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        醫(yī)院人事檔案管理存在的問題及對策

        2018-06-30 06:18:32陳春燕
        卷宗 2018年16期
        關(guān)鍵詞:檔案管理醫(yī)院

        陳春燕

        摘 要:醫(yī)院人事檔案關(guān)系到醫(yī)院經(jīng)營、管理的各個方面,不但體現(xiàn)了醫(yī)院檔案管理人員的工作能力水平,同時也對醫(yī)院優(yōu)化人力資源配置、選拔任用人員等具有一定作用。因此,目前加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理工作具有非常重要的現(xiàn)實意義?;诖耍疚膹募訌?qiáng)醫(yī)院人事檔案管理的意義入手,在分析醫(yī)院人事檔案管理存在問題的基礎(chǔ)上,提出醫(yī)院人事檔案管理的優(yōu)化對策,以期能對我國醫(yī)院人事檔案管理工作提供一些有益的參考和借鑒。

        關(guān)鍵詞:醫(yī)院;人事檔案;檔案管理

        人事檔案是社會組織和國家機(jī)構(gòu)在管理人事的過程中產(chǎn)生的,記錄個人德才能績、生活經(jīng)歷、工作表現(xiàn)等相關(guān)資料的材料。就醫(yī)院人事檔案而言,主要是指醫(yī)院在管理人事工作中產(chǎn)生的,體現(xiàn)醫(yī)院員工在社會實踐活動中相關(guān)情況的記錄。醫(yī)院人事檔案不但是醫(yī)院檔案的重要組成部分,也是醫(yī)院以及有關(guān)機(jī)關(guān)了解、考察和任用干部的重要參考和依據(jù)。因此,研究和探討醫(yī)院人事檔案管理工作具有重要意義。

        1 加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理的意義

        一是為醫(yī)院選拔優(yōu)秀人才提供依據(jù)。醫(yī)院人事檔案記錄了醫(yī)療人員能、德、績、勤各方面信息,為醫(yī)院選拔任用干部提供了重要依據(jù)。醫(yī)院的人事調(diào)配、任免、審查和考察工作都需要人事檔案。因此,強(qiáng)化醫(yī)院人事檔案管理,可以為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供有力參考,真正選出有能力的人員任職重要崗位,達(dá)到優(yōu)化配置人力資源的目的。

        二是為工資制度改革提供依據(jù)。醫(yī)院在調(diào)整各人員的工資時,一項重要的依據(jù)就是人事檔案,因此要確保人事檔案的準(zhǔn)確務(wù)實,為有序推進(jìn)工資套改工作提供一手資料。

        三是為評定專業(yè)人員職稱提供重要依據(jù)。醫(yī)院員工的個人信息都詳細(xì)的記錄在人事檔案中,不但包括工作經(jīng)歷、教育程度、還有員工的工作事跡、專業(yè)能力,是對員工工作潛力和工作態(tài)度的一個綜合反映。詳細(xì)豐富的人事檔案能為員工晉升和評定職稱工作提供有效支撐。

        2 醫(yī)院人事檔案管理存在的問題

        2.1 思想認(rèn)識不足

        醫(yī)院干部職工的人事檔案資料,與醫(yī)院中每個人都息息相關(guān),但有的工作人員沒有認(rèn)識到人事檔案的重要作用,在思想上不重視,覺得人事檔案無足輕重,可有可無,在人事檔案資料收集時存在搪塞、拖拉、敷衍等情況,有的認(rèn)為事不關(guān)己、高高掛起,導(dǎo)致很多需要歸檔的資料無法被歸檔。特別是一些受處分、違紀(jì)等材料很少會有人主動送交人事管理部門歸檔,也存在工資呈報表缺少的情況。因為各種原因的影響,部分醫(yī)院員工不愿或無意把自己的檔案材料交由人事部門管理歸檔,造成部分人事檔案資料收集不規(guī)范、不全面。由于人事檔案不完整,導(dǎo)致人事部門在利用檔案過程中出現(xiàn)不準(zhǔn)確等情況。

        2.2 管理人員進(jìn)修機(jī)會少

        因為各種原因的影響,醫(yī)院人事檔案管理人員很少有機(jī)會進(jìn)修學(xué)習(xí),檔案人員掌握的業(yè)務(wù)知識長期得不到更新,沒有機(jī)會學(xué)習(xí)新的業(yè)務(wù)知識,對有關(guān)學(xué)科的知識掌握不足,基礎(chǔ)知識薄弱,導(dǎo)致人事檔案管理工作無法適應(yīng)目前新形勢發(fā)展的需要。再加之檔案的使用、裝訂程序都非常繁瑣,工作量巨大,進(jìn)一步增加了檔案管理的難度。

        2.3 檔案管理不規(guī)范

        醫(yī)院人事檔案的形成是一個緩慢的、長期的過程,不是一蹴而就的,是不同部門、不同時間、不同渠道匯集的人事資料,在人事檔案形成過程中,由于各環(huán)境的復(fù)雜性,導(dǎo)致檔案材料存在很多不規(guī)范的情況。

        2.4 檔案信息化程度不高

        醫(yī)院人事檔案的數(shù)量巨大繁雜,包含了醫(yī)院干部職工各個方面的資料,要想查閱紙質(zhì)的人事檔案非常困難,同時在紙質(zhì)檔案資料的保存也存在很多不便。醫(yī)院在實施醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的過程中,也必然要對人事檔案進(jìn)行信息化管理。但因為以前對人事檔案信息化管理不受重視,沒有專門的醫(yī)院人事檔案管理軟件,導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案信息化程度較低,不能有效的進(jìn)行人事檔案的信息化查詢和檢索,對人事檔案資料的利用開發(fā)造成了很大影響。

