熊艷

摘 要：現(xiàn)代化水平的不斷提高使得信息化成為各種管理手段的必要輔助模式，但是在目前的單位圖書館檔案管理中，信息化程度相對(duì)較低，大多數(shù)單位的管理工作仍然沿襲傳統(tǒng)的管理模式，使用紙質(zhì)文獻(xiàn)進(jìn)行管理。部分單位圖書館雖然已經(jīng)建立了檔案管理的電子管理系統(tǒng)，但與信息化的管理模式存在較大的差距，只能說是一定程度上實(shí)現(xiàn)了單位圖書館檔案管理的自助化，還需要進(jìn)一步進(jìn)行改進(jìn)和加強(qiáng)。

關(guān)鍵詞：單位圖書館；檔案管理；應(yīng)對(duì)策略

1 單位圖書館檔案管理的問題分析

1.1 單位圖書館檔案管理的信息化程度低

現(xiàn)代化水平的不斷提高使得信息化成為各種管理手段的必要輔助模式，但是在目前的單位圖書館檔案管理中，信息化程度相對(duì)較低，大多數(shù)單位的管理工作仍然沿襲傳統(tǒng)的管理模式，使用紙質(zhì)文獻(xiàn)進(jìn)行管理。部分單位圖書館雖然已經(jīng)建立了檔案管理的電子管理系統(tǒng)，但與信息化的管理模式存在較大的差距，只能說是一定程度上實(shí)現(xiàn)了單位圖書館檔案管理的自助化，還需要進(jìn)一步進(jìn)行改進(jìn)和加強(qiáng)。

1.2 檔案管理人員管理意識(shí)淡薄

一些檔案管理的兼職人員對(duì)檔案管理的工作流程還不太熟悉，沒有進(jìn)行規(guī)范化的管理操作，導(dǎo)致管理缺乏次序。一些管理人員上任之前沒有對(duì)單位檔案管理的細(xì)則進(jìn)行研究和熟悉，對(duì)檔案實(shí)體的分類不標(biāo)準(zhǔn)。部分單位的檔案管理中沒有具體的管理制度和管理措施，從而缺乏統(tǒng)一的管理，導(dǎo)致檔案材料出現(xiàn)不全面甚至是不規(guī)范的情況。對(duì)檔案的歸類不及時(shí)也會(huì)導(dǎo)致檔案材料的丟失。

2 單位圖書館檔案管理的應(yīng)對(duì)策略

2.1 提高單位圖書館管理人員的綜合素質(zhì)和管理意識(shí)

對(duì)于單位圖書館的檔案管理應(yīng)該設(shè)置專業(yè)管理人員實(shí)施管理，在人員的選擇上應(yīng)該使用高學(xué)歷的人員，最好選用具有檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人員進(jìn)行管理。應(yīng)該加強(qiáng)管理人員的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，讓檔案管理人員對(duì)信息等現(xiàn)代化技術(shù)熟練掌握，將自身所學(xué)到的信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理的過程中，進(jìn)一步提高管理效率和管理的質(zhì)量。盡量保持管理人員工作的穩(wěn)定性，長期的管理可以使得管理人員快速的熟悉管理中應(yīng)該注意的問題。在培訓(xùn)的過程中使管理人員的傳統(tǒng)管理觀念得到改善，提高檔案管理人員的管理意識(shí)，不斷對(duì)他們進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓他們認(rèn)識(shí)到檔案在單位管理中的重要性，這樣就可以不斷促進(jìn)他們提高自身的管理理念和綜合素質(zhì)，做一個(gè)適應(yīng)檔案管理要求的管理人員。除此之外，管理人員還應(yīng)該樹立良好的管理態(tài)度，增強(qiáng)工作的責(zé)任心，對(duì)圖書館的檔案進(jìn)行清楚、嚴(yán)格的分類管理，按照檔案的性質(zhì)和適用范圍進(jìn)行整理，避免檔案擺放的混亂性。高層領(lǐng)導(dǎo)人員還應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)管理工作的監(jiān)督和檢查，以身作則，親自對(duì)管理工作的檔案存放情況進(jìn)行視察，對(duì)檔案管理人員的工作大力支持，積極配合管理人員做好各項(xiàng)管理工作。檔案管理工作具有一定的保密性，也具有一定的專業(yè)性，需要管理人員具有較強(qiáng)的檔案專業(yè)性知識(shí)，所以應(yīng)該加大管理人員對(duì)專業(yè)知識(shí)和技術(shù)的學(xué)習(xí)，使他們掌握檔案管理的基礎(chǔ)理論和專業(yè)知識(shí)，在管理過程中實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的操作。

