劉彥辰

摘 要：在建筑工程檔案管理中實現(xiàn)信息化的管理方式是項龐大的工程，要想充分實現(xiàn)信息化管理的目標，必須要明確管理的整體思路，管理的主要負責(zé)部門、管理的人員配備情況等等，在綜合考量多方面因素的基礎(chǔ)上制定發(fā)展計劃，才能保證管理工作的順利開展。本文重點圍繞了以上幾方面討論了信息管理的重要方式，并且就如何提升管理質(zhì)量提出自己的看法。

關(guān)鍵詞：建筑工程；檔案管理；信息化

隨著信息化技術(shù)在各行業(yè)的廣泛運用，作為城市發(fā)展重要記錄的建筑工程，其檔案管理工作中信息化管理水平并不高。近幾年來建筑行業(yè)發(fā)展規(guī)模逐漸壯大，建筑工程數(shù)量也呈現(xiàn)逐年上漲的趨勢，對工程施工的記錄以及后期維護工作都依賴于工程檔案。只有科學(xué)完備的檔案體系，才能支撐日后龐大的建筑工程，才可以有效應(yīng)對建設(shè)中的各種突發(fā)事件，因而信息化管理模式應(yīng)用于建筑工程檔案是十分必要的。

1 建筑檔案信息化管理的概念

信息化的檔案管理模式不僅僅指的是對檔案文件的有序整理，利用數(shù)字化的方式加工這些文件材料，還包括對建設(shè)過程中各種資源的開發(fā)挖掘，使這些資源得到充分有效的利用。在不同的社會發(fā)展時期，信息化檔案管理模式的定義也有所差異。在信息化技術(shù)出現(xiàn)的早期階段，這種管理模式主要指的是依靠單一的計算機輔助檔案管理工作，比如為檔案編制目錄，信息化技術(shù)參與程度比較低，對檔案資源的開發(fā)力度也比較低。如今信息化的檔案管理工作是利用網(wǎng)絡(luò)以及計算機技術(shù)對工程施工進行全面監(jiān)督，參與到工程施工的各個環(huán)節(jié)中，記錄并且搜集建設(shè)中的各項數(shù)據(jù)。但由于每個單位數(shù)據(jù)收集方式以及模式不同，所獲得的數(shù)據(jù)信息很難實現(xiàn)共享。因而在未來的檔案管理中，會統(tǒng)一數(shù)據(jù)的標準化格式，利用數(shù)字化手段建立起龐大的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，為各單位之間的數(shù)據(jù)共享提供有力的平臺，這是如今信息化檔案管理模式的著力點。

2 信息化管理中存在的幾點難題

2.1 文件類型不規(guī)范

如今建筑工程的施工任務(wù)量越來越龐大，涉及的部門數(shù)量也越來越多，每個部門所承擔(dān)的功能不同，因而出具的數(shù)據(jù)材料也有所差異。原先工程項目中只有一個施工企業(yè)，而如今在具體的工程項目中存在多個專業(yè)的公司，每個公司所出具的信息資料無法很好的銜接，導(dǎo)致檔案文件缺乏統(tǒng)一的標準。比如在歸檔整理的時候，許多管理者采用的是復(fù)印件。雖然復(fù)印件也能反映出工程的概況，但是與原件相比，缺乏說服力，難以作為法律憑證。還有的管理者所歸檔的竣工文件，內(nèi)容比較潦草，有很多遺漏的地方，不利于后期查詢和使用。這些文件的不規(guī)范都為信息化管理帶來了許多問題，也為日后的檔案利用帶來許多麻煩。

2.2 管理方式不科學(xué)

建設(shè)工程領(lǐng)域中的檔案與普通檔案相比，專業(yè)性比較強，這也要求檔案管理者要具備較高的綜合素質(zhì)。首先作為專業(yè)的檔案管理人員，必須要了解檔案管理的流程，以及如何在管理中運用信息化技術(shù)。其次作為建設(shè)工程領(lǐng)域的管理人員，還需要了解一項工程項目大致的流程，明白在管理中需要接收哪些文件，而哪些文件是不需要接收的，這樣避免文件內(nèi)容的重復(fù)，也有效地利用了這些文件。顯然在如今的檔案管理中，很少有人能夠同時兼具以上兩種才能，因而管理水平也偏低。

