陳曼煜

【摘要】民辦高校需要積極推進入事檔案信息化的建設(shè)和管理工作，基于先進的管理理念，充分利用計算機技術(shù)，建立起一套有助于民辦高校長遠發(fā)展，兼具信息共享和資源重組的人事檔案信息化管理規(guī)范。本文就如何借用現(xiàn)代企業(yè)優(yōu)秀的矩陣管理模式，建立了一套更加靈活、高效的人事檔案信息化管理機制進行了研究。

【關(guān)鍵詞】新型矩陣 人事檔案 信息化

湖北省教育事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃進一步明確指出“支持民辦高校全面提升教育質(zhì)量，建設(shè)高水平民辦高等學(xué)校”的目標。民辦高校要想確保優(yōu)質(zhì)的教學(xué)質(zhì)量，必須擁有一支有實力且相對穩(wěn)定的師資隊伍和管理隊伍。目前，民辦高校普遍存在師生比例大、從業(yè)人員構(gòu)成復(fù)雜、教職工流動性大等現(xiàn)狀。如何規(guī)范和加強教職工隊伍的管理，不斷提升自身的辦學(xué)水平己經(jīng)成為民辦高校能否獲得持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。其中，人事檔案信息化建設(shè)就是一個重要環(huán)節(jié)。

一、民辦高校人事檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

在網(wǎng)絡(luò)信息化高速發(fā)展的今天，檔案管理人員己經(jīng)意識到人事檔案信息化建設(shè)的重要性，并著力加強人事檔案信息化意識，提高人事檔案管理的效率，積極開展信息化過程中的各項工作，促使人事檔案信息化建設(shè)快速有效地開展。目前，民辦高校都按照國內(nèi)外研究人員普遍認為的人事檔案信息化建設(shè)對策在開展工作：①配置完備的信息化硬件設(shè)施，如計算機、打印機、掃描儀、數(shù)碼攝錄機、復(fù)印機、服務(wù)器、交換器等；②將檔案目錄與內(nèi)容進行數(shù)字化管理，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式，實施實體檔案盒與數(shù)字檔案的“雙套制”工作模式；③研究開發(fā)系統(tǒng)軟件，建設(shè)和完善檔案網(wǎng)絡(luò)，對于能夠上網(wǎng)查詢的人事檔案信息進行保密定級，如絕密、機密、秘密、內(nèi)部、公開等級別，對查詢者進行網(wǎng)上身份驗證，不同身份提供不同級別的信息查詢權(quán)限，保證檔案信息的安全；④加強檔案管理工作人員的技能培訓(xùn)，明確責(zé)任，不斷適應(yīng)檔案管理信息化的新方式。這些工作大多集中于人事檔案信息的數(shù)字化工作及人事檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化布局，但幾乎不涉及人事檔案信息化數(shù)據(jù)的科學(xué)利用及相關(guān)管理理論的研究和使用。

二、民辦高校人事檔案信息化建設(shè)引入新型矩陣管理模式的必要性

針對我國民辦高校，由于建校時間短，辦學(xué)經(jīng)驗不足，部分民辦高校沒有配備專職的人事檔案管理人員，甚至沒有配置專用的人事檔案庫房，從而使人事檔案工作處于一種無序的狀態(tài)。因此，人事檔案信息化建設(shè)工作需要由被動式向主動式轉(zhuǎn)變。同時，隨著檔案信息化的發(fā)展，傳統(tǒng)的手工人事檔案管理模式己經(jīng)被數(shù)字化管理模式取代，通過計算機軟件輔助，已經(jīng)完成了大部分資料的收集、整理、歸類、編目等工作，但仍存在檔案查閱困難、信息失真、內(nèi)容陳舊、自我服務(wù)多而社會服務(wù)弱等弊端。因此，民辦高校需要積極推進入事檔案信息化的建設(shè)和管理工作，基于先進的管理理念，充分利用計算機技術(shù)，建立起一套有助于民辦高校長遠發(fā)展，兼具信息共享和資源重組的人事檔案信息化管理規(guī)范。

矩陣管理模式最早出現(xiàn)在1979年，瑞典ABB的前身ASEA公司。時任總經(jīng)理的巴納維克把公司扁平化，并在公司拓展國際業(yè)務(wù)時將公司重組為全球矩陣組織而大獲成功。接著，這種管理模式在全球普遍流行，IBM、微軟等國際巨頭，華為、美的、春蘭、中聯(lián)重科等國內(nèi)知名企業(yè)都紛紛實施了矩陣管理并取得了非常大的成功。矩陣管理利用橫向及縱向的管理方式，通過跨職能部門的設(shè)立，強化彼此間信息的流通，更加靈活、有效地協(xié)調(diào)各項不同業(yè)務(wù)的發(fā)展。其三大突出優(yōu)點，即反應(yīng)更快、資源利用更充分、人才發(fā)展更有利，己經(jīng)被企業(yè)管理者普遍認可。民辦高校的辦學(xué)機制一般以市場需求為導(dǎo)向，突破傳統(tǒng)辦學(xué)思維的局限，可以借用現(xiàn)代企業(yè)優(yōu)秀的矩陣管理模式，建立了一套更加靈活、高效的人事檔案信息化管理機制。

三、新型矩陣管理模式下的民辦高校人事檔案信息化建設(shè)對策

“矩陣管理”這種先進的模式在民辦高校專業(yè)建設(shè)、教學(xué)過程、人才培養(yǎng)中常常以“專項小組”的形式出現(xiàn)，但這種簡單的臨時建組不足以充分發(fā)揮每位教職工的專長，有必要將矩陣管理模式引入人事檔案信息化建設(shè)，以便更有效地提高民辦高校的快速反應(yīng)機制，適應(yīng)不斷變化的市場需求，擴大學(xué)生就業(yè)率，實現(xiàn)民辦高校特色辦學(xué)的宗旨。

（1）加強學(xué)習(xí)，樹立全員人事檔案信息化建設(shè)意識。民辦高校應(yīng)加大宣傳力度，讓領(lǐng)導(dǎo)層了解檔案信息化建設(shè)對人才強校的重要作用，轉(zhuǎn)變對人事檔案信息化建設(shè)的認識，將其納入學(xué)校發(fā)展規(guī)劃，建立人事檔案信息化建設(shè)的長效機制；讓檔案管理員增強主人翁意識，積極學(xué)習(xí)和踐行人事檔案信息化建設(shè)的先進管理理念；讓教職工了解人事檔案信息化建設(shè)與其個人利益息息相關(guān)，推進入事檔案信息化建設(shè)能更好更快地為教職工個人的發(fā)展服務(wù)。

（2）探索與發(fā)展民辦高校人事檔案信息化管理的新模式，建立基于任務(wù)（項目）的橫向團隊人事檔案管理的基本原則、基本內(nèi)容和基本職責(zé)。探索民辦高校人事檔案信息化矩陣管理模式下的管理制度、工作規(guī)范及工作流程。形成普遍適用于民辦高校人事檔案信息化矩陣管理的實施規(guī)范。

（3）優(yōu)化人事檔案管理員隊伍，提升業(yè)務(wù)能力和管理水平。一方面要加強專業(yè)人才的引進，改善檔案管理員隊伍學(xué)緣結(jié)構(gòu)，另一方面應(yīng)定期對現(xiàn)有檔案管理員開展人事檔案學(xué)、計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、安全教育等方面的培訓(xùn)，培養(yǎng)一批既懂人事檔案管理知識、又懂得信息化建設(shè)知識的復(fù)合型人才。

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