2.2 加強(qiáng)單位圖書館檔案管理體系的建設(shè)

為了確保單位圖書館檔案管理工作的有序進(jìn)行，單位管理部門應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)各個(gè)小部門的管理，沒有二級(jí)管理部門的在檔案儲(chǔ)存量較大的情況下可以建立二級(jí)管理單位，做到管理過程中的明確分工。在管理過程中制定切實(shí)有效的考核體系，對(duì)可操作性的檔案管理進(jìn)行定期考核評(píng)估，對(duì)新建的二級(jí)管理部門應(yīng)該加強(qiáng)指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其工作能力和工作效率，使得二級(jí)單位的檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能不斷得到提升，進(jìn)而提高管理人員的綜合素質(zhì)和工作水平，確保單位檔案管理工作做到有序化和規(guī)范化，發(fā)揮檔案管理工作在單位管理中的重要作用。

2.3 實(shí)現(xiàn)單位圖書館檔案管理的現(xiàn)代化和信息化

單位圖書館檔案管理的現(xiàn)代化和信息化是管理發(fā)展的需求，也是檔案存儲(chǔ)的需要。在檔案管理中應(yīng)該建立開放的檔案管理數(shù)據(jù)庫，借助于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)相結(jié)合的技術(shù)將所有的信息存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫中，為整個(gè)數(shù)據(jù)庫建立具體的檔案目錄，使用者可以通過建立檔案索引進(jìn)行搜索，從中尋找自己需要的圖書檔案信息。另外還應(yīng)該建立圖書館檔案指南資料庫和專題文件匯編資料庫，通過不同的檔案分類，根據(jù)檔案的形式建立不同的數(shù)據(jù)管理中心，提高檔案管理的信息化水平和效率。

2.4 優(yōu)化單位圖書館檔案管理的方法和技術(shù)，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理

在新形勢(shì)下，單位圖書館檔案管理工作加快了發(fā)展的步伐，過去的檔案管理技術(shù)和方法，已經(jīng)難以符合規(guī)范化檔案管理的要求，特別遇到差異性明顯、類型多樣化、形狀不統(tǒng)一的紙制檔案資料，要想實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理，具有一定的難度，過去落后的人工管理方法，不僅要投入了大量的精力和時(shí)間，而且有可能效果不佳。鑒于此，通過將先進(jìn)的新興電子技術(shù)和信息化技術(shù)，有效運(yùn)用到檔案管理工作中，使得計(jì)算機(jī)操作檔案管理工作更具便捷性和高效性。首先要加強(qiáng)現(xiàn)代化技術(shù)的實(shí)效性，將管理和技術(shù)有效地結(jié)合，研發(fā)出符合單位實(shí)際需求的信息化和現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)，從而使現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理工作中起到有效的作用。同時(shí)，將現(xiàn)代化技術(shù)融入到檔案管理工作時(shí)，要十分重視安全防范工作，保證檔案具有規(guī)范性和保密性，避免檔案由于技術(shù)工具使用不合理，而發(fā)生檔案泄漏或者丟失的現(xiàn)象。所以還需要強(qiáng)化加密系統(tǒng)建設(shè)，對(duì)于電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行定期性檢查，對(duì)電子檔案具有的登陸功能加以完善，保證電子檔案更具安全性。通過相關(guān)檔案管理軟件，把全部檔案資料根據(jù)類型和時(shí)間實(shí)施歸檔好，創(chuàng)建專業(yè)的電子檔案目錄，便于日后查找和翻閱，提高檔案查找的效率，進(jìn)一步提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

3 結(jié)語

總之，在新形勢(shì)下，傳統(tǒng)的單位圖書館檔案管理模式，已經(jīng)不能適應(yīng)信息化和現(xiàn)代化管理的要求，需更加規(guī)范化。這就要結(jié)合單位的實(shí)情，構(gòu)建完善的管理體系，通過先進(jìn)的管理方法和技術(shù)，提升管理的信息化水平，并且做好人才培養(yǎng)工作，從而推動(dòng)單位圖書館管理工作的規(guī)范化，提高管理效率，更好地為單位各項(xiàng)工作的有效開展而服務(wù)。

