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        淺談財(cái)務(wù)在企業(yè)ERP系統(tǒng)上線中的角色

        2018-07-09 13:51:58康志鋒
        商情 2018年26期

        康志鋒

        【摘要】本文以財(cái)務(wù)人員為研究視角,針對(duì)財(cái)務(wù)工作者在ERP管理系統(tǒng)上線過(guò)程中的作用展開(kāi)分析,結(jié)合本企業(yè)實(shí)際上線中的成功與不足,期待現(xiàn)代企業(yè)管理走向科學(xué)化,以促進(jìn)企業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。

        【關(guān)鍵詞】財(cái)務(wù)人員 ERP系統(tǒng) 上線過(guò)程

        一、企業(yè)ERP系統(tǒng)上線的一般流程

        通常來(lái)講,ERP整體的項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程基本上是一樣的,ERP項(xiàng)目實(shí)施都分五個(gè)階段:

        (1)項(xiàng)目啟動(dòng):這個(gè)階段通常來(lái)講算是項(xiàng)目前期工作的一個(gè)總結(jié),以項(xiàng)目啟動(dòng)大會(huì)為結(jié)束標(biāo)志,它包括了項(xiàng)目計(jì)劃,項(xiàng)目章程,組織結(jié)構(gòu),人員職責(zé),項(xiàng)目工作環(huán)境等等的設(shè)定,這個(gè)時(shí)候,通常有一個(gè)初始預(yù)算,隨著后面階段需求的變化,需要進(jìn)行更新。

        (2)業(yè)務(wù)流程梳理:這個(gè)階段主要完成客戶未來(lái)流程的設(shè)計(jì),主要有如下幾點(diǎn):

        概念培訓(xùn):對(duì)KEY USER和IT USER進(jìn)行ERP OVERVIEW的一個(gè)培訓(xùn),此培訓(xùn)主要讓客戶掌握SAP ERP的基本概念,對(duì)SAP的操作和運(yùn)行方式有個(gè)基本的了解。

        現(xiàn)狀調(diào)研:對(duì)總帳,應(yīng)收,應(yīng)付,固定資產(chǎn),成本計(jì)劃以及核算等財(cái)務(wù)子職能的現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)查,詳細(xì)了解客戶各方面的需求,這個(gè)階段顧問(wèn)間要經(jīng)常溝通,從而可以更全面地掌握客戶需求。

        藍(lán)圖設(shè)計(jì):對(duì)比現(xiàn)有流程與SAP標(biāo)準(zhǔn)流程間的差距,通常財(cái)務(wù)流程較為標(biāo)準(zhǔn),對(duì)于特殊需求,特別考慮一下即可。這個(gè)階段的顧問(wèn)要寫(xiě)出藍(lán)圖文檔,也是客戶與顧問(wèn)沖突最大的階段,成功的關(guān)鍵是引導(dǎo)客戶需求,降低客戶對(duì)項(xiàng)目不切實(shí)際的期望等等。

        (3)系統(tǒng)運(yùn)行測(cè)試:此階段要將藍(lán)圖設(shè)計(jì)中涉及到的流程,在SAP系統(tǒng)里給予實(shí)現(xiàn),更多的是技術(shù)方面的工作,測(cè)試文檔由KEYUSER準(zhǔn)備出來(lái),記錄測(cè)試過(guò)程及結(jié)果,這個(gè)文檔也是接下來(lái)用戶培訓(xùn)階段培訓(xùn)手冊(cè)的藍(lán)本。此階段顧問(wèn)要著重解決KEY USER提出的各種業(yè)務(wù)流程在系統(tǒng)中如何表現(xiàn)的問(wèn)題,也是對(duì)KEY USER進(jìn)行SAP操作培訓(xùn)的最重要的一個(gè)步驟。單元測(cè)試結(jié)束后將進(jìn)行集成測(cè)試,集成測(cè)試涉及到企業(yè)日常運(yùn)作的主要場(chǎng)景,從銷(xiāo)售預(yù)測(cè),銷(xiāo)售訂單,生產(chǎn)計(jì)劃,采購(gòu),庫(kù)存,生產(chǎn),銷(xiāo)售,收款等等業(yè)務(wù)循環(huán)各階段的操作的進(jìn)行,憑證的顯示查詢,單據(jù)的流轉(zhuǎn)等等。此部分內(nèi)容主要由KEY USER來(lái)進(jìn)行。