3 提升信息化管理質(zhì)量的途徑思考

3.1 信息化管理的整體思路

在信息化管理工作開展之前，應(yīng)明確管理的目標，這樣可以為日后的工作指明方向，能夠有明確的目標定位。在目標管理中，應(yīng)做到長遠與短期相結(jié)合，經(jīng)濟效益與社會效益相結(jié)合的目標管理方法，這樣才能充分發(fā)揮出信息化管理的效用。信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)主要目標是實現(xiàn)各個建設(shè)工程管理部門之間的信息互通，為建設(shè)公司提供準確有效的數(shù)據(jù)參考，供各部門在工程建設(shè)中加以選取與運用除此以外的其它功能還包括：該系統(tǒng)可以利用網(wǎng)絡(luò)對外發(fā)布工程建設(shè)的情況，為社會大眾提供信息服務(wù)。具體來說，檔案系統(tǒng)包括以下三個網(wǎng)絡(luò)：（1）建設(shè)工程單位內(nèi)部間的局域網(wǎng)，實現(xiàn)各單位之間的信息互通；（2）工程單位與政府部門之間的專項網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)信息在政府與工程隊伍之間的共享；（3）專門對外的網(wǎng)絡(luò)，主要為社會大眾提供信息服務(wù)。其次系統(tǒng)還應(yīng)包括強大的數(shù)據(jù)庫，該數(shù)據(jù)庫為這三個網(wǎng)絡(luò)平臺提供數(shù)據(jù)支撐。在這樣的目標模式中，信息化建設(shè)的思路才會更加清晰，也避免了在建設(shè)中重復(fù)收集信息情況的出現(xiàn)。

3.2 信息化管理的負責(zé)部門

建設(shè)工程檔案的信息化管理是項系統(tǒng)復(fù)雜的工程，它需要由專門的部門負責(zé)該項任務(wù)，并且為該任務(wù)配備專業(yè)化的人才。從目前運行現(xiàn)狀來看，許多管理人員雖然具備了信息化知識，但是卻缺乏對檔案管理的專業(yè)化認知，由信息專員開發(fā)出來的管理軟件可能不適用于檔案管理工作，無法滿足管理中提出的種種問題。因此在信息化建設(shè)中，有必要將建設(shè)部門與信息部門相結(jié)合，從每個部門中選拔專業(yè)性的人才組成人才團隊，專門負責(zé)信息化的建設(shè)工作。由信息部門提供信息技術(shù)支撐，由檔案部門提供專業(yè)化的指導(dǎo)意見，這樣所創(chuàng)造出的系統(tǒng)才能真正發(fā)揮出效果。

3.3 信息化管理的標準

信息化管理前提是實現(xiàn)不同部門之間的信息數(shù)據(jù)可以達到共享，即不同部門之間可以交換使用數(shù)據(jù)，這才是真正信息化工作的標準。具體來說包含了以下兩方面：

一是數(shù)字化形態(tài)是檔案呈現(xiàn)的主要形態(tài)，因而應(yīng)規(guī)范數(shù)字化的標準，這是開展信息建設(shè)的重要前提。在制定統(tǒng)一標準的時候應(yīng)綜合考慮兩方面因素：一是質(zhì)量；二是效率。在保證管理質(zhì)量的前提之下，能夠兼顧到管理的效率，這是信息管理的最終目標。在推行信息化管理的道路中，應(yīng)始終堅持標準為衡量管理質(zhì)量的重要依據(jù)。具體來說，在借鑒其它國家工程管理以及我國工程管理質(zhì)量標準的基礎(chǔ)上，從社會實際角度出發(fā)，結(jié)合本地區(qū)工程情況或者本類型的工程情況，制定明確的標準和制度。

二是信息化管理是實現(xiàn)數(shù)據(jù)交換的有效途徑，因而有必要確定統(tǒng)一的格式要求，能夠?qū)⒋嬖谟趦膳_計算機中不同標準的數(shù)據(jù)，統(tǒng)一成一種呈現(xiàn)標準，實現(xiàn)數(shù)據(jù)能夠完好無缺的從一臺計算機中轉(zhuǎn)移到另一臺計算機中。例如編碼的處理方式、數(shù)據(jù)的呈現(xiàn)格式、信息的輸出模式等都需要統(tǒng)一的標準。利用數(shù)字化傳遞方式逐漸取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)化傳遞，有利于節(jié)約數(shù)據(jù)保存的資源，使數(shù)據(jù)傳遞更加有效率，也避免了各部門各自為政局面的產(chǎn)生。因而數(shù)據(jù)標準的確定也是信息化建設(shè)的重要任務(wù)。

3.4 加強人才隊伍建設(shè)

信息化檔案管理模式是未來檔案管理的主流模式，而目前最缺乏的是這方面的專業(yè)型人才，由此可見，人才隊伍的擴充與建設(shè)尤為重要。一方面有必要提高檔案從業(yè)者信息化技術(shù)水平，引導(dǎo)他們利用信息化技術(shù)開展檔案管理工作，這是解決該問題最簡便、最快捷的途徑。其次管理部門適當?shù)匾胄畔⒒膶I(yè)人才，擴充如今的人才團隊，調(diào)整目前的知識和年齡結(jié)構(gòu)。同時針對已經(jīng)就業(yè)的人員，應(yīng)定期開展培訓(xùn)教育工作，幫助他們拓寬知識面，豐富自己的知識儲備。

4 結(jié)束語

綜上所述，建設(shè)工程作為重要的檔案資源，能否實現(xiàn)資源在不同部門之間的共享受到許多因素的影響，比如檔案開發(fā)力度、人才配備情況、檔案管理方式等等，這些都是信息化建設(shè)中需要考慮的重要因素，也是未來信息化建設(shè)的首要目標。

參考文獻

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