利用圖的的頂點(diǎn)和邊的標(biāo)號(hào)函數(shù)來研究圖的理論是由1966年B.M.Stewart引入的，多年來國內(nèi)外許多研究者致力與這方面的研究。邊平衡指數(shù)集是圖的布爾指數(shù)集的一個(gè)重要理論。在[1]中，李教授等人提出了一個(gè)新的標(biāo)號(hào)問題。

設(shè)一個(gè)簡單圖G，其頂點(diǎn)集和邊集分別是 ， .設(shè)一個(gè)數(shù)集 ，給定一個(gè)邊標(biāo)號(hào) ，即 ， =0或1。由 誘導(dǎo)出一個(gè)頂點(diǎn)標(biāo)號(hào) ，定義為：

。

其中， 表示與 關(guān)聯(lián)的邊標(biāo)號(hào)為0或1的邊集合的基數(shù)。

在圖G中，標(biāo)號(hào)為0或1的邊集記為 ，用 分別來表示此二集合的基數(shù)；標(biāo)號(hào)為0或1的頂點(diǎn)集分別記為 ，它們的基數(shù)分別記為 。

定義1 設(shè)f是圖G的邊集 上的一個(gè)0、1標(biāo)號(hào)，如果 ，那么就稱f為圖G的邊-友好標(biāo)號(hào)。

定義2 如果圖G存在邊-友好標(biāo)號(hào)f，則稱集合{ ： 邊標(biāo)號(hào)f是友好的}

為圖G的邊-平衡指數(shù)集，記為EBI 。

定義3 由n 條路連接起來的m 個(gè) 圈的嵌套圖形記為 。

在本文中，我們主要研究嵌套圖 的邊平衡指數(shù)集。

對(duì)于圖 進(jìn)行友好標(biāo)號(hào)，t是標(biāo)號(hào)為0的邊的數(shù)目， 為其圖的總邊數(shù)。我們將n分為4類來討論圖 的邊平衡指數(shù)集： ； ； ；

注：這里將邊-平衡指數(shù)集EBI 中最大的指數(shù)記為max 。

定理1：圖C x P 的邊平衡指數(shù)集EBI中只包含偶數(shù)。

證明：因?yàn)榕c圖C x P 中每個(gè)頂點(diǎn)相鄰的邊為奇數(shù)條，即3條，所以標(biāo)0的邊與標(biāo)1的邊數(shù)不可能相等，因此沒有頂點(diǎn)無標(biāo)號(hào)的點(diǎn)。而且圖中的頂點(diǎn)總數(shù)為偶數(shù)，且分為兩部分v（0）和v（1），即v（0）與v（1）的個(gè)數(shù)都同時(shí)為偶數(shù)或同時(shí)為奇數(shù)，因此其差必為偶數(shù)。

引理1：在C x P 中，若 ，即 ，則max =n 。

證明：在圖C x P 中，共有3n條邊，即有 = ，因 1，故有t = 6k。為方便起見，我們僅給出C x P 中標(biāo)號(hào)為0的邊的構(gòu)造方法，其余邊標(biāo)號(hào)為1。其構(gòu)造步驟如下：

記外圈C 的4k個(gè)頂點(diǎn)依次為 ；內(nèi)圈C 的4k個(gè)頂點(diǎn)依次為 。

除頂點(diǎn) 與 相鄰，其它頂點(diǎn) 與 相鄰 。

頂點(diǎn) 與 相鄰 ，與頂點(diǎn) 相鄰的頂點(diǎn)是 。

令與 鄰接的3條邊標(biāo)號(hào)為0。與內(nèi)圈Cn的4k個(gè)頂點(diǎn)相鄰接的邊的標(biāo)號(hào)方法和外圈Cn的頂點(diǎn)對(duì)應(yīng)相同。又令邊 為0-邊。