        (4)上線準(zhǔn)備:此階段要做的主要工作是上線數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備以及最終用戶的培訓(xùn)工作,數(shù)據(jù)可分靜態(tài)數(shù)據(jù)和動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù),靜態(tài)數(shù)據(jù)也可稱為主數(shù)據(jù),如客戶,供應(yīng)商,物料等等,動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)為業(yè)務(wù)產(chǎn)生的數(shù)據(jù),如客戶余額,物料庫(kù)存數(shù)量等等,對(duì)FICO顧問(wèn)來(lái)說(shuō),要準(zhǔn)備的靜態(tài)數(shù)據(jù)無(wú)非是總賬科目,客戶,供應(yīng)商要對(duì)應(yīng)的統(tǒng)馭科目,銀行信息,還有就是物料的價(jià)格信息,而動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)無(wú)非是各種類(lèi)型賬戶的科目余額。

        (5)系統(tǒng)切換以及上線支持:此階段實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)從原有系統(tǒng)到新系統(tǒng)的導(dǎo)入,對(duì)于后勤業(yè)務(wù)來(lái)說(shuō),物料主數(shù)據(jù)必須首先導(dǎo)入系統(tǒng),然后是BOM,ROUNTING,已經(jīng)下達(dá)尚未收貨的采購(gòu)訂單,生產(chǎn)訂單,尚未交貨的銷(xiāo)售訂單等等,對(duì)于財(cái)務(wù)部分,最重要的是將總賬和明細(xì)賬對(duì)平:

        導(dǎo)入上線時(shí)刻財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)到新系統(tǒng):對(duì)于總賬存貨科目余額,一定要和所有物料價(jià)值明細(xì)對(duì)平,允許的差異記錄到材料成本差異賬戶,總帳的固定資產(chǎn)余額要與固定資產(chǎn)明細(xì)對(duì)平,應(yīng)收應(yīng)付預(yù)收預(yù)付總帳科目要與客戶供應(yīng)商余額明晰對(duì)平。

        運(yùn)行成本估算,從系統(tǒng)內(nèi)產(chǎn)生物料的標(biāo)準(zhǔn)價(jià),從而后勤物料移動(dòng),成本信息準(zhǔn)確反映。

        上線后的日清操作:上線后要對(duì)所有從后勤業(yè)務(wù)產(chǎn)生的財(cái)務(wù)憑證進(jìn)行檢查,從而保證后勤業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)的正確集成。一旦發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤操作,當(dāng)天發(fā)生的,當(dāng)天解決,財(cái)務(wù)尤其需要關(guān)注的是倉(cāng)庫(kù)的收發(fā)料操作,錯(cuò)誤的物料價(jià)格,錯(cuò)誤使用的移動(dòng)類(lèi)型,常常對(duì)財(cái)務(wù)產(chǎn)生較大的影響。

        上線后月結(jié)支持:通常SAP系統(tǒng)上線第一個(gè)月的月結(jié)需要財(cái)務(wù)顧問(wèn)現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo),而且在月結(jié)時(shí)候暴露出來(lái)的一些業(yè)務(wù)問(wèn)題要進(jìn)行糾正。

        上線后的其他支持:系統(tǒng)上線后兩周左右,顧問(wèn)撤離客戶公司,以后的大部分支持是通過(guò)電話,EMAIL,VPN遠(yuǎn)程連接來(lái)解決的。END USER的問(wèn)題傳遞給KEY USER和IT USER,IT USER作為企業(yè)內(nèi)部顧問(wèn)將逐漸取代FICO顧問(wèn)的角色,他們?cè)賹⒆约簾o(wú)法解決的問(wèn)題傳遞給顧問(wèn),顧問(wèn)解決不了的再向SAP發(fā)送MESSAGE,請(qǐng)求SAP的全球支持,就是這樣一個(gè)幫助鏈條保證SAP系統(tǒng)的正常運(yùn)行。

