肖燕

摘 要：文章聯(lián)系工作實(shí)際，通過(guò)基層機(jī)關(guān)檔案室鑒定工作的主體分散性、客體不完全性、標(biāo)準(zhǔn)主觀(guān)隨意性、程序非嚴(yán)格性，分析工作中存在的工作流于形式、鑒而不毀、草鑒而毀等問(wèn)題，有針對(duì)性提出了建立工作機(jī)制、實(shí)施全過(guò)程鑒定、采用靈活鑒定方法、強(qiáng)化鑒定業(yè)務(wù)培訓(xùn)加強(qiáng)基層機(jī)關(guān)檔案室鑒定工作的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：基層機(jī)關(guān)檔案室 檔案鑒定 鑒定策略

檔案鑒定是收集歸檔有價(jià)值檔案、優(yōu)化檔案館藏重要環(huán)節(jié)，對(duì)于檔案資源質(zhì)量起著重要作用，直接決定著文件材料去留、檔案材料存毀，因?qū)I(yè)性強(qiáng)，責(zé)任性強(qiáng)，鑒定標(biāo)準(zhǔn)主觀(guān)性強(qiáng)，故一直是檔案工作中的難點(diǎn)?；鶎訖C(jī)關(guān)檔案室人力不足，管理機(jī)制不健全，工作規(guī)范不完善，檔案鑒定工作中流于形式或無(wú)法開(kāi)展，檔案收集“玉石不分”“掛一漏萬(wàn)”和檔案室藏“只進(jìn)不出”的現(xiàn)象，迫切需要尋找有效策略破解困境。

1 基層機(jī)關(guān)檔案室鑒定工作的特征

從基層機(jī)關(guān)檔案室工作流程來(lái)看，鑒定工作分為檔案收集歸檔階段鑒定和檔案保管階段鑒定。檔案收集歸檔階段的鑒定，包括對(duì)文件材料屬性的鑒定以判定是否屬于歸檔范圍，以及歸檔范圍內(nèi)檔案材料價(jià)值的鑒定劃定其保管期限，可稱(chēng)為歸檔鑒定。檔案保管階段鑒定，主要是對(duì)超保管期限檔案重新進(jìn)行價(jià)值鑒定，判定是否繼續(xù)保存，兩個(gè)階段鑒定有其不同的主體、客體、標(biāo)準(zhǔn)等特征。

鑒定主體的分散性。根據(jù)鑒定工作的來(lái)源原則，檔案鑒定是文件材料形成者、兼職檔案工作者、專(zhuān)職檔案工作者共同開(kāi)展的工作。基層機(jī)關(guān)檔案室實(shí)際工作中常見(jiàn)狀態(tài)是三者基于自身崗位職責(zé)在檔案工作不同流程環(huán)節(jié)的分散獨(dú)自鑒定。

鑒定客體的不完全性?；鶎訖C(jī)關(guān)檔案室檔案收集過(guò)程中對(duì)文件材料的鑒定理論上是對(duì)所有文件材料的鑒定，以判定是作為檔案歸檔、作為資料保存或作為無(wú)價(jià)值材料銷(xiāo)毀。

檔案的價(jià)值具有客觀(guān)性，基層機(jī)關(guān)檔案室的檔案價(jià)值鑒定的主要依據(jù)為“三合一”制度也具有客觀(guān)性，但鑒定工作是鑒定人員的主觀(guān)性，會(huì)受到鑒定人員文化知識(shí)、認(rèn)識(shí)事物的立場(chǎng)、“三合一”制度認(rèn)知水平等方面影響，存在主觀(guān)隨意性。

鑒定程序的非嚴(yán)格性?；鶎訖C(jī)關(guān)檔案工作多由辦公室工作人員兼管，配備專(zhuān)職檔案工作人員較少。受人力限制，基層機(jī)關(guān)檔案室的鑒定工作往往游離于工作流程之外，工作實(shí)施中沒(méi)有對(duì)鑒定質(zhì)量的控制措施。

