)間。但是在實(shí)際的電子文件長期保存中，由于技術(shù)和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的原因，依舊存在著文件信息丟失的情況。比如，電子文件存儲(chǔ)的硬盤由于計(jì)算機(jī)運(yùn)行時(shí)的消耗而損壞，就會(huì)造成電子文件的丟失。電子文件存儲(chǔ)的移動(dòng)硬盤由于時(shí)間過長而有一定程度的損壞，造成電子文件信息的讀取不完全等等。還有電腦病毒、黑客入侵等等問題都會(huì)造成電子文件的受損和丟失，降低了檔案管理工作的安全性。

進(jìn)行文書檔案管理的工作人員可以通過多途徑的電子文件備份和及時(shí)的電腦病毒查殺等工作的進(jìn)行對(duì)電子文件的長期保存工作。同時(shí)，要對(duì)重要的電子文件進(jìn)行紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)化并保存。通過定期和不定期的電子文件抽查工作對(duì)保存的電子文件進(jìn)行信息的核對(duì)工作，對(duì)有讀取錯(cuò)誤或信息丟失的電子文件利用其它的文件備份或紙質(zhì)文件的信息進(jìn)行補(bǔ)充，并對(duì)該保存方式下所有的電子文件進(jìn)行核對(duì)，防止電子文件保存的不完整。

2.4 轉(zhuǎn)變檔案管理人員的工作理念

隨著文書檔案管理工作發(fā)生變化，檔案管理人員的工作理念也要同時(shí)進(jìn)行轉(zhuǎn)變。檔案管理人員在提升自己的專業(yè)素養(yǎng)之外，還要在實(shí)際管理工作進(jìn)行的時(shí)候?qū)τ跈n案管理的理念進(jìn)行轉(zhuǎn)變，尤其是在進(jìn)行電子文件的管理工作中，要秉持著謹(jǐn)慎的工作態(tài)度，以文件信息的安全保護(hù)為工作的原則，展開相應(yīng)的電子文件管理與信息讀取的工作。例如，檔案管理人員在查閱或核對(duì)電子文件的信息時(shí)，不得使用可以連接互聯(lián)網(wǎng)的電腦進(jìn)行，防止電子文件信息的泄露或是電腦病毒的侵入。尤其是對(duì)一些保密級(jí)別較高的電子文件更要以謹(jǐn)慎的工作態(tài)度進(jìn)行管理。

2.5 電子文件的加密與還原

電子文件的信息加密是一項(xiàng)保護(hù)信息安全的有效技術(shù)。文書檔案管理的工作人員可以利用電子文件的加密和還原對(duì)其進(jìn)行安全性的管理。例如，哈希算法就是一種較為先進(jìn)的加密技術(shù)，利用這種技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)電子文件的完整性進(jìn)行檢測(cè)。

通過建立電子文件的加密等級(jí)，對(duì)其進(jìn)行不同程度的加密處理與管理，能夠幫助文書檔案管理的工作人員更加有針對(duì)性的展開管理工作。電子文件的加密與還原是對(duì)文件中的原始信息進(jìn)行保護(hù)，確保電子文件中的原始信息的價(jià)值得到最大程度的發(fā)揮。

2.6 基于前端控制理論的電子文件管理

被動(dòng)的工作展開不如盡早的進(jìn)行準(zhǔn)備，“前端控制理論”在文書檔案管理工作的運(yùn)用主要就是通過主動(dòng)展開文件檔案搜集與保存工作來實(shí)現(xiàn)的。文書檔案管理人員可以通過積極的收集紙質(zhì)檔文件檔案、電子文件、音像文件或獎(jiǎng)杯證書等進(jìn)行歸檔，并對(duì)這些檔案都按照“雙套制”的檔案管理模式進(jìn)行保存。

3 結(jié)語

綜上所述，電子文件對(duì)于文書檔案管理工作有著一定的影響作用。通過展開“雙套制”的檔案管理工作模式、加強(qiáng)電子文件的歸檔管理、電子文件的長期保存、轉(zhuǎn)變檔案管理人員的工作理念、電子文件的加密與還原、基于前端控制理論的電子文件管理，有效消除了電子文件對(duì)于文書檔案管理工作的影響，并實(shí)現(xiàn)了文書檔案管理安全性的提升。

參考文獻(xiàn)

[1]齊睿嘉.電子文件對(duì)檔案管理工作的影響及對(duì)策[J].蘭臺(tái)世界，2016（04）：67-68.

[2]孫楊.電子文件對(duì)檔案管理工作的影響及對(duì)策[J].中國管理信息化，2015，18（16）：222-223.