        二、結(jié)合本企業(yè)ERP上線中,財(cái)務(wù)有以下成功與不足

        (一)成功之處

        (1)最成功的是物料,BOM,工藝主數(shù)據(jù)的質(zhì)量。最終上線后,導(dǎo)入初始庫(kù)存(產(chǎn)成品、半成品)1000多萬(wàn)元,然后用SAP運(yùn)行成本估算,產(chǎn)生的物料差異正負(fù)抵銷(xiāo)后只有10萬(wàn)多元,誤差不到1%。對(duì)于接近4萬(wàn)條的物料主數(shù)據(jù)來(lái)說(shuō),這是一個(gè)很了不起的成就。這說(shuō)明用戶方的主數(shù)據(jù)管理部門(mén)工作是很值得肯定的。

        (2)關(guān)鍵時(shí)刻的顧問(wèn)和用戶組織。由于切換后期有些工作不順利,到了快要上線的時(shí)刻,前景開(kāi)始變得不太明朗??蛻舴疥P(guān)鍵時(shí)刻組織了特別行動(dòng)隊(duì),由一個(gè)非常積極負(fù)責(zé)的工程技術(shù)部經(jīng)理任行動(dòng)隊(duì)隊(duì)長(zhǎng),全面推進(jìn)主數(shù)據(jù)工作,抓著人加班加點(diǎn)地往前趕。

        (二)不足之處

        (1)進(jìn)度把控方面比較差。主數(shù)據(jù)導(dǎo)入的時(shí)候,中間有個(gè)春節(jié)。除去春節(jié),主數(shù)據(jù)的導(dǎo)入工作竟然拖延三周之多。這與主數(shù)據(jù)工作的策略有些失誤脫不開(kāi)關(guān)系。后來(lái)的加班加點(diǎn),主要是因?yàn)榍捌跊](méi)有抓緊。

        (2)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的質(zhì)量不過(guò)關(guān)。對(duì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的檢驗(yàn),是在所有未清單據(jù)錄入之后運(yùn)行MRP來(lái)實(shí)現(xiàn)的。理論上來(lái)講,應(yīng)該說(shuō)是沒(méi)有新的計(jì)劃訂單產(chǎn)生的,因?yàn)樗械男枨蠛凸?yīng)都已經(jīng)存在于系統(tǒng)中。但事實(shí)上產(chǎn)生了2300多條計(jì)劃訂單。從這個(gè)數(shù)字出來(lái)之后,用戶和顧問(wèn)的苦日子就開(kāi)始了。第一天檢查完畢,下班前把安全庫(kù)存刪除后重新運(yùn)行MRP為了排除安全庫(kù)存設(shè)置的影響),產(chǎn)生的計(jì)劃訂單有900多條;第二天是周六,也是3月1日,釋放成本,加班到晚上8點(diǎn),剩余600多條;第三天修正計(jì)劃訂單的同時(shí),開(kāi)始補(bǔ)錄收發(fā)貨,這個(gè)過(guò)程也糾正了一些計(jì)劃訂單。到晚上11點(diǎn),剩余400多條,產(chǎn)成品和半成品的計(jì)劃訂單已經(jīng)基本清理完畢,所有訂單收發(fā)貨也已經(jīng)基本補(bǔ)錄完畢(不包括停產(chǎn)切換之后線下執(zhí)行的部分)。

        參考文獻(xiàn):

        [1]楊青林.財(cái)務(wù)人員在ERP上線過(guò)程中的作用[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息,2015,(24).

        [2]郭素娟.對(duì)ERP支持下是我企業(yè)財(cái)務(wù)管理問(wèn)題的思[J].財(cái)會(huì)研究,2011,(3).

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