即： 3條0-邊

3條0-邊

1條0-邊

1條0-邊

則有V（0）= ，共2k個(gè)；

V（1）= ，共6k個(gè)，

在此構(gòu)造圖中，標(biāo)號(hào)為0 的頂點(diǎn)與之相鄰的3條邊均為0-邊；標(biāo)號(hào)為1 的頂點(diǎn)僅有一條0-邊與其相鄰。且在圖C x P 中與每個(gè)頂點(diǎn)相鄰的邊只有3條，所以若把上述構(gòu)造的圖形中任意一條0-邊與一條1-邊互換，則與之相鄰的頂點(diǎn)的標(biāo)號(hào)也將變化，即頂點(diǎn)V（0）的個(gè)數(shù)或不變或增加，頂點(diǎn)V（1）的個(gè)數(shù)減少，那么V（0） 與V（1）的差值必將減少。

故，此時(shí)V（0） 與V（1）的差值最大，即當(dāng) ，即 時(shí)，

max = =4k=n。□

引理2：在C x P 中，若 ，即 ，則

EBI（C x P ）。

證明：在引理1中，當(dāng) ，即 時(shí)，得到max =n。

根據(jù)引理1中構(gòu)造圖max 的方法，把圖中的0-邊和1-邊做部分變換。

由此可證明 EBI（C x P ）. □

由引理1和引理2得到如下定理：

定理2：在C x P 中，若 ，即 ，則

EBI（C x P ）= 。

引理3：在C x P 中，若 ，即 ，則

max =n+1。

證明：在圖C x P 中，共有3n條邊，即有 = ，因 1，故有t = 6k+1。為方便起見，我們僅給出C x P 中標(biāo)號(hào)為0的邊的構(gòu)造方法，其余邊標(biāo)號(hào)為1。其構(gòu)造步驟如下：

記外圈C 的4k個(gè)頂點(diǎn)依次為 ；內(nèi)圈C 的4k個(gè)頂點(diǎn)依次為 。

除頂點(diǎn) 與 相鄰，其它頂點(diǎn) 與 相鄰 。頂點(diǎn) 與 相鄰 ，與頂點(diǎn) 相鄰的頂點(diǎn)是 。

令與 鄰接的3條邊標(biāo)號(hào)為0。與內(nèi)圈Cn的4k個(gè)頂點(diǎn)相鄰接的邊的標(biāo)號(hào)方法和外圈Cn的頂點(diǎn)對(duì)應(yīng)相同。又令邊 為0-邊。

類似引理1中的構(gòu)造方法，得到V（0）= ，共2k個(gè)；

V（1）= ，共有6k+2個(gè)，

同理引理1可證，當(dāng) ，即 時(shí)，

max = =4k+2=n+1?！?/p>

引理4：在C x P 中，若 ，即 ，則

EBI（C x P ）。

證明：在引理3中，當(dāng)若 ，即 ，得到max =n+1。

根據(jù)引理3中構(gòu)造圖max 的方法，把圖中的0-邊和1-邊做部分變換。

由此可證明 EBI（C x P ）。

由引理3和引理4得到如下定理：

定理3：在C x P 中，若 ，即 ，則

EBI（C x P ）= 。

參考文獻(xiàn)

[1]M.C.Hong and Sin-Min Lee， On the edge-balanced graphs， In Proceeding of the 7 th Quadrennial International Conference on the Theory anf Applications of Graphs， vol.2， p.711-722.

[2]Zheng Yuge， Lu Juan， Lee Sin-Ming and Wang Ying， On the perfect index sets of the chain-sum graphs of the first kind of K4-e， 2009 2nd International Conference on Intelligent Computing Technology and Autination， icicta 2009， v4， 586-589， 2009.

[3]Yu Guangming， Zeng Qun， Yang Shan， Hu Limei， Li Xiaowei， Che Yi and Zheng Yuge， On the intensity and type transition of land use at the basin scale using RS/GIS： A case study of the Hanjiang River Basin， Environmental Monitoring and Assessment， v 160， n 1-4， p 169-179， January 2010.

[4]Suh-Ryung Kim， Sin-Min Lee and Ho Kuen Ng， On Balancedness of Some Graph Constructions， Journal of Combinatorial Mathematics and Combinatorial Computing.， 66 （2008） 3-16.

作者簡介

王瑛，女，碩士，助教，研究方向是組合數(shù)學(xué)與圖論，四川建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院信息工程系專職教師。