袁智毅

摘 要：企業(yè)檔案管理是企業(yè)所有管理工作的重要組成部分，對(duì)企業(yè)的發(fā)展有著積極的促進(jìn)作用。目前，我國(guó)的企業(yè)檔案管理存在很多問(wèn)題，亟待管理者思考解決對(duì)策，提升工作水平和效率。本文從筆者的工作實(shí)際出發(fā)，針對(duì)工作中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，探索解決途徑，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作水平的提升。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

檔案記錄著企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中的各種信息，是企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的原始記錄，也是企業(yè)進(jìn)行各項(xiàng)活動(dòng)的重要參考指標(biāo)[1]。企業(yè)檔案管理的重要地位是有目共睹的，在企業(yè)發(fā)展中占據(jù)著重要位置。做好企業(yè)檔案管理工作，能夠有效提升各項(xiàng)工作的水平。目前，我國(guó)的企業(yè)檔案管理工作中存在很多問(wèn)題，嚴(yán)重制約了企業(yè)檔案管理的發(fā)展，影響了檔案管理工作的水平，不利于企業(yè)的整體發(fā)展。因此，如何解決檔案管理工作中的問(wèn)題，提升檔案管理工作水平，成為現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理工作的重點(diǎn)。

1 企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題

1.1 不重視檔案管理工作

不重視檔案管理工作，是很多企業(yè)檔案管理的通病。檔案管理不能創(chuàng)造效益，檔案管理增加了工作量，很多企業(yè)的工作人員都會(huì)產(chǎn)生這種思想，甚至是一些領(lǐng)導(dǎo)層也會(huì)產(chǎn)生這種思想。受到這種觀念影響，企業(yè)對(duì)檔案管理工作重視程度不夠，這嚴(yán)重制約了企業(yè)檔案管理的發(fā)展，影響了檔案管理工作質(zhì)效的提升。

1.2 檔案管理人員素質(zhì)不高

管理人員素質(zhì)不高是企業(yè)檔案管理工作的一大問(wèn)題。很多企業(yè)的管理人員都是其他部門的工作人員兼職的，一些中小企業(yè)基本上沒(méi)有配備專業(yè)的檔案管理人員，管理人員素質(zhì)不高，導(dǎo)致檔案管理工作中漏洞百出，不利于工作的開展。

1.3 管理方式落后

管理方式落后，是指在檔案管理中，很多企業(yè)還是采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，未將信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)融入到檔案管理工作中。這樣不僅導(dǎo)致檔案管理工作的落后，也影響了企業(yè)的工作效率，一些企業(yè)在工作中，需要一部分檔案資料，但是面對(duì)大量的紙質(zhì)檔案資料，檔案管理人員很難高效的找出合適的文件，進(jìn)而影響了企業(yè)各項(xiàng)工作的效率。

1.4 檔案管理制度不健全

制度不健全是企業(yè)檔案管理的重大問(wèn)題，很多中小企業(yè)的檔案管理工作制度，要么是參照網(wǎng)絡(luò)模板制定的，要么就根本沒(méi)有。制度的不健全嚴(yán)重影響了企業(yè)檔案管理工作的開展，很多檔案管理人員由于沒(méi)有嚴(yán)格的制度制約，導(dǎo)致檔案管理工作都比較隨意，檔案整理、歸檔不及時(shí)，檔案遺失問(wèn)題較為多見(jiàn)，嚴(yán)重影響了企業(yè)檔案管理的工作水平。

2 提升企業(yè)檔案管理工作水平的對(duì)策

2.1 高度重視檔案管理工作

高度重視檔案管理工作，不僅是企業(yè)檔案管理工作人員的事，也是整個(gè)企業(yè)全體工作人員的事，只有全體工作人員都認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，在工作中，才能發(fā)揮檔案的效率。因此，高度重視檔案管理，必須提升全體工作人員的意識(shí)。首先，針對(duì)企業(yè)全體職工，開展定期培訓(xùn)和專門培訓(xùn)，通過(guò)培訓(xùn)，讓全體工作人員認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，認(rèn)識(shí)到檔案的實(shí)際意義，進(jìn)而提升全體工作人員的檔案意識(shí)。其次，建立檔案宣傳網(wǎng)絡(luò)QQ群、微信群。當(dāng)今社會(huì)，網(wǎng)絡(luò)飛速發(fā)展，人們更喜歡用微信群和QQ群進(jìn)行工作溝通，面對(duì)時(shí)代發(fā)展，檔案管理工作的宣傳方式也要進(jìn)行改進(jìn)，讓員工通過(guò)網(wǎng)絡(luò)宣傳，認(rèn)識(shí)檔案的重要性和實(shí)際意義。最后，針對(duì)領(lǐng)導(dǎo)層檔案管理觀念中存在的錯(cuò)誤，通過(guò)嚴(yán)格落實(shí)工作責(zé)任制和有效的培訓(xùn)，提升領(lǐng)導(dǎo)層的檔案意識(shí)，進(jìn)而提升檔案工作水平。

