王 攀, 徐 召, 王 妍, 許宏山(南開大學(xué) 實(shí)驗(yàn)室設(shè)備處，天津 300071)

0 引 言

改革開放以來，隨著科教興國(guó)戰(zhàn)略的實(shí)施，國(guó)家加大了對(duì)高校經(jīng)費(fèi)的投入力度，使得高校固定資產(chǎn)數(shù)量大幅度增加。在教學(xué)、科研儀器設(shè)備快速增長(zhǎng)的同時(shí)，實(shí)驗(yàn)室的環(huán)境和條件也越來越受到重視，實(shí)驗(yàn)家具、辦公家具的數(shù)量更是有了前所未有的增長(zhǎng)?？焖僭鲩L(zhǎng)的同時(shí)也給家具資產(chǎn)管理帶來了新的問題[1-4]。家具資產(chǎn)因?yàn)閱蝺r(jià)低、數(shù)量大、品種繁多、使用周期短、易損壞等原因，在使用和管理上經(jīng)常被忽視，家具資產(chǎn)管理已經(jīng)成為高校資產(chǎn)管理工作中的薄弱環(huán)節(jié)。

由于客觀條件的限制，2015年之前我校家具管理一直沿用“手工記賬、年末家具管理部門和財(cái)務(wù)部門進(jìn)行對(duì)賬”的管理模式，工作量大并且容易造成賬賬不符的現(xiàn)象。近年來，隨著固定資產(chǎn)重視程度的提高，財(cái)政部、教育部、國(guó)管局等部門先后下發(fā)了針對(duì)土地、房屋、設(shè)備、家具等國(guó)有資產(chǎn)配置、使用和處置的相關(guān)管理辦法[5]。

2014年，學(xué)校成立國(guó)有資產(chǎn)管理委員會(huì)和國(guó)有資產(chǎn)委員會(huì)辦公室，負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)資產(chǎn)管理的法律、法規(guī)和政策；制定和完善學(xué)校國(guó)有資產(chǎn)管理政策；協(xié)調(diào)國(guó)有資產(chǎn)管理綜合事務(wù)；監(jiān)督、指導(dǎo)校內(nèi)資產(chǎn)管理部門和資產(chǎn)使用單位的資產(chǎn)管理工作。2015年，校實(shí)驗(yàn)室設(shè)備處成立家具管理科，同時(shí)正式出臺(tái)“南開大學(xué)家具管理暫行辦法”。家具資產(chǎn)管理在明細(xì)化、制度化的同時(shí)，也必須在管理方式上進(jìn)行創(chuàng)新。建設(shè)面向家具資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)的管理信息系統(tǒng)，其目的就是要實(shí)現(xiàn)家具資產(chǎn)計(jì)劃、采購(gòu)、審批、建賬、使用、調(diào)撥、報(bào)廢、處置的全流程、全生命周期、全動(dòng)態(tài)的規(guī)范化管理，及時(shí)、準(zhǔn)確地反映家具資產(chǎn)的使用狀況，提高管理效率和使用效益。

1 家具資產(chǎn)管理系統(tǒng)建立的難點(diǎn)和問題

(1) 家具資產(chǎn)數(shù)量龐大但相對(duì)價(jià)值較低。與土地、房屋、儀器設(shè)備等固定資產(chǎn)相比，家具品種繁多但是價(jià)值相對(duì)較低，這在一定程度上造成了使用單位對(duì)于家具資產(chǎn)管理的重視不足[6]。家具的購(gòu)置往往是大批量集中購(gòu)置，單價(jià)雖然較低，但是采購(gòu)數(shù)量大，同時(shí)一批家具采購(gòu)中含有高值家具和低值家具，因此家具資產(chǎn)管理系統(tǒng)需要具備批量購(gòu)置功能并且實(shí)現(xiàn)高值、低值家具同步管理。

(2) 使用變動(dòng)頻繁、易損壞、數(shù)據(jù)更新難度大。家具資產(chǎn)不同于其他資產(chǎn)的另外一個(gè)特點(diǎn)就是挪動(dòng)方便，并且在挪動(dòng)過程中極易造成家具損壞，這就導(dǎo)致家具資產(chǎn)管理系統(tǒng)中領(lǐng)用人、存放地、使用狀態(tài)等數(shù)據(jù)更新困難。為提高系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和實(shí)時(shí)性，系統(tǒng)需要構(gòu)建分層級(jí)的管理模式和分布式的信息系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)[5，7-9]。

