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        試論電子文件對(duì)文書檔案管理工作的影響及對(duì)策

        2018-07-09 09:47:18葉擎張麟
        卷宗 2018年17期
        關(guān)鍵詞:管理

        葉擎 張麟

        摘 要:現(xiàn)階段,電子文件的應(yīng)用越來越廣泛,對(duì)其進(jìn)行管理也變得更加重要?;诖?,本文分析了電子文件對(duì)文書檔案管理工作的影響,著重闡述了“雙套制”的檔案管理工作模式、加強(qiáng)電子文件的歸檔管理、電子文件的長期保存、轉(zhuǎn)變檔案管理人員的工作理念、電子文件的加密與還原、基于前端控制理論的電子文件管理這些電子文件的管理策略。

        關(guān)鍵詞:電子文件;文書檔案管理;“雙套制”管理

        隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,我國的文書檔案管理工作也逐漸發(fā)生了轉(zhuǎn)變。電子文件的使用對(duì)傳統(tǒng)的文書檔案管理工作造成了一定的影響。近些年來,企業(yè)辦公的自動(dòng)化和計(jì)算機(jī)的普及使用讓電子文件成為了社會(huì)主流的文件傳輸與保管形式。這樣的情況就使得對(duì)文件檔案管理工作的方式進(jìn)行改變和革新成了迫在眉睫的工作任務(wù)。

        1 電子文件對(duì)于文書檔案管理工作的影響

        1.1 對(duì)檔案原始記錄的影響

        檔案的本質(zhì)屬性是資料的原始性記錄,但是在電子文件中,填寫的信息不一定是最原始的信息。電子文件由于其特殊的表現(xiàn)形式,所以有著可以隨時(shí)更改并難以檢測(cè)出更改痕跡的特點(diǎn)。接收到電子文件的人閱讀的有可能是最原始的文件資料,但是也有可能是經(jīng)過多人更改后的文件資料,這樣無法反應(yīng)出真實(shí)的情況。

        同時(shí),由于現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展,電子文件從起草到完成都在電腦上進(jìn)行操作。在電子文件形成后,人們將其儲(chǔ)存在電腦或者企業(yè)的數(shù)據(jù)庫中,企業(yè)內(nèi)的所有人都能對(duì)該電子文件進(jìn)行下載、保存、讀取與更改,這樣的形式使得文件和檔案之間的界限變得模糊[1]。

        1.2 對(duì)檔案管理歸檔的影響

        電子文件的保存不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件,其歸檔工作更加復(fù)雜。電子文件保存在計(jì)算機(jī)上,需要在特定的技術(shù)環(huán)境中進(jìn)行上傳和保存工作。由于電子文件可以進(jìn)行隨時(shí)的更改的特點(diǎn),制作電子文件的相關(guān)人員往往會(huì)忽視對(duì)其進(jìn)行歸檔的工作。

        同時(shí),由于人們對(duì)計(jì)算機(jī)掌握的程度有差異,不熟悉計(jì)算機(jī)操作的人員不能很好的展開電子文件在計(jì)算機(jī)中歸檔的工作,不利于檔案管理歸檔工作的良好展開。

        1.3 對(duì)檔案保存的影響

        電子文件與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔案不同,在保管時(shí)是通過計(jì)算機(jī)來進(jìn)行的。在進(jìn)行紙質(zhì)檔案的保管中,需要對(duì)保管環(huán)境的溫度、濕度、光線、灰塵等等因素進(jìn)行控制。而電子文件的保存則需要計(jì)算機(jī)安全的技術(shù)支持,通過電腦備份、定期的病毒查殺等等,對(duì)電子文件進(jìn)行保存。

        同時(shí),對(duì)于一些重要的電子文件,除了要在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行有效的保管外,還要打印成紙質(zhì)檔案進(jìn)行保存。

        2 基于電子文件的文書檔案管理的工作策略

        2.1 “雙套制”的檔案管理工作模式

        “雙套制”檔案管理是隨著電子文件的應(yīng)用不斷拓展而形成的一種新型的檔案管理模式,主要是通過對(duì)檔案文件進(jìn)行“電子+紙質(zhì)”兩種形式相結(jié)合的保存方式來實(shí)現(xiàn)文書檔案的管理。這樣的方式能夠有效消除電子文件對(duì)于檔案原始記錄的影響?!半p套制”的檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)即使對(duì)于電子文件中的信息進(jìn)行更改,也能通過紙質(zhì)檔案的查找和對(duì)比進(jìn)行文件信息的核對(duì)和原始信息的獲取。紙質(zhì)檔案對(duì)于電子文件的信息真實(shí)度進(jìn)行了約束和保證。

        進(jìn)行文書檔案管理的相關(guān)工作人員要重視對(duì)于紙質(zhì)檔案的保存工作,在現(xiàn)階段還無法解決電子文件更改痕跡的查閱的情況下,對(duì)于紙質(zhì)檔案的信息要更加重視。當(dāng)然,對(duì)于電子文件的管理與歸檔工作也要加以重視,盡可能的實(shí)現(xiàn)“雙套制”的檔案管理模式。

