脫連弟

摘 要 本文介紹了在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的優(yōu)勢(shì)、實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化存在的問(wèn)題，并提出了建立健全信息化檔案管理規(guī)章制度、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)信息化檔案管理的認(rèn)知意識(shí)、積極建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)、在網(wǎng)站建立檔案信息服務(wù)和共享模式等方面檔案管理信息化建設(shè)實(shí)施的有效途徑，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位進(jìn)行信息化檔案管理工作的創(chuàng)新提供一些借鑒。

關(guān)鍵詞 檔案管理；信息化；機(jī)關(guān)事業(yè)單位

中圖分類號(hào) G2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 文章編號(hào) 1674-6708（2018）212-0146-02

隨著現(xiàn)代社會(huì)和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息化時(shí)代已來(lái)臨，信息化運(yùn)用在社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域并且發(fā)揮著非常重要地作用。近幾年，無(wú)論是從中央到地方，還是從上到下的單位領(lǐng)導(dǎo)們都對(duì)檔案管理的重視程度加強(qiáng)了不少，開始關(guān)注檔案管理的工作。檔案管理工作在面對(duì)新的形勢(shì)下，積極適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展，建設(shè)信息化的檔案管理。檔案管理的信息化的實(shí)現(xiàn)對(duì)提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理服務(wù)水平發(fā)揮著尤為重要的作用。

1 實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)

信息化檔案管理是指利用計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫(kù)、掃描儀等現(xiàn)代科技技術(shù)，把紙質(zhì)文件、聲像文件等檔案轉(zhuǎn)變成電子文件并系統(tǒng)地組織起來(lái)，變成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)。

1.1 實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理，大大縮短了檔案管理人員的工作時(shí)間

對(duì)于眾多的機(jī)關(guān)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，每年都會(huì)有大量的文件需要?dú)w檔，甚至有些大單位每年要產(chǎn)生高達(dá)數(shù)千甚至數(shù)萬(wàn)件歸檔文件，而且有些譬如人事檔案、記錄重大事件發(fā)生的歸檔文件還需要長(zhǎng)期保存。在沒(méi)有實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理的那些年代，紙質(zhì)檔案的整理、篩選、歸檔、保存都是一項(xiàng)及其復(fù)雜繁瑣的工作，信息化檔案管理實(shí)現(xiàn)后，大大節(jié)省了人力、物力、財(cái)力等方面的消耗，還大幅提升了工作效率。

1.2 實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理，可以解決檔案室空間狹小的問(wèn)題

目前，眾多機(jī)關(guān)單位辦公用房有限，專門存放檔案的房間比較小，每年需歸檔的檔案比較多，加之多年檔案的積存，導(dǎo)致存放檔案的空間越來(lái)越小。在實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化后，對(duì)年代久遠(yuǎn)積存的檔案進(jìn)行電子化處理，有效解決了檔案存放場(chǎng)所不足的問(wèn)題。同時(shí)，也解決了對(duì)于達(dá)不到檔案保存室的保存濕度、溫度的嚴(yán)格要求問(wèn)題，也相應(yīng)的迎刃而解。

1.3 實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理，可以大大提高檔案查找速度和檔案保存的穩(wěn)定性

由于多年的積存，歸檔文件比較多，查找非常不便。加之前些年檔案管理人員對(duì)檔案管理工作不重視，檔案存放工作做的不夠細(xì)致，導(dǎo)致檔案查找更是困難。檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，使得紙質(zhì)檔案變成電子檔案保存后，大大提高了檔案查找速度。同時(shí)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保存方法不當(dāng)還容易造成紙質(zhì)檔案遭受破壞，降低了紙質(zhì)檔案的保存壽命。紙質(zhì)檔案變成電子檔案保存后，也相應(yīng)提高了檔案保存的時(shí)間，滿足了檔案長(zhǎng)期保存的需求。

2 實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化存在的問(wèn)題

2.1 檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施落后

檔案管理信息化需要一定得軟硬件作為基礎(chǔ)，比如性能良好的電腦、檔案管理專用軟件、紙質(zhì)文件掃描設(shè)備等先進(jìn)設(shè)備，然而各個(gè)機(jī)關(guān)單位本身不具備盈利水平，在資金投入方面不能滿足檔案信息化建設(shè)，導(dǎo)致檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施條件薄弱。

2.2 檔案管理制度方面不完善

檔案管理制度的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的先決條件，各個(gè)單位也有一些針對(duì)紙質(zhì)文檔、音像等檔案方面的標(biāo)準(zhǔn)，然而沒(méi)有針對(duì)信息化檔案的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

2.3 檔案管理人員的綜合素質(zhì)欠缺

一方面機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理員，大多都不是檔案管理專業(yè)的工作人員，不具備基本的檔案管理理論知識(shí)和專業(yè)知識(shí)，對(duì)檔案的收集、整理、歸檔工作都是通過(guò)個(gè)人經(jīng)驗(yàn)和后天的學(xué)習(xí)在管理。另一方面由于檔案管理工作的枯燥性，年輕人都不愿意干，導(dǎo)致檔案管理人員的年齡偏大、學(xué)歷不高、對(duì)信息化工具的使用不熟練的問(wèn)題，檔案管理人員現(xiàn)有的素質(zhì)無(wú)法滿足檔案管理信息化。