(3) 管理規(guī)范程度要求高。家具資產(chǎn)雖然單價(jià)低、數(shù)量大、易損壞，但是作為固定資產(chǎn)的一部分，“購(gòu)置”“審核”“驗(yàn)收”“入賬”“調(diào)撥”“報(bào)廢”“處置”等環(huán)節(jié)缺一不可。因此家具資產(chǎn)管理系統(tǒng)需要具備從采購(gòu)到入賬再到報(bào)廢的全生命周期管理功能。

(4) 資產(chǎn)賬、實(shí)物賬須確保一致。 家具管理系統(tǒng)需要確保實(shí)物增減與資產(chǎn)賬目增減的聯(lián)動(dòng)和一致性，并提供技術(shù)手段簡(jiǎn)化實(shí)物賬的清查統(tǒng)計(jì)，確保賬物相符。

2 家具資產(chǎn)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)及功能模塊

隨著校園信息化建設(shè)的快速發(fā)展，校園網(wǎng)絡(luò)的完善和校園卡統(tǒng)一身份認(rèn)證系統(tǒng)的相繼建立為南開大學(xué)家具資產(chǎn)管理系統(tǒng)從設(shè)想成為現(xiàn)實(shí)提供了堅(jiān)實(shí)的物理保障。依托學(xué)校信息門戶，針對(duì)學(xué)校實(shí)際情況，設(shè)計(jì)并建立了家具管理系統(tǒng)及相應(yīng)功能模塊，從而能夠?qū)崿F(xiàn)多級(jí)用戶授權(quán)管理、家具全生命周期管理、人員管理、數(shù)據(jù)匯總統(tǒng)計(jì)上報(bào)管理等功能。

2.1 多級(jí)用戶授權(quán)管理

家具管理系統(tǒng)采用基于角色的權(quán)限管理方式，可以靈活定義各級(jí)家具管理員、主管領(lǐng)導(dǎo)、主管部門及用戶的權(quán)限，如圖1所示。系統(tǒng)同時(shí)支持權(quán)限規(guī)則列表，可實(shí)現(xiàn)極為復(fù)雜的授權(quán)邏輯。

2.2 家具全生命周期的管理

根據(jù)家具資產(chǎn)管理工作的內(nèi)容和特點(diǎn)，系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了對(duì)業(yè)務(wù)流程的完善支持，實(shí)現(xiàn)對(duì)家具資產(chǎn)在全生命周期內(nèi)的有效管理，如圖2所示。使得業(yè)務(wù)人員可以及時(shí)了解每一件家具的使用狀態(tài)和每一項(xiàng)業(yè)務(wù)的進(jìn)展情況。

圖2 家具資產(chǎn)管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程截圖，實(shí)現(xiàn)全生命周期管理

(1) 家具采購(gòu)模塊。經(jīng)過系統(tǒng)身份認(rèn)證的合法用戶可以登錄系統(tǒng)后，在線填寫家具采購(gòu)申請(qǐng)。同一供應(yīng)商的采購(gòu)信息可以填寫在同一采購(gòu)信息中，其中可包含多條采購(gòu)明細(xì)。單價(jià)≥1 000元的高值家具和單價(jià)<1 000元的低值家具可以填寫在一條采購(gòu)信息中，后續(xù)入賬時(shí)，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)單價(jià)自動(dòng)區(qū)分家具類型，建立家具賬目。同一條采購(gòu)信息可以添加不同種類、不同資產(chǎn)類別的功能為用戶簽訂合同、開具發(fā)票提供便利。

用戶提交的采購(gòu)申請(qǐng)經(jīng)過業(yè)務(wù)主管部門初審后，會(huì)流轉(zhuǎn)到用戶所在學(xué)院(部、處)主管領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后流轉(zhuǎn)給業(yè)務(wù)主管部門進(jìn)行采購(gòu)終審。用戶可以在系統(tǒng)中實(shí)時(shí)查看業(yè)務(wù)的辦理進(jìn)度，系統(tǒng)也會(huì)通過短信的方式告知用戶進(jìn)行后續(xù)相關(guān)操作。