        3 醫(yī)院人事檔案管理的優(yōu)化對策

        3.1 提高檔案認(rèn)識

        進(jìn)行人事檔案進(jìn)行管理的行為規(guī)范和法律依據(jù)主要是《檔案法》,所以醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)對《檔案法》的宣傳和學(xué)習(xí)。借助各種渠道,充分發(fā)揮自身優(yōu)勢,加大對人事檔案工作有關(guān)制度和《檔案法》的宣傳力度,做到人事檔案管理工作有章可循、依法管理。其次,醫(yī)院應(yīng)利用召開會議、發(fā)布文件、開展培訓(xùn)等方式提高醫(yī)院廣大干部職工、各業(yè)務(wù)部門對人事檔案的認(rèn)識程度,從根本上解決由人們?nèi)狈n案意識所引起的檔案問題。

        3.2 加強(qiáng)檔案管理隊伍建設(shè)

        一是醫(yī)院要提高對人事檔案管理職位的認(rèn)識程度,給予高度重視,不要隨意安排缺乏專業(yè)知識的人員從事人事檔案管理工作。應(yīng)通過招聘或者指定等方式安排有相關(guān)專業(yè)知識的人員從事人事檔案管理,對人事檔案管理人員的要求為:一方面要具有過硬的人事檔案管理專業(yè)知識,另一方面應(yīng)具有良好的職業(yè)素養(yǎng),比如對人事檔案管理工作非常有耐心、有高度的責(zé)任心等。同時,從醫(yī)院的角度出發(fā),對這些從事人事檔案管理工作的人員進(jìn)行定期或不定期的業(yè)務(wù)知識培訓(xùn),注重更新他們的業(yè)務(wù)知識,采取“請進(jìn)來”、“送出去”等各種方法為人事檔案管理人員提供更多的學(xué)習(xí)進(jìn)修機(jī)會,提高他們的綜合素質(zhì)。醫(yī)院要高度重視對人事檔案管理人才的培養(yǎng),通過多種方式培養(yǎng)出適應(yīng)醫(yī)院不同情況的人才。

        3.3 完善檔案規(guī)章制度

        一是要做到一人一檔,檔案要實現(xiàn)隨人走,確保實效性。比如:在發(fā)生人事調(diào)動或職位變更時,必要要在一周時間內(nèi)將檔案遷出或者遷入。其次,應(yīng)根據(jù)有關(guān)規(guī)定對新入職人員的人事檔案進(jìn)行及時審查,對檔案不完整的部分或者內(nèi)容存在丟失的,應(yīng)及時通知相關(guān)人或者其原來所在的單位或者學(xué)校,盡可能的補(bǔ)齊人事檔案相關(guān)資料。二是相關(guān)人員在填寫檔案記錄時,要求必須要仔細(xì)認(rèn)真,一五一十的填寫,明確寫明自己的優(yōu)點和缺點,審核人員在審核過程中要嚴(yán)格把關(guān),一旦發(fā)現(xiàn)有檔案造價現(xiàn)象,就要把檔案作假情況一并記入檔案,所有工作人員都要提高認(rèn)識,堅決避免出現(xiàn)檔案作假行為。最后,醫(yī)院應(yīng)強(qiáng)化督導(dǎo)檢查,組織人員定期對醫(yī)院的人事檔案檢查審核,發(fā)現(xiàn)問題立即整改,出現(xiàn)涂改“出生日期”等嚴(yán)重問題的,應(yīng)根據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行核實調(diào)查。與此同時,也要加強(qiáng)對人事檔案管理人員的管理,對于由管理人員工作疏忽造成人事檔案損壞或缺失泄密的,當(dāng)事人應(yīng)承擔(dān)責(zé)任。

        3.4 注重檔案信息化管理

        醫(yī)院要高度重視人事檔案信息化管理工作,增加資金投入,提高人事檔案辦公自動化管理水平,研發(fā)適用于人事檔案管理的專門應(yīng)用軟件,將醫(yī)院人事檔案管理由緩慢的手工操作轉(zhuǎn)變?yōu)槔糜嬎銠C(jī)檢索、立卷、統(tǒng)計、編目、借閱的快捷形式。其次,還要從根本上改變醫(yī)院人事檔案半封閉或封閉的管理方式,使人事檔案能夠為社會或醫(yī)院不同部門開發(fā)利用,有效提高人事檔案利用效率,最大限度的發(fā)揮人事檔案的價值。

        4 結(jié)語

        總而言之,醫(yī)院要高度重視人事檔案管理工作,針對在管理過程中存在的各種問題提出行之有效的解決對策,以更好的實現(xiàn)對醫(yī)院人事檔案的管理,充分發(fā)揮人事檔案在促進(jìn)醫(yī)院健康可持續(xù)發(fā)展過程中的作用。

        參考文獻(xiàn)

        [1]王麗.關(guān)于提高醫(yī)院人事管理效率的研究[J].企業(yè)改革與管理,2017(22).

        [2]謝淑堅.淺析人事代理在醫(yī)院人事管理中的應(yīng)用[J].人力資源管理,2016(7).

        [3]黃瑞玲.以“兩學(xué)一做”為指導(dǎo)做好醫(yī)院人事管理工作[J].人才資源開發(fā),2016(8).

        [4]于建光.強(qiáng)化醫(yī)院人事檔案管理的措施探討[J].企業(yè)改革與管理,2014(16).

        [5]趙鵬.對醫(yī)院管理中內(nèi)部審計工作的探討[J].大家健康,2013(4).

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