        2.2 加強(qiáng)電子文件的歸檔管理

        加強(qiáng)電子文件的歸檔管理是消除電子文件對(duì)文書檔案管理工作影響的最為直接的一種手段,可以通過提升檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)來進(jìn)行。通過培養(yǎng)檔案管理人員的專業(yè)技能,使其計(jì)算機(jī)的技能得到提升,對(duì)于電子文件的歸檔工作能夠更好的展開。同時(shí),對(duì)于已經(jīng)歸檔的電子文件也要進(jìn)行嚴(yán)格的管理,尤其是要重視對(duì)于其原始文件內(nèi)容進(jìn)行保存。可以利用將已經(jīng)歸檔的電子文件的屬性改成“只讀性”的模式,防止電子文件的后期修改對(duì)于原始資料的破壞[2]。

        2.3 電子文件的長期保存

        電子文件的長期保存是文書檔案管理中較為重要的一項(xiàng)工作,運(yùn)用的技術(shù)和手段也更加多樣。從理論上來說,由于電子文件以化學(xué)磁性材料為載體進(jìn)行保存,并且在信息的獲取中沒有磨損,所以能夠保存較長的時(shí)間。但是在實(shí)際的電子文件長期保存中,由于技術(shù)和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的原因,依舊存在著文件信息丟失的情況。比如,電子文件存儲(chǔ)的硬盤由于計(jì)算機(jī)運(yùn)行時(shí)的消耗而損壞,就會(huì)造成電子文件的丟失。電子文件存儲(chǔ)的移動(dòng)硬盤由于時(shí)間過長而有一定程度的損壞,造成電子文件信息的讀取不完全等等。還有電腦病毒、黑客入侵等等問題都會(huì)造成電子文件的受損和丟失,降低了檔案管理工作的安全性。

        進(jìn)行文書檔案管理的工作人員可以通過多途徑的電子文件備份和及時(shí)的電腦病毒查殺等工作的進(jìn)行對(duì)電子文件的長期保存工作。同時(shí),要對(duì)重要的電子文件進(jìn)行紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)化并保存。通過定期和不定期的電子文件抽查工作對(duì)保存的電子文件進(jìn)行信息的核對(duì)工作,對(duì)有讀取錯(cuò)誤或信息丟失的電子文件利用其它的文件備份或紙質(zhì)文件的信息進(jìn)行補(bǔ)充,并對(duì)該保存方式下所有的電子文件進(jìn)行核對(duì),防止電子文件保存的不完整。

        2.4 轉(zhuǎn)變檔案管理人員的工作理念

        隨著文書檔案管理工作發(fā)生變化,檔案管理人員的工作理念也要同時(shí)進(jìn)行轉(zhuǎn)變。檔案管理人員在提升自己的專業(yè)素養(yǎng)之外,還要在實(shí)際管理工作進(jìn)行的時(shí)候?qū)τ跈n案管理的理念進(jìn)行轉(zhuǎn)變,尤其是在進(jìn)行電子文件的管理工作中,要秉持著謹(jǐn)慎的工作態(tài)度,以文件信息的安全保護(hù)為工作的原則,展開相應(yīng)的電子文件管理與信息讀取的工作。例如,檔案管理人員在查閱或核對(duì)電子文件的信息時(shí),不得使用可以連接互聯(lián)網(wǎng)的電腦進(jìn)行,防止電子文件信息的泄露或是電腦病毒的侵入。尤其是對(duì)一些保密級(jí)別較高的電子文件更要以謹(jǐn)慎的工作態(tài)度進(jìn)行管理。

        2.5 電子文件的加密與還原

        電子文件的信息加密是一項(xiàng)保護(hù)信息安全的有效技術(shù)。文書檔案管理的工作人員可以利用電子文件的加密和還原對(duì)其進(jìn)行安全性的管理。例如,哈希算法就是一種較為先進(jìn)的加密技術(shù),利用這種技術(shù),能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)電子文件的完整性進(jìn)行檢測(cè)。

        通過建立電子文件的加密等級(jí),對(duì)其進(jìn)行不同程度的加密處理與管理,能夠幫助文書檔案管理的工作人員更加有針對(duì)性的展開管理工作。電子文件的加密與還原是對(duì)文件中的原始信息進(jìn)行保護(hù),確保電子文件中的原始信息的價(jià)值得到最大程度的發(fā)揮。

        2.6 基于前端控制理論的電子文件管理

        被動(dòng)的工作展開不如盡早的進(jìn)行準(zhǔn)備,“前端控制理論”在文書檔案管理工作的運(yùn)用主要就是通過主動(dòng)展開文件檔案搜集與保存工作來實(shí)現(xiàn)的。文書檔案管理人員可以通過積極的收集紙質(zhì)檔文件檔案、電子文件、音像文件或獎(jiǎng)杯證書等進(jìn)行歸檔,并對(duì)這些檔案都按照“雙套制”的檔案管理模式進(jìn)行保存。

        3 結(jié)語

        綜上所述,電子文件對(duì)于文書檔案管理工作有著一定的影響作用。通過展開“雙套制”的檔案管理工作模式、加強(qiáng)電子文件的歸檔管理、電子文件的長期保存、轉(zhuǎn)變檔案管理人員的工作理念、電子文件的加密與還原、基于前端控制理論的電子文件管理,有效消除了電子文件對(duì)于文書檔案管理工作的影響,并實(shí)現(xiàn)了文書檔案管理安全性的提升。

        參考文獻(xiàn)

        [1]齊睿嘉.電子文件對(duì)檔案管理工作的影響及對(duì)策[J].蘭臺(tái)世界,2016(04):67-68.

        [2]孫楊.電子文件對(duì)檔案管理工作的影響及對(duì)策[J].中國管理信息化,2015,18(16):222-223.

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