2.2 提升檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)

在企業(yè)檔案管理過(guò)程中，管理人員是核心[2]。管理人員的工作水平直接影響到企業(yè)檔案管理的質(zhì)量。因此，要想搞好企業(yè)檔案管理，必須要提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)，打造一支高水平、高素質(zhì)、專業(yè)化的管理人員工作隊(duì)伍，提升工作質(zhì)效。首先，建立健全檔案管理工作人員培訓(xùn)制度，通過(guò)專家培訓(xùn)、在職培訓(xùn)、專門培訓(xùn)、定期培訓(xùn)等多種方式，提升管理人員的工作水平，提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)；其次，引進(jìn)專業(yè)的技術(shù)人才。針對(duì)檔案管理人員工作素質(zhì)不高和專業(yè)化水平低的問(wèn)題，企業(yè)應(yīng)當(dāng)引進(jìn)專業(yè)的技術(shù)人才，通過(guò)專業(yè)的技術(shù)人才，提升工作質(zhì)效。同時(shí)，為了留住人才，企業(yè)應(yīng)該探索獎(jiǎng)懲機(jī)制，通過(guò)一系列的優(yōu)惠、補(bǔ)貼、升職、加薪等留住專業(yè)人才。最后，嚴(yán)格檔案管理人員工作考評(píng)，針對(duì)單位實(shí)際，制定細(xì)化、量化的考評(píng)機(jī)制，通過(guò)嚴(yán)格的考評(píng)，確保檔案管理工作人員的工作質(zhì)量。

2.3 建立信息化的檔案庫(kù)

要想改進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的方式，首要任務(wù)就是結(jié)合時(shí)代發(fā)展，建立綜合一體的信息化企業(yè)檔案庫(kù)。企業(yè)在信息化檔案管理中，建立一個(gè)系統(tǒng)的平臺(tái)，在這個(gè)平臺(tái)上，可以對(duì)內(nèi)部的檔案進(jìn)行錄入、整理、歸檔和查詢等，通過(guò)綜合一體的信息化企業(yè)檔案庫(kù)，運(yùn)用現(xiàn)代化的管理方式，提升企業(yè)檔案管理的效率。同時(shí)，信息化的檔案庫(kù)還要保證信息的安全和可靠，因此，企業(yè)在建立信息化的檔案庫(kù)的過(guò)程中，一定要配備專業(yè)的人員，進(jìn)行定期的系統(tǒng)更新、安全防護(hù)工作，保證內(nèi)部平臺(tái)的安全穩(wěn)定運(yùn)行，為企業(yè)檔案管理信息化工作提供強(qiáng)大的技術(shù)支撐。

2.4 建立健全企業(yè)檔案管理各項(xiàng)制度

企業(yè)管理中各項(xiàng)制度的建立，離不開企業(yè)的有效探索。企業(yè)檔案管理各項(xiàng)制度的建立，是一個(gè)長(zhǎng)期探索的過(guò)程，離不開檔案管理人員持之不懈的堅(jiān)持。首先，企業(yè)要明確各部門，包括檔案管理部門的工作職責(zé)，通過(guò)有效的工作責(zé)任落實(shí)，提升檔案管理的水平；其次，建立完善的檔案管理工作部門，通過(guò)配備專業(yè)的技術(shù)人員和專門的管理部門的方式，提升檔案管理工作的地位，提升檔案管理工作的水平和效率；最后，建立健全完善的檔案管理工作規(guī)范。通過(guò)完善的工作規(guī)范，對(duì)檔案管理中檔案的收集、整理、歸檔、查詢、借閱等工作流程，設(shè)立明確的工作規(guī)定，通過(guò)誰(shuí)管理誰(shuí)簽字，誰(shuí)簽字誰(shuí)負(fù)責(zé)的工作落實(shí)態(tài)度，確保工作規(guī)范的落實(shí)。同時(shí)，針對(duì)違反規(guī)定的工作人員，采取嚴(yán)厲的制裁制度，通過(guò)制裁制度，強(qiáng)化工作責(zé)任的落實(shí)，保證企業(yè)檔案管理工作水平的提升。

3 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，我國(guó)的企業(yè)檔案管理中存在很多問(wèn)題，需要企業(yè)在工作中，通過(guò)高度重視檔案管理工作，提升全體員工的檔案意識(shí)；提升檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)，提升檔案管理工作水平；建立信息化的檔案庫(kù)，提升工作效率；建立健全企業(yè)檔案管理各項(xiàng)制度，以制度保證工作落實(shí)的方式，不斷提升企業(yè)檔案管理的工作質(zhì)效。

參考文獻(xiàn)：

[1]柴惠賢，企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J]，中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2016.24：16.

[2]龐瑩，企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題和對(duì)策[J]，企業(yè)導(dǎo)報(bào)，2015.23：53.