楊領(lǐng)

摘 要：目前，隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)在各個(gè)行業(yè)中實(shí)現(xiàn)了非常廣泛的應(yīng)用，對(duì)于提升社會(huì)發(fā)展水平有著非常重要的意義。在信息化背景下，事業(yè)單位的檔案管理工作也迎來(lái)了更大的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，通過(guò)對(duì)信息技術(shù)的合理使用，不但可以提升事業(yè)單位檔案管理工作的效率和質(zhì)量，同時(shí)也能促進(jìn)事業(yè)單位在未來(lái)實(shí)現(xiàn)更加穩(wěn)定的發(fā)展。本文主要基于信息化背景下，對(duì)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的相關(guān)策略進(jìn)行了深入的分析，希望能為相關(guān)人員提供合理的參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：信息化；事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新

在事業(yè)單位檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，整個(gè)流程涉及到的內(nèi)容比較多，其中主要包括了檔案的收集、檔案整理、檔案管理以及檔案統(tǒng)計(jì)等多個(gè)方面的內(nèi)容，所以在整體上具有一定的復(fù)雜性，并且在整個(gè)管理過(guò)程中需要花費(fèi)的時(shí)間比較多。在我國(guó)科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，各項(xiàng)工作在開(kāi)展過(guò)程中也開(kāi)始面向信息化的方向不斷發(fā)展。對(duì)于事業(yè)單位的檔案管理工作而言，也應(yīng)該實(shí)現(xiàn)對(duì)信息技術(shù)的合理使用，從而實(shí)現(xiàn)在管理模式上的有效創(chuàng)新，使檔案管理工作效率和質(zhì)量實(shí)現(xiàn)明顯的提升。

1 信息化背景下事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)勢(shì)

1.1 事業(yè)單位檔案信息化管理存在環(huán)境上的優(yōu)勢(shì)

結(jié)合目前的實(shí)際情況可以了解到，存在部分事業(yè)單位在檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中仍然還是采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，大部分工作都是通過(guò)人工操作的方式來(lái)完成，檔案資料以紙質(zhì)的方式進(jìn)行儲(chǔ)存，這就造成在儲(chǔ)存過(guò)程中還需要做好相應(yīng)的防蟲(chóng)防潮措施，這就需要營(yíng)造出良好的儲(chǔ)存空間。如果紙質(zhì)檔案在儲(chǔ)存過(guò)程中存在不合理的現(xiàn)象，將會(huì)對(duì)檔案的完整性造成非常嚴(yán)重的影響。在信息化背景下，如果能夠?qū)⑿畔⒓夹g(shù)應(yīng)用到事業(yè)單位檔案管理工作中，可以按照相關(guān)的檔案管理規(guī)章制度，然后通過(guò)硬盤的方式對(duì)檔案資料進(jìn)行儲(chǔ)存，這樣就能夠在很大程度上減少檔案的實(shí)地儲(chǔ)存空間，同時(shí)也能為接下來(lái)檔案的保存以及管理等工作提供非常大的便利，對(duì)于事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行合理的解決。

1.2 事業(yè)單位檔案信息化管理在使用以及查詢時(shí)的優(yōu)勢(shì)

在事業(yè)單位以往的檔案管理工作中，檔案的檢索以及調(diào)取等工作存在非常大的難度，通常情況下，當(dāng)工作人員需要對(duì)檔案進(jìn)行使用時(shí)，首先需要申請(qǐng)，然后對(duì)手續(xù)進(jìn)行審批之后才能對(duì)檔案資料進(jìn)行翻閱， 并且在對(duì)檔案資料進(jìn)行翻閱的過(guò)程中經(jīng)常會(huì)導(dǎo)致檔案出現(xiàn)破損的現(xiàn)象。另外，使用者在對(duì)檔案進(jìn)行查找的過(guò)程中需要花費(fèi)較多的時(shí)間，這樣將對(duì)工作人員后續(xù)工作的開(kāi)展造成非常嚴(yán)重的影響。

2 信息化背景下事業(yè)單位檔案管理工作存在的問(wèn)題

2.1 沒(méi)有全面認(rèn)識(shí)到信息化的重要性

如今，信息化技術(shù)在各個(gè)行業(yè)工作開(kāi)展過(guò)程中已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了非常廣泛的應(yīng)用，對(duì)于提升工作效率和質(zhì)量有著非常重要的意義。但是，在我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，存在很多管理人員并沒(méi)有對(duì)信息化進(jìn)行全面的了解，通常情況下都是將檔案管理工作理解為使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，這就造成信息化的作用無(wú)法實(shí)現(xiàn)充分的發(fā)揮。另外，因?yàn)闆](méi)有全面認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理的重要性，所以沒(méi)有加強(qiáng)對(duì)信息化設(shè)備方面的投入力度，這就造成現(xiàn)有的硬件設(shè)備無(wú)法滿足檔案信息化管理工作開(kāi)展的相關(guān)需求，從而對(duì)檔案信息化管理工作的順利開(kāi)展造成了嚴(yán)重的影響。

