陳春燕

摘 要：醫(yī)院人事檔案關(guān)系到醫(yī)院經(jīng)營、管理的各個方面，不但體現(xiàn)了醫(yī)院檔案管理人員的工作能力水平，同時也對醫(yī)院優(yōu)化人力資源配置、選拔任用人員等具有一定作用。因此，目前加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理工作具有非常重要的現(xiàn)實意義?；诖耍疚膹募訌?qiáng)醫(yī)院人事檔案管理的意義入手，在分析醫(yī)院人事檔案管理存在問題的基礎(chǔ)上，提出醫(yī)院人事檔案管理的優(yōu)化對策，以期能對我國醫(yī)院人事檔案管理工作提供一些有益的參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；人事檔案；檔案管理

人事檔案是社會組織和國家機(jī)構(gòu)在管理人事的過程中產(chǎn)生的，記錄個人德才能績、生活經(jīng)歷、工作表現(xiàn)等相關(guān)資料的材料。就醫(yī)院人事檔案而言，主要是指醫(yī)院在管理人事工作中產(chǎn)生的，體現(xiàn)醫(yī)院員工在社會實踐活動中相關(guān)情況的記錄。醫(yī)院人事檔案不但是醫(yī)院檔案的重要組成部分，也是醫(yī)院以及有關(guān)機(jī)關(guān)了解、考察和任用干部的重要參考和依據(jù)。因此，研究和探討醫(yī)院人事檔案管理工作具有重要意義。

1 加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理的意義

一是為醫(yī)院選拔優(yōu)秀人才提供依據(jù)。醫(yī)院人事檔案記錄了醫(yī)療人員能、德、績、勤各方面信息，為醫(yī)院選拔任用干部提供了重要依據(jù)。醫(yī)院的人事調(diào)配、任免、審查和考察工作都需要人事檔案。因此，強(qiáng)化醫(yī)院人事檔案管理，可以為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供有力參考，真正選出有能力的人員任職重要崗位，達(dá)到優(yōu)化配置人力資源的目的。

二是為工資制度改革提供依據(jù)。醫(yī)院在調(diào)整各人員的工資時，一項重要的依據(jù)就是人事檔案，因此要確保人事檔案的準(zhǔn)確務(wù)實，為有序推進(jìn)工資套改工作提供一手資料。

三是為評定專業(yè)人員職稱提供重要依據(jù)。醫(yī)院員工的個人信息都詳細(xì)的記錄在人事檔案中，不但包括工作經(jīng)歷、教育程度、還有員工的工作事跡、專業(yè)能力，是對員工工作潛力和工作態(tài)度的一個綜合反映。詳細(xì)豐富的人事檔案能為員工晉升和評定職稱工作提供有效支撐。

2 醫(yī)院人事檔案管理存在的問題

2.1 思想認(rèn)識不足

醫(yī)院干部職工的人事檔案資料，與醫(yī)院中每個人都息息相關(guān)，但有的工作人員沒有認(rèn)識到人事檔案的重要作用，在思想上不重視，覺得人事檔案無足輕重，可有可無，在人事檔案資料收集時存在搪塞、拖拉、敷衍等情況，有的認(rèn)為事不關(guān)己、高高掛起，導(dǎo)致很多需要歸檔的資料無法被歸檔。特別是一些受處分、違紀(jì)等材料很少會有人主動送交人事管理部門歸檔，也存在工資呈報表缺少的情況。因為各種原因的影響，部分醫(yī)院員工不愿或無意把自己的檔案材料交由人事部門管理歸檔，造成部分人事檔案資料收集不規(guī)范、不全面。由于人事檔案不完整，導(dǎo)致人事部門在利用檔案過程中出現(xiàn)不準(zhǔn)確等情況。

2.2 管理人員進(jìn)修機(jī)會少

因為各種原因的影響，醫(yī)院人事檔案管理人員很少有機(jī)會進(jìn)修學(xué)習(xí)，檔案人員掌握的業(yè)務(wù)知識長期得不到更新，沒有機(jī)會學(xué)習(xí)新的業(yè)務(wù)知識，對有關(guān)學(xué)科的知識掌握不足，基礎(chǔ)知識薄弱，導(dǎo)致人事檔案管理工作無法適應(yīng)目前新形勢發(fā)展的需要。再加之檔案的使用、裝訂程序都非常繁瑣，工作量巨大，進(jìn)一步增加了檔案管理的難度。

2.3 檔案管理不規(guī)范

醫(yī)院人事檔案的形成是一個緩慢的、長期的過程，不是一蹴而就的，是不同部門、不同時間、不同渠道匯集的人事資料，在人事檔案形成過程中，由于各環(huán)境的復(fù)雜性，導(dǎo)致檔案材料存在很多不規(guī)范的情況。