2.4 對(duì)檔案管理工作缺乏重視

目前，每個(gè)單位都有檔案管理工作，在實(shí)際的工作中無(wú)論是從領(lǐng)導(dǎo)還是檔案管理者來(lái)說(shuō)都重視程度不夠，沒(méi)有從根本上認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，甚至在認(rèn)識(shí)上存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案管理工作就是簡(jiǎn)單的對(duì)一些資料的保存。

3 檔案管理信息化建設(shè)實(shí)施的有效途徑

3.1 建立健全信息化檔案管理規(guī)章制度

機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該制定一套與檔案信息化管理相適應(yīng)的檔案管理規(guī)章制度。首先，制定統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，例如紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子文檔、電子文檔的管理、電子文檔使用、數(shù)字檔案的建設(shè)等檔案信息化應(yīng)用和管理應(yīng)有單位制定出統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，這項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范是檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。這些規(guī)章制度的制定實(shí)檔案管理信息化實(shí)現(xiàn)的前提要求。

3.2 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)信息化檔案管理的認(rèn)知意識(shí)

加大宣傳檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化后給單位、給檔案管理工作人員帶來(lái)的便捷，讓單位的領(lǐng)導(dǎo)和職工，對(duì)檔案管理信息化有深刻的認(rèn)知。只有領(lǐng)導(dǎo)把檔案管理信息化工作作為單位的一項(xiàng)重要工作來(lái)抓，為檔案管理信息化創(chuàng)造有利條件，從人員配備、資金使用等多個(gè)方面提供保障，為早日實(shí)現(xiàn)本單位檔案管理信息化打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

3.3 積極建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)

在檔案管理信息化建設(shè)方面，一方面是計(jì)算機(jī)、檔案管理專用軟件、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等高科技產(chǎn)品的應(yīng)用上加大資金投入。另一方面逐步建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)等，開展對(duì)于電子檔案和數(shù)字檔案的備份工作，確保檔案信息的安全性，同時(shí)提高了查找檔案的效率。

建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)，是機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化實(shí)現(xiàn)的前提條件，因此，建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)，解決了檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程中在軟件方面存在的問(wèn)題，同時(shí)也大大提升了機(jī)關(guān)檔案信息化管理水平。將現(xiàn)代化的高科技技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，正確認(rèn)識(shí)到電子檔案對(duì)檔案管理的重要性，充分發(fā)揮電子檔案的作用，逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案創(chuàng)建目標(biāo)，不斷提高檔案管理信息化，更好地發(fā)揮檔案的作用。

3.4 建立網(wǎng)站檔案信息服務(wù)和共享模式

機(jī)關(guān)事業(yè)單位都有自己本部門的網(wǎng)站，針對(duì)用戶的需求，建立線上服務(wù)體系，例如檔案查詢、檔案動(dòng)態(tài)等欄目的設(shè)置，為用戶提供一站式檔案信息服務(wù)，同時(shí)網(wǎng)站資源要及時(shí)更新、保證信息內(nèi)容的準(zhǔn)確，能夠通過(guò)對(duì)檔案信息的提取和加工，生成客戶需求的檔案信息產(chǎn)品。同時(shí)，要以先進(jìn)的技術(shù)和管理為基礎(chǔ)，建立檔案信息的網(wǎng)絡(luò)共享模式。

3.5 培養(yǎng)具備綜合素質(zhì)的檔案管理人才

在信息化的社會(huì)里，檔案管理人員的整體素質(zhì)影響著單位的紙質(zhì)文件歸檔水平。檔案管理者綜合素質(zhì)的提高，首先應(yīng)當(dāng)通過(guò)自學(xué)掌握基本的檔案管理信息化理論和業(yè)務(wù)知識(shí)、信息化檔案管理流程要求和操作規(guī)程，同時(shí)能夠熟練地使用檔案管理信息化系統(tǒng)。其次，當(dāng)代社會(huì)在高速發(fā)展，設(shè)備更新?lián)Q代比較快，為適應(yīng)社會(huì)發(fā)展要求，為了工作的需要，檔案管理員還應(yīng)當(dāng)具備一定的技術(shù)創(chuàng)新能力。

由于各個(gè)單位的情況不同，對(duì)檔案管理、使用的要求也不相同，在工作中檔案管理人員可能會(huì)遇到很多不同問(wèn)題，面臨很多挑戰(zhàn)，這就需要檔案管理人員運(yùn)用業(yè)務(wù)知識(shí)靈活主動(dòng)的尋找解決問(wèn)題的辦法，為更好地做好檔案的管理工作。

3.6 加強(qiáng)檔案信息的保密性和安全性工作

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案信息的保密性和安全性，是檔案管理工作的重中之重。通過(guò)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份的方式，做到對(duì)檔案信息的安全性保護(hù)。在系統(tǒng)中設(shè)置防火墻或通過(guò)身份驗(yàn)證等方式來(lái)提高檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)能力。

4 結(jié)論

在現(xiàn)代社會(huì)高速發(fā)展的背景下給檔案管理工作帶來(lái)了新機(jī)遇，從實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理，大大縮短了檔案管理人員的工作時(shí)間、實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理，可以解決檔案室空間狹小的問(wèn)題、實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理，可以大大提高檔案查找速度和檔案保存的穩(wěn)定性等幾個(gè)方面介紹了機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化后的優(yōu)勢(shì)。檔案管理信息化建設(shè)的有效實(shí)施，對(duì)促進(jìn)我國(guó)的檔案管理信息化建設(shè)具有一定的參考價(jià)值和借鑒意義。

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