摘 要：隨著時(shí)代的不斷發(fā)展和進(jìn)步，社會(huì)信息越來(lái)越多元化，檔案管理工作在社會(huì)發(fā)展過程中更顯得日益重要起來(lái)。社會(huì)信息化程度越高，檔案管理工作也變得越來(lái)越重。在這種新形勢(shì)的驅(qū)動(dòng)下，事業(yè)單位檔案保存和利用管理工作也需要不斷的進(jìn)行革新來(lái)適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求。但是目前很多事業(yè)單位在檔案管理方面還存在諸多問題，比如檔案管理制度不夠完善，檔案管理人員素質(zhì)普遍不高，檔案管理模式陳舊等等。這就需要我們引起重視，不斷加以改革和創(chuàng)新，積極尋找對(duì)策不斷完善檔案管理工作。本文主要針對(duì)目前事業(yè)單位檔案保存和利用管理的現(xiàn)狀和存在的問題進(jìn)行分析，并對(duì)應(yīng)對(duì)策略和改進(jìn)建議進(jìn)行淺析論述。

關(guān)鍵字：事業(yè)單位；檔案；保存和利用；管理方法

1 事業(yè)單位檔案保存和利用管理的現(xiàn)狀

事業(yè)單位檔案管理工作是一項(xiàng)主要工作之一，是機(jī)密性、專業(yè)性和政策性較強(qiáng)的一項(xiàng)工作。目前我國(guó)的事業(yè)單位雖然一直在開發(fā)和管理檔案工作，但還是存在很多漏洞和亟待解決的問題。比如，一些管理層對(duì)于檔案工作的不重視，缺乏相應(yīng)的制度保障，未能與時(shí)俱進(jìn)的將檔案管理工作與信息現(xiàn)代化相結(jié)合，總體的技術(shù)水平落后以及缺乏相應(yīng)的安全問題等等。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，對(duì)檔案工作的要求也越來(lái)越高，要求管理部門及人員要合理地有效地對(duì)檔案加以保存和利用，但目前仍然存在上述這些問題，整體來(lái)說(shuō)是事業(yè)單位的檔案保存和利用管理方法不夠完善，還需要不斷實(shí)現(xiàn)制度和技術(shù)方面的改革創(chuàng)新。

2 事業(yè)單位檔案保存和利用管理存在的問題

2.1 檔案保存和利用管理的制度不夠完善

制度是進(jìn)行一切工作的標(biāo)準(zhǔn)，目前事業(yè)單位存在的普遍問題就是檔案保存和利用管理的制度不夠完善，對(duì)于檔案的收錄和調(diào)動(dòng)沒有明確的標(biāo)準(zhǔn)要求。一些事業(yè)單位的管理人員不夠重視檔案的管理工作，管理制度上存在漏洞，對(duì)于一些檔案的收入和利用都沒有明確的步驟規(guī)定，導(dǎo)致很多檔案管理人員馬馬虎虎。對(duì)于借閱檔案的程序也不夠完善，造成有借無(wú)還不清楚，或者造成資料損失的相關(guān)懲罰措施也不夠明確。因此，整體看來(lái)檔案保存和管理利用雜亂無(wú)章，工作人員缺乏制度束縛，導(dǎo)致整個(gè)檔案管理工作水平不高。

2.2 檔案保存和利用管理的工作人員素質(zhì)偏低

檔案管理工作并不是只要將紙質(zhì)的資料裝入檔案袋放于相應(yīng)的位置那么簡(jiǎn)單，檔案的保存和管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作。需要相關(guān)的工作人員具備相應(yīng)的綜合素質(zhì)，這種素質(zhì)包括專業(yè)素質(zhì)和道德素質(zhì)。首先是管理人員必須具備系統(tǒng)的管理知識(shí)。其次是必須具有高度的責(zé)任感。這些都是一個(gè)合格的檔案管理人員必須具備的最起碼的職業(yè)素養(yǎng)。有些事業(yè)單位的檔案管理人員不能緊跟時(shí)代的步伐，他們的檔案管理工作跟不上新時(shí)期新形勢(shì)的變化，某些事業(yè)單位中，對(duì)于檔案管理人員的要求不高，沒有專業(yè)的限制，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理人員以及檔案工作都沒有引起高度重視，有的單位對(duì)檔案管理人員甚至沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，而僅僅是利用一些年齡較大的退休人員來(lái)進(jìn)行檔案管理工作。因此，事業(yè)單位的檔案管理工作存在很多的漏洞，人員的總體素質(zhì)不高，缺乏一定的專業(yè)性，這就導(dǎo)致檔案在管理和保存利用的過程中無(wú)法有效的進(jìn)行，在一定程度上影響了檔案的有效使用和合理利用。