(2) 家具入賬模塊。家具到貨后需要進(jìn)行驗(yàn)收，其中招標(biāo)采購(gòu)的家具由家具主管部門組織專家進(jìn)行驗(yàn)收，自行采購(gòu)的家具由用戶組織專家進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收通過后，用戶可以在線提交入賬申請(qǐng)，根據(jù)家具管理的規(guī)定，用戶需要補(bǔ)充家具的發(fā)票日期、發(fā)票號(hào)、生產(chǎn)廠家、放置地點(diǎn)等信息，還需要上傳發(fā)票照片、合同照片、驗(yàn)收單、實(shí)物照片等附件。入賬申請(qǐng)經(jīng)本單位家具管理員及業(yè)務(wù)主管部門審核通過后會(huì)自動(dòng)生成“家具固定資產(chǎn)入賬單”“低值家具資產(chǎn)入賬單”和具有唯一身份標(biāo)示的二維碼標(biāo)簽。用戶及家具管理人員可通過手機(jī)等移動(dòng)終端掃描家具標(biāo)簽上的二維碼來實(shí)時(shí)查看家具動(dòng)態(tài)信息，實(shí)現(xiàn)家具管理的“可追溯性”[10-11]。

(3) 家具調(diào)劑模塊。為最大限度提高家具資產(chǎn)的使用效益，閑置、淘汰的家具均可由調(diào)出單位在系統(tǒng)中提出調(diào)撥申請(qǐng)，并在系統(tǒng)主頁進(jìn)行公示，有需求的單位可以選擇需要的家具品種，通過與調(diào)出單位聯(lián)系確認(rèn)后，調(diào)入單位從系統(tǒng)中選定需要的家具，提交家具調(diào)撥申請(qǐng)，經(jīng)調(diào)出單位家具管理員和主管領(lǐng)導(dǎo)以及調(diào)入單位家具管理和主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，家具自動(dòng)由調(diào)出單位劃轉(zhuǎn)到調(diào)入單位。

(4) 家具報(bào)廢模塊。 對(duì)于損壞或者無維修價(jià)值的家具，用戶可以在系統(tǒng)中在線提交報(bào)廢申請(qǐng)，經(jīng)本單位家具管理員和業(yè)務(wù)主管部門審核后，由業(yè)務(wù)主管部門定期匯總報(bào)廢數(shù)據(jù)并推送到報(bào)廢淘汰家具處置平臺(tái)。平臺(tái)運(yùn)營(yíng)商邀請(qǐng)多家有資質(zhì)、有能力的物資回收公司通過“網(wǎng)上競(jìng)價(jià)”的方式競(jìng)買，使報(bào)廢家具殘值最大化。報(bào)廢淘汰家具處置平臺(tái)由第三方負(fù)責(zé)運(yùn)營(yíng)，信息錄入、報(bào)價(jià)、競(jìng)價(jià)、開標(biāo)等過程全部網(wǎng)上進(jìn)行，真正實(shí)現(xiàn)國(guó)有資產(chǎn)處置的公開、公平、公正[12-13]。

(5) 家具信息查詢、數(shù)據(jù)匯總上報(bào)模塊。在家具管理的過程中，數(shù)據(jù)報(bào)表等財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)和資產(chǎn)管理相關(guān)工作同樣重要。家具管理的信息化平臺(tái)的建立,能夠多角度反映我校家具采購(gòu)、入賬等情況，可以實(shí)現(xiàn)家具資產(chǎn)數(shù)據(jù)信息的動(dòng)態(tài)管理，有利于各二級(jí)使用單位和學(xué)校家具主管部門對(duì)家具資產(chǎn)的管控。如圖3所示，利用家具資產(chǎn)管理系統(tǒng)中資產(chǎn)信息查詢、統(tǒng)計(jì)報(bào)表和決策支持的功能,不僅能夠高效便捷的滿足工作需要，還能確保數(shù)據(jù)客觀性，使得后續(xù)在家具資產(chǎn)結(jié)構(gòu)分析比較的過程中數(shù)據(jù)具體直觀，層次清晰[14-15]。

圖3 家具管理系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)報(bào)表截圖，匯總統(tǒng)計(jì)各種報(bào)表