2 基層機(jī)關(guān)檔案室鑒定工作中的主要問(wèn)題

信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，基層機(jī)關(guān)職能轉(zhuǎn)變過(guò)程中社會(huì)管理與服務(wù)職責(zé)的不斷拓展，使基層機(jī)關(guān)檔案產(chǎn)生量大幅增加，也使公眾對(duì)基層機(jī)關(guān)檔案信息利用的需求從數(shù)量到涉及社會(huì)事務(wù)內(nèi)容上在不斷增加?；鶎訖C(jī)關(guān)檔案室鑒定工作特征與基層機(jī)關(guān)提高歸檔率和歸檔質(zhì)量、優(yōu)化檔案室藏等工作要求產(chǎn)生了矛盾。

2.1 歸檔鑒定缺少科學(xué)可據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)，鑒定工作流于形式。

基層機(jī)關(guān)因社會(huì)職責(zé)分工的不同，除公文外都有基于特定職能而形成的個(gè)性化檔案，沒(méi)有上位文件能全面地覆蓋基層機(jī)關(guān)的歸檔范圍及檔案保管期限，而檔案國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)與行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)相對(duì)于基層機(jī)關(guān)比較寬泛，加上檔案專(zhuān)業(yè)人才缺乏，所以基層機(jī)關(guān)檔案室的“三合一”制度多是生硬照搬照抄上級(jí)有關(guān)規(guī)定，不能結(jié)合本機(jī)關(guān)實(shí)際情況確定歸檔范圍和保管期限，制訂后不適應(yīng)機(jī)關(guān)工作變化。這樣形成的鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)基層機(jī)關(guān)檔案特點(diǎn)及發(fā)展變化適應(yīng)性較差，使兼職檔案員無(wú)法正確判定文件材料歸檔范圍。因此，很多兼職檔案員歸檔鑒定時(shí)容易出現(xiàn)幾種情況：一是機(jī)械參照“三合一”制度對(duì)比歸檔文件，凡是“三合一”制度未明確列舉的，一律不歸檔；二是參照“三合一”制度判定不清，所有文件材料全部歸檔，把鑒定難題上交檔案室；三是部分在崗時(shí)間長(zhǎng)兼職檔案員習(xí)慣性地按“往年慣例”鑒定歸檔，在“往年慣例”歸檔材料上做減法多做加法少；四是檔案室工作人員對(duì)兼職檔案員移交的檔案，不做審核性鑒定，照單全收歸檔。

2.2 歸檔鑒定對(duì)檔案信息用戶(hù)需求考慮不足，影響檔案資源的適用性。

基層機(jī)關(guān)檔案室鑒定工作的分散性和隨意性，使兼職檔案員考慮最多的是如何完成歸檔任務(wù)，沒(méi)有去掌握檔案信息利用者對(duì)檔案內(nèi)容的利用需求，不會(huì)從利用者的角度進(jìn)行歸檔鑒定。檔案室在接收審核歸檔材料時(shí)，多立足于本機(jī)關(guān)的查考需要參考?xì)w檔范圍進(jìn)行鑒定，很少考慮公眾對(duì)機(jī)關(guān)檔案信息利用需要?；谶@種情況建設(shè)基層機(jī)關(guān)檔案資源庫(kù)，會(huì)把對(duì)機(jī)關(guān)無(wú)參考價(jià)值但對(duì)公眾很有意義的材料排除在歸檔范圍之外，影響其對(duì)公眾利用需要的適用性。

2.3 保管鑒定浮而寬，或鑒而不毀，或草鑒而毀。

基層機(jī)關(guān)檔案室鑒定工作的非組織性、非程序化、強(qiáng)主觀(guān)隨意性，使檔案室工作人員在對(duì)室存檔案進(jìn)行保管鑒定時(shí)容易出現(xiàn)兩種心理，一種是怕鑒定錯(cuò)誤而擔(dān)責(zé)，于是檔案留存鑒定從寬，對(duì)檔案保管期鑒定“從長(zhǎng)不從短”，對(duì)保管期滿(mǎn)的鑒定重新劃定保管期采取“鑒而不毀”的原則，沒(méi)有從檔案客觀(guān)價(jià)值角度進(jìn)行科學(xué)鑒定。

