劉小紅
摘 要:隨著信息技術的不斷發(fā)展,數(shù)字化時代已經到來。數(shù)字化時代下,企業(yè)檔案管理工作應當創(chuàng)新工作方式方法,將信息技術引入到檔案管理工作中,充分發(fā)揮數(shù)字化方便快捷、高效率的優(yōu)勢,提升檔案管理工作的水平,提升檔案管理工作的效率。本文結合筆者自身的工作經驗,就如何做好數(shù)字化時代下,企業(yè)檔案管理工作進行探索,以期提升企業(yè)檔案管理工作的水平和質量。
企業(yè)檔案數(shù)字化管理,是伴隨科學技術的進步和檔案的需求及利用的增多而產生的,因此檔案管理的數(shù)字化是歷史發(fā)展的必要要求[1]。我國的企業(yè)檔案管理,數(shù)字化工作也取得了一些實效。隨著我國企業(yè)檔案管理工作的日益深化,企業(yè)檔案管理水平有了很大的提高[2]。但是,不可忽視的是,我國的企業(yè)檔案管理工作,在數(shù)字化時代下,也產生了許多問題,亟待解決。如何有效的解決問題,促進企業(yè)檔案管理數(shù)字化水平的提升,成為企業(yè)檔案管理工作的重點。
1 數(shù)字化時代,企業(yè)檔案管理工作中存在的問題
1.1 硬件設施配備不足
硬件設施配備不足,是企業(yè)檔案管理數(shù)字化工作的一大難題。很多企業(yè)在數(shù)字化建設的過程中,硬件設施的水平都比較低:例如,一些企業(yè)的管理系統(tǒng)還是采用較為老舊的PI系統(tǒng),不能滿足大量信息處理的需求;一些企業(yè)在建設過程中,由于經費、企業(yè)規(guī)模等現(xiàn)實條件的制約,沒有給檔案管理人員配備專業(yè)的掃描儀;一些企業(yè)的檔案管理室,在計算機配備、辦公室配備和安全防護等硬件設施上,配備的不齊……這些硬件設施配備不足,嚴重影響了企業(yè)檔案管理的數(shù)字化進程。
1.2 專業(yè)管理人員配備不足
企業(yè)檔案管理中,推進數(shù)字化工作,少不了專業(yè)的管理人員。目前,我國的企業(yè)檔案管理工作,管理人員的數(shù)字化水平普遍不高:一些企業(yè)的檔案管理人員是由其它部門的工作人員兼職的,根本不能滿足數(shù)字化建設的需求;一些企業(yè)在招收檔案管理人員時,也基本不從信息技術相關專業(yè)招收人員,嚴重制約了企業(yè)檔案管理的數(shù)字化進程……這些問題都影響了企業(yè)檔案管理的數(shù)字化工作。
1.3 系統(tǒng)之間不兼容
目前,我國的企業(yè)數(shù)字化檔案管理建設的過程中,普遍采用的是一些專業(yè)的公司、團隊開發(fā)的專業(yè)軟件。而企業(yè)內部所使用的辦公軟件,則大都是企業(yè)內部開發(fā)的辦公軟件。這些問題造成了檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)和辦公軟件系統(tǒng)之間的不兼容,給檔案數(shù)據(jù)的收集、整理、歸檔工作帶來了許多問題。同時,由于系統(tǒng)之間不兼容,管理人員在工作中,要進行大量的數(shù)據(jù)格式轉換處理,不僅增加了工作難度,也浪費了人力物力。
2 做好數(shù)字化時代企業(yè)檔案管理工作
2.1 優(yōu)化資源配置
檔案數(shù)字化建設需要投入,特別是建設初期軟硬件配置投入所需較大,建成之后需要一定的運行成本[3]。針對我國企業(yè)數(shù)字化檔案管理工作中,硬件設備不足的問題,應該采用優(yōu)化資源配置的方式,降低運行成本:首先,完善基礎設施建設?;A設施建設是企業(yè)檔案管理工作數(shù)字化建設的硬件基礎,針對本單位內部的硬件設施,積極進行系統(tǒng)更新維護,以穩(wěn)定高效的系統(tǒng)保證工作的進程;其次,配備專門的數(shù)字化建設硬件設施。如計算機、掃描儀、安全防護系統(tǒng)等,確保企業(yè)數(shù)字化建設的進程;最后,增加經費預算。企業(yè)數(shù)字化檔案管理建設工作中,硬件設施的配置少不了必要的經費支持,企業(yè)在建設數(shù)字化的檔案管理工作的初期,就要對所產生的費用進行精準的預算,在考慮運行成本的基礎上,盡可能多選擇一些高質量、低成本的運行設施,在降低成本的過程中,提升經費利用效率。