2.3 檔案保存和利用管理的信息化程度不高

信息化是將檔案資料和現(xiàn)代信息互聯(lián)網(wǎng)相結(jié)合，能最大限度的發(fā)揮它的潛能。由于事業(yè)單位的管理人員對(duì)檔案管理的工作重視度不高，使得檔案信息的現(xiàn)代化水平較低，有些事業(yè)單位的檔案室就是之前的小辦公室，而且裝檔案袋的箱子也缺乏相應(yīng)的防潮防火處理，檔案極其容易受潮導(dǎo)致字跡模糊不清。傳統(tǒng)的檔案管理僅僅是認(rèn)為需要簡(jiǎn)單的進(jìn)行存檔和調(diào)動(dòng)，但是這種觀念嚴(yán)重影響了檔案利用的效率，在實(shí)際的檔案管理工作中，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真收集相關(guān)的資料，并對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行整理和保存，并科學(xué)辨別其真實(shí)性，這樣是為了使檔案更具參考價(jià)值，更好地得到利用。而實(shí)際的事業(yè)單位在檔案管理工作中缺乏這種服務(wù)意識(shí)，他們僅僅停留在手動(dòng)管理方面，缺乏相應(yīng)的信息管理，沒有很好的將互聯(lián)網(wǎng)利用起來(lái)，因此一旦紙質(zhì)的檔案丟失就導(dǎo)致整個(gè)資料消失，影響到相關(guān)工作的順利進(jìn)行，而且手動(dòng)管理較信息管理來(lái)說(shuō)工作效率大大降低，十分不利于事業(yè)單位檔案的保存和利用。

3 針對(duì)事業(yè)單位檔案保存和利用管理方法存在問題提出建議

3.1 完善檔案保存和利用管理制度

建立健全檔案管理制度，規(guī)范檔案歸檔方法、范圍、期限等。改進(jìn)和升級(jí)資料要做到及時(shí)，確保資料的完整性和有效性。除了一些相關(guān)的紙質(zhì)資料外，還需有一些有價(jià)值的照片圖像、圖表、錄音等資料，也要進(jìn)行收集。必須嚴(yán)格對(duì)檔案管理提出要求，做到合理有序的收入資料，檔案的標(biāo)題應(yīng)該簡(jiǎn)明清晰，保管的期限也要做到準(zhǔn)確合理。定期的對(duì)檔案進(jìn)行相關(guān)的歸納和處理，由專門的人員進(jìn)行看管和定期查閱。對(duì)于一些過期不還和造成資料丟失損壞的需要有明文的懲罰規(guī)定。針對(duì)不同密級(jí)的檔案，需要相應(yīng)的進(jìn)行保密管理，對(duì)于兼并的行為要嚴(yán)格進(jìn)行處理。

3.2 提升檔案管理工作人員素質(zhì)

要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作并不是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的工作，而是一項(xiàng)對(duì)專業(yè)要求很高，責(zé)任意識(shí)很強(qiáng)的工作，因此事業(yè)單位必須要高度重視這項(xiàng)工作。隨著社會(huì)的進(jìn)步，對(duì)檔案管理相關(guān)人員的工作技能和業(yè)務(wù)水平也有了更高的要求，因此更要對(duì)相關(guān)的工作人員統(tǒng)一進(jìn)行嚴(yán)格的培訓(xùn)和篩選，并且定期的進(jìn)行專業(yè)考核，擇優(yōu)錄用，優(yōu)秀的管理人員能有效提高檔案管理工作的效率，讓檔案的保存和利用更加的有秩序，這樣才能充分發(fā)揮出檔案的潛在作用。

3.3 提高檔案信息化建設(shè)

當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入信息化高速發(fā)展的時(shí)代，信息化的快速發(fā)展為檔案管理提供了多種管理新方法，為檔案管理信息化發(fā)展提供了技術(shù)支撐，在工作過程中將計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有機(jī)結(jié)合起來(lái)能夠大幅提升工作效率。有條件的事業(yè)單位應(yīng)該根據(jù)不同類型檔案的具體要求，充分利用信息現(xiàn)代化進(jìn)行檔案管理，將互聯(lián)網(wǎng)辦公和檔案管理工作有效的結(jié)合起來(lái)，合理利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)對(duì)檔案進(jìn)行保存和調(diào)動(dòng)，逐步建立檔案信息資源共享、傳遞、存儲(chǔ)以及利用的一體化管理模式，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的信息化。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，本文分析了當(dāng)前事業(yè)單位中檔案保存和利用管理的現(xiàn)狀，以及傳統(tǒng)的檔案保存和利用管理模式在實(shí)踐中逐漸暴露出來(lái)的諸多問題和不足，并提出解決的對(duì)策和改進(jìn)建議。為了增強(qiáng)事業(yè)單位的競(jìng)爭(zhēng)力，必須對(duì)這些問題重視起來(lái)，緊跟時(shí)代發(fā)展的腳步，建立健全科學(xué)完善的管理機(jī)制，加大人才培養(yǎng)力度，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，加強(qiáng)檔案保存和利用管理工作的革新，深入開展信息化建設(shè)，進(jìn)一步提升檔案的利用效率，以更好的適應(yīng)信息時(shí)代的歷史洪流。

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作者簡(jiǎn)介

任正瓊（1983-），女，漢，云南尋甸，檔案管理員，助理館員，本科