2.4 檔案信息化程度不高

醫(yī)院人事檔案的數(shù)量巨大繁雜，包含了醫(yī)院干部職工各個方面的資料，要想查閱紙質(zhì)的人事檔案非常困難，同時在紙質(zhì)檔案資料的保存也存在很多不便。醫(yī)院在實施醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的過程中，也必然要對人事檔案進(jìn)行信息化管理。但因為以前對人事檔案信息化管理不受重視，沒有專門的醫(yī)院人事檔案管理軟件，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案信息化程度較低，不能有效的進(jìn)行人事檔案的信息化查詢和檢索，對人事檔案資料的利用開發(fā)造成了很大影響。

3 醫(yī)院人事檔案管理的優(yōu)化對策

3.1 提高檔案認(rèn)識

進(jìn)行人事檔案進(jìn)行管理的行為規(guī)范和法律依據(jù)主要是《檔案法》，所以醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)對《檔案法》的宣傳和學(xué)習(xí)。借助各種渠道，充分發(fā)揮自身優(yōu)勢，加大對人事檔案工作有關(guān)制度和《檔案法》的宣傳力度，做到人事檔案管理工作有章可循、依法管理。其次，醫(yī)院應(yīng)利用召開會議、發(fā)布文件、開展培訓(xùn)等方式提高醫(yī)院廣大干部職工、各業(yè)務(wù)部門對人事檔案的認(rèn)識程度，從根本上解決由人們?nèi)狈n案意識所引起的檔案問題。

3.2 加強(qiáng)檔案管理隊伍建設(shè)

一是醫(yī)院要提高對人事檔案管理職位的認(rèn)識程度，給予高度重視，不要隨意安排缺乏專業(yè)知識的人員從事人事檔案管理工作。應(yīng)通過招聘或者指定等方式安排有相關(guān)專業(yè)知識的人員從事人事檔案管理，對人事檔案管理人員的要求為：一方面要具有過硬的人事檔案管理專業(yè)知識，另一方面應(yīng)具有良好的職業(yè)素養(yǎng)，比如對人事檔案管理工作非常有耐心、有高度的責(zé)任心等。同時，從醫(yī)院的角度出發(fā)，對這些從事人事檔案管理工作的人員進(jìn)行定期或不定期的業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，注重更新他們的業(yè)務(wù)知識，采取“請進(jìn)來”、“送出去”等各種方法為人事檔案管理人員提供更多的學(xué)習(xí)進(jìn)修機(jī)會，提高他們的綜合素質(zhì)。醫(yī)院要高度重視對人事檔案管理人才的培養(yǎng)，通過多種方式培養(yǎng)出適應(yīng)醫(yī)院不同情況的人才。

3.3 完善檔案規(guī)章制度

一是要做到一人一檔，檔案要實現(xiàn)隨人走，確保實效性。比如：在發(fā)生人事調(diào)動或職位變更時，必要要在一周時間內(nèi)將檔案遷出或者遷入。其次，應(yīng)根據(jù)有關(guān)規(guī)定對新入職人員的人事檔案進(jìn)行及時審查，對檔案不完整的部分或者內(nèi)容存在丟失的，應(yīng)及時通知相關(guān)人或者其原來所在的單位或者學(xué)校，盡可能的補(bǔ)齊人事檔案相關(guān)資料。二是相關(guān)人員在填寫檔案記錄時，要求必須要仔細(xì)認(rèn)真，一五一十的填寫，明確寫明自己的優(yōu)點和缺點，審核人員在審核過程中要嚴(yán)格把關(guān)，一旦發(fā)現(xiàn)有檔案造價現(xiàn)象，就要把檔案作假情況一并記入檔案，所有工作人員都要提高認(rèn)識，堅決避免出現(xiàn)檔案作假行為。最后，醫(yī)院應(yīng)強(qiáng)化督導(dǎo)檢查，組織人員定期對醫(yī)院的人事檔案檢查審核，發(fā)現(xiàn)問題立即整改，出現(xiàn)涂改“出生日期”等嚴(yán)重問題的，應(yīng)根據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行核實調(diào)查。與此同時，也要加強(qiáng)對人事檔案管理人員的管理，對于由管理人員工作疏忽造成人事檔案損壞或缺失泄密的，當(dāng)事人應(yīng)承擔(dān)責(zé)任。

3.4 注重檔案信息化管理

醫(yī)院要高度重視人事檔案信息化管理工作，增加資金投入，提高人事檔案辦公自動化管理水平，研發(fā)適用于人事檔案管理的專門應(yīng)用軟件，將醫(yī)院人事檔案管理由緩慢的手工操作轉(zhuǎn)變?yōu)槔糜嬎銠C(jī)檢索、立卷、統(tǒng)計、編目、借閱的快捷形式。其次，還要從根本上改變醫(yī)院人事檔案半封閉或封閉的管理方式，使人事檔案能夠為社會或醫(yī)院不同部門開發(fā)利用，有效提高人事檔案利用效率，最大限度的發(fā)揮人事檔案的價值。

4 結(jié)語

總而言之，醫(yī)院要高度重視人事檔案管理工作，針對在管理過程中存在的各種問題提出行之有效的解決對策，以更好的實現(xiàn)對醫(yī)院人事檔案的管理，充分發(fā)揮人事檔案在促進(jìn)醫(yī)院健康可持續(xù)發(fā)展過程中的作用。

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