2.2 配備專業(yè)的技術人員
專業(yè)的技術人員是企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設的動力支撐,企業(yè)在建設數(shù)字化的檔案管理工作中,必須發(fā)揮專業(yè)人員的優(yōu)勢,發(fā)揮他們的主觀能動性,進而提升檔案管理工作水平。這需要多個部門的共同努力:首先,需要人事主管部門的努力。人事主管部門在招聘中,應當針對企業(yè)內部檔案管理數(shù)字化建設工作需求,招聘一批具有專業(yè)素質的工作人員,以專業(yè)的工作人員打造高水平、高素質的專業(yè)隊伍,進而提升數(shù)字化工作水平;其次,需要檔案管理部門的努力。檔案管理部門針對現(xiàn)階段的工作人員。采取多渠道的培訓、教育模式,不斷提升他們的工作水平;最后,需要行政部門的努力。行政部門應該針對企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設工作,切實制定一套行之有效的考評獎勵機制,通過獎勵留住人才,激發(fā)工作人員的工作熱情。通過懲罰提升工作人員責任意識,進而提升工作質量。通過專業(yè)的人才配置,幫助提升企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設工作質量。
2.3 加快檔案管理的同步化建設
同步化是解決企業(yè)檔案管理,數(shù)字化系統(tǒng)和辦公軟件系統(tǒng)之間不兼容問題的最好辦法。檔案系統(tǒng)和辦公系統(tǒng)之間實現(xiàn)數(shù)字同步,減輕了檔案管理工作的負擔,提升了檔案管理工作的效率。具體來說,需要做好以下幾方面的工作:首先,各部門通力合作,完成前期信息收集。在檔案管理中,文件的收集、整理、歸類、移交都是需要其他部門的配合,整個工作是各部門通力合作的結果;其次,數(shù)字化的檔案管理工作,可以適當豐富檔案內涵。針對某一工作的相關文件,如實施報告、工作中產生的問題、實地考察結果和優(yōu)化工作方式等,建立一個專業(yè)的電子信息數(shù)據(jù)庫,通過文檔歸類的形式,提升檔案管理的綜合水平;在保存數(shù)字檔案的同時,也要注重保存紙質檔案。一旦數(shù)字化的檔案庫遭到破壞,還能通過紙質檔案尋找信息;如果紙質的信息丟失,可以通過數(shù)字化檔案彌補不足,通過“雙重保存”的方式降低信息丟失的風險;建立檔案共存共享平臺,檔案數(shù)字化管理的最終目的,就是能夠共享信息,因此,在數(shù)字化檔案管理建設中,必須要實現(xiàn)共存共享。企業(yè)可以建立一個共存共享的內部平臺,在內部平臺上實現(xiàn)檔案的查詢、借閱,通過這樣的方式,提升數(shù)字化檔案的的利用率,實現(xiàn)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。
3 結束語
做好數(shù)字化時代的企業(yè)檔案管理工作,需要企業(yè)優(yōu)化資源配置,保障檔案管理的物質基礎;配備專業(yè)的技術人員,打造專業(yè)的工作隊伍;加快檔案管理的同步化建設,提升檔案管理工作的數(shù)字化水平。通過這一系列的方式,全面提高企業(yè)檔案管理的工作水平和質量。
參考文獻
[1]靳樹梅,企業(yè)數(shù)字化檔案管理工作的實踐與思考[J],無線互聯(lián)科技,2013.08:194.
[2]廖建蘭,企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新與思考[J],辦公室業(yè)務 ,2016.03:61.
[3]林燕,檔案數(shù)字化建設與企業(yè)檔案管理研究[J],低碳世界,2017.30:263.