2.2 缺少科學(xué)管理制度，檔案管理中存在安全文圖

事業(yè)單位因?yàn)槭艿奖旧硇再|(zhì)的影響，所以在檔案管理工作中如企業(yè)相比存在一定的差距。目前，存在部分事業(yè)單位仍然還是采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，也就是紙質(zhì)化以及手抄的檔案管理。將信息通過(guò)手抄的方式記錄在紙質(zhì)版的表格上，這種方式對(duì)于檔案資料的完善性有著非常嚴(yán)重的影響。雖然部分事業(yè)單位已經(jīng)將信息化技術(shù)應(yīng)用到了檔案管理工作當(dāng)中，但是卻沒(méi)有制定出完善的檔案管理制度，并且在其中還存在著非常多的缺陷。同時(shí)，在檔案信息化管理工作中也存在著一定的安全隱患，很多管理人員在對(duì)信息化利用的過(guò)程中沒(méi)有對(duì)安全問(wèn)題引起足夠的重視，從而造成事業(yè)單位檔案信息的安全性受到了非常嚴(yán)重的影響。

2.3 事業(yè)單位檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平有待提升

因?yàn)槭聵I(yè)單位檔案管理工作涉及到的內(nèi)容比較多，所以在整體上具有一定的復(fù)雜性，這就對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平提出了更高的要求。但是，結(jié)合目前的實(shí)際情況來(lái)看，事業(yè)單位檔案管理工作人員的年齡普遍偏大，不能實(shí)現(xiàn)對(duì)信息技術(shù)的合理使用，雖然已經(jīng)將信息化技術(shù)融入到了檔案管理工作中，但是在管理理念上卻沒(méi)有實(shí)現(xiàn)有效的創(chuàng)新，經(jīng)常將計(jì)算機(jī)作為一種輔助性的工具，在整體上缺少了系統(tǒng)性的信息化知識(shí)。

3 信息化背景下事業(yè)檔案檔案管理創(chuàng)新的相關(guān)策略

3.1 普及信息化知識(shí)，促進(jìn)檔案管理工作模式轉(zhuǎn)變

事業(yè)單位檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，一定要滿足現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的要求。對(duì)于相關(guān)的檔案管理工作人員而言，一定要對(duì)信息化知識(shí)進(jìn)行全面的了解，使信息化知識(shí)得到有效的普及，在思想上樹(shù)立出先進(jìn)的檔案管理思維，從而為事業(yè)單位檔案管理工作的開(kāi)展提供良好的基礎(chǔ)條件。檔案管理人員應(yīng)該將相關(guān)的協(xié)調(diào)以及統(tǒng)籌工作進(jìn)行全面的落實(shí)，在對(duì)信息化管理硬件設(shè)施進(jìn)行選擇的過(guò)程中，需要對(duì)事業(yè)單位未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行全面的了解，將硬件設(shè)備的作用充分的發(fā)揮出來(lái)，全面認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理工作的重要性，使事業(yè)單位檔案管理工作未來(lái)可以面向信息化以及數(shù)字化的方向不斷發(fā)展。

3.2 制定完善的檔案管理制度，對(duì)檔案安全問(wèn)題進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)

在信息化背景下，事業(yè)檔案檔案管理工作一定要結(jié)合實(shí)際情況構(gòu)建出完善的檔案管理制度，并對(duì)內(nèi)容進(jìn)行不斷的規(guī)范化，在此基礎(chǔ)上才能保證工作人員在實(shí)際的工作中可以嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)章制度來(lái)進(jìn)行。另外，通過(guò)對(duì)管理制度的有效空間，也是事業(yè)單位信息化管理工作可以實(shí)現(xiàn)有效開(kāi)展的前提條件。同時(shí)，事業(yè)單位檔案管理人員還應(yīng)該對(duì)安全問(wèn)題引起足夠的重視，因?yàn)槭聵I(yè)單位的檔案資料不僅涉及到了個(gè)人信息，同時(shí)也包括了單位一些比較隱私的信息，如果出現(xiàn)泄漏現(xiàn)象將會(huì)對(duì)事業(yè)單位發(fā)展造成非常嚴(yán)重的影響。所以，在檔案信息化管理工作中，無(wú)論是單位的內(nèi)網(wǎng)還是外網(wǎng)，都應(yīng)該設(shè)置完善的網(wǎng)絡(luò)程序，將相關(guān)的安全保障工作進(jìn)行全面的落實(shí)。

3.3 加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作

要想保證檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平可以實(shí)現(xiàn)明顯的提升，具體可以通過(guò)以下兩個(gè)方面來(lái)進(jìn)行：第一，逐漸引進(jìn)一些高學(xué)歷的檔案管理人員，使檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)水平實(shí)現(xiàn)明顯的提升；第二，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的信息化培訓(xùn)工作，對(duì)先進(jìn)的檔案管理知識(shí)進(jìn)行全面的講解，通過(guò)學(xué)習(xí)可以使檔案人員對(duì)相關(guān)的信息化管理知識(shí)進(jìn)行全面的掌握，對(duì)信息化硬件設(shè)備進(jìn)行合理的使用，在此基礎(chǔ)上才能保證將信息化管理的作用充分的發(fā)揮出來(lái)，從而為事業(yè)單位檔案信息化管理工作的順利開(kāi)展提供良好的基礎(chǔ)條件。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在我國(guó)信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，使各項(xiàng)工作在開(kāi)展過(guò)程中逐漸面向信息化以及智能化的方向不斷發(fā)展。對(duì)于我國(guó)相關(guān)的事業(yè)單位而言，在檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中也應(yīng)該全面認(rèn)識(shí)到信息化管理的重要性，針對(duì)目前信息化背景下檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行深入的分析，加強(qiáng)硬件設(shè)施方面的投入力度，不斷提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平，從而促進(jìn)事業(yè)單位在未來(lái)可以實(shí)現(xiàn)更加穩(wěn)定的發(fā)展。

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