3 基層機(jī)關(guān)檔案室鑒定工作策略

針對(duì)基層機(jī)關(guān)檔案室鑒定工作的特征與問(wèn)題，可以采用如下措施去提高鑒定工作。

3.1 建立基層機(jī)關(guān)檔案室鑒定工作機(jī)制

工作機(jī)制是解決問(wèn)題根本，首先基層機(jī)關(guān)檔案室要依托機(jī)關(guān)辦公室建設(shè)起鑒定工作組織，設(shè)立鑒定工作小組，明確組織領(lǐng)導(dǎo)、崗位職責(zé)、工作流程。其次基層機(jī)關(guān)檔案室要建立適應(yīng)本機(jī)關(guān)實(shí)際情況的鑒定工作制度，增強(qiáng)鑒定工作嚴(yán)肅性。再次基層機(jī)關(guān)檔案室要科學(xué)地制訂工作規(guī)范，固化鑒定工作操作細(xì)節(jié)要求。

3.2 實(shí)施檔案管理全過(guò)程的鑒定工作。

基層機(jī)關(guān)檔案室集中式的有組織的鑒定工作不可能經(jīng)常性地開(kāi)展，適應(yīng)于基層機(jī)關(guān)檔案室人力薄弱的狀況，要保證鑒定工作的效果，可以歸檔鑒定和保管鑒定為主，同時(shí)把鑒定工作延伸并融入到檔案的整理、編研、利用、數(shù)字化等工作環(huán)節(jié)，實(shí)施檔案管理全過(guò)程的鑒定，把各環(huán)節(jié)的工作都附帶上鑒定的思路與操作。

3.3 采用原則性與靈活性相統(tǒng)一的鑒定方法。

基層機(jī)關(guān)檔案室在實(shí)施鑒定工作時(shí)，必須堅(jiān)持“三合一”制度鑒定標(biāo)準(zhǔn)的原則性，對(duì)于文件材料收集階段的基本鑒定方法就是對(duì)照標(biāo)準(zhǔn)直接鑒定，對(duì)于整理與保管階段的鑒定，則宜要充分考慮檔案的狀況，采用檔案來(lái)源、檔案內(nèi)容、檔案形式特征、社會(huì)利用需求、同類(lèi)檔案相對(duì)比較價(jià)值等綜合考慮的方法來(lái)靈活鑒定，避免采用單一的方法來(lái)鑒定。如：采用類(lèi)比法，同一形成者、同類(lèi)問(wèn)題或同類(lèi)載體檔案相對(duì)缺少的，可放寬鑒定并就高不就低地劃定保管期限；采用排它法，從載體、來(lái)源的特殊性來(lái)鑒定；采用參照法，參照前期已鑒定同類(lèi)目、同類(lèi)問(wèn)題檔案進(jìn)行鑒定；比較同類(lèi)目、同內(nèi)容、同載體檔案使它們保管期限保持一致；采用需求判定法，對(duì)機(jī)關(guān)檔案室檔案利用信息進(jìn)行分析，參考各類(lèi)檔案信息的利用量來(lái)鑒定；采用成套優(yōu)先法，一件檔案單件看沒(méi)什么價(jià)值，但屬于某一問(wèn)題成套檔案的組成部分，可放寬鑒定；采用文件要素法，對(duì)于檔案材料題名、責(zé)任者、形成時(shí)間要素不全且從內(nèi)容信息不可考的，可從嚴(yán)鑒定縮短保管期等。

3.4 強(qiáng)化基層機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)中的鑒定培訓(xùn)

鑒定工作的主觀(guān)性使鑒定人員成為鑒定質(zhì)量的關(guān)鍵，檔案歸檔、室藏優(yōu)化、檔案存毀有時(shí)就在鑒定人員的一念之間，提高基層機(jī)關(guān)檔案工作人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)非常必要?；鶎訖C(jī)關(guān)每年在歸檔工作開(kāi)始都會(huì)組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容一般涉及文件材料收集、鑒定、整理、歸檔環(huán)節(jié)，但核心內(nèi)容基本上是圍繞檔案的整理方法，對(duì)于鑒定往往是一句“參照‘三合一制度”一帶而過(guò)。因此，基層機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)應(yīng)增加檔案鑒定原則、方法、程序的內(nèi)容，使機(jī)關(guān)專(zhuān)兼職檔案工作人員真正掌握鑒定工作，特別是對(duì)歸檔過(guò)程中鑒定工作的培訓(xùn)，利于從源頭提高檔案資源質(zhì)量。