3 高校家具資產(chǎn)管理系統(tǒng)建設(shè)成效

3.1 實(shí)現(xiàn)家具管理的網(wǎng)絡(luò)化、信息化、智能化

家具資產(chǎn)管理系統(tǒng)的建設(shè)實(shí)現(xiàn)了家具資產(chǎn)的網(wǎng)絡(luò)化動(dòng)態(tài)監(jiān)管，有助于提高我校資產(chǎn)管理水平，使我校資產(chǎn)網(wǎng)絡(luò)化動(dòng)態(tài)管理一體化平臺(tái)的構(gòu)建更加完善。目前，我校實(shí)行“一校三區(qū)” 多校區(qū)運(yùn)行管理模式，通過建立家具資產(chǎn)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)家具類資產(chǎn)的申購(gòu)、入賬、調(diào)撥、報(bào)廢等申請(qǐng)和審核進(jìn)行開放式動(dòng)態(tài)分級(jí)管理，家具業(yè)務(wù)采取網(wǎng)上審核，高效快捷，減少辦事過程中的紙質(zhì)文件，減少教職工因家具資產(chǎn)管理產(chǎn)生的校區(qū)間往返次數(shù)，以達(dá)到家具資產(chǎn)管理網(wǎng)絡(luò)化，信息實(shí)時(shí)化，管理規(guī)范化，從而避免了從前紙質(zhì)手工管理出現(xiàn)的弊端，減少家具類固定資產(chǎn)的流失。

3.2 實(shí)現(xiàn)家具標(biāo)簽化管理，真正做到賬物相符

家具資產(chǎn)申購(gòu)、入賬流程結(jié)束后，可通過家具管理系統(tǒng)打印家具二維碼標(biāo)簽，一物一簽，由領(lǐng)用人負(fù)責(zé)粘貼。該家具資產(chǎn)標(biāo)簽，能夠動(dòng)態(tài)記錄跟蹤家具資產(chǎn)原始信息和變動(dòng)信息，通過帶有二維碼掃描功能的手持?jǐn)?shù)據(jù)終端，在家具清查、報(bào)廢時(shí),通過掃描家具資產(chǎn)標(biāo)簽中的二維碼可快速提取家具信息,并實(shí)時(shí)與后臺(tái)“家具資產(chǎn)管理系統(tǒng)”進(jìn)行對(duì)接,減少人力物力的投入。

3.3 定期清查，確保固定資產(chǎn)賬賬相符、賬物相符

家具資產(chǎn)的管理過程中，不能只注重?cái)?shù)量金額的管理，忽視注重實(shí)物和使用的管理，更不能注重人工的管理，而忽略數(shù)據(jù)信息的管理。家具資產(chǎn)必須要定期清查，保證賬賬相符，帳物相符，一旦出現(xiàn)錯(cuò)誤信息確保及時(shí)發(fā)現(xiàn)及時(shí)更正，防止國(guó)有資產(chǎn)流失。高校家具數(shù)量龐大，涉及院系、部處較多，尤其是當(dāng)涉及到院系調(diào)整，人員變動(dòng)時(shí)，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)清查的周期化和常態(tài)化，單純的人工記錄和操作顯得力不從心。然而，依靠家具資產(chǎn)管理系統(tǒng)，可以將全校的家具使用者和家具實(shí)物建立網(wǎng)絡(luò)體系，保證實(shí)時(shí)追蹤和更新領(lǐng)用人名下的家具資產(chǎn)信息，提高清查的效率和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，規(guī)范高校家具管理，防止國(guó)有資產(chǎn)流失，合理配置，保證學(xué)校教學(xué)、科研、行政辦公和學(xué)生生活正常運(yùn)行。

3.4 系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全，記錄隨時(shí)可查

該系統(tǒng)不需要在每個(gè)學(xué)院安裝數(shù)據(jù)庫(kù)，系統(tǒng)服務(wù)器托管到南開大學(xué)信息化管理辦公室，并提供全天候維護(hù)，保障系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的穩(wěn)定、安全，系統(tǒng)數(shù)據(jù)統(tǒng)一由實(shí)驗(yàn)室設(shè)備處進(jìn)行管理。通過權(quán)限的配置限制用戶對(duì)數(shù)據(jù)的訪問，使數(shù)據(jù)操作更加安全可靠。由于數(shù)據(jù)集中存放，對(duì)數(shù)據(jù)的備份要求更高，系統(tǒng)啟用后，系統(tǒng)定期對(duì)設(shè)備使用數(shù)據(jù)進(jìn)行異地備份。并且每個(gè)學(xué)院不需要建數(shù)據(jù)庫(kù)，從成本和維護(hù)工作量上都有比較大的改善，同時(shí)也避免了數(shù)據(jù)同步帶來的各種問題。

4 結(jié) 語

該系統(tǒng)推動(dòng)了我校家具資產(chǎn)管理的規(guī)范化和信息化，也使得校級(jí)資產(chǎn)信息化平臺(tái)的建設(shè)更加完善。家具資產(chǎn)管理系統(tǒng)的建立使辦理家具業(yè)務(wù)更加高效方便，節(jié)省人力物力，同時(shí)保證了數(shù)據(jù)的客觀性、直觀性和準(zhǔn)確性。實(shí)驗(yàn)室設(shè)備處可以通過家具管理系統(tǒng)規(guī)劃并授予各級(jí)用戶的不同權(quán)限，賦予了二級(jí)單位的管理和使用更大的靈活性，又能實(shí)現(xiàn)整體集中控制，實(shí)現(xiàn)對(duì)各個(gè)學(xué)院的數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)管理和統(tǒng)計(jì)，數(shù)據(jù)信息的保存不受時(shí)間和空間的限制，并且能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，符合新形式下國(guó)有資產(chǎn)深化改革，優(yōu)化配置的發(fā)展要求。

參考文獻(xiàn)(References)：

[1] 唐 嵐，李曉林，郭萬喜，等.基于B/S結(jié)構(gòu)家具資產(chǎn)管理系統(tǒng)研究及應(yīng)用[J].實(shí)驗(yàn)技術(shù)與管理，2010，27(3)：292-295.

[2] 黃 潔.對(duì)高校國(guó)有資產(chǎn)在用家具管理工作的幾點(diǎn)思考[J].成都大學(xué)學(xué)報(bào)(社科版)，2012(2)：124-126.

[3] 嚴(yán)亞琴.淺析高校家具類資產(chǎn)管理的問題與對(duì)策[J].工作研究，2013(7)：60-61.

[4] 胡姮霞，殷雪松.關(guān)于高校家具資產(chǎn)管理的幾個(gè)重要問題[J].經(jīng)濟(jì)與管理，2017, 31(2)：88-91.

[5] 殷雪松，尹雙石.北京大學(xué)家具資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].武漢大學(xué)學(xué)報(bào)(理學(xué)版)，2012(S1)：257-260.

[6] 陳 軍.對(duì)高校家具資產(chǎn)管理和使用的思考[J].實(shí)驗(yàn)技術(shù)與管理，2011,28(2)：201-203.

[7] 周秀珍，陸敏峰，何 予.基于B/S結(jié)構(gòu)資產(chǎn)實(shí)時(shí)驗(yàn)收系統(tǒng)的研究與探索[J].實(shí)驗(yàn)技術(shù)與管理，2005，22(4)：134-137.

[8] 周秀珍，蘇建茹.基于Web 的儀器設(shè)備管理系統(tǒng)及其應(yīng)用[J].北京化工大學(xué)學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版)，2005(2)：37-39.

[9] 郭錦平，徐 軍.高校固定資產(chǎn)網(wǎng)絡(luò)管理信息系統(tǒng)[J].實(shí)驗(yàn)技術(shù)與管理，2004,21(5)：160-164.

[10] 廖慶敏.高校實(shí)驗(yàn)室安全管理之思考[J].實(shí)驗(yàn)室研究與探索，2010,29(1)：168-170.

[11] 徐 召，胡 寧，王 攀.高校儀器設(shè)備全生命周期管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].實(shí)驗(yàn)室研究與探索，2017, 36(2)：282-284.

[12] 徐 召，胡 寧，許宏山.高校報(bào)廢淘汰設(shè)備處置及調(diào)劑系統(tǒng)的開發(fā)與實(shí)現(xiàn)[J].實(shí)驗(yàn)技術(shù)與管理，2016, 33(9)：253-255.

[13] 饒 駿.高校報(bào)廢儀器設(shè)備處理辦法探討[J].實(shí)驗(yàn)室科學(xué)，2008,11(2)：182-184.

[14] 湯敏潔，蒲 芳.高校資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)平臺(tái)的建設(shè)與應(yīng)用[J].實(shí)驗(yàn)技術(shù)與管理，2012,29(6)：115-118.

[15] 孫淑芹.高校資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)若干問題的探討[J].武夷學(xué)院學(xué)報(bào)